Raadsvoorstel RKC-onderzoek Privacy & informatieveiligheid

Aanbiedingsnota raad

beeldvorming op

14 januari 2021

oordeelvorming op

14 januari 2021

besluitvorming op

28 januari 2021

zaaknummer

1199303

berichtnummer

1078598

voorstel over

portefeuillehouder

behandeld op

afdeling

behandeld door

Onderzoek rekenkamercommissie Privacy & informatieveiligheid Rekenkamercommissie 11 november 2020

Griffie J.P. van der Haas

besluit

Ja

bijlagen

Rapport Privacy en informatieveiligheid

Gevraagde beslissing 1. De conclusies van het rapport ‘Quickscan Privacy en informatieveiligheid’ te onderschrijven en de volgende aanbevelingen vast te stellen: a. Maak het toelichten en benadrukken van privacy en informatieveiligheid een expliciet onderdeel van het inwerkprogramma van nieuwe medewerkers; b. Blijf de communicatie naar inwoners via de website, middels folders, op het gemeentekantoor en in contacten met inwoners continu verbeteren. Ga daarbij ook in gesprek met (vertegenwoordigers van) inwoners om er achter te komen welke vragen er bij hen leven, om de communicatie-uitingen daar op aan te passen; c. Verkrijg routine in het uitvoeren van ‘privacy-impact assessments’ (PIA’s) door meer PIA’s uit te voeren. Begin daarbij met de processen waar veel en/of gevoelige persoonsgegevens verwerkt worden; d. Geef de eigenaren van de betreffende processen een rol bij de planning en totstandkoming van de PIA’s; e. Houdt standaard een PIA bij nieuwe of veranderende wet- en regelgeving en/of uitvoeringsprocessen; f. Voer de ‘check’ en ‘act’ fase, gericht op het evalueren en bijstellen van beleid, gestructureerder en explicieter uit. Geef dit voor privacy en informatiebeveiliging handen en voeten door de privacy-risico’s die in uitgevoerde PIA’s zijn geïnventariseerd centraal te stellen. 2.

Het college opdracht te geven de onder punt 1 genoemde aanbevelingen uit te werken en de raad hierover in het voorjaar van 2021, doch vóór de jaarrekening, te informeren.

pagina

1/3

Inleiding In 2018 heeft onderzoeksbureau PBLQ voor de rekenkamercommissie Pijnacker-Nootdorp onderzoek gedaan naar het privacy en informatieveiligheidsbeleid van de gemeente. In dat onderzoek is geconstateerd dat het relevante privacy- en informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente voldeed. Tegelijkertijd was er sprake van een aantal voornemens waarvan in het stadium van het toenmalige onderzoek niet vastgesteld kon worden of de gemeente daar adequaat invulling aan zou gaan geven. Verder was er sprake van enkele tekortkomingen in het beleid. Zowel met het oog op de geconstateerde tekortkomingen als op de toekomstige eisen die aan het beleid zouden worden gesteld, is de toenmalige rapportage afgesloten met verschillende aanbevelingen. Aan het begin van 2020 heeft de rekenkamercommissie aan PBLQ, vanwege de ervaring met de materie van onze gemeente, gevraagd een vervolgonderzoek uit te voeren naar de opvolging van de aanbevelingen van het rapport uit 2018. Dit is in de vorm van een ‘quickscan’ gebeurd. De quickscan ligt thans voor aan de gemeenteraad. Wat willen wij bereiken? Het doel van het vervolgonderzoek is inzicht te geven in de wijze waarop invulling is gegeven aan de adviezen uit 2018 betreffende de beveiliging en bescherming van persoonsgegevens en in de ruimte voor mogelijke verbetering.

Argumenten Sinds het van kracht worden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in mei 2018 is de aandacht voor privacy en de beveiliging van (persoons)informatie vergroot. Veel organisaties, waaronder zeker overheden, werken met gevoelige (persoons)informatie. Voor gemeentes is dit, sinds zij nieuwe taken in het sociaal domein hebben gekregen, dagelijks aan de orde. Van overheden en van andere organisaties wordt verwacht dat zij prudent en strikt omgaan met deze informatie. Media controleren hier ook veel meer op, zodat een eventueel datalek al snel bekend wordt. Daarnaast heeft de rekenkamercommissie in 2018 een eerste onderzoek uitgevoerd. De uitkomsten daarvan waren dat de gemeente Pijnacker-Nootdorp diverse ambities op het gebied van privacy en informatieveiligheid had. Na twee jaar vond de rekenkamercommissie het een goed moment om inzicht te krijgen in de wijze waarop invulling is gegeven aan de ambities. Kanttekeningen N.v.t. Beleidskaders a. Binnen welk programma past het voorgestelde besluit? Programma 9. Bestuur en dienstverlening b. Welke beleidskaders zijn van belang? Verordening rekenkamercommissie Pijnacker-Nootdorp 2018 c. Duurzaamheid N.v.t. Wat gaan wij daarvoor doen? De gemeente raad besluit welke aanbevelingen er worden overgenomen en hoe daar opvolging aan moet worden gegeven.

Na besluitvorming in de raad zijn de – al dan niet geamendeerde – aanbevelingen van de rekenkamercommissie raadsbesluiten. Het is dan aan de raad en het college om vervolg te geven aan de uitvoering van deze besluiten. De rekenkamercommissie blijft de ontwikkelingen volgen en neemt deze mee in het jaarverslag.

pagina

2/3

Wat gaat het kosten? Aan de uitvoering van het besluit zijn geen kosten verbonden. De implementatie van de aanbevelingen kan wel geld kosten. “In contact! Samen doen” N.v.t. Vervolg a. Planning en evaluatie Voor de uitvoering van dit voorstel is geen planning noodzakelijk. Middels het jaarverslag zal de rekenkamercommissie waken over de uitvoering van de aanbevelingen. b. Communicatie Op dit moment niet van toepassing. Bij het in de praktijk brengen van de aanbevelingen is wel communicatie vereist.

De rekenkamercommissie van de gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp,

drs. J.P. van der Haas ambtelijk secretaris

pagina

3/3

mw. S.E. Bueving voorzitter