Raadsvoorstel Verantwoording en afsluiting fractieondersteuning 2023
Tekst van het document
Aanbiedingsnota raad
beeldvorming op oordeelvorming op besluitvorming op zaaknummer
1397694
berichtnummer
1337303
voorstel over portefeuillehouder behandeld op
afdeling behandeld door
Verantwoording en afsluiting fractieondersteuning 2023 Gemeenteraad 13 februari 2024
Griffie J.P. van der Haas
besluit
Ja
bijlagen
Overzicht declaraties 2023 Overzicht bonnen en declaraties 2023 Fractiegeldentabel Advies auditcommissie
Gevraagde beslissing Wij stellen u voor: 1. de uitgaven uit de fractieondersteuning voor 2023 door de fracties EA, D66, VVD, PPN, CDA, Trots, GBPN, PvdD, CU-SGP en FG vast te stellen; 2. de hoogte van de reserves voor de fracties EA, D66, VVD, PPN, CDA, Trots, GBPN, PvdD, CU-SGP en FG vast te stellen en deze toe te voegen aan de fractieondersteuning van het kalenderjaar 2024; 3. de eindstand 2023 vast te stellen en deze terug te laten vloeien naar de algemene reserve. Inleiding Jaarlijks krijgt elke fractie ondersteuning in de vorm van een budget. Dit budget kan een fractie onder meer inzetten om zichzelf te trainen en voor inhoudelijke of organisatorische ondersteuning. De hoogte van het bedrag aan ondersteuning hangt af van het aantal zetels dat een fractie heeft. De bedragen zijn bepaald in de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2018. In deze verordening staat ook waaraan een fractie het geld wel en niet mag uitgeven. Als een fractie ondersteuning inzet, dan dient de fractie daarvoor een declaratie of factuur in bij de griffie. Deze verzorgt vervolgens via de financiële administratie van de gemeente de betaling. Als het jaar is afgesloten, controleert de auditcommissie de uitgaven aan de hand van de regels in de verordening op rechtmatigheid (zie voor het advies bijlage 4).
Tot slot stelt de gemeenteraad de uitgaven, eventuele meegenomen reserves en eventuele overschotten vast. Mocht de auditcommissie aanbevelingen over het verbeteren van de fractieondersteuning doen, dan is het eveneens de raad die hierover besluit. Wat willen wij bereiken? Het afleggen van verantwoording over de uitgaven die uit de fractieondersteuning zijn gedaan; Het vaststellen van overschotten en mee te nemen reserves; Waar mogelijk het verbeteren van de inzet van de fractieondersteuning.
pagina
1/3
Argumenten In onderstaande tabel is te zien welke fractie waaraan zijn fractieondersteuning heeft uitgegeven. Ook is in deze tabel te lezen welke fractie welk overschot heeft en welke reserve al of niet wordt meegenomen naar 2024.
De auditcommissie heeft tijdens haar vergadering van 13 februari 2024 de uitgaven gecontroleerd en besproken. De bespreking heeft tot een positief oordeel over de rechtmatigheid van de uitgaven geleid. De auditcommissie heeft geen verdere opmerkingen. Kanttekeningen Per 1 januari 2024 is een nieuwe verordening met diverse nieuwe regels van kracht. De fractieondersteuning over 2023 valt echter nog onder de oude regels en is door de auditcommissie dan ook volgens die regels beoordeeld. Beleidskaders a. Binnen welk programma past het voorgestelde besluit? Programma 9. Bestuur en dienstverlening b. Welke beleidskaders zijn van belang? Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2018 c. Duurzaamheid Niet van toepassing. Wat gaan wij daarvoor doen en wat gaat het kosten? De eindstand van de fractieondersteuning wordt toegevoegd aan de algemene reserve van de gemeente. De meegenomen reserve wordt bij het budget van de betreffende fractie over 2024 opgeteld. “In contact! Samen doen” Niet van toepassing.
pagina
2/3
Vervolg Na het vaststellen van de verantwoording en afsluiting vloeit een deel van het overgebleven bedrag naar de algemene reserve. Het deel dat is gereserveerd wordt opgeteld bij het voorschot van de fracties over 2024. De raadsfracties krijgen naar aanleiding van dit besluit een brief met de definitieve hoogte van de ondersteuning van hun fractie. a. Planning Voor de uitvoering van dit voorstel is geen planning noodzakelijk. b. Evaluatie De uitvoering van dit voorstel wordt geëvalueerd. Begin 2025 bespreekt de auditcommissie de uitgaven over 2024. Naar aanleiding van die bespreking kan zij eventueel advies uitbrengen aan de gemeenteraad. c. Communicatie Over het voorstel wordt niet specifiek gecommuniceerd.
De auditcommissie van de gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp,
Jorden van der Haas $naam$ griffier
pagina
3/3
Jim Verdegaalnaam2$ voorzitter