Raadsvoorstel Verantwoording en afsluiting fractieondersteuning 2020

Aanbiedingsnota raad

beeldvorming op oordeelvorming op besluitvorming op

25 maart 2021

zaaknummer

1212721

berichtnummer

1105640

voorstel over

Verantwoording en afsluiting fractieondersteuning 2020

portefeuillehouder

Auditcommissie

behandeld op

10 februari 2021

afdeling behandeld door

Griffie J.P. van der Haas

besluit

Ja

bijlagen

Advies Auditcommissie verantwoording fractieondersteuning 2020 Overzicht bonnen en declaraties fracties

Gevraagde beslissing Wij stellen u voor vast te stellen: 1. de uitgaven uit de fractieondersteuning voor het kalenderjaar 2020 door de fracties VVD, EA, CDA, PPN, D66, GBPN, PvdD, TrotsPN en CU-SGP; 2. de hoogte van de reserves voor de fracties VVD, EA, CDA, PPN, D66, GBPN, PvdD, TrotsPN en CUSGP en deze toe te voegen aan de fractieondersteuning voor het kalenderjaar 2021; 3. de eindstand 2020 en deze terug te laten vloeien naar de algemene reserve. Inleiding Fracties hebben jaarlijks recht op een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor de inhoudelijke ondersteuning van de fractie en voor de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie. Elke fractie legt, na het einde van het kalenderjaar, aan de gemeenteraad verantwoording af over de besteding van de fractieondersteuning, waarna de raad dit vaststelt. Deze vaststelling van verantwoordingen van de fractiegelden heeft betrekking op het kalenderjaar 2020. Voor deze periode geldt de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2018 PijnackerNootdorp. Een van de taken van de auditcommissie is de jaarlijkse controle van de verantwoording van de fractiegelden en het uitbrengen van advies aan de raad (berichtnummer 1091356).

Dit advies bevat de bevindingen van de controle van de fractiegelden, maar ook eventuele aanbevelingen ter aanpassing van de Verordening en de Fractiegeldentabel. Het advies van de auditcommissie is gebruikt om deze aanbiedingsnota en het concept-raadsbesluit op te stellen. Wat willen wij bereiken? Afleggen van verantwoording over de uitgaven die gedaan zijn met de fractieondersteuning; Vaststellen van de overschotten en de reserves; Verbeteren van de inzet van de fractieondersteuning. Argumenten Het financiële overzicht is opgesteld op basis van de declaraties/uitgaven ingediend door de fracties. De auditcommissie heeft deze op basis van de Verordening gecontroleerd en haar bevindingen en suggesties opgenomen in bovengenoemd advies. Het financiële overzicht is als volgt:

pagina

1/3

Aanbeveling auditcommissie De auditcommissie heeft in haar advies over de verantwoording van de fractieondersteuning 2020 één advies gegeven om de fractieondersteuning te optimaliseren. Dit advies luidt dat zij voorstelt een standaard declaratieformulier met taken- en urenverantwoording op te stellen voor fractieondersteuners/fractieassistenten. De griffie zal hiertoe een voorstel doen, waarna de auditcommissie hierover een besluit neemt. Kanttekeningen De auditcommissie heeft als primaire taak om de rechtmatigheid van de gedane uitgaven te controleren. Iedere fractie dient zelf de afweging te maken of een uitgave doelmatig is. Iedere fractie legt hier ook zelf in het openbare debat verantwoording over af. Beleidskaders a. Binnen welk programma past het voorgestelde besluit? Programma 9. Bestuur en dienstverlening b. Welke beleidskaders zijn van belang? Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2018 Pijnacker-Nootdorp. Wat gaan wij daarvoor doen? De eindstand wordt toegevoegd aan de algemene reserve; De door de fracties meegenomen reserve wordt aan hun voorschot voor 2021 toegevoegd. Wat gaat het kosten? Na besluitvorming door de raad over de uitgaven en eindstand over het kalenderjaar 2020 en over de reserves voor 2021 vloeien de resterende gelden terug naar de algemene reserve en worden de reserves toegevoegd aan de voorschotten voor 2021.

pagina

2/3

“In contact! Samen doen” Niet van toepassing. Vervolg a. Planning De uitkomsten van dit voorstel worden verwerkt in de Jaarrekening 2020 en de Kadernota 2021 b. Evaluatie De uitvoering van dit voorstel wordt door de auditcommissie geëvalueerd. c. Communicatie Niet van toepassing.

De auditcommissie van de gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp,

drs. J.P. van der Haas plv. griffier

pagina

3/3

A.B. Volkers voorzitter