Raadsvoorstel startnotitie visie dienstverlening

Aanbiedingsnota raad

beeldvorming op oordeelvorming op besluitvorming op

invullen organisatie zaaknummer

1492036

berichtnummer

1363520

voorstel over portefeuillehouder behandeld in college

Startnotitie visie Dienstverlening Hanneke van de Gevel 9 juli 2024

afdeling

Interne Dienstverlening

besluit

Ja

bijlagen

1. Startnotitie visie op dienstverlening

pagina

1/4

Aanbiedingsnota raad

Gevraagde beslissing Wij stellen u voor 1. vast te stellen de startnotitie op dienstverlening 2. kosten (€50.000,-) te dekken uit de reserve Bedrijfsvoering en dit te verwerken in de Najaarsnota 2024 Inleiding In de ontwikkelopgave van de ambtelijke organisatie is het organisatieontwikkeltraject opgenomen met als onderdeel daarbinnen het opstellen van een herijkte visie op dienstverlening. Bijgevoegde startnotitie geeft de kaders, doelen, richtlijnen, planning en beoogde methode weer waarbinnen deze visie wordt opgesteld. De voorliggende startnotitie is de eerste stap in dit proces. Wat willen wij bereiken? Het herijken van de visie op dienstverlening heeft een directe relatie met het toekomstig bestendig maken van de organisatie middels het organisatieontwikkeltraject. De visie op dienstverlening zal complementair moeten zijn aan de nieuwe inrichting van de organisatie en aan het handelen van de ambtelijke organisatie. Verdergaande digitalisering en de opkomst van kunstmatige intelligentie zijn niet meer weg te denken. De samenleving is aan het veranderen waarbij de bevolkingsgroei en demografische ontwikkeling een andere samenstelling van de maatschappij met zich meebrengt. De krapte op de arbeidsmarkt houdt naar verwachting nog aan. Een herijkte visie op dienstverlening is nodig en zal moeten aansluiten bij de huidige en toekomstige ontwikkelingen in Pijnacker-Nootdorp.

Argumenten 1. Hiermee wordt de opdracht voor het actualiseren van de visie op dienstverlening geformaliseerd en worden procedureafspraken vastgesteld. Een startnotitie is bedoeld om aan het begin van het (besluitvormings-)proces procedureafspraken vast te leggen. De voorliggende startnotitie beschrijft daarom de opdracht, de op te leveren resultaten, de tijdlijn, de rol van inwoners en medewerkers bij het ontwikkelen van de nieuwe visie en de momenten van besluitvorming. De raad is kaderstellend voor de nieuwe visie op dienstverlening. De startnotitie bevat nog geen inhoudelijke kaders. Deze worden uitgewerkt in de nieuwe visie op dienstverlening. Kanttekeningen Het ontwikkelen van een nieuwe visie op dienstverlening vraagt dat we als college en raad samen afwegen wat een haalbaar ambitieniveau is. De verschillende ambitieniveaus (basis, standaard, uitgebreid, excellent) moeten worden afgewogen tegenover de kosten. De kosten lopen uiteen van laag, gemiddeld, hoog naar zeer hoog. Inrichten op kostenefficiënte basisdienstverlening of inrichting om maatwerk te kunnen leveren (excellent) geeft een verschillende uitgavepatroon met zich mee. Een tussenvorm is wellicht ook een overweging waard of een strategische keuze op differentiatie in niveau van de verschillende diensten.

Een hogere kwaliteit van dienstverlening wordt bereikt met meer investering in mensen en middelen maar is uiteraard duurder. De behoeften en verwachtingen van inwoners en ondernemers moeten hierin ook gewogen worden. De startnotitie bevat een planning die voorziet op besluitvorming voor september 2025 door uw raad. We zien dat de vraag van inwoners nog steeds groeit, hoge eisen worden gesteld aan de dienstverlening, sprake is van een krappe arbeidsmarkt en vanuit de Rijksoverheid veel ad hoc vragen worden gesteld. Met de kennis van nu lijkt de planning realistisch en haalbaar. In het geval dat door (onvoorziene) omstandigheden de planning vertraging oploopt, zullen wij uw raad hier uiteraard zo spoedig mogelijk van op de hoogte brengen. Beleidskaders a. Binnen welk programma past het voorgestelde besluit? Programma 9. Bestuur en dienstverlening

pagina

2/4

Aanbiedingsnota raad

b. Welke beleidskaders zijn van belang? Geactualiseerde Economische visie 2020-2025 Raadsakkoord op hoofdlijnen 2022-2026 Visie op dienstverlening 2007 Visie op digitale dienstverlening 2015 Visie op een veerkrachtig sociaal domein 2024 c. Duurzaamheid n.v.t. Wat gaan wij daarvoor doen? Nadat uw raad heeft ingestemd met de startnotitie voeren wij deze uit. Een belangrijk onderdeel van de startnotitie is het participatieplan om te komen tot de nieuwe visie op dienstverlening. Wij streven ernaar de nieuwe visie in september 2025 aan uw raad voor te leggen. Wat gaat het kosten? De ontwikkeling van de nieuwe visie wordt zoveel mogelijk uitgevoerd binnen bestaande capaciteit. Er worden ook reeds maatregelen vanuit het POK-bestedingsplan ingezet ter verbetering van de dienstverlening. Voor het opstellen van een herijkte visie op dienstverlening is een budget beraamd van € 50.000,-. Het budget wordt gebruikt voor het organiseren van het participatietraject. Voorgesteld wordt om dit bedrag van € 50.000,- ten laste te brengen van de reserve bedrijfsvoering (FCL799107) als onderdeel van het organisatieontwikkeltraject (zaaknummer 1460658). "In verbinding" Als onderdeel van de startnotitie is ook het participatieplan (hoofdstuk 8) toegevoegd. We gaan bij inwoners en ondernemers ophalen wat voor hen van belang is in de dienstverlening.

Deze input wordt specifiek gebruikt voor het opstellen van de nieuwe visie op dienstverlening. Samenwerking met maatschappelijke partners (o.a. Informatiepunt digitale overheid) komt ook terug in de visie. Middels vernieuwde methodiek willen we middels peilingen onder zowel inwoners als ondernemers continu informatie ophalen om op deze wijze het iteratief werken aan dienstverlening mogelijk te maken. Vervolgproces a. Planning De planning treft u hieronder aan en in hoofdstuk 7.2.4. van de startnotitie: Fase 1: Ontwerpfase

pagina

1. Februari - juni 2. Juni/juli 3. September Fase 2: Waardecreatie

: Opstellen startnotitie : GMT/Besluitvorming college startnotitie : Besluitvorming raad startnotitie

4. September – dec 5. Januari ‘25 6. Februari ’25 Fase 3: Uivoeringsfase

: Onderzoek inwoners, ondernemers en interne organisatie : Themasessie interne organisatie : Themasessie extern

7. 8. 9.

: Opstellen visie dienstverlening + uitvoeringsagenda : Toets interne organisatie en extern : Besluitvorming college en raad

3/4

Januari - april ‘25 Mei ‘25 Juli/september '25

Aanbiedingsnota raad

b. Evaluatie De uitvoering van dit voorstel wordt niet geëvalueerd. Bij het opstellen van de nieuwe visie op dienstverlening blikken we terug op het (participatie-)proces. De visie op dienstverlening wordt na 2 jaar verder geëvalueerd. c. Communicatie en participatie De visie op dienstverlening ontwikkelen we met input van onze inwoners, ondernemers en interne organisatie. In het vierde kwartaal van 2024 en in het eerste kwartaal 2025 gaan we met deze groepen in gesprek over de ideeën, behoeften, toekomstbeelden, kansen en prioriteiten aangaande dienstverlening. Aan de hand van de geleverde input maken we een eerste ruwe schets van de nieuwe visie op dienstverlening. Deze toetsen we in het tweede kwartaal bij de stakeholders. Die input gebruiken we weer om de visie op dienstverlening verder aan te scherpen. Het college van Pijnacker-Nootdorp,

Annelies Kroeskamp secretaris

pagina

4/4

Björn Lugthart burgemeester