Presentatie organisatievisie

Organisatieontwikkeling Raadsbijeenkomst 8 oktober 2024

Agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Opening en welkom: Peter Hennevanger Toelichting aanleiding organisatieontwikkeltraject en proces: Annelies Kroeskamp Presentatie inzichten rapport “Bouwen langs lange lijnen” Haagse Beek. Beantwoording vragen: Menno Spaan. Toelichting op organisatievisie en de ontwikkelopgave: Annelies Kroeskamp Verdieping inzicht vanuit HR: Alex Verdel (teamleider P&O) Beantwoorden vragen – gesprek Vervolgproces Sluiting

Aanleiding traject Maatschappelijke ontwikkelingen brengen de organisatie op een kantelpunt: • Sterke groei na fusie in 2002 (schaalsprong van de gemeente). • Ontwikkelingen in de samenleving (digitalisering, decentralisatie, individualisering, meer (ad hoc)taken – minder geld). • Complexe samenwerking in regionale samenwerkingsverbanden en/of netwerken. • Verharding van de samenleving (mondige burgers), afnemend vertrouwen in de overheid. • Ambtelijke organisatie niet meegegroeid met de schaalsprong van de gemeente. • Krapte op de arbeidsmarkt – spanning op capaciteit versus opgaven: daling klantwaardering, niet halen van investeringsplanning/raadsplanner. • Zeer loyale en betrokken medewerkers (authentieke eigenschap)

Start agendering ontwikkelopgave - Aanpak Herkenning en erkenning door management van ontwikkelopgave Twee sporen: • Leiderschapsontwikkeling leiding + in beeld brengen ontwikkelopgave (samen met medewerkers, via gesprekstafels) •

Ontwikkelen nieuwe organisatievisie en herbezien organisatiestructuur (blik van “buiten naar binnen”, inzet Haagse Beek).

Twee fasen: Fase 1 bepalen opgave en opstellen visie (zomer 2024) Fase 2 ontwikkellijnen via meerjarig programma tot en met 2028.

Presentatie Haagse Beek door Menno Spaan Beantwoording vragen over het rapport

Korte koffiepauze

Visie - Kernwaarden Missie De gemeente Pijnacker-Nootdorp werkt met betrokken en bevlogen medewerkers aan de leefbaarheid, welzijn en welvaart van de samenleving. Door een betrouwbare partner te zijn die samenwerkt met inwoners, ondernemers, lokale en regionale partners voegen wij waarde toe. Samen maken we van Pijnacker-Nootdorp een gemeente waar het fijn is om te wonen, werken en recreëren.

Visie - Kernwaarden Visie We zijn een toegewijde organisatie die lef heeft en vol trots en met plezier goed werk levert. We zijn benaderbaar, luisteren actief, en nemen verantwoordelijkheid.

Visie - Kernwaarden Kernwaarden 1. 2. 3. 4.

Betrouwbaar Klantgericht Transparant Omgevingsbewust

Besturingsfilosofie

Doel visiedocument en structuuraanpassing 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Heldere visie Overzichtelijke organisatiestructuur Professionaliseren: ontwikkeling teams en individuele medewerkers Efficiënter en effectiever werken: HRM, arbeidsmarkt, systemen Versterken dienstverlening en klantgerichtheid Visie op huisvesting in relatie tot organisatieontwikkeling Lange termijn strategie

Oude organisatiestructuur

Nieuwe organisatiestructuur

Proces OR adviestraject • Deelname gesprekstafels en sessies Haagse Beek • Betrokken in processtappen en keuzerichting • Adviesaanvraag na voorgenomen besluit college • Adviesbrief: positief op visie en koers

Thema’s voor ontwikkelopgave 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Dienstverlening inwoners en ondernemers Bestuurlijk-ambtelijk samenspel Samenwerken en samen leren Wendbaar, flexibiliteit en innovatie Leiderschap Interne organisatie (bedrijfsvoering op orde)

Vervolgstappen ontwikkeltraject tot 2028 • Omzetting structuur van oud naar nieuw (1 jan 2025) • Basis op orde brengen en verdiepende analyse van de organisatie. • Meerjarig programmaplan om de ontwikkeling van de organisatie aan te sturen. Op basis van de zes thema’s.

Verdieping inzicht vanuit HR

Bezetting vergeleken naar gemeente grootte bron A&O-fonds : Bezetting in fte per 1.000 inwoners

G4 > 100K 50K - 100K 20K - 50K < 20K alle gem. GPN

2023

2022

18,6 8,8 8,5 7,3 7,4 9,6 7,0

17,7 8,4 8,2 6,8 6,8 9,1 6,6

Al 8 jaar (vanaf 2016) is de bezetting binnen GPN het laagst t.o.v. alle gemeente klasse

Zomaar wat statistieken

Staat van de Organisatie | Workforce quick-scan indicatoren

18,6%

27,5%

51,9%

-18,0%

externe

leegloop

< 5 jr in dienst

A&O norm

1 op de 5

1 op de 4

1 op 2

2,7 jr.

401K

370K

108

gem. in dienst

vacatures in NL

werkelozen

vacature druk

Arb markt cijfers

MTO cijfers

Klant tevredenheid

32%

148

5,8

wil doorstromen

werknemers

waardering

1 op de 3

Opbouw schema verborgen werkdruk elementen voor dashboard totale onderbezetting

47,2% Onderbezetting / Verborgen werkdruk

Onderbezetting van het totale ambtelijke apparaat

-27,7%

o.b.v. een correctie van 70%

-12,8%

-12,6%

directe onderbezetting

indirecte onderbezetting

-2,3%

o.b.v. een correctie van 70%

beïnvloedbare onderbezetting

-19,5% additionele capaciteit

verzuim

vacatures

newbees

inhuur

disperformers

pensionados

fte / inwoner

groei GPN

-5,8%

-7,0%

-17,0%

-25,0%

-5,0%

-2,5%

-18,0%

-1,5%

n=570

n=464

18,6%

81,4%

externe

eigen medewerkers

1 op 5

4 op 5

18,6%

81,4%

externe

51,5%

48,5%

< 5 jaar in dienst

collectieve geheugen

1 op 2

1 op 2

81,4%

18,6%

n=464

externe

31,5%

20,0%

42,5%

6,0%

< 2 jr in dienst

2 - 5 jr in dienst

collectieve geheugen

pensioen

1 op 3

81,4%

18,6%

n=570

18,6%

25,6%

16,3%

35,8%

3,7%

externe

< 2 jr in dienst

2 - 5 jr in dienst

collectieve geheugen

pensioen

1 op 5

1 op 4

1 op 3

Context

uitstroom

Thema’s BV NL

MTO 2024 32% heeft een mobiliteitswens

Vergrijzende arbeidsmarkt

Toenemende arbeidsmarkt mobiliteit

War for capacity

18,6%

n=570 n=507

uitstroom

-5,1%

-11,3%

2 - 5 jr in dienst

collectieve geheugen

81,4%

18,6%

26,5%

15,8%

35,4%

3,7%

externe

< 2 jr in dienst

2 - 5 jr in dienst

collectieve geheugen

pensioen

1 op 5

1 op 4

Duur van een dienstverband Was gemiddeld 5 jaar Sinds 2023 onder 2,7 jaar

aanname : geen uitstroom

26,5% < 2 jr in dienst

1 op 3

geen uitstroom

3,7% pensioen

Organisatieontwikkeling - capaciteit Korte termijn 2025-2028 • Herstelplan urgente functies en mogelijk maken opstart organisatieontwikkeling (doel: stabiliseren teams en basis op orde brengen)

• Verlichting werkdruk • Voorstel voor bekostiging volgt bij Najaarsnota

Organisatieontwikkeling - capaciteit Lange termijn • Gesprek met college en raad over opgaven en verantwoorde groei formatie ambtelijke organisatie. • Voorstel volgt in 2025, Kadernota 2026

Vragen & gesprek