Raadsvoorstel - 1e aanpassing Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Pijnacker-Nootdorp 2023

voorstel raad

zaaknumme r berichtnum mer

1577529

voorstel over portefeuille houder behandeld op

1e wijziging Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Pijnacker-Nootdorp

domein behandeld door

GRIFFIE P.G. Struik

besluit bijlagen

1430963

Presidium 6 mei 2025

Ja Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Pijnacker-Nootdorp 2023

Gevraagde beslissing Wij stellen u voor de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Pijnacker-Nootdorp 2023 met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2025, als volgt te wijzigen: Artikel 7, tweede lid, wordt vervangen door een nieuw artikel 7, tweede lid dat als volgt komt te luiden: 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; b. bestuurlijke boetes en elke vorm van aan derde partijen of personen uit te betalen schadeloosstellingen; c. betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst; d. giften, voorschotten, beleggingen en leningen; e. uitgaven die dienen te worden betaald uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de geldende Verordening rechtspositie raads- en commissieleden toekomen; f. uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van de fractie verrichten; g. uitgaven ten behoeve van bedrijven of instellingen waarover raadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben; h.

buitenlandse reizen; i. verkiezing of herverkiezing van raadsleden; j. kosten voor kantoorruimte. Artikel 8, het eerste en tweede lid, worden vervangen door een nieuw artikel 8, eerste en tweede lid die als volgt komen te luiden: 1. Uitgaven ten laste van de bijdrage voor fractieondersteuning worden door de fractie met een factuur ingediend bij de griffier, tot het maximum van de jaarlijkse bijdrage van de fractie en met inachtneming van de in deze verordening vastgelegde regels. De declaratie wordt uiterlijk op 31 december van het kalenderjaar ingediend bij de griffier. Declaraties die na 31 december ingediend worden komen ten laste van het fractiebudget van het nieuwe jaar. 2. In afwijking van het bepaalde in het eerste lid dient in een jaar waarin gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden de declaratie uiterlijk ingediend te zijn op de laatste dag van de maand waarin verkiezingen worden gehouden. Een declaratie die betrekking heeft op de periode voor de verkiezingsdatum, wordt niet vergoed als deze na de laatste dag van de

pagina

1/5

maand van de verkiezingen wordt ingediend. Na de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling kan tot 31 december van dat kalenderjaar gedeclareerd worden. De tekst in rij 7 van de tabel in Bijlage 1 – Fractiegeldentabel, wordt vervangen door een nieuwe tekst die als volgt komt te luiden: Fractie excursie/werkbezoek/bijeenkomst/ heisessie op locatie bij voorkeur binnen de gemeente. Inleiding Bij de verantwoording van de fractieondersteuning 2024 heeft de auditcommissie geadviseerd om de verordening op een aantal punten te verduidelijken. De verantwoording is vastgesteld in de gemeenteraadsvergadering van 27 maart 2025. Een aantal fracties heeft daarnaast in het presidium aangegeven het maximumbedrag wat aan horeca uit gegeven mag worden te laag te vinden. Het presidium heeft vervolgens in haar vergadering van 31 maart 2025 besloten de verordening te actualiseren. De voorgestelde wijzigingen staan in de onderstaande was/wordt tabel. Was/wordt tabel Was Wordt Artikel 7 lid 2 Artikel 7 lid 2 De bijdrage mag niet gebruikt worden ter De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: bekostiging van: a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; bepalingen en overige regelingen; b. bestuurlijke boetes en elke vorm van aan b.

bestuurlijke boetes en elke vorm van aan derde partijen of personen uit te betalen derde partijen of personen uit te betalen schadeloosstellingen; schadeloosstellingen; c. betalingen, inclusief die ter voldoening van c. betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst; reële declaratie of arbeidsovereenkomst; d. giften, voorschotten, beleggingen en d. giften, voorschotten, beleggingen en leningen; leningen; e. uitgaven die dienen te worden betaald uit e. uitgaven die dienen te worden betaald uit vergoedingen die de leden ingevolge het vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit decentrale politieke rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de geldende Verordening ambtsdragers en de geldende Verordening rechtspositie raads- en commissieleden rechtspositie raads- en commissieleden toekomen; toekomen; f. uitgaven aan raadsleden voor f.

uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij als werkzaamheden die zij als

pagina

2/5

Was/wordt tabel Wordt beleidsmedewerker of anderszins in beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van de fractie verrichten; opdracht van de fractie verrichten; g. uitgaven ten behoeve van bedrijven of g. uitgaven ten behoeve van bedrijven of instellingen waarover raadsleden middellijk instellingen waarover raadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben; of onmiddellijk zeggenschap hebben; h. buitenlandse reizen; h. buitenlandse reizen; i. verkiezing of herverkiezing van raadsleden; i. verkiezing of herverkiezing van raadsleden; j. kosten voor kantoorruimte; j. kosten voor kantoorruimte. k. kosten voor horeca hoger dan de som van 75 euro per raadslid of fractielid van buiten de raad per kalenderjaar. Artikel 8 lid 1 Artikel 8 lid 1 Uitgaven ten laste van de bijdrage voor Uitgaven ten laste van de bijdrage voor fractieondersteuning declareert de fractieondersteuning worden door de fractie met fractievoorzitter, tot het maximum van de een factuur ingediend bij de griffier, tot het jaarlijkse bijdrage van de fractie en met maximum van de jaarlijkse bijdrage van de fractie inachtneming van de in deze verordening en met inachtneming van de in deze verordening vastgelegde regels, bij de griffier met een vastgelegde regels. De declaratie wordt uiterlijk factuur.

De declaratie vindt uiterlijk op 31 op 31 december van het kalenderjaar ingediend december van het kalenderjaar plaats. bij de griffier. Declaraties die na 31 december ingediend worden komen ten laste van het fractiebudget van het nieuwe jaar. Artikel 8 lid 2 Artikel 8 lid 2 In afwijking van het bepaalde in het eerste lid In afwijking van het bepaalde in het eerste lid dient in een jaar waarin dient in een jaar waarin gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden de gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden de declaratie uiterlijk op de verkiezingsdatum declaratie uiterlijk ingediend te zijn op de laatste ingediend te zijn. Na de eerste vergadering van dag van de maand waarin verkiezingen worden de raad in nieuwe samenstelling kan tot 31 gehouden. Een declaratie die betrekking heeft op december van dat kalenderjaar gedeclareerd de periode voor de verkiezingsdatum, wordt niet worden. vergoed als deze na de laatste dag van de maand van de verkiezingen wordt ingediend. Na de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling kan tot 31 december van dat kalenderjaar gedeclareerd worden. Bijlage 1 fractiegeldentabel rij 7 Bijlage 1 fractiegeldentabel rij 7 Fractie excursie/werkbezoek/bijeenkomst/ Fractie excursie/werkbezoek/bijeenkomst/ heisessie op locatie bij voorkeur binnen de heisessie op locatie bij voorkeur binnen de gemeente: gemeente. Was

Het maximaal te declareren bedrag per kalenderjaar wordt bepaald door het aantal benoemde (buiten)raadsleden (€ 125,00 p.p.) plus € 75,00 per (buiten)raadslid voor horeca (art. 7 lid j verordening) Wat willen wij bereiken? Het actualiseren van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2023, zodat de verordening eenduidig is en aansluit bij de praktijk in de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Argumenten Artikel 7 tweede lid en bijlage 1 Fractiegeldentabel

pagina

3/5

De beperkingen aan uitgaven voor horeca en ‘fractie excursie/werkbezoek/bijeenkomst/heisessie op locatie’ zijn uit dit artikel en uit de bijlage geschrapt. Het schrappen voorkomt ook verdere onduidelijkheid over de uitleg van de regels en scheelt administratieve lasten. Dit komt ook tegemoet aan de wens van verschillende fracties om meer ruimte te hebben voor uitgaven aan horeca en fractiebijeenkomsten. Bovendien is het bij andere gemeenteraden niet gebruikelijk om de uitgaven aan horeca vanuit de fractieondersteuning te limiteren. Uit een zoekopdracht naar verordeningen over ambtelijke bijstand blijkt namelijk dat er vrijwel geen gemeenten zijn die beperkingen in uitgaven aan horeca hebben opgenomen in hun verordening ambtelijke bijstand. 1 Artikel 8 eerste lid Declaraties worden in de praktijk niet enkel door de fractievoorzitter ingediend, maar ook door andere leden van de fractie. De tekst in de verordening is hierop aangepast. In de tekst is verduidelijkt dat declaraties ook na 31 december ingediend kunnen worden. Op die manier wordt voorkomen dat het niet meer mogelijk is om kosten te declareren. Declaratie na 31 december kan bijvoorbeeld het geval zijn in overmachtssituaties zoals een factuur die pas laat beschikbaar is. In de tekst is ook geldt dat de declaratie ten laste komt van het budget van het nieuwe jaar.

Artikel 8 tweede lid In artikel 8 tweede lid is verduidelijkt tot wanneer fracties declaraties in kunnen dienen in een verkiezingsjaar. Het artikel is in overeenstemming gebracht met artikel 6 derde lid waar staat dat de bijdrage in een verkiezingsjaar geldt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. Kanttekeningen Niet van toepassing. Beleidskaders a. Binnen welk programma past het voorgestelde besluit? Programma 9. Bestuur en dienstverlening b. Welke beleidskaders zijn van belang? Gemeentewet, artikel 33. c. Duurzaamheid Niet van toepassing. Wat gaan wij daarvoor doen? Na inwerkingtreding van de verordening gaan griffie, gemeenteraad en andere betrokkenen volgens de nieuwe regels werken. Wat gaat het kosten? De aanpassing van de verordening heeft geen budgettaire gevolgen. De hoogte van de bedragen aan fractieondersteuning wordt niet gewijzigd. “In contact! Samen doen” N.v.t. 1

Er zijn twee gemeenten met regels over horeca-besteding in hun verordening ambtelijke bijstand. In de gemeente Kaag en Braassem zijn alle uitgaven ten behoeve van consumpties in de horeca niet toegestaan. In de gemeente Westland moeten de uitgaven aan horeca “relatief gering” zijn. Bron: Lokale regelgeving overheid.nl, geraadpleegd op 2 april 2025, via: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/ZoekResultaat? titel=fractieondersteuning&tekst=horeca&datumrange=op&datumop=02-04-2025&date-input--2=0204-2025&gemeenten=alle&indeling=verordening+overig

pagina

4/5

Vervolg Indien de gemeenteraad akkoord gaat met het voorstel, gaat de nieuwe verordening in met terugwerkende kracht per 1 januari 2025 in. Dit betekent dat de fractieondersteuning voor 2025 onder de nieuwe regels valt. a. Planning Voor de uitvoering van dit voorstel is geen planning noodzakelijk. b. Evaluatie De uitvoering van dit voorstel wordt niet geëvalueerd. c. Communicatie Na vaststelling door de gemeenteraad wordt de verordening gepubliceerd in het Gemeenteblad. Samenvatting in begrijpelijke taal Fracties in de gemeenteraad hebben volgens de wet recht op een vergoeding. De gemeente heeft de regels over deze vergoeding vastgelegd in en verordening. Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld om een aantal regels aan te passen. De eerste aanpassing is dat het maximumbedrag voor uitgaven aan horeca verdwijnt. De tweede aanpassing is alle fractieleden nu declaraties mogen indienen. Eerst mocht alleen de fractievoorzitter dit doen. De derde aanpassing is dat nu duidelijk is opgeschreven tot wanneer declaraties ingediend mogen worden. presidium van de gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp, $handtekening$ $handtekening2$ $naam$ $naam$ $naam2$naam2$ griffier $plv$ voorzitter $plv2$

pagina

5/5