Raadsvoorstel Rekenkameronderzoek Wet open overheid

Aanbiedingsnota raad

beeldvorming op oordeelvorming op besluitvorming op zaaknummer

1404156

berichtnummer

1302994

voorstel over portefeuillehouder behandeld op

afdeling behandeld door

Rekenkameronderzoek Wet open overheid Rekenkamer 25 september en 8 november 2023

Griffie J.P. van der Haas

besluit

Ja

bijlagen

Onderzoeksrapport ‘Hoe open is de gemeente Pijnacker-Nootdorp?’

Gevraagde beslissing Wij stellen u voor de conclusies en aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek te onderschrijven en de volgende opdrachten aan het college vast te stellen: 1. Organiseer een gesprek tussen gemeenteraad en college over de ambities op het gebied van openbaarheid; 2. Start met het actief openbaar maken van informatiecategorieën die relatief gemakkelijk te ontsluiten zijn en die maatschappelijke meerwaarde hebben; 3. Borg de implementatie van de Woo ambtelijk, bijvoorbeeld door het aanstellen van een nieuwe projectleider Woo en een nieuwe start van het Woo-projectteam; 4. Stuur nadrukkelijk op doorlooptijden van de Woo-verzoeken; 5. Bouw verder aan een cultuurverandering richting ‘open, tenzij’; 6. Monitor de openbaarheid en deel de informatie periodiek, ten minste eenmaal per jaar, met de raad; 7. Informeer de gemeenteraad uiterlijk in april 2024 voor het eerst over de voortgang van de implementatie van het onder 1 tot en met 6 beschrevene. Inleiding Op 1 juli 2022 is de Wet open overheid (Woo) gedeeltelijk ingegaan, ter vervanging van de Wet openbaarheid bestuur. Hoewel nog niet alle onderdelen van de Woo daadwerkelijk in werking zijn, heeft de rekenkamer eind 2022 besloten een onderzoek te doen naar hoe de invoering in Pijnacker-Nootdorp ervoor staat.

De laatste onderdelen van de wet kunnen immers op relatief korte termijn alsnog geëffectueerd worden en daarom is een goede voorbereiding voor de gemeente belangrijk. Het daadwerkelijke onderzoek is eind april van start gegaan en voorspoedig verlopen. Normaliter vindt tijdens een onderzoek een gesprek met (een afvaardiging van) de gemeenteraad plaats. Vanwege het beperkte aantal aanmeldingen is gekozen het gesprek te annuleren en via een vragenlijst contact op te nemen. Dit heeft een flinke respons opgeleverd. Vanwege het hoge werktempo is eind juni het conceptrapport opgeleverd. Gedurende de zomervakantie heeft het ambtelijk wederhoor plaatsgevonden, waarmee er gelegenheid was eventuele feitelijke aanpassingen voor te stellen op basis van nieuwe of aanvullende bronnen. Vervolgens kreeg het college in september de gelegenheid politiek-bestuurlijk te reageren op de

pagina

1/3

conclusies en aanbevelingen. Met enige vertraging is deze reactie halverwege oktober ontvangen. De rekenkamer heeft kennis genomen van de reactie en is benieuwd naar het gesprek met de raad. De volledige collegereactie is achteraan in het rapport te vinden. Wat willen wij bereiken? De rekenkamer wil met haar onderzoek de positie van de gemeenteraad in het dossier van de Wet open overheid versterken. Daarnaast draagt de rekenkamer graag bij aan de verbetering van het gemeentelijk beleid, in dit geval de invoering van de Wet open overheid. Argumenten Algemeen De gemeente streeft naar openbaarheid en transparantie en investeert veel in burgerparticipatie. Ook heerst er binnen het college het gevoel dat bij twijfelgevallen gekozen moet worden voor openbaarheid. Echter leeft de Woo nog niet voldoende binnen de gemeente. Medewerkers weten nog onvoldoende welke invloed de Woo heeft op hun dagelijkse werkzaamheden en wat er van hen wordt verwacht. Ook is de urgentie van de implementatie van de Woo is iets afgezakt sinds de inwerkingtreding van de wet op 1 mei 2022. Er is geen nieuwe projectleider aangewezen sinds het vertrek van de vorige en er zijn ook een aantal belangrijke projectleden vertrokken. Passieve openbaarmaking Passieve openbaarmaking loopt bij de gemeente redelijk goed. Zo worden ongeveer 73% van de verzoeken tijdig afgehandeld.

De gemeente is bezig om dit proces te verbeteren. De vindbaarheid van informatie en volledigheid van de Woo-verzoeken blijven aandachtspunten voor de gemeente. Actieve openbaarmaking Wat betreft actieve openbaarmaking heeft de gemeente gekozen voor een beperkte ambitie: informatie wordt – uitzonderingen daargelaten – alleen actief openbaar gemaakt indien er een verplichting bestaat. Er worden nog weinig voorbereidingen getroffen voor de andere in de Woo genoemde categorieën, mede vanwege een tekort aan capaciteit en een gebrek aan urgentiegevoel. Binnen de gemeente wordt er geen monitoring uitgevoerd met betrekking tot de informatie die openbaar moet worden gemaakt, waardoor de gemeente dit niet inzichtelijk heeft voor haar medewerkers en burgers. Informatiehuishouding Op dit moment is de informatiehuishouding redelijk op orde. Alle formele informatie is inzichtelijk en wordt opgeslagen in een zaaksysteem. De gemeente heeft een overzicht van alle processen en er wordt gewerkt aan een verbeterslag om ook informatie inzichtelijk te krijgen die is opgeslagen in vakapplicaties. Net als andere overheidsorganisaties heeft de gemeente Pijnacker-Nootdorp ook uitdagingen wat betreft de volledigheid van informatie, bijvoorbeeld als het gaat om netwerkschijven.

Met de invoering van plaats- en tijdonafhankelijk werken maakt de gemeente gebruik van Office 365applicaties, zoals Teams en SharePoint. Een aandachtspunt blijft het maken van afspraken over het opslaan van informatie. Dat geldt ook voor de opslag van relevante e-mail- en WhatsApp-berichten. De gemeente is actief bezig met verbetertrajecten voor de komende jaren. Ambitieniveau raad en college In het algemeen hecht zowel het college als de raad veel waarde aan transparantie en openheid. Beide ervaren de gemeente Pijnacker-Nootdorp als relatief transparant en open. De raad heeft tot dusver geen rol gespeeld bij de implementatie van de Woo. Zo zijn er geen gesprekken geweest tussen raad en college over de Woo en is de raad ook niet betrokken geweest bij het bepalen van het ambitieniveau. Uit het onderzoek komt naar voren dat de raad wél een kaderstellende rol ziet voor zichzelf in het implementatietraject. Uit de antwoorden van de enquête onder (buiten)raadsleden is ook te zien dat er een aantal raadsleden eigenlijk op maximale transparantie en openheid zou willen inzetten; dit komt niet overeen met het gekozen ambitieniveau.

pagina

2/3

Kanttekeningen Enkele onderdelen van de Woo zijn nog niet in werking getreden. In het onderzoek wordt hier ook rekening mee gehouden. Tegelijk is wel onderzocht of de gemeente er klaar voor is in het geval deze onderdelen op (korte) termijn alsnog ingaan. Beleidskaders a. Binnen welk programma past het voorgestelde besluit? Programma 9. Bestuur en dienstverlening b. Welke beleidskaders zijn van belang? Verordening Rekenkamer Pijnacker-Nootdorp 2023 Gemeentewet Wet open overheid Wat gaan wij daarvoor doen? Aanbevelingen wordt raadsbesluiten na vaststelling door de raad. Wat gaat het kosten? Aan de implementatie van de aanbevelingen kunnen kosten verbonden zijn. Er is echter budget voor de implementatie van de Woo, zodat de aanbevelingen uit reguliere middelen kunnen worden bekostigd. “In contact! Samen doen” Tijdens dit onderzoek is niet met externen gesproken. Vervolg a. Planning Hoewel het college volgens de Gemeentewet verplicht is ten minste jaarlijks te rapporteren over de aanbevelingen van rekenkameronderzoeken, stelt de rekenkamer voor het college de opdracht te geven om uiterlijk in april 2024 te rapporteren over de stand van zaken van de implementatie van de aanbevelingen. Dit is in het raadsbesluit opgenomen. De vastgestelde aanbevelingen komen op de MATIS-lijst die de raad maandelijks vaststelt.

De rekenkamer volgt de implementatie van de aanbevelingen en bericht de raad over de voortgang indien zij daar aanleiding toe ziet. b. Evaluatie Het onderzoek wordt door de rekenkamer geëvalueerd. Opmerkingen en tips over het verloop van het onderzoek kunnen via de secretaris en de leden van de rekenkamer worden gedeeld, maar ook in een nog te houden klankbordgesprek worden ingebracht. c. Communicatie De rekenkamer communiceert middels een persbericht over de bevindingen uit het onderzoeksrapport.

De Rekenkamer van Pijnacker-Nootdorp, $handtekening2$

J.P. van der Haas $naam$ secretaris

pagina

3/3

F.P. van der Lindennaam2$ voorzitter