Raadsvoorstel Programma van eisen selectie accountant 2017

aanbiedingsnota raad

beeldvorming op oordeelvorming op besluitvorming op

15 december 2016

invullen organisatie registratienr.

16INT11113

casenr. voorstel over portefeuillehouder behandeld in

Programma van eisen aanbesteding accountantscontrole Auditcommissie 1 november 2016

Auditcommissie

afdeling behandeld door

Griffie E.Y. Abma-Mom

besluit

ja

bijlagen

1

Pagina 1 van 3

aanbiedingsnota raad Gevraagde beslissing Wij stellen u voor vast te stellen het programma van eisen, de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging voor de aanbesteding van de accountantscontrole vanaf het boekjaar 2017. Inleiding In 2011 is bij de aanbesteding voor een nieuwe accountant gekozen voor een periode van vier jaar met mogelijke verlenging van twee jaar. Op 26 november 2015 heeft de gemeenteraad besloten de samenwerking met de accountant met twee boekjaren te verlengen tot 1 januari 2018. Voor de accountantscontrole vanaf het boekjaar 2017 dient er via een Europese aanbestedingsprocedure een accountant te worden geselecteerd. Deze aanbesteding betreft een (Europese) openbare procedure conform de Aanbestedingswet 2012. Op basis hiervan en conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente is ervoor gekozen een Europese openbare procedure op te starten. De Auditcommissie doet, ten behoeve van de selectie van de accountant een voorstel aan de raad voor het vaststellen van het programma van eisen, de selectiecriteria en de weging daarvan. Wat willen wij bereiken? De raad dient voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen en wensen en de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging voor de aanbesteding van de accountantscontrole vast te stellen.

Argumenten Programma van eisen Een Europese aanbesteding moet voldoen aan eisen van transparantie en non-discriminatie. Dat betekent dat vooraf, in een beschrijvend document, duidelijk moet worden aangegeven welke eisen de gemeente aan een accountantsbureau stelt en welke taken er door het accountantsbureau moeten worden uitgevoerd. De inschrijver dient aan alle gestelde eisen uit het programma van eisen te voldoen om in aanmerking te komen voor gunning van de opdracht. De inschrijvingen die voldoen aan de gestelde inschrijvingsvoorwaarden, uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen, worden inhoudelijk beoordeeld op basis van het programma van eisen. Ten aanzien van kwaliteit zijn in het programma van eisen een aantal aandachtspunten opgenomen: waarborgen ten aanzien van de kwaliteit van het product en de snelheid van levering, goede communicatie, zichtbare aanwezigheid, ervaring, inlevingsvermogen en gevoel voor verhoudingen binnen politiek-bestuurlijke organisaties. Gunningscriteria Als gunningscriterium geldt de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding, waarbij de inschrijvingen worden beoordeeld op basis van een aantal sub-gunningscriteria prijs en kwaliteit. De inschrijvingen worden beoordeeld door een beoordelingsteam bestaande uit de concerncontroller, afdelingsmanager financiën en leden van de auditcommissie.

Het team wordt bijgestaan door een inkoopcoördinator en een aanbestedingsjurist. Iedere beoordelaar geeft eerst individueel een oordeel. Daarna worden de uitkomsten van de individuele beoordelaars met elkaar vergeleken om als beoordelingsteam te komen tot een gezamenlijk oordeel. Kanttekeningen n.v.t. Beleidskaders a. Binnen welk programma past het voorgestelde besluit? Programma 9. Bestuur en bedrijfsvoering b. Welke beleidskaders zijn van belang? Gemeentewet, art. 213 Controleverordening gemeente Pijnacker-Nootdorp 2004, artikel 2 lid 3 en lid 4 Reglement van orde van de raad Pijnacker-Nootdorp 2016, artikel 4 lid 9

Pagina 2 van 3

aanbiedingsnota raad

c. Duurzaamheid Is onderdeel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Wat gaan wij daarvoor doen? Na vaststelling van het programma van eisen en wensen en de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging de Europese aanbestedingsprocedure voor de accountantscontrole voortzetten. Wat gaat het kosten? Aan het aanbestedingsproject zijn geen kosten verbonden. Voor de jaarlijkse accountscontrole is budget gereserveerd. Als de gunning aan de orde is worden de financiën voor de jaarlijkse accountscontrole meegenomen. “In contact! Samen doen” n.v.t. Vervolg a. Planning Voor de uitvoering van dit voorstel geldt de volgende planning: Een Europese aanbesteding kent doorgaans een doorlooptijd van ca. 3,5 tot 4 maanden vanaf het moment dat de opdracht wordt gepubliceerd. Bij een opdracht voor de controle van de jaarrekeningen over 2017 e.v. is het wenselijk de gehele procedure in het voorjaar (april/mei) van 2017 af te ronden met de benoeming van de accountant door de raad. b. Evaluatie Na benoeming van de accountant zal het proces van aanbesteden worden geëvalueerd door de Auditcommissie. c. Communicatie Aan het eind van het aanbestedingstraject doet de Auditcommissie aanbevelingen aan de raad over de selectie en benoeming van de accountant en benoemt de raad de accountant, naar verwachting in april/mei 2017.

De Auditcommissie Pijnacker-Nootdorp,

de griffier,

de voorzitter,

mw. E.Y. Abma-Mom

dhr. F. J.M. van Kuppeveld

Pagina 3 van 3