NVR-handreiking Grip en controle op regionale samenwerking

Handreiking Grip en controle op regionale samenwerking

6 hoofdvragen voor grip en controle op regionale samenwerking 1

Waarom taken in een samenwerkingsverband uitvoeren – visie op de identiteit van de samenwerking a Waarom wil je deze taak in regionale samenwerking uitvoeren? b Waarom maak je als gemeenteraad de keuze voor welk type samenwerkingsvorm en in het bijzonder de juridische vorm zoals bv een gemeenschappelijke regeling? c Waarom kies je voor welk type gemeenschappelijke regeling? d Hoe organiseer je de besturing? Door wie en waarom?. e Hoe en op welke wijze wil je als gemeenteraad regie houden op een gemeenschappelijke regeling?

2

Welke positie heeft de gemeenteraad in het speelveld van de samenwerking, in het bijzonder in de gemeenschappelijke regeling? a Waar kan je bij een samenwerking invloed op hebben als gemeenteraad? b Welke vorm van democratische invloed voor inwoners vindt de raad belangrijk bij deze samenwerking/gemeenschappelijke regeling? c Welke rol vindt de gemeenteraad voor zichzelf belangrijk bij deze samenwerking gemeenschappelijke regeling? d Welke wettelijke grenzen zijn er gesteld bij het uitvoeren van deze gemeenschappelijke regeling?

3

Op welke wijze wil je sturen en invloed op de uitvoering van de gemeenschappelijke regeling uitoefenen? a  Welke invloed heeft de gemeenteraad als eigenaar van de gemeenschappelijke regeling en welke als opdrachtgever? • Hoe en op welke wijze heb je als raad je invloed bepaald om de meeste invloed als gemeenteraad te kunnen uitoefenen? • In een raadsregeling? • In een collegeregeling? • In een andere regeling? c  Welk deel van het wettelijk instrumentarium vind je belangrijk om in te zetten om sturing en invloed op de uitvoering te hebben? c Welke mogelijkheden heeft de gemeenteraad om zich meer positie te verwerven door op raadsniveau regionaal samen te werken? d Welke eigen mogelijkheden wil je inzetten om meer grip en controle te hebben? • De organisatie van de informatievoorziening • Rapporteurs uit een van de gemeenteraden • Gemeenschappelijke agenda’s • Gemeenschappelijke raadscommissie • Gemeenschappelijke griffier • Gemeenschappelijk regionaal raadsinformatiesysteem • Regionaal enquêterecht (budget reserveren) • Inzet van hulptroepen zoals een (gezamenlijke) rekenkamer • Afspraken met de accountant? e  Op welke wijze wilt u de informatievoorziening over de gemeenschappelijke regeling organiseren? • Langs de financiële route van de P&C-cyclus? • Anders?

4

Hoe wil je als gemeenteraad toetsen en controleren of dat wat is afgesproken ook wordt uitgevoerd in de gemeenschappelijke regeling? • Vaste rapportagemomenten? • Jaarlijks gesprek met de directeur, de voorzitter en/of de eigen bestuurder? • Gebruikt de raad de wettelijk verplichte jaarlijkse rapportage ook voor het benoemen van leer- en aandachtspunten voor de wijze van invloed en sturing van de gemeenteraad?

• Beschrijft de gemeenteraad in een overdrachtsdocument aan de nieuwe raad wat de doelen van de gemeenschappelijke regeling zijn?

• Bespreekt de raad de doelen en de organisatie van de aansturing van de gemeenschappelijke regeling aan het begin van de nieuwe raadsperiode, zodat nieuwe raadsleden weten over het hoe en waarom van de regeling maar ook kunnen beoordelen of zij de regeling wenselijk vinden?

5

Hoe hou je als gemeenteraad zicht op risico’s in de gemeenschappelijke regeling en welke voorwaarden moeten worden vervuld als je de regeling wilt beëindigen? a  Bevat de regeling een risicoparagraaf met een onderscheid naar eigenaar- en opdrachtgevers perspectief? b Is er een jaarlijkse actualisatie en toelichting op de risicoparagraaf? c  Is er een evaluatiemoment voor elke regeling verspreid over de raadsperiode? d  Wil je een vast moment in de raadsperiode om te bepalen of de gemeenschappelijke regeling nog nodig is?

6

Hoe regel je de monitoring en verantwoording op de uitvoering van de taken van de gemeenschappelijke regeling? • Welke eisen stel je aan de P&C-cyclus vanuit eigenaar- en opdrachtgeversperspectief? • Voor welke (wettelijke) vormen van controle kies je? • Heb je regelmatige gesprekken over de doelen van de regeling met ‘de klanten/afnemers’ (inwoners, bedrijven, instellingen) van de gemeenschappelijke regeling? • Wat zijn de kernpunten die je wilt terugzien in het jaarverslag: in het bijzonder verslaglegging over de afgesproken doelen/efficiency/effectiviteit van de gemeenschappelijke regeling en in hoeverre dat deze zijn gehaald.

Op de website van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden meer informatie, overzicht van bronnen over het waarom, het hoe, het wat en het wanneer van gemeenschappelijke regelingen.

Doel van deze handreiking: raadsleden bewuster maken van de mogelijkheden die zij zelf hebben om (kader stellend en controlerend) te sturen en te controleren op regionale samenwerking. Deze handreiking biedt in de vorm van vragen raadsleden een overzicht hoe zij grip en controle op regionale samenwerking en verbonden partijen kunnen hebben.

Het waarom van deze handreiking: de raad is het hoogste bestuursorgaan in de gemeente. In de praktijk wordt door raadsleden niet ervaren dat zij het meest invloedrijk zijn. Specifieke aandacht om het bewustzijn onder raadsleden te vergroten om grip en controle op regionale samenwerking te hebben is daarom van belang.

Begrip regionale samenwerking: onder regionale samenwerking worden begrepen alle vormen van samenwerking van gemeentelijke taken door twee of meer gemeenten, als ook vormen van samenwerking, waaronder uitvoeringsorganisaties, die tussen gemeenten en andere private partijen zijn gesloten.