Oplegger impactanalyse en implementatieplan Woo

Oplegger impactanalyse en implementatieplan Wet open overheid Doel oplegger Het doel van deze oplegger is om de bevindingen van de impactanalyse samen te vatten en te adviseren over de haalbaarheid van de uitgewerkte implementatievarianten (ambitieniveaus) uit het implementatieplan. Bevindingen impactanalyse De impact van de actieve openbaarmakingsplicht is bepaald aan de hand van processen, systemen en medewerkers. De gemeente Pijnacker-Nootdorp voldoet reeds aan de verplichtingen van de Woo die per 1 mei 2022 zijn ingegaan: - Aanwijzen Woo-contactfunctionaris - Beschikbaar stellen digitale mogelijkheid indienen Woo-verzoek - Proces van Wob-verzoek aanpassen naar Woo-verzoek - Toevoegen openbaarheidsparagraaf in jaarlijkse begroting In totaal zijn 103 gemeentelijke processen herkend die de informatiecateogorieën van de Woo raken. Voor 80 processen is informatie opgehaald, voor 23 is dit niet gelukt en is een aanvullende inventarisatie vereist. De verwachte impact van deze aanvullende procesinventarisatie is hoog (368 uur en kosten €22.080). 21 processen voldoen reeds aan de Woo, 82 processen voldoen niet en vereisen procesaanpassingen. De verwachte impact van het uitvoeren van procesaanpassingen is ook hoog (1640 uur en kosten €98.400). Bovenbeschreven impact heeft alleen betrekking op de eenmalige uren/kosten die nodig zijn.

Naast initiële uren voor procesinventarisatie en –aanpassingen zijn er ook structureel extra uren nodig omdat het anonimiseren en publiceren onderdeel worden van de reguliere werkprocessen. Dit is niet meegenomen in bovenstaande uren aangezien dit lastig te kwantificeren is. De verwachte impact op systemen is hoog. Denk hierbij aan het ontwerpen en toepassen van sjablonen en metadata, de aanschaf en implementatie van een publicatievoorziening en anonimiseringssoftware. De totaal verwachte initiële systeemkosten zijn €50.000. De totaal verwachte structurele kosten voor het beheer en onderhoud van systemen zijn €42.900. De verwachte impact op medewerkers is hoog. Denk hierbij aan organisatie brede en specifieke bewustwordingscampagnes, opleidingen en trainingen voor informatiebeheer, Juridische Zaken en de vakteams. De totaal verwachte initiële medewerkerskosten zijn €30.750. Advies haalbaarheid implementatievarianten Het implementatieplan beschrijft de strategie en aanpak voor de implementatie van de actieve openbaarmakingsplicht van de Wet open overheid (Woo) binnen Pijnacker-Nootdorp. De aanpak is uitgewerkt voor een tweetal implementatievarianten (ambitieniveaus) en maakt inzichtelijk welke impact de keuze voor een ambitieniveau heeft in tijd, geld en middelen. Het hoogste ambitieniveau (3) is niet onderzocht aangezien de signalen sterk genoeg waren dat dit niet haalbaar is.

Bij implementatievariant 1 (ambitieniveau ‘Basis’) volgt Pijnacker-Nootdorp de (verwachte) wettelijke fasering van de Woo en implementeert de informatiecateogorieën van de Woo in vijf fasen (t/m mei 2026). Bij implementatievariant 2 (ambitieniveau ‘Medium’) loopt de gemeente Pijnacker-Nootdoorp vooruit op de wettelijke fasering van de Woo en implementeert de informatiecateogorieën van de Woo in vier fasen (t/m januari 2026). De keuze voor implementatievariant (ambitieniveau) 1 of 2 heeft dus betrekking op het tijdspad/fasering waarin de gemeente informatie openbaar maakt, niet op de vraag welke informatie en hoeveel. Bij implementatievariant 2 zijn de informatiecateogorieën ‘klachtoordelen’ en ‘beschikkingen’ naar voren gehaald in de tijd. De keuze voor deze twee informatiecategorieën is gemaakt op basis van verwachte informatiewaarde voor de inwoner. **NOOT: Voor nu is uitgegaan van bovenstaande einddata (januari en mei 2026) voor de implementatievarianten omdat dit de bekende, indicatieve planning vanuit het Rijk volgt. Het is goed denkbaar dat de daadwerkelijke implementatie voor gemeenten langer doorloopt waardoor het uitvoeren van implementatievariant 1 (zoals nu beschreven in het implementatieplan) eigenlijk al een vrij hoog ambitieniveau hanteert.

Implementatieplan Wet open overheid Kiezen voor ambitieniveau 2 betekent dat de implementatie en impact (uitgaven en capaciteit) in een nóg kortere tijdsperiode vallen. Hoewel dit financieel gezien haalbaar lijkt (totale kosten voor beide implementatievarianten zijn nagenoeg gelijk, iets hoger bij variant 2), schetst de huidige ambtelijke situatie een ander beeld: - Anonimiseringssoftware en publicatievoorziening zijn nog niet aanbesteed - Erg krappe bezetting en hoge werkdruk o Uitvoeren reguliere werkzaamheden (plus behandelen Woo-verzoeken) is al een uitdaging o Benodigde capaciteit actieve openbaarmaking komt hier bij o Afhankelijkheid krappe arbeidsmarkt voor capaciteit o Inhuren/uitbesteden is lastig (en duur) want procesaanpassing betreft lijnwerkzaamheden. Het inwerken van externen kost veel geld/tijd. - Lerende aanpak en cultuurverandering behoeft veel aandacht en tijd Een versnelde implementatie waarbij de benodigde extra capaciteit in een nóg kortere tijdsperiode valt, is gezien het bovenstaande en de huidige formatie en bezetting niet haalbaar, onrealistisch en onnodig. Implementatievariant 1 hanteert eigenlijk al een vrij hoog ambitieniveau (ervan uitgaande dat de implementatie voor gemeenten langer doorloopt dan midden 2026) waardoor variant 1 zeer uitdagend is maar tevens kansrijk op haalbaarheid.

Het Gemeentelijk Managment Team (GMT) herkent zich in de hierboven geschetste situatie en adviseert (naar aanleiding van de presentatie Woo over de implementatievarianten in het GMT van 25 september 2024) nadrukkelijke om te kiezen voor implementatievarint (ambitieniveau) 1. Tot slot geldt voor beide ambitieniveaus dat na implementatie dezelfde informatie openbaar wordt gemaakt.

2