Presentatie Haagse Beek

Werkwijze Onderzoek naar toekomstbestendigheid van de gemeentelijke organisatie. 1.

2. 3.

Inventariseren van sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen: 43 gesprekken (34 intern, 9 extern), documentanalyse en reflectietafel met 16 medewerkers. Drie maal overleg met stuurgroep en drie maal met projectgroep. Verdieping op besturingsstructuur, personeel en organisatie en integraal werken (20 medewerkers/leidinggevenden betrokken).

Sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen

Belangrijkste constateringen • De gemeente heeft lange tijd ‘scherp aan de wind gevaren’: met loyale medewerkers en een no nonsens mentaliteit, maar heeft zich niet ontwikkeld naar een toekomstbestendige organisatie. • Lage bezetting, hoog ziekteverzuim en verloop in combinatie met een moeilijke arbeidsmarktpositie vraagt om directe actie. • De noodzaak van integrale, lange termijn afwegingen vraagt om aanpassingen. • De organisatie op een passend niveau brengen, zal in het meest gunstige geval een aantal jaren duren.

Concrete aanbevelingen 1. Als eerste is van belang dat op korte termijn de organisatie op het niveau van de huidige formatie komt en dat acute knelpunten worden opgelost. 2. Vervolgens dient de komende jaren te worden gewerkt aan gestage uitbreiding van de formatie die duurzaam passend is. 3. Op korte termijn dient een uitvoeringsagenda te worden opgesteld om de bedrijfsvoering op orde te brengen en voor de lange termijn te versterken. 4. Kernwaarden zijn in het voortraject reeds benoemd. Van belang is ze levend te houden en te borgen in gesprekken en relevante andere stukken als bijvoorbeeld, profielen en functiebeschrijvingen. 5. Een formeel O&F-traject is nodig om de gewenste aanpassingen aan de structuur van de organisatie door te kunnen voeren. 6. Leiderschapstraject teamleiders en topmanagement. Beschrijf welk leiderschap gevraagd wordt en train daar leidinggevenden in. 7. Strategische oriëntatie op de lange termijn. Stel de opgaven voor de lange termijn vast, beschrijf de integrale opgaven die eruit voortkomen en laat samenspel raad, college en ambtelijke organisatie hierop aansluiten.

De aanbevelingen hangen met elkaar samen • Versterk de organisatie op HR t.b.v. werving en verhoog de bezetting, verbeter de bedrijfsvoering, versterk het lange termijnperspectief en de externe oriëntatie • Pas de besturingsstructuur aan en geef medewerkers zekerheid met een teamleider die nabij is en helderheid over lange termijn keuzes, zodat de authenticiteit van de organisatie met korte lijnen en autonome medewerkers benut wordt.

Formatie en bezetting Pijnacker-Nootdorp (2023): Formatie 427 fte 7,3 fte/1000 inw. Bezetting 400 fte 6,9 fte/1000 inw.

Loonsom: 41,5 miljoen (incl. inhuur)

Gem. bezetting vergelijkbare gemeenten (2023): 8,5 fte/1000 inwoners Dit zou betekenen voor PijnackerNootdorp: • Bezetting: 493 fte • Formatie: 524 fte (o.b.v. 6% (27 fte) vacatures).

•

-/- 97 fte t.o.v. berekende (verwachte) formatie.

•

Verschil formatie 2023 (427 fte) t.o.v. gemiddelde bezetting vergelijkbare gemeenten (493 fte.) = circa €6 miljoen

•

Verschil formatie 2023 (427 fte) t.o.v. berekende formatie (524 fte) = circa €9,5 miljoen

1. Op niveau komen van huidige formatie • Gemeente is groot genoeg om interessant te zijn voor nieuwe medewerkers, klein genoeg om het verschil te maken • Terugdringen van verzuim door aannemen van verzuimmedewerker. • HR-afdeling op sterkte brengen om aan vervangingsvraag te voldoen.

2. Uitbreiding formatie • Stapsgewijs formatie uitbreiden om groei te absorberen. • Nader bepalen waar behoefte is aan mensen en vinger aan de pols houden om jaarlijks effecten te evalueren. • Versterkingsoperatie op HR inrichten, naast primair proces.

3. Bedrijfsvoering op orde • Ontwikkelagenda opstellen om aan de hand van kwaliteitsmanagementmodel de organisatie, processen en bedrijfsvoering door te lichten. • Gebruik van INK-model of ISO.

4. Kernwaarden • Kernwaarden levend houden en borgen in de organisatie. • Laat kernwaarden terugkomen in gesprekken met medewerkers, functieprofielen en –beschrijvingen. • Maak doorvertaling naar gewenste competenties en gedrag van medewerkers en leidinggevenden.

5. Organisatie en formatie (O&F) • Doorvoeren van aanpassingen in de organisatiestructuur. • Richt een directieoverleg in met domeinverantwoordelijken voor organisatieonderdelen ‘Ruimte’, ‘Sociaal’, ‘Bedrijfsvoering’ en ‘Concernstaf’. • Plaats onder de gemeentesecretaris een team strategisch adviseurs, onderdeel van concernstaf. • Richt apart organisatieonderdeel in voor grote opgaven, projecten en programma’s. Laat verantwoordelijk manager aansluiten bij directieoverleg. • Stel tijdelijke verantwoordelijken (kandidaten kwartiermakers) aan. • Versterking van teamleidersfunctie, zowel formatief als qua positie in sturing.

6. Leiderschapstraject voor de leiding van de organisatie • Zowel voor teamleiders als voor directie van de organisatie. • Ten behoeve van ontwikkeling van inhoudelijke vaardigheden en voor teambuilding.

7. Strategische oriëntatie op de lange termijn • Integrale en lange termijn opgaven vaststellen. • Samenspel raad, college en ambtelijke organisatie moet hier passend op aansluiten.

www.haagsebeek.nl/nieuwsbrief