Raadsvoorstel Verantwoording en afsluiting fractieondersteuning 2021

Aanbiedingsnota raad

beeldvorming op oordeelvorming op besluitvorming op zaaknummer

1228691

berichtnummer

1166625

voorstel over

Verantwoording en afsluiting fractieondersteuning 2021

portefeuillehouder

Auditcommissie

behandeld op

19 januari 2022

afdeling behandeld door

Griffie J.P. van der Haas

besluit

Ja

bijlagen

Advies auditcommissie verantwoording fractieondersteuning 2021 Overzicht bonnen, facturen en declaraties fracties

Gevraagde beslissing Wij stellen u voor vast te stellen: 1. de uitgaven uit de fractieondersteuning voor het kalenderjaar 2021 door de fracties VVD, EA, CDA, PPN, D66, GBPN, PvdD, CU-SGP en TrotsPN; 2. de hoogte van de reserves voor de fracties VVD, EA, CDA, PPN, D66, GBPN, PvdD, CU-SGP en TrotsPN en deze toe te voegen aan de fractieondersteuning voor de maanden januari tot en met maart van het kalenderjaar 2022; 3. de eindstand 2021 en deze terug te laten vloeien naar de algemene reserve. Inleiding Fracties hebben jaarlijks recht op een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor de inhoudelijke ondersteuning van de fractie en voor de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie. Elke fractie legt, na het einde van het kalenderjaar, aan de gemeenteraad verantwoording af over de besteding van de fractieondersteuning, waarna de raad dit vaststelt. Deze vaststelling van verantwoordingen van de fractiegelden heeft betrekking op het kalenderjaar 2021. Voor deze periode geldt de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2018 PijnackerNootdorp. Een van de taken van de auditcommissie is de jaarlijkse controle van de verantwoording van de fractiegelden en het uitbrengen van advies aan de raad (berichtnummer 1166648).

Dit advies bevat de bevindingen van de controle van de fractiegelden, maar ook eventuele aanbevelingen ter aanpassing van de Verordening en de Fractiegeldentabel. Het advies van de auditcommissie is gebruikt om deze aanbiedingsnota en het concept-raadsbesluit op te stellen. Wat willen wij bereiken? Afleggen van verantwoording over de uitgaven die gedaan zijn met de fractieondersteuning; Vaststellen van de overschotten en de reserves; Waar mogelijk verbeteren van de inzet van de fractieondersteuning.

pagina

1/3

Argumenten Het financiële overzicht is opgesteld op basis van de declaraties/uitgaven ingediend door de fracties. De auditcommissie heeft deze op basis van de Verordening gecontroleerd en haar bevindingen en suggesties opgenomen in bovengenoemd advies. Het financiële overzicht is als volgt

Advies auditcommissie 1. Kosten excursie/werkbezoek/bijeenkomst/heisessie: Het maximaal te declareren bedrag per kalenderjaar voor deze post wordt bepaald in artikel 7 lid j van de Verordening. Per benoemd (buiten)raadsleden mag een fractie €100,- uitgeven aan deze soort activiteit plus € 50,- per (buiten)raadslid voor horeca. Slechts één fractie heeft hier budget voor ingezet en is binnen de geldende grens gebleven. 2. Uitgaven ondersteuning: Eén fractie heeft de vergoeding ingezet voor het organiseren van fractieondersteuning. De verstrekte vergoedingen vallen onder de vrijwilligersvergoeding. De auditcommissie attendeert de fracties graag op de regels van de Belastingdienst ten aanzien van de vrijwilligersvergoeding.1 Vorig jaar heeft de auditcommissie geadviseerd een standaard declaratieformulier op te stellen voor fractieassistenten/fractieondersteuners met taken- en urenverantwoording. De griffie heeft een voorstel gedaan, waarna de commissie akkoord heeft gegeven. Vervolgens zijn de fracties per mail geïnformeerd. 3. Verordening en fractiegeldentabel: de controle geeft voor de auditcommissie geen aanleiding tot het voorstellen van wijzigingen van de verordening en de fractiegeldentabel.

1

pagina

Belastingdienst

2/3

Kanttekeningen De auditcommissie heeft taak de rechtmatigheid van de gedane uitgaven te controleren. Iedere fractie dient zelf de afweging te maken of een uitgave doelmatig is. Iedere fractie legt hier ook zelf in het openbare debat verantwoording over af. Beleidskaders a. Binnen welk programma past het voorgestelde besluit? Programma 9. Bestuur en dienstverlening b. Welke beleidskaders zijn van belang? Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2018 Pijnacker-Nootdorp c. Duurzaamheid Niet van toepassing. Wat gaan wij daarvoor doen? De eindstand wordt toegevoegd aan de algemene reserve; De door de fracties meegenomen reserve wordt aan hun voorschot voor 2022-I (de maanden januari tot en met maart) toegevoegd. Wat gaat het kosten? Na besluitvorming door de raad over de uitgaven en eindstand over het kalenderjaar 2021 en over de reserves voor 2022-I vloeien de resterende gelden terug naar de algemene reserve en worden de reserves toegevoegd aan de voorschotten voor 2022-I. “In contact! Samen doen” Niet van toepassing. Vervolg a. Planning Voor de uitvoering van dit voorstel is geen planning noodzakelijk. b. Evaluatie De uitvoering van dit voorstel wordt niet geëvalueerd. c. Communicatie Alle ingediende bonnen, facturen en declaraties worden – al dan niet geanonimiseerd – openbaar gemaakt.

Auditcommissie van de gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp,

drs. J.P. van der Haas griffier

pagina

3/3

drs. A.B. Volkers voorzitter