Raadsvoorstel Vaststellen aanbestedingsdocumenten accountant vanaf boekjaar 2023

Aanbiedingsnota raad

beeldvorming op oordeelvorming op besluitvorming op zaaknummer

1284041

berichtnummer

1201673

voorstel over portefeuillehouder behandeld op

afdeling behandeld door

Aanbestedingsdocumenten accountant vanaf boekjaar 2023 Auditcommissie 21 juni 2022

Griffie J.P. van der Haas

besluit

Ja

bijlagen

Offerteaanvraag Accountantsdiensten Programma van Eisen

Gevraagde beslissing De aanbestedingsdocumenten, met daarin opgenomen een programma van eisen, selectiecriteria en de weging per selectiecriterium, ten behoeve van de aanbesteding van de accountantscontrole vanaf het boekjaar 2023 vast te stellen. Inleiding De gemeenteraad wijst een of meer accountants aan, zo schrijft de Gemeentewet voor. De accountant is een onafhankelijk persoon/zijn onafhankelijke personen die het gevoerde financiële beleid controleert/controleren. De gemeenteraad wordt daarover vervolgens gerapporteerd. Bij de vorige aanbestedingsprocedure (2016-2017) heeft de raad BakerTillyBerk, nu BakerTilly, aangewezen als accountant. Met BakerTilly is een overeenkomst gesloten voor de controle van vier boekjaren (2017-2020), met de mogelijkheid om twee keer één jaar te verlengen (2021 en 2022). Van deze mogelijkheid is gebruikgemaakt. Daarmee loopt het contract af op 30 juni 2023. Om te komen tot het aanwijzen van een of meer accountants is een uitgebreide voorbereidingsprocedure van toepassing. Ten eerste komt dit door de aanbestedingsregels vanuit de Europese Unie. Deze regels schrijven voor dat er een openbare aanbestedingsprocedure moet plaatsvinden bij diensten met een waarde boven de aanbestedingsgrens (2022: €215.000,-). Gezien de duur van de overeenkomst met de accountant komt het totaalbedrag ruim boven de aanbestedingsgrens uit.

Een tweede reden voor de uitgebreide procedure is de voorbereidende rol die de auditcommissie heeft op basis van het Reglement van Orde. De auditcommissie is belast met de voorbereiding van de documenten die voor de aanbestedingsprocedure nodig zijn. Specifiek gaat het dan om een voorstel voor het programma van eisen en de selectiecriteria, inclusief een weging van die criteria. Reeds in december 2021 is de auditcommissie begonnen met de voorbereidingen. De concepten van de documenten zijn door de ‘oude’ commissie voorbereid en door de ‘nieuwe’ commissie goedgekeurd. Wat willen wij bereiken? De raad dient voor de aanbesteding van de accountantscontrole vast te stellen: het Programma van Eisen (PvE), inclusief daarin opgenomen wensen;

pagina

1/3

-

de selectiecriteria, inclusief een weging per selectiecriterium.

Deze documenten worden, tezamen met de offerteaanvraag, gebruikt als officiële documenten in de aanbestedingsprocedure. Samenvatting Programma van Eisen Een Europese aanbesteding moet voldoen aan eisen van transparantie en non-discriminatie. Dat betekent dat de gemeenteraad vooraf in een beschrijvend document duidelijk moet aangeven welke eisen hij aan een accountantsbureau stelt en welke taken er het accountantsbureau dient uit te voeren. De inschrijver dient aan alle gestelde eisen uit het PvE te voldoen om in aanmerking te komen voor gunning van de opdracht. Een beoordelingsteam beoordeelt de inschrijvingen die voldoen aan de gestelde inschrijvingsvoorwaarden, uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen, inhoudelijk op basis van het PvE. Ten aanzien van kwaliteit zijn in het PvE een aantal aandachtspunten opgenomen: waarborgen ten aanzien van de kwaliteit van het op te leveren ‘product’ en de snelheid van levering, goede communicatie, zichtbare aanwezigheid, ervaring, inlevingsvermogen en gevoel voor verhoudingen binnen politiekbestuurlijke organisaties. Gunningscriterium en beoordeling Als gunningscriterium geldt de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding, waarbij de inschrijvingen worden beoordeeld op basis van een aantal subgunningscriteria (selectiecriteria) die betrekking hebben op kwaliteit en prijs.

De inschrijvingen worden beoordeeld door een beoordelingsteam bestaande uit enkele leden van de auditcommissie en enkele (griffie)ambtenaren. Het team wordt bijgestaan door een inkoopcoördinator. Iedere beoordelaar geeft eerst individueel een oordeel. Daarna worden de uitkomsten van de individuele beoordelaars met elkaar vergeleken om als beoordelingsteam te komen tot een gezamenlijk oordeel. Kanttekeningen De gemeenteraad stelt in het PvE bepaalde eisen en geeft wensen mee aan potentiële inschrijvers. De eisen en wensen zijn gericht op het behouden van de kwaliteit van de accountantscontrole. Getracht is om hierin een goede balans op te nemen. De raad kan aanvullende eisen stellen of wensen neerleggen. Dit kan er echter voor zorgen dat de bereidheid om in te schrijven lager wordt en/of dat het door de inschrijver gevraagde bedrag voor de jaarlijkse controle hoger wordt. Beleidskaders a. Binnen welk programma past het voorgestelde besluit? Programma 9. Bestuur en dienstverlening b. Welke beleidskaders zijn van belang? Gemeentewet Aanbestedingswet 2012 Controleverordening Pijnacker-Nootdorp 2004 Reglement van Orde van de raad van Pijnacker-Nootdorp 2016 Algemene inkoopvoorwaarden diensten en leveringen Pijnacker-Nootdorp 2021 c. Duurzaamheid Duurzaamheid is integraal onderdeel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

pagina

2/3

Wat gaan wij daarvoor doen? Nadat de raad de aanbestedingsdocumenten heeft vastgesteld, aanbestedingsprocedure in gang gezet via publicatie op TenderNed.

wordt

de

Europese

Wat gaat het kosten? De Europese aanbestedingsprocedure zelf kost geen geld. Voor de jaarlijkse accountantscontrole is op dit moment een vast bedrag begroot. Welk bedrag inschrijvers vragen, is nu nog niet te zeggen. Als gunning van de opdracht aan de orde is, dan zal tegelijk met de gunning de financiële consequentie duidelijk worden. “In contact! Samen doen” Niet van toepassing. Vervolg a. Planning In de bijgevoegde aanbestedingsdocumenten is de planning terug te vinden vanaf de start van de procedure tot en met de definitieve gunning. De definitieve gunning is gebaseerd op een besluit van de raad tot gunning. Dit besluit wordt naar verwachting in januari of februari 2023 genomen. b. Evaluatie Na afronding van het gehele proces zal de auditcommissie de procedure evalueren. Indien gewenst of nodig wordt dit met de raad gecommuniceerd. c. Communicatie Over het proces wordt op gebruikelijke wijze met de raad en eventuele andere belanghebbenden gecommuniceerd.

de auditcommissie van de gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp,

drs. J.P. van der Haas griffier

pagina

3/3

J.T. Verdegaal voorzitter