Offerteaanvraag aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027

Offerteaanvraag ten behoeve van de Europese openbare aanbesteding voor

Accountantsdiensten 2023-2027 kenmerk 1301071 versie Dinsdag 23 augustus 2022 status definitief

Inhoudsopgave INLEIDING ......................................................................................................................................... 4 1 OPDRACHT ............................................................................................................................... 5 1.1 Doel en omschrijving .......................................................................................................................... 5 1.2 Overeenkomst .................................................................................................................................... 6 1.3 Opdrachtgever .................................................................................................................................... 6 2 PROCEDURE ............................................................................................................................. 7 2.1 Aanbesteding ...................................................................................................................................... 7 2.2 Geheimhouding .................................................................................................................................. 7 2.3 TenderNed ..........................................................................................................................................

7 2.4 Communicatie..................................................................................................................................... 7 2.5 Planning .............................................................................................................................................. 8 2.6 Nota van Inlichtingen (NvI) ................................................................................................................. 8 2.7 Indienen inschrijving........................................................................................................................... 9 2.8 Beoordelingsprocedure ...................................................................................................................... 9 2.9 Besluitvorming omtrent de gunning................................................................................................. 11 2.10 Gestanddoening ............................................................................................................................... 11 2.11 Aansprakelijkheid aanbestedende dienst ........................................................................................ 11 2.12 Social return on Investment .............................................................................................................

11 2.13 Klachten ............................................................................................................................................ 12 3 UITSLUITINGSGRONDEN EN GESCHIKTHEIDSEISEN .................................................................. 13 3.1 Uitsluitingsgronden .......................................................................................................................... 13 3.2 Geschiktheidseisen ........................................................................................................................... 13 3.3 Holding-/concernverklaring .............................................................................................................. 14 4 PROGRAMMA VAN EISEN ....................................................................................................... 15 4.1 Uitvoeringsvoorwaarden .................................................................................................................. 15 4.2 Conceptovereenkomst ..................................................................................................................... 15 4.3 Algemene Inkoopvoorwaarden ........................................................................................................ 15 5 GUNNINGSCRITERIA EN BEOORDELING ...................................................................................

16 5.1 Gunningscriterium ............................................................................................................................ 16 5.2 Subgunningscriterium kwaliteit ........................................................................................................ 16 5.3 Subgunningscriterium prijs ............................................................................................................... 20 5.4 Beoordeling....................................................................................................................................... 20

Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071

Pagina 2 van 23

Bijlagen en formulieren zijn integraal onderdelen van dit beschrijvend document. Bijlagen zijn een aanvulling ter nadere informatie bij de opdracht. Formulieren moeten ingediend worden als onderdeel van de inschrijving. Alle bijlagen en formulieren zijn separaat bijgevoegd.

Bijlagen

Formulieren

A. B. C. D. E. F.

1. 2. 3. 4. 5.

G.

Concept (Raam)Overeenkomst Programma van Eisen Social Return Bouwblokken 2022 Financiële Verordening 2021 Controleprotocol 2021 Controleverordening gemeente Pijnacker-Nootdorp 2004 Algemene Inkoopvoorwaarden 2021 voor diensten en leveringen

Uniform Europees Aanbestedingsdocument Referenties SROI-verplichting Prijzenblad Checklist

Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071

Pagina 3 van 23

Inleiding De opdrachtgever van de opdracht is de Gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp. De opdracht betreft de uitvoering van Accountantsdiensten 2023-2027. Deze aanbesteding vindt plaats op basis van de geldende Aanbestedingswet 2012 (Aw 2012). De aanbestedende dienst handelt tijdens de aanbestedingsprocedure onder het voorbehoud van goedkeuring door of namens eindverantwoordelijke, de gemeentesecretaris. De eindverantwoordelijke moet instemmen met de conceptovereenkomst tussen de aanbestedende dienst en de opdrachtnemer. Pas nadat deze instemming is verkregen en de bezwaartermijn is verlopen, kan de opdracht definitief gegund worden. Deze offerteaanvraag bevat informatie die geïnteresseerden nodig hebben om een idee te kunnen krijgen van de inhoud van de opdracht om op die manier te kunnen besluiten of zij een inschrijving in willen dienen. Daarnaast worden geïnteresseerden door middel van deze offerteaanvraag nader geïnformeerd over de procedure die de aanbestedende dienst zal volgen om tot een overeenkomst te komen met een onderneming die de uitvoering van de opdracht op zich zal nemen. Deze offerteaanvraag is bedoeld voor exclusief gebruik door geïnteresseerden voor het indienen van een inschrijving. Alle informatie in deze offerteaanvraag dient vertrouwelijk behandeld te worden. Dit document is als volgt opgebouwd: Hoofdstuk 1

informatie over de opdrachtgever en over de opdracht

Hoofdstuk 2

regels en voorschriften met betrekking tot de aanbestedingsprocedure

Hoofdstuk 3

regels en voorschriften met betrekking tot de uitsluitingsgronden en de geschiktheidseisen en de beoordeling hiervan

Hoofdstuk 4

programma van eisen

Hoofdstuk 5

gunningscriterium en de beoordeling hiervan

Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071

Pagina 4 van 23

1

Opdracht

1.1

Doel en omschrijving De gemeente Pijnacker-Nootdorp wil op objectieve wijze een keuze maken voor de diensten van een accountant die instaat voor de kwaliteit van de dienstverlening. De beoogde dienstverlening van de accountant bestaat uit de hierna genoemde onderdelen: • De certificerende functie, gericht op de interim-controle en het verstrekken van verklaringen bij de jaarrekening, rekening houdende met veranderende regelgeving; • De natuurlijke adviesfunctie, voortvloeiend uit en onlosmakelijk verbonden met de certificerende functie, waaronder het verlenen van bestuurlijke ondersteuning. Bovengenoemde taken zijn nader uitgewerkt in de hierna opgenomen toelichting en het Programma van Eisen (PvE). Tot de accountantsdiensten behoren naast de controle van de jaarrekening, op grond van artikel 197 van de Gemeentewet, ook de zogenaamde SISA-bijlagen. Meerwerk dat verband houdt met de jaarrekeningcontrole, zoals bijvoorbeeld specifieke en/of eenmalige subsidies, wordt geacht te vallen onder de reguliere accountantsdiensten. Ander meerwerk wordt eerst ter goedkeuring aan de auditcommissie voorgelegd. Daarnaast is het ook mogelijk om aan de nieuw te benoemen accountant advieswerkzaamheden op te dragen, waarvoor een aparte opdracht wordt gegeven.

In de procedure zal ook rekening moeten worden gehouden met de op stapel staande wijziging van wet en regelgeving inzake de rechtsmatigheidsverklaring. De opdrachtgever (de Raad van de gemeente Pijnacker-Nootdorp) wil een overeenkomst aangaan voor een periode van vier jaar met een optie tot verlenging van tweemaal één jaar. Toelichting De certificerende functie, het verstrekken van verklaringen, is de kern van de opdracht. In het PvE gaan we verder in op een aantal belangrijke aspecten, zoals de goedkeurings- en rapporteringstoleranties, en de verschillende rapportages die wij van de Inschrijver verwachten. In het plan van aanpak zijn we vooral geïnteresseerd op welke wijze u de accountantscontrole organiseert, de eisen die u aan uw eigen controleteam stelt en wat u van onze organisatie verwacht. We vragen u hierbij een accounting manual te verstrekken, waarbij u ook specifiek ingaat op uw controlefilosofie. Een onderscheidend onderdeel van de opdracht is de uitvoering van de natuurlijke adviesfunctie. Deze dient op eigen initiatief van de Inschrijver of op verzoek van de gemeente plaats te vinden. Onder de natuurlijke adviesfunctie verstaan we alle activiteiten ten behoeve van de gemeentelijke organisatie voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant.

Deze functie bevat adviezen in beperkte omvang, bijvoorbeeld adviezen op basis van controlebevindingen en adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van uitgebrachte (concept-)rapportages. Ook een signalerende functie met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en risico’s is hier van belang. Een afzonderlijke adviesopdracht wordt hiervoor niet gegeven. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee dat de accountant direct aanspreekbaar is. Overleg met ambtelijk management, collegeleden en (een vertegenwoordiging van) de gemeenteraad – i.c. de auditcommissie – wordt gezien als passend binnen de natuurlijke adviesfunctie. De gemeente verlangt van de accountant een proactieve en oplossingsgerichte opstelling. De bestuurlijke ondersteuning omvat de activiteiten gericht op de ondersteuning van de bestuurlijke organisatie. Het gaat om onderwerpen die vanuit bestuurlijk oogpunt aandacht behoeven. De bevindingen vinden hun weerslag in de (bestuurlijke samenvatting van de) managementletter, de rapportage over de jaarrekening en ondersteuning bij eventuele Verbijzonderde Interne Controles (VIC’s).

Daarnaast verstrekt de accountant algemene bestuurshulp in het kader van de controle door deelname van de eindverantwoordelijke accountant aan periodieke besprekingen met de auditcommissie (3 à 4 keer per jaar) en periodiek overleg met gemeentesecretaris en concerncontroller (2 à 3 keer per jaar). In het kader van de bestuurlijke ondersteuning alsmede bij de bespreking van de jaarrekening zal de

Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071

Pagina 5 van 23

eindverantwoordelijke accountant – op verzoek – als adviseur in een vergadering verschijnen. Accountant en auditcommissie evalueren jaarlijks, het jaarrekeningtraject. Eventuele afspraken legt de accountant schriftelijk vast. De intentie is te komen tot een gedegen samenwerking vanuit partnerschap, waarbij Gemeente en Opdrachtnemer voortdurend aansturen op het optimaliseren van de kwaliteit van de dienstverlening en van de bedrijfsvoering. Percelen Er zijn geen omstandigheden die aanleiding geven te kiezen voor indeling in percelen.

1.2

Overeenkomst Deze opdracht betreft een overeenkomst met één dienstverlener. De inwerkingtreding van de overeenkomst is gepland op 1 juli 2023 en heeft een looptijd tot en met 30 juni 2027, met een optie tot eenzijdige verlenging door de aanbestedende dienst van tweemaal één jaar. De overeenkomst wordt gesloten door ondertekening van de definitieve overeenkomst door partijen.

1.3

Opdrachtgever De aanbestedende dienst is de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Pijnacker-Nootdorp is een landelijke, middelgrote gemeente gelegen in een weids groengebied midden in de Randstad. Onze gemeente is in 2002 ontstaan uit een fusie van twee relatief kleine gemeenten. Als gevolg van nieuwbouw is het aantal inwoners de afgelopen 20 jaar fors toegenomen van circa 26.000 naar ruim 56.000. Pijnacker-Nootdorp is omringd door natuur en weilanden. Hoewel het midden in de Randstad ligt, is het landelijke en dorpse karakter nog voelbaar en beleefbaar. De gemeente staat verder bekend om haar uitstekende woonkwaliteiten, zoals de vriendelijke sfeer, veiligheid, een rijk verenigingsleven, goede sportaccommodaties en overige voorzieningen. Alles dichtbij huis, met de grote steden binnen handbereik. De gemeente dankt haar stevige economische positie voor een belangrijk deel aan de glastuinbouw. Daarnaast zijn er diverse bedrijventerreinen. Het ondernemersklimaat wordt gekenmerkt door innovatieve ondernemers die vooruitlopen op het gebied van energietransitie en duurzaamheid. Voor meer informatie omtrent de gemeente Pijnacker-Nootdorp verwijzen wij u naar haar website.

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente is erop gericht om te komen tot de keuze van de juiste opdrachtnemers door het zo objectief en transparant mogelijk benaderen van ondernemers en het optimaal gebruik maken van de marktwerking. Het besluit tot gunning van de opdracht wordt genomen door de gemeenteraad. De opdracht wordt vervolgens namens opdrachtgever verstrekt door de gemeentesecretaris van de aanbestedende dienst.

Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071

Pagina 6 van 23

2

Procedure

2.1

Aanbesteding De aanbestedende dienst volgt voor de aanbesteding een Europese openbare procedure. De openbare procedure houdt in dat iedere geïnteresseerde die voldoet aan de gestelde eisen, een inschrijving mag indienen en mag meedingen naar gunning van de opdracht. De inschrijvers dienen zich te realiseren dat hun aanbod eenmalig en definitief is met de inschrijving die wordt ingediend. De openbare procedure biedt géén ruimte voor het voeren van onderhandelingsgesprekken. De voertaal tijdens de aanbestedingsprocedure, tijdens contractering en tijdens de uitvoering van de opdracht is Nederlands. Alle documenten van zowel de inschrijver als de aanbestedende dienst zijn in het Nederlands gesteld, tenzij expliciet anders vermeld in deze offerteaanvraag. De aanbestedende dienst behoudt zich te allen tijde het recht voor om de aanbestedingsprocedure (tussentijds) stop te zetten of eenzijdig in te trekken. Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van eventueel gemaakte kosten en/of geleden schade. Inschrijvers ontvangen van de aanbestedende dienst ook géén tegemoetkoming in de kosten voor het opstellen en indienen van hun inschrijving.

2.2

Geheimhouding Een inschrijver zal alle informatie, die door de aanbestedende dienst wordt verstrekt, als vertrouwelijk behandelen en niet aan derden ter beschikking stellen. Indien de inschrijver een derde/onderaannemer wenst in te zetten, mag de inschrijver de benodigde informatie aan deze verstrekken, onder de voorwaarde dat deze derde(n)/onderaannemer(s) zich aan deze paragraaf houden. De aanbestedende dienst merkt ontvangen inschrijvingen als vertrouwelijk aan en handelt conform artikel 2.57 lid 1 Aw 2012.

2.3

TenderNed In deze aanbestedingsprocedure worden alle aanbestedingsdocumenten via een elektronisch medium digitaal beschikbaar gesteld. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van TenderNed.

2.4

Communicatie Alle communicatie vindt uitsluitend via TenderNed plaats. Teneinde oneerlijke concurrentie te voorkomen is het tijdens de gehele aanbestedingsprocedure uitdrukkelijk niet toegestaan om, behalve als er sprake is van een storing zoals in 2.8, op andere wijze contact op te nemen, op straffe van uitsluiting.

Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071

Pagina 7 van 23

2.5

Planning In onderstaande tabel is de planning weergegeven. Aan de planning kunnen geen rechten worden ontleend.

2.6

Planning

Datum (tijd)

Publicatie op TenderNed

29 september 2022

Indienen vragen

20 oktober 2022, 12:00 uur

Nota van inlichtingen I/beantwoorden vragen

3 november 2022

Indienen nadere vragen

10 november 2022, 12:00 uur

Nota van inlichtingen II/beantwoorden vragen

17 november 2022

Indienen inschrijvingen/sluitingsdatum

30 november 2022, 12:00 uur

Beoordeling inschrijvingen

1 december 2022 t/m 16 december 2022

Plenaire sessie beoordelingsteam

20 december 2022

Verificatiegesprek (indien nodig)

n.t.b.

Opstellen gunningsadvies aan raad

22 december 2022

Vastellen gunningsadvies

25 januari 2023

Bekendmaken voornemen tot gunning

1 februari 2023

Stand still termijn

2 februari 2023 t/m 21 februari 2023

Definitieve gunning

22 februari 2023

Nota van Inlichtingen (NvI) Twee vragenronden: Er zijn ten behoeve van deze aanbesteding twee vragenronden gepland. Omdat vragen voor de tweede ronde enkel betrekking kunnen hebben op vragen die gesteld zijn in de eerste nota van inlichtingen wordt van inschrijvers een proactieve en zorgvuldige houding verwacht.

Eerste vragenronde Vragen kunnen uiterlijk tot 20 oktober 2022, 12:00 uur, waar mogelijk met motivering/toelichting, via de vraag-en-antwoord-module van TenderNed worden ingediend. De datum waarop de aanbestedende dienst de vragen ontvangt is leidend. Te laat ingediende vragen worden niet beantwoord, tenzij de aanbestedende dienst van mening is dat de vraag zo belangrijk is dat de beantwoording hiervan noodzakelijk is voor alle inschrijvers. De geanonimiseerde vragen worden omstreeks 3 november 2022 door de aanbestedende dienst beantwoord in de nota van inlichtingen, die gepubliceerd wordt op TenderNed.

Tweede vragenronde Na de eerste nota van inlichtingen kunnen inschrijvers nadere vragen stellen over de beantwoording van de eerder gestelde vragen. Inschrijver dient hierbij specifiek aan te geven op welk vraagnummer haar vervolgvraag ziet. De nadere vragen kunnen uiterlijk 10 november 2022, 12:00 uur, waar mogelijk met motivering/toelichting, via de vraag-en-antwoord-module van TenderNed worden ingediend. De datum waarop de aanbestedende dienst de vragen ontvangt is leidend. Nieuwe of te laat ingediende vragen of vragen ingediend na verzending van de tweede nota van inlichtingen worden in principe niet beantwoord tenzij de aanbestedende dienst van mening is dat de vraag zo belangrijk is dat de beantwoording hiervan noodzakelijk is voor alle inschrijvers.

Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071

Pagina 8 van 23

De geanonimiseerde nadere vragen zullen omstreeks 17 november 2022 door de aanbestedende dienst in een tweede en laatste nota van inlichtingen worden beantwoord, welke gepubliceerd wordt op TenderNed. Inschrijver heeft de mogelijkheid middels de nota van inlichtingen vragen over en/of tekstvoorstellen voor wijziging van de conceptovereenkomst en toepasselijke voorwaarden met motivering in te dienen. Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om tekstvoorstellen al dan niet aangepast over te nemen. De aangepaste conceptovereenkomst zal als bijlage bij de nota van inlichtingen worden gevoegd. Eventuele wijzigingen en aanvullingen op deze offerteaanvraag in de nota’s van inlichtingen dient de inschrijver onvoorwaardelijk te accepteren. Deze wijzigingen en aanvullingen gaan voor in rangorde op de bepalingen in deze offerteaanvraag.

2.7

Indienen inschrijving Uiterlijk 30 november 2022, 12:00 uur moet uw inschrijving, inclusief alle vereiste bijlagen, ingediend zijn. De inschrijving verloopt via TenderNed. U moet hiertoe uw inschrijving uploaden in de daarvoor bestemde digitale kluis. Andere of andersoortige inschrijvingen zullen (dan ook) niet in behandeling worden genomen. Let op: Bij de sluitingsdatum/tijdstip voor indienen van inschrijvingen sluit de kluis. Het is daarna niet meer mogelijk stukken aan te leveren en/of te wijzigen. Wij raden u aan om al uw bestanden tijdig klaar te zetten voor het online indienen van uw inschrijving, zodat bij onvoorziene problemen bij de aanlevering de helpdesk van TenderNed u nog kan ondersteunen om alle informatie op de juiste wijze aan te leveren. Inschrijver blijft verantwoordelijk voor het tijdig en correct indienen van de inschrijving.

De inschrijving moet voldoen aan de voorschriften en voorwaarden zoals opgenomen in deze offerteaanvraag inclusief bijlagen. Inschrijver is verantwoordelijk voor het juist en tijdig indienen van de gevraagde documenten, zoals is omschreven in dit document. Ondertekening van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument geldt als ondertekening van de inschrijving. De inschrijving dient op sluitingsdatum en -tijdstip op straffe van uitsluiting van de aanbestedingsprocedure in ieder geval het volgende te bevatten:

Formele criteria inzake volledigheid en geldigheid Wat

Hoe

Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)

Formulier 1

Referentieopdrachten

Formulier 2

Uittreksel Handelsregister

Zie paragraaf 3.2.1

Uitwerking gunningscriteria

Zie hoofdstuk 5

SROI-verplichting

Formulier 3

Prijzenblad

Formulier 4

Inschrijver dient rekening te houden met hetgeen is opgenomen in de verdere paragrafen over in te dienen bewijsmiddelen en overige na te vragen documenten.

2.8

Beoordelingsprocedure Na de opening zal de aanbestedende dienst de beoordelingsprocedure aanvangen. De beoordeling van de tijdig ingediende inschrijvingen verloopt als volgt:

Stap 1 Vaststellen volledigheid en geldigheid van de inschrijvingen De inschrijving moet volledig en geldig zijn.

Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071

Pagina 9 van 23

Volledig betekent dat alle stukken die ingediend moeten worden, ook feitelijk en compleet worden overgelegd op de in deze offerteaanvraag voorgeschreven wijze. Het is uitdrukkelijk niet toegestaan vaste tekst van standaardformulieren te wijzigen. Geldig betekent dat het Uniform Europees Aanbestedingsdocument rechtsgeldig, door een uit het handelsregister blijkende bevoegd persoon, is ondertekend. De stukken dienen te zijn ondertekend met een “natte handtekening” en als digitale scan te worden ingediend. Inschrijver moet de originele hardcopy binnen twee dagen aan de aanbestedende dienst overleggen, indien de aanbestedende dienst dit verzoekt ter verificatie. Een onvolledige en/of ongeldige inschrijving zal worden uitgesloten van verdere beoordeling, tenzij de onvolledigheid en/of ongeldigheid door de aanbestedende dienst als een kennelijke omissie wordt aangemerkt. Het ontbreken van documenten in het kader van gunningscriteria wordt niet aangemerkt als een kennelijke omissie. Inschrijver dient een onvoorwaardelijke inschrijving in te dienen. Dat wil zeggen dat de inschrijving geen ‘mitsen en maren’ mag bevatten. Een inschrijving onder voorwaarden en/of voorbehouden zal terzijde worden gelegd en uitgesloten worden van verdere beoordeling. Het is uitdrukkelijk niet toegestaan vaste tekst van standaardformulieren te wijzigen.

Het vaststellen van volledigheid en geldigheid van de inschrijvingen gebeurt door de inkoopadviseur.

Stap 2 Beoordelen uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen Beoordeling van de geldige en volledige inschrijvingen gebeurt aan de hand van de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Is op een inschrijver een uitsluitingsgrond van toepassing en/of voldoet een inschrijver niet aan een geschiktheidseis, dan wordt de inschrijver uitgesloten van de aanbestedingsprocedure en de inschrijving terzijde gelegd. Dit is alleen anders indien er naar mening van de aanbestedende dienst sprake is van een situatie als bedoeld in de artikelen 2.87a en/of 2.88 Aw 2012. Het beoordelen van uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen van de inschrijvingen gebeurt door de inkoopadviseur.

Stap 3 Beoordelen voldoen aan het programma van eisen Aan alle eisen, zoals gesteld in het programma van eisen, dient te worden voldaan en dienen onvoorwaardelijk te worden geaccepteerd en dienen te zijn inbegrepen bij de aangeboden prijs, tenzij in de offerteaanvraag expliciet anders is vermeld. Het programma van eisen, eventueel aangepast door de nota(’s) van inlichtingen, is leidend en gaat boven eventuele bijlagen of toelichtingen bij inschrijving.

Stap 4 Beoordeling op het gunningscriterium Alle inschrijvingen worden beoordeeld volgens de methode zoals beschreven in hoofdstuk 5. Hetgeen aangeboden bij de kwalitatieve gunningscriteria dient bij de opgegeven prijs te zijn inbegrepen, tenzij expliciet anders vermeld in de offerteaanvraag. Voor het gehele beoordelingsproces geldt dat de inschrijvingen worden beoordeeld op basis van de ingediende inschrijvingen. Als na beoordeling blijkt dat inschrijvers een gelijk aantal punten hebben behaald, geldt dat de inschrijver die het beste heeft gescoord op het gunningscriterium ‘kwaliteit’ voor gunning in aanmerking komt. Als ook op dat onderdeel de scores gelijk zijn, zal via loting worden bepaald welke inschrijver voor gunning in aanmerking komt. Van de loting wordt een proces-verbaal opgemaakt.. Indien een inschrijving bij stappen 1 t/m 3 enkel op (ondergeschikte) onderdelen vragen oproept kan aanbestedende dienst besluiten de inschrijving verder te beoordelen en navraag enkel uit te voeren bij de inschrijver die voor gunning van de opdracht in aanmerking komt.

Als uit navraag blijkt dat de inschrijving niet voldoet, zal deze alsnog als ongeldig ter zijde worden gelegd en wordt de als tweede geëindigde inschrijver als beoogd opdrachtnemer aangemerkt Daarnaast kan aanbestedende dienst besluiten om, in het kader van verificatie, vragen te stellen aan Inschrijver en/of Inschrijver nadere bewijsmiddelen te laten overleggen.

Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071

Pagina 10 van 23

2.9

Besluitvorming omtrent de gunning Alle betrokken inschrijvers worden gelijktijdig schriftelijk en gemotiveerd geïnformeerd door de aanbestedende dienst over de uitkomst van de aanbestedingsprocedure door middel van verzending van de voorlopige gunningsbeslissing via TenderNed. Een inschrijver verliest zijn recht om op te komen tegen de mededeling van de voorlopige gunningsbeslissing wanneer de aanbestedende dienst niet binnen 20 kalenderdagen na de datum van verzending van de kennisgeving waarin de mededeling van de voorlopige gunningsbeslissing bekend is gemaakt, is gedagvaard in kort geding voor de bevoegde voorzieningenrechter van de Rechtbank 'sGravenhage door betekening binnen de genoemde termijn van een kort geding dagvaarding op het adres van de aanbestedende dienst. Deze termijn betreft derhalve een vervaltermijn. De aanbestedende dienst kan de opdracht definitief gunnen aan de inschrijver met de beste prijskwaliteitverhouding, indien binnen de termijn van 20 kalenderdagen geen procedure op de voorgeschreven wijze aanhangig is gemaakt en de eindverantwoordelijke akkoord is met definitieve gunning. Deze termijn vangt aan op de kalenderdag na verzending van de voorlopige gunningsbeslissing. Definitieve gunning kan alleen plaatsvinden aan een inschrijver die voldoet aan de gestelde eisen in de offerteaanvraag.

In het geval dat de beoogde opdrachtnemer niet (meer) aan de gestelde eisen voldoet dan wel in geval van een uitspraak van de bevoegde voorzieningenrechter, kan aanbestedende dienst een nieuw voornemen tot gunning nemen. Deze nieuwe voorlopige gunningsbeslissing zal gelijktijdig aan alle inschrijvers worden verzonden. De aanbestedende dienst kan de opdracht definitief gunnen aan de inschrijver waaraan het nieuwe voornemen tot gunning is verzonden, indien binnen de termijn van 20 kalenderdagen geen kort geding procedure op de voorgeschreven wijze aanhangig is gemaakt. Indien in de situaties als bedoeld in bovenstaande tijdig een kort geding procedure aanhangig is gemaakt, zal de aanbestedende dienst pas tot definitieve gunning overgaan na de eventuele uitspraak van de bevoegde voorzieningenrechter.

2.10 Gestanddoening De inschrijver doet zijn inschrijving gestand voor een periode van 3 maanden, gerekend vanaf de sluitingsdatum voor het indienen van de inschrijvingen. Mocht tegen deze aanbesteding een kort geding worden aangespannen, zal de gestanddoeningstermijn van de inschrijvingen automatisch worden verlengd tot veertien kalenderdagen na de uitspraak van de rechtbank. Aangewende rechtsmiddelen schorten de gestanddoeningstermijn niet op. In overige gevallen kan de aanbestedende dienst inschrijvers verzoeken de gestanddoeningstermijn te verlengen.

2.11 Aansprakelijkheid aanbestedende dienst Deze offerteaanvraag met bijbehorende documenten is met grote zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden opmerken, of menen dat het programma van eisen of de gunningscriteria onduidelijk of ongeoorloofd zijn, dan wel de wijze van beoordelen onduidelijk is, dan wel dit document geheel of ten dele strijdig zou zijn met het recht dan wel aanbestedingsbeginselen, dan dient inschrijver hierover een vraag te stellen via de nota van Inlichtingen in TenderNed.

2.12 Social return on Investment Social return on Investment is het principe dat ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor Pijnacker-Nootdorp, op maatschappelijk of sociaal vlak. De gemeente PijnackerNootdorp wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij. Dit betekent dat voor deze opdracht een SROI-verplichting bestaat van ten minste 5% van de geraamde opdrachtsom.

Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071

Pagina 11 van 23

Ter bevordering van eenduidigheid bij gezamenlijke inkoop en eenduidigheid bij werkgevers wordt binnen de arbeidsregio Haaglanden en Zuid Holland Centraal gebruik gemaakt van de bouwblokkenmethode. In de bouwblokkenmethode heeft iedere doelgroep een fictieve waarde. De bouwblokken bieden diverse mogelijkheden om social return in te vullen. De opdrachtnemer maakt op basis hiervan zelf een plan van aanpak in overleg met het Werkgeversservicepunt WSP. Het plaatsen van kandidaten heeft de voorkeur. Projecten gericht op kandidaatontwikkeling zijn ook mogelijk. Bij het opstellen van de fictieve waarden is onderscheid gemaakt in waardering tussen gemeentelijke (hoge waarde) en niet gemeentelijke (lage waarde) doelgroepen. Ook is rekening gehouden met de mate van inspanning voor de begeleiding van de doelgroep (de afstand tot de arbeidsmarkt). De verklaring SROI en uitleg over de bouwblokkenmethode zijn bijgevoegd als Formulier 3 – SROIverplichting en Bijlage C – Social Return bouwblokken 2022.

2.13 Klachten De aanbestedingsprocedure of dit document kan aanleiding geven tot het indienen van een klacht. Als u een klacht heeft over deze offertevraag of de procedure kunt u zich wenden tot gemeente PijnackerNootdorp. In eerste instantie wordt u verzocht uw vragen te stellen in de daarvoor bestemde vragenrondes zoals aangegeven in paragraaf 2.6 . Voor deze aanbesteding kan een klacht uitsluitend digitaal worden ingediend bij het Klachten Meldpunt aanbesteden (KMA). Alle voorwaarden met betrekking tot het indienen van een klacht en een korte beschrijving van de klachtenprocedure zijn te vinden op deze pagina van website van gemeente PijnackerNootdorp. Een klacht moet betrekking hebben op aspecten van deze concrete aanbesteding en kunnen niet gaan over het (algemene) Inkoop- een aanbestedingsbeleid. De afhandeling van een klacht geschiedt door personen die niet direct betrokken zijn geweest bij de aanbesteding waar de klacht betrekking op heeft.

Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071

Pagina 12 van 23

3

Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen Hoofdstuk 3 bevat de uitsluitingsgronden die niet van toepassing mogen zijn op inschrijver en geschiktheidseisen waaraan de inschrijver dient te voldoen om voor gunning in aanmerking te komen, op straffe van uitsluiting. De geschiktheidseisen bestaan uit eisen aan de financiële en economische draagkracht, technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid, en beroepsbevoegdheid.

3.1

Uitsluitingsgronden De Gemeente hanteert als verklaring dat geen van de Uitsluitingsgronden zoals bedoeld in art. 2.86 en 2.87 van de Aanbestedingswet 2012 van toepassing is op de Inschrijver. De Gemeente gebruikt hiervoor het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. Inschrijver kan voor Inschrijving op deze aanbesteding volstaan met het indienen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. De Inschrijver aan wie de Gemeente voornemens is de Opdracht te gunnen, dient onderstaande bewijsstukken binnen tien (10) kalenderdagen na verzoek van de Gemeente te overleggen. Inschrijver dienst dus rekening te houden met eventuele aanvraagtermijnen met betrekking tot de bewijsstukken. Deze bewijsstukken zijn:

3.2

•

Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA), niet ouder dan twee jaar op het moment van inschrijving.

•

Verklaring Belastingdienst, niet ouder dan zes maanden op het moment van inschrijving ten bewijze van het feit dat de Inschrijver heeft voldaan aan zijn verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies of belastingen.

Geschiktheidseisen Door ondertekening van Deel IV van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument verklaart de inschrijver dat zij voldoet aan alle hierna volgende geschiktheidseisen. Waar gevraagd wordt om bewijsmiddelen te overleggen, dient beoogd opdrachtnemer deze binnen tien werkdagen te overleggen.

3.2.1 Inschrijving handelsregister (beroepsbevoegdheid) De inschrijver dient in de inschrijving een gewaarmerkt uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel toe te voegen, niet ouder dan zes maanden op het moment van inschrijving. Uit dit uittreksel moet de tekeningsbevoegdheid blijken voor minimaal de inschrijvingssom voor deze opdracht van degene die de inschrijving heeft getekend. 3.2.2 Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering Door het ondertekenen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument verklaart inschrijver dat hij adequaat verzekerd is (beroeps- en/of wettelijke aansprakelijkheidsverzekering) voor de uitvoering van de Opdracht en dat hij zich, indien de Overeenkomst met hem wordt gesloten, gedurende de duur van de uitvoering van de Opdracht(en) adequaat verzekerd houdt. De verzekerde som moet daarom per gebeurtenis tenminste € 1.000.000,- bedragen en per jaar tenminste € 2.500.000,-. Als bewijs moet de beoogd opdrachtnemer het volgende aan de aanbestedende dienst overleggen: ▪ Een geldig polisblad van de toepasselijke bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering; ▪ Indien het niet mogelijk is een geldig polisblad te overleggen mag een geldig verzekeringscertificaat worden overlegd waaruit blijkt dat inschrijver verzekerd is voor het vereiste bedrag.

3.2.3 Technische – en beroepsbekwaamheid Kerncompetenties De inschrijver dient bij inschrijving referenties op te geven om zijn bekwaamheid aan te tonen met betrekking tot de onderstaande kerncompetenties. De einddata mogen niet ouder zijn dan 3 jaar gerekend vanaf de sluiting van de inschrijvingstermijn van deze aanbesteding. Indien daarbij gebruik

Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071

Pagina 13 van 23

wordt gemaakt van een nog niet geheel afgeronde opdracht, gelden alleen de werkelijk behaalde resultaten en opdrachtwaarde/omvang van de betreffende opdracht tot het moment van inschrijving: ▪ Kerncompetentie 1: Kennis van en ervaring met het uitvoeren van accountantsdiensten bij een gemeente, provincie of een waterschap, met een waarde van een begrotingstotaal van minimaal € 125.000.000 per jaar; ▪ Kerncompetentie 2: Ervaring met het uitvoeren van controles op subsidieverantwoordingen van provinciale, nationale of Europese subsidies en het opstellen van een controleverklaring daarbij, waarbij de waarde van het subsidiebedrag minimaal € 250.000 per jaar bedraagt. Als bewijs dient inschrijver de genoemde referenties, volgens het standaardformat (Formulier 2), toe te voegen aan de inschrijving. Uit de referenties dient duidelijk en ondubbelzinnig de gevraagde ervaring te blijken. Dit betekent dat inschrijver één referentie per kerncompetentie in kan dienen. Indien inschrijver meer referenties indient dan is toegestaan, worden de extra referenties terzijde gelegd en worden alleen de referenties tot het gevraagde aantal in de beoordeling meegenomen. Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het voldoen aan de gestelde kerncompetities met de juiste referenties.

Kwaliteitsborging De inschrijver dient voldoende kennis en kunde in huis te hebben om de opdracht efficiënt en vakkundig uit te voeren. Inschrijver moet minimaal beschikken over de certificering NEN-EN-ISO 9001:2015. Als bewijs moet de beoogd opdrachtnemer een kopie van de certificeringen aan de aanbestedende dienst overleggen. Als inschrijver niet over de vereiste certificaten beschikt, maar over een gelijkwaardig certificaat of kwaliteitsborgingssysteem, dan dient zij dit in haar inschrijving aan te geven en te omschrijven waarom het systeem gelijkwaardig is. De aanbestedende dienst moet uit de omschrijving kunnen opmaken dat het betreffende certificaat of kwaliteitsborgingssysteem gelijkwaardig is. Inschrijver dient in de inschrijving passend bewijs van de gelijkwaardigheid te leveren.

3.3

Holding-/concernverklaring Indien de inschrijver deel uitmaakt van een concern, holding of een groep en voor enige geschiktheidseis een beroep moet doen op de inbreng van de holding of moedermaatschappij (jaarcijfers van die maatschappij), dan moet inschrijver dit vermelden en toelichten in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. Door vermelding in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument verklaart de holding onvoorwaardelijk garant te staan voor de door de dochtermaatschappij op zich te nemen verplichtingen en ook te kunnen voldoen aan de gestelde Eisen.

Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071

Pagina 14 van 23

4

Programma van eisen In dit hoofdstuk staat het programma van eisen (PvE) weergegeven, oftewel de eisen aan de uitvoering van de opdracht. Het PvE bestaat uit een pakket van eisen met een knock-out karakter; het niet voldoen of kunnen voldoen aan één van deze eisen leidt automatisch tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure. Mocht geïnteresseerde zich niet kunnen vinden in één of meerdere eisen van het programma van eisen, dan dient geïnteresseerde dit aan te geven in de nota van inlichtingen. Aan de hand daarvan beslist de aanbestedende dienst wat voor gevolgen dit heeft voor de aanbestedingsprocedure. Met het indienen van een inschrijving gaat inschrijver expliciet akkoord met alle eisen van het programma van eisen.

4.1

Uitvoeringsvoorwaarden De uitvoeringsvoorwaarden zijn opgenomen in het Programma van Eisen. Dit PvE is bijgevoegd als bijlage B.

4.2

Conceptovereenkomst In de conceptovereenkomst, welke als Bijlage F is bijgevoegd, zijn de randvoorwaarden en –bepalingen voor deze opdracht neergelegd. Voor bepalingen in de conceptovereenkomst welke strijdig zijn met de van toepassing verklaarde algemene voorwaarden geldt dat de bepalingen uit de conceptovereenkomst leidend zijn. Middels indiening van de inschrijving gaat de inschrijver uitdrukkelijk akkoord met de inhoud van de conceptovereenkomst.

4.3

Algemene Inkoopvoorwaarden De algemene voorwaarden van inschrijver zijn uitdrukkelijk niet van toepassing. Uitsluitend de algemene voorwaarden die als Bijlage G zijn bijgevoegd, zullen van toepassing zijn. Door indiening van de inschrijving gaat de inschrijver uitdrukkelijk akkoord met deze voorwaarden.

Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071

Pagina 15 van 23

5

Gunningscriteria en beoordeling

5.1

Gunningscriterium De inschrijvingen worden beoordeeld en gerangschikt op basis van het gunningscriterium ‘beste prijskwaliteitverhouding’, hierna afgekort als: ‘Beste PKV’. Het gunningscriterium ‘Beste PKV’ bestaat uit de volgende subgunningscriteria en het te behalen aantal punten: Subgunningscriteria

Kwaliteit

5.2

Onderverdeling score

Algemeen certificerende functie

250 punten

Ondersteuning van de gemeenteraad

250 punten

Natuurlijke adviesfunctie richting organisatie en college van B&W

140 punten

Deelverklaringen en meerwerk

100 punten

Algemeen

80 punten

Maximale score

820 punten

Prijs

380 punten

Totaal

1200 punten

Subgunningscriterium kwaliteit De kwaliteit wordt beoordeeld op basis van een Plan van Aanpak (PvA), dat als onderdeel van de inschrijving ingediend moet worden. Het PvA geeft inzicht in de wijze waarop de inschrijver invulling geeft aan de volgende aspecten: U levert één document met een beschrijving van maximaal 18 A4, lettertype Calibri, lettergrootte 10, met een duidelijke onderverdeling naar onderstaande punten. Totaal maximaal te behalen punten voor dit onderdeel: 820 punten. De verschillende wensen worden door de beoordelingscommissie beoordeeld middels een score van 0-10. Om tot het totale aantal punten te komen wordt de wegingsfactor toegepast die hieronder vermeld staat.

Algemeen certificerende functie De gemeente hecht grote waarde aan een passende controlevisie van de accountant op de samenwerking met de gemeente. De accountant dient aan te tonen over een uitgewerkte controlefilosofie en -visie te beschikken, die nauw aansluit bij het risicoprofiel en de organisatie van de interne controle van de gemeente. Hierin moet aandacht zijn voor: ▪ De technische ontwikkelingen op het gebied van controles in relatie tot de keuze voor gegevensgerichte en/of organisatiegerichte controlebenaderingen; ▪ De interne beheersing en de invloed van de kwaliteit van de interne beheersing op de uitvoering van de accountantswerkzaamheden; ▪ De automatisering van de bedrijfsprocessen en de rol daarvan op de uitvoering van de accountantswerkzaamheden.

Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071

Pagina 16 van 23

Wens Onderdeel plan van aanpak #

Maximum score

Antwoord

1

Geef een onderbouwde beschrijving van uw controlevisie, waarin u in gaat op bovengenoemde aspecten (maximaal 3 A4).

50 punten

Beschrijving toevoegen in separaat bijgevoegd document

2

Geef op basis van uw controlevisie uw controleaanpak weer (maximaal 2 A4). Geef daarbij o.a. aan welke aanvullende informatie u verwacht van de gemeenten bij de jaarstukken en op welke wijze u de bevindingen communiceert met de gemeenten. U dient hierin minimaal aandacht te besteden aan de wijze van samenwerken met de interne controlefunctie. Daarnaast geeft u aan welke kwaliteit u verwacht van de interne controle om hierop efficiënt en effectief op te kunnen steunen.

100 punten

Beschrijving toevoegen in separaat bijgevoegd document

3

Geef een gemotiveerd voorstel voor de communicatie, rekening houdend met de minimale eisen die de gemeenten hieraan stellen (maximaal 1 A4).

100 punten

Beschrijving toevoegen in separaat bijgevoegd document

Ondersteuning van de gemeenteraad De gemeente verwacht dat de accountant een kritische, actief meedenkende en ondersteunende rol als sparringpartner vervult. Bovendien hecht de gemeente aan een efficiënte communicatiestructuur waarin de beschikbaarheid wordt geborgd, zodat deadlines kunnen worden gehaald. Het gaat over een accountant als ‘communicatieve partner’, die in alle fasen van het werk en op basis van inlevingsvermogen en gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen zich communicatief en transparant opstelt en een projectmatige werkwijze hanteert. In de rapportages verwacht de gemeente dat de bevindingen duidelijk te volgen zijn, er een consistente gedragslijn wordt gevolgd, tekortkomingen tijdig worden gesignaleerd en oplossingen worden aangegeven. Ook positieve ontwikkelingen die in het oog springen dienen in de rapportage te worden opgenomen. Wens Onderdeel plan van aanpak # 4

De gemeenteraad heeft vooraf de gelegenheid input te leveren voor de accountantscontrole van de jaarrekening. Dit kunnen bijvoorbeeld onderwerpen zijn waarvan de gemeenteraad graag wil dat deze worden meegenomen in de controle. De kosten die hiermee samenhangen worden geacht onderdeel te zijn van de totale prijs van de jaarrekeningcontrole. Geef gemotiveerd aan hoe u omgaat met deze vragen bij de uitvoering van de controle en de rapportering aan de gemeenteraad (maximaal 1 A4).

Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071

Maximum score

Antwoord

50 punten

Beschrijving toevoegen in separaat bijgevoegd document

Pagina 17 van 23

5

De gemeente verwacht dat de accountant een kritische, actief meedenkende en ondersteunende rol als sparringpartner vervult. Het gaat hierbij om adviezen die: ▪ Een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen; ▪ Voortvloeien uit bevindingen in andere gemeenten; ▪ Voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied en wet- en regelgeving en die voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid. Geef gemotiveerd aan hoe u rekening houdt met bovenstaande aspecten en welke onderwerpen in de rapportering aan de gemeenteraad worden opgenomen (maximaal 2 A4).

100 punten

Beschrijving toevoegen in separaat bijgevoegd document

6

Geef een visie op de bestuurs- en beleidsfilosofie van de gemeentelijke overheid en een visie op de rol van de accountant in de duale verhoudingen tussen de gemeenteraad en college van B&W en passend bij de organisatie (maximaal 1 A4).

50 punten

Beschrijving toevoegen in separaat bijgevoegd document

7

Geef een visie op de veranderde rechtmatigheidsverantwoording en de relatie met het duale stelsel gemeenteraad – college (maximaal 1 A4).

50 punten

Beschrijving toevoegen in separaat bijgevoegd document

Natuurlijke adviesfunctie richting organisatie en college van B&W In de rapportages dient er een consistente gedragslijn te worden gevolgd, dienen de bevindingen duidelijk te volgen zijn, tekortkomingen tijdig te worden gesignaleerd en oplossingen te worden aangegeven. Ook positieve ontwikkelingen die in het oog springen dienen in de rapportage te worden opgenomen. Bij adviezen dient te worden aangegeven hoe de uitvoering van de bevindingen vorm kan krijgen. De gemeente verwacht dat de accountant een kritische, actief meedenkende en ondersteunende rol als sparring-partner vervult. Er wordt verwacht dat uw natuurlijke adviesfunctie nauw aansluit bij de organisatie van de gemeente. Wens Onderdeel plan van aanpak # 8

De gemeente verwacht dat de accountant een kritische, actief meedenkende en ondersteunende rol als sparringpartner vervult. Het gaat hierbij om adviezen die: ▪ Specifieke aandachtpunten voor verschillende onderdelen van de organisatie bevatten; ▪ Een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen; ▪ Een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages met betrekking tot ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuwe procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie; ▪ Voortvloeien uit bevindingen in andere gemeenten;

Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071

Maximum score

Antwoord

100 punten

Beschrijving toevoegen in separaat bijgevoegd document

Pagina 18 van 23

▪

Voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied en wet- en regelgeving en die voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid. Geef gemotiveerd aan hoe u rekening houdt met bovenstaande aspecten en welke te rapporteren onderwerpen in de managementletters voor de verschillende onderdelen van de organisatie en de rapportering aan het college van B&W worden opgenomen (maximaal 2 A4). 9

Geef gemotiveerd aan welk referentiekader u gebruikt om een oordeel te kunnen geven over de mate van control binnen de gemeente (maximaal 1 A4).

40 punten

Beschrijving toevoegen in separaat bijgevoegd document

Deelverklaringen en meerwerk Deelverklaringen worden geacht te worden opgenomen in het dienstenpakket van de accountant. Daarnaast wil de gemeente meerwerk zoveel mogelijk voorkomen. 10

Geef gemotiveerd aan wanneer iets bij deze aanbesteding tot meerwerk zal worden gerekend. Ga hierbij in op beschikbaarheid en eisen die door u aan de gemeente worden gesteld. Wees hierbij zo concreet en specifiek mogelijk (maximaal 2 A4).

100 punten

Beschrijving toevoegen in separaat bijgevoegd document

Algemeen De gemeente hecht waarde aan de samenstelling van het team en een zo goed mogelijke borging van de continuïteit van het controleteam: ▪ De accountant werkt met een vast controleteam. De leden van het controleteam hebben ervaring met het uitvoeren van controles binnen grotere gemeenten/complexe organisaties. De kennis en deskundigheid van de medewerkers in het team sluiten goed aan op de bestuurlijke en management vraagstukken binnen de gemeente Pijnacker-Nootdorp. ▪ In het team is inhoudelijke kennis van in ieder geval grondexploitaties, het sociaal domein en informatieveiligheid aanwezig. De teamleden werken actief aan eigen deskundigheidsbevordering. De werkafspraken binnen het team en de rollen binnen het team zijn voor de opdrachtgever duidelijk. De accountant zorgt voor een goede match tussen ervaringsniveau van de medewerker en de uit te voeren werkzaamheden. Dit blijkt uit de profielbeschrijving van de leden van het controleteam. ▪ De accountant geeft een beschrijving van de samenstelling en bemensing van het dienstverleningsteam. Hierin besteedt hij aandacht aan materiekennis, ondersteunend vermogen, ervaring, vaardigheden en diploma’s; ▪ De accountant besteedt aandacht aan de waarborgen die hij getroffen heeft om een te groot verloop van teamleden te voorkomen.

Het regelmatig introduceren en inwerken van nieuwe medewerkers legt een zwaar beslag op de gemeentelijke organisatie en moet dan ook zoveel mogelijk worden voorkomen. De wisselingen blijven tot een minimum beperkt zodanig dat het niet als hinderlijk wordt ervaren door de gemeenten; ▪ Wijzigingen in de personele bezetting van directeur/partner en/of leidinggevende van de werkzaamheden in en voor de gemeente Pijnacker-Nootdorp kunnen als op zichzelf staand feit aanleiding zijn tot eenzijdige opzegging van de overeenkomst. ▪ Welke maatregelen heeft de accountant getroffen om kennisoverdracht binnen het team te waarborgen;

Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071

Pagina 19 van 23

▪

▪

Algemene kennis van vergelijkbare gemeentelijke organisaties dient aanwezig te zijn binnen de accountantsorganisatie en nieuwe medewerkers dienen goed opgeleid en geïnstrueerd te zijn alvorens zij bij de gemeente worden geïntroduceerd; De samenstelling van het team dient zodanig te zijn dat de voor een adequate dienstverlening benodigde specialismen zo goed mogelijk in het team zijn vertegenwoordigd.

11

5.3

Beschrijf hoe u het controleteam samenstelt naar functiesoort op basis van het prijzenblad (formulier 4). Geef daarnaast aan hoe u de continuïteit en de kwaliteit van het controleteam zo goed mogelijk borgt, waarbij u ingaat op bovenstaande aspecten (maximaal 2 A4).

80 punten

Beschrijving toevoegen in separaat bijgevoegd document

Subgunningscriterium prijs U dient uw prijs aan te bieden conform het aangeleverde prijzenblad (Formulier 4). Inschrijver verklaart middels inschrijving dat alle eisen zoals vermeld in het programma van eisen, en zoals eventueel aangepast in de nota(’s) van inlichtingen, en alle wensen zoals door inschrijver aangeboden in de aangeboden prijzen verwerkt zijn. Niet in de prijzen opgenomen kosten zullen niet worden vergoed. Alle prijzen zijn exclusief BTW en betreffen ‘all-in tarieven’: administratie, overhead, materiaal, reisverblijf, verzekeringen, transport, belastingen, heffingen, kosten voor rapportage en overleg en eventuele overige kosten zijn bij de geoffreerde prijzen inbegrepen. Het is inschrijver niet toegestaan een nulprijs in te dienen. Het is absoluut niet toegestaan negatieve prijzen aan te bieden. Het niet invullen van (onderdelen van) een prijswens leidt tot ongeldigheid van de inschrijving. Abnormaal lage prijzen worden door de aanbestedende dienst gecontroleerd/nagevraagd. Conform artikel 2.116 Aw 2012 kan de inschrijving ongeldig worden verklaard.

5.4

Beoordeling

5.4.1 Kwaliteit Puntentoekenning vindt plaats door het beoordelingsteam. In dit team hebben vakinhoudelijk deskundige medewerkers zitting, zowel vanuit de ambtelijke organisatie, de griffie als de auditcommissie. Elk lid van het beoordelingsteam kent aan de beantwoording van het PvA van iedere Inschrijver afzonderlijk een score in de vorm van een rapportcijfer toe. De antwoorden moeten naar het oordeel van de Aanbestedende dienst helder zijn, dat wil zeggen gestructureerd, adequaat en “to the point”. Het ontbreken van gevraagde elementen, diepgang, mate van detail, adequaatheid, structuur of niet “to the point” zijn, leidt tot puntenaftrek. Voor de scoretoekenning wordt gebruik gemaakt van onderstaande schaalverdeling. Naarmate de Inschrijver beter voldoet aan het gevraagde zal dit met meer punten gewaardeerd worden.

Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071

Pagina 20 van 23

Score Beoordeling

10

Uitstekend, beantwoording voldoet uitstekend aan het gevraagde, sluit uitstekend aan bij de behoeften en wensen en geeft blijk van uitstekend inzicht in de situatie bij PijnackerNootdorp. De invulling overtreft de verwachtingen van de gemeente en biedt onderscheidende meerwaarde.

8

Goed, beantwoording voldoet goed aan het gevraagde, sluit goed aan bij de behoeften en wensen en geeft blijk van goed inzicht in de situatie bij Pijnacker-Nootdorp. De beantwoording is inhoudelijk behoorlijk relevant en biedt meerwaarde.

6

Voldoende, beantwoording voldoet en is in overeenstemming met de verwachtingen van de gemeente, maar biedt geen meerwaarde.

3

Ruim onvoldoende, beantwoording voldoet onvoldoende aan het gevraagde en/of sluit onvoldoende aan bij de behoeften en wensen bij Pijnacker-Nootdorp.

1

Zeer slecht, bij de beantwoording ontbreken meerdere significante onderdelen.

0

Geen beantwoording.

In een plenaire sessie worden door de leden van het beoordelingsteam de individuele scores per gunningscriterium (m.u.v. de prijs) besproken waarbij elk teamlid de mogelijkheid heeft zijn score bij te stellen. Over de definitieve score per gunningscriterium (m.u.v.) dient binnen het beoordelingsteam consensus te worden bereikt. De volgende formule wordt gehanteerd om de punten per onderdeel te bepalen:

behaalde punten =

(

toegekende score 10

)

x maximale score

Het behaalde aantal punten wordt per onderdeel afgerond op twee decimalen. Het totaal aantal punten voor het subgunningscriterium kwaliteit is de som van de behaalde punten per onderdeel. Totdat de kwalitatieve beoordeling is vastgesteld, hebben de beoordelaars geen beschikking over de ingediende prijzen en tarieven. 5.4.2 Prijs De prijs wordt beoordeeld op basis van de “totale inschrijvingssom”. De “totale inschrijvingssom” wordt bepaald door de som van de op onderdelen geoffreerde kosten. De inschrijver met de laagste “totale inschrijvingssom” verkrijgt het maximum aantal punten. Het te behalen aantal punten van de overige inschrijvers wordt vastgesteld op grond van de volgende formule:

behaalde punten =

(

laagste “totale inschrijvingssom” “totale inschrijvingssom” te beoordelen inschrijving

)

x maximale score

Het behaalde aantal punten wordt afgerond op twee decimalen.

Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071

Pagina 21 van 23

5.4.3 Eindscore De gewogen score voor het onderdeel prijs en de gewogen score van de kwaliteit worden bij elkaar opgeteld. Deze eindscore bepaalt de rangorde van Inschrijvers. Bij gelijk eindigende score geeft kwaliteit de doorslag. Indien deze ook gelijk zijn, dan wordt de winnaar door middel van loting bepaald. Op grond van alle beschikbare informatie komt het beoordelingsteam tot een totaal oordeel en een rangschikking (van eindtotaal) van de Inschrijvingen. Dit geeft een voorlopige ‘winnaar’. Dit is de Inschrijver die een geldige en volledige Inschrijving heeft ingediend, op wie geen Uitsluitingsgronden van toepassing zijn en geschikt is bevonden op basis van de Geschiktheidseisen, voldoet aan de Minimumeisen en het hoogste puntentotaal heeft behaald ter zake van de Gunningscriteria.

Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071

Pagina 22 van 23

© Niets uit dit document mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt worden, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van gemeente Pijnacker-Nootdorp en COPPA CBP BV.

Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071

Pagina 23 van 23