Raadsvoorstel - Verantwoording en afsluiting fractieondersteuning 2024

voorstel raad

zaaknummer

1479158

berichtnummer

1415230

voorstel over

Verantwoording en afsluiting fractieondersteuning 2024

portefeuillehouder

Auditcommissie

behandeld op

4 februari 2025

afdeling behandeld door

GRIFFIE P.G. Struik

besluit

Ja

bijlagen

Bijlage 1 Overzicht declaraties 2024 Bijlage 2 Overzicht bonnen en declaraties 2024 geredigeerd Bijlage 2a Overzicht bonnen en declaraties 2024 Bijlage 3 Fractiegeldentabel Bijlage 4 Advies auditcommissie

Gevraagde beslissing Wij stellen u voor: 1. de uitgaven uit de fractieondersteuning voor 2024 door de fracties EA, D66, VVD, PPN, CDA, TrotsPN, GBPN, PvdD en FG vast te stellen; 2. de hoogte van de reserves voor de fracties EA, D66, VVD, PPN, CDA, Trots, PvdD, en FG vast te stellen en deze toe te voegen aan de fractieondersteuning van het kalenderjaar 2025; 3. de eindstand 2024 vast te stellen en deze terug te laten vloeien naar de algemene reserve. Inleiding Jaarlijks krijgt elke fractie ondersteuning in de vorm van een budget. Dit budget kan een fractie onder meer inzetten om zichzelf te trainen en voor inhoudelijke of organisatorische ondersteuning. De hoogte van het bedrag aan ondersteuning hangt af van het aantal zetels dat een fractie heeft. De bedragen zijn bepaald in de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Pijnacker-Nootdorp 2023. In deze verordening staat ook waaraan een fractie het geld wel en niet mag uitgeven. Als een fractie ondersteuning inzet, dan dient de fractie daarvoor een declaratie of factuur in bij de griffie. Deze verzorgt vervolgens via de financiële administratie van de gemeente de betaling. Als het jaar is afgesloten, controleert de auditcommissie de uitgaven aan de hand van de regels in de verordening op rechtmatigheid (zie voor het advies bijlage 4).

Tot slot stelt de gemeenteraad de uitgaven, eventuele meegenomen reserves en eventuele overschotten vast. Mocht de auditcommissie aanbevelingen over het verbeteren van de fractieondersteuning doen, dan is het eveneens de raad die hierover besluit. Wat willen wij bereiken? • Afleggen van verantwoording over de uitgaven die uit de fractieondersteuning zijn gedaan; • Het vaststellen van overschotten en mee te nemen reserves; • Waar mogelijk het verbeteren van de inzet van de fractieondersteuning

pagina

1/3

Argumenten In onderstaande tabel is te zien welke fractie waaraan zijn fractieondersteuning heeft uitgegeven. Ook is in deze tabel te lezen welke fractie welk overschot heeft en welke reserve al of niet wordt meegenomen naar 2025. Financieel overzicht fractieondersteuning 2024 BIJSCHRIJVING Fractie EA D66 VVD PPN CDA Trots GB PvdD CU-SGP FG FB Totalen

Zetels Bedrag 2024 6 6 4 4 3 2 2 1 1 1 1 31

€ € € € € € € € € € €

AFSCHRIJVING Ondersteuning

7.011,49 6.760,00 € 547,93 5.915,00 5.915,00 € 2.292,00 5.492,50 5.070,00 € 100,00 5.070,00 € 1.363,00 4.647,50 € 162,50 3.575,00 4.647,50 € 2.000,00 171,01 € 54.275,00 € 6.465,43

Externe contacten

Website €

€

€

€ 0,00

Heisessie & Horeca

71,39

€ € € € €

Totale uitgaven

581,00 € 652,39 403,02 € 950,95 507,85 € 507,85 100,80 32,57 € 2.425,37 532,00 € 532,00 € 100,00 420,00 € 214,09 € 1.997,09 € 162,50 € € 2.000,00 € € 592,19 € 2.270,53 € 9.328,15

Mee te Eindstand nemen 2024 reserve* € 6.359,10 € 1.618,04 € 4.741,06 € 5.809,05 € 1.560,00 € 4.249,05 € 5.407,15 € 1.365,00 € 4.042,15 € 3.489,63 € 1.365,00 € 2.124,63 € 4.960,50 € 1.267,50 € 3.693,00 € 4.970,00 € 1.170,00 € 3.800,00 € 3.072,91 € € 3.072,91 € 4.485,00 € 1.072,50 € 3.412,50 € 3.575,00 € € 3.575,00 € 2.647,50 € 1.072,50 € 1.575,00 € 171,01 € € 171,01 € 0,00 € 44.946,85 € 10.490,54 € 34.456,31

Onrechtmatige Resterend uitgaven budget 2024

*Mee te nemen reserve is maximaal 30% van het budget waarop de fractie in het vorige jaar recht had. Fractie

Zetels

EA D66 VVD PPN CDA Trots GB PvdD CU-SGP FG FB

6 6 4 4 3 2 2 1 1 1 1

Resterend Budget excl. Reserve Max. reserve budget 2024 reserve meenemen? € 6.359,10 € 5.393,45 € 1.618,04 € 1.618,04 € 5.809,05 € 5.200,00 € 1.560,00 € 1.560,00 € 5.407,15 € 4.550,00 € 1.365,00 € 1.365,00 € 3.489,63 € 4.550,00 € 1.365,00 € 1.365,00 € 4.960,50 € 4.225,00 € 1.267,50 € 1.267,50 € 4.970,00 € 3.900,00 € 1.170,00 € 1.170,00 € 3.072,91 € 3.900,00 € 1.170,00 € 4.485,00 € 3.575,00 € 1.072,50 € 1.072,50 € 3.575,00 € 3.575,00 € 1.072,50 € 2.647,50 € 3.575,00 € 1.072,50 € 1.072,50 € 171,01 € 131,55 € 39,47

De auditcommissie heeft tijdens haar vergadering van 4 februari 2024 de uitgaven gecontroleerd en besproken. De bespreking heeft tot een positief oordeel over de rechtmatigheid van de uitgaven geleid. De auditcommissie heeft adviezen over de berekening van het maximumbedrag voor bijeenkomsten en horeca en over verduidelijking van de declaratietermijn zoals vastgelegd in artikel 8.1 van de verordening. Kanttekeningen Per 1 januari 2024 is de nieuwe verordening ingegaan. De auditcommissie heeft de verantwoording volgens de regels in deze verordening beoordeeld. Beleidskaders a. Binnen welk programma past het voorgestelde besluit? Programma 9. Bestuur en dienstverlening b. Welke beleidskaders zijn van belang? Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Pijnacker-Nootdorp 2023 Wat gaan wij daarvoor doen en wat gaat het kosten? De eindstand van de fractieondersteuning wordt toegevoegd aan de algemene reserve van de gemeente. De meegenomen reserve wordt bij het budget van de betreffende fractie over 2024 opgeteld

pagina

2/3

Vervolg Na het vaststellen van de verantwoording en afsluiting vloeit een deel van het overgebleven bedrag naar de algemene reserve. Het deel dat is gereserveerd wordt opgeteld bij het voorschot van de fracties over 2025. De raadsfracties krijgen naar aanleiding van dit besluit een brief met de definitieve hoogte van de ondersteuning van hun fractie. a. Planning Voor de uitvoering van dit voorstel is geen planning noodzakelijk. b. Evaluatie Begin 2026 bespreekt de auditcommissie de uitgaven over 2025. Naar aanleiding van die bespreking kan zij eventueel advies uitbrengen aan de gemeenteraad.

Auditcommissie van de gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp, $handtekening$ Geerd Struiknaam$ griffier

pagina

3/3

$handtekening2$ Jim Verdegaalnaam2$ voorzitter