Notitie rekenkamercommissie overgang naar rekenkamer

Oranjeplein 1, 2641 EZ Pijnacker Postbus 1, 2640 AA Pijnacker telefoon 14 015 e-mail info@pijnacker-nootdorp.nl internet www.pijnacker-nootdorp.nl adres post

Aan: Gemeenteraad Pijnacker-Nootdorp Kopie: College van B&W Pijnacker-Nootdorp O. Landzaat, ambtelijk contactpersoon rekenkamercommissie

Overgang van rekenkamercommissie naar rekenkamer J.P. van der Haas verzenddatum 12 oktober 2022 zaaknummer 1365512 briefnummer 1215225 onderwerp

nadere informatie

uw brief van uw kenmerk

Geachte leden van de raad, Op dinsdag 31 mei 2022 heeft de Tweede Kamer gestemd over de Wet versterking decentrale rekenkamers. Deze wet is aangenomen. De belangrijkste verandering die zal plaatsvinden als gevolg van deze wet is dat de zogenaamde ‘rekenkamerfunctie’ (hoofdstuk IVb Gemeentewet) wordt afgeschaft. Dat betekent dat een rekenkamercommissie met een of meerdere leden van de gemeenteraad als lid niet meer toegestaan zal zijn. Dit is op onze rekenkamercommissie van toepassing. Bij de stemming over de wet is een tweetal amendementen aangenomen. Een amendement verduidelijkt dat een rekenkamer alle beleid en gevoerde bestuur mag onderzoeken op doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid. Het andere amendement verplicht het college jaarlijks een overzicht van de stand van zaken van aangenomen aanbevelingen van de rekenkamer aan de raad te sturen. Op 13 september jl. heeft de Eerste Kamercommissie Binnenlandse Zaken/Algemene Zaken over het wetsvoorstel gesproken. De teneur tijdens dit debat was positief. Zodoende is het wetsvoorstel als hamerstuk geagendeerd en afgehamerd op 27 september jl. Inwerkingtreding zal zijn op 1 januari 2023. Er geldt dan wel een overgangstermijn van één jaar om alle aanpassingen door te voeren in het geval van een rekenkamercommissie als in Pijnacker-Nootdorp.

De commissie heeft als inzet om zich vóór het zomerreces van 2023 om te vormen naar de vereiste rekenkamer. Noodzakelijke aanpassingen Zoals hierboven staat, is het vervallen van de rekenkamerfunctie en daarmee de mogelijkheid voor raadsleden om in een rekenkamercommissie plaats te nemen de meest in het oog springende verandering. Er zijn echter nog meer veranderingen die moeten worden doorgevoerd. Een kleine greep hieruit: Veel bepalingen die nu in onze reglementen staan, staan voor een rekenkamer reeds in de Gemeentewet. Deze kunnen uit onze reglementen geschrapt. Zie hoofdstuk IVa van de Gemeentewet; De raad wijst een voorzitter aan. Dit doet de rekenkamercommissie nu zelf; De zittingstermijn is wettelijk bepaald op zes jaar. Dit is nu drie jaar met de optie tot herbenoeming voor nogmaals drie jaar; De naam ‘rekenkamercommissie’ dient te worden veranderd; De binding tussen raad en rekenkamercommissie is op dit moment vormgegeven door twee vaste raadsleden en de mogelijkheid om een raadslid tijdelijk (voor de duur van een onderzoek) te benoemen in de commissie. Nu dit straks niet meer mogelijk is, dient op een nieuwe manier

pagina

1/6

naar een band te worden gezocht tussen raad en rekenkamer, bijvoorbeeld via een klankbordgroep of een programmaraad. Herziening reglementen Tegelijkertijd met de noodzakelijke aanpassingen is de overgang naar een rekenkamer een goed moment om de reglementen in zijn geheel tegen het licht te houden. De rekenkamercommissie doet haar werk op basis van drie documenten: Verordening rekenkamercommissie Pijnacker-Nootdorp 2018; Reglement van Orde Rekenkamercommissie Pijnacker-Nootdorp (2018); Onderzoeksprotocol Rekenkamercommissie Pijnacker-Nootdorp (2011). Deze documenten zijn inmiddels allemaal meer dan vier jaar oud en zijn daarmee aan herziening toe. Hierbij zullen een aantal thema’s aan de orde komen, waaronder hoeveel leden de rekenkamer moet hebben (zeker gezien het wegvallen van twee vaste raadsleden), of het budget nog past bij de ambities, of de werkwijze nog past en of er mogelijkheden – bijvoorbeeld voor een (kortere) rekenkamerbrief in plaats van een volledig rapport – toegevoegd moeten worden. In het gesprek dat de rekenkamercommissie graag aangaat, zal de focus met name liggen op een nieuwe verordening waarmee de gemeenteraad de rekenkamer dient in te stellen (volgend uit artikel 81a Gemeentewet). Voor een vernieuwd Reglement van Orde voor de rekenkamer komt de commissie zelf met een voorstel, conform 81i Gemeentewet.

Het streven is wel beide documenten tegelijkertijd aan de raad aan te bieden omdat beide documenten nauw met elkaar samenhangen. De ideeën van de raad die tijdens de bespreking(en) aan de orde komen, neemt de rekenkamercommissie zodoende ook mee bij het opstellen van een nieuw Reglement van Orde. Ideeën rekenkamercommissie bij herziening reglementen De rekenkamercommissie heeft op 14 september stilgestaan bij hoe een vernieuwde rekenkamer eruit kan zien. Haar ideeën heeft zij in een aantal thema’s gevat, te weten: de rekenkamer als controleur, de relatie met de raad, het aantal leden van de rekenkamer en het jaarlijkse budget. De rekenkamer als controleur van het hele gemeentebestuur De rekenkamer is het orgaan dat onafhankelijk het gemeentebestuur onderzoekt op doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid. Vervolgens rapporteert zij daarover aan raad en college met als doel inzicht te geven en aanbevelingen toe doen om het gemeentebestuur te verbeteren. Die kernwaarde behoudt de rekenkamercommissie graag voor de toekomst. Goed onderzoek doen – en daar van leren – kan alleen door goede relaties te onderhouden met de raad, het college en de ambtelijke organisatie én op de hoogte te zijn van (maatschappelijke) actualiteiten. Daarnaast is het belangrijk om over voldoende leden, duidelijke reglementen en voldoende budget te beschikken.

Deze punten worden hieronder verder behandeld. De rekenkamercommissie hecht eraan hierover het gesprek aan te gaan. Relatie rekenkamer – raad De rekenkamer is een orgaan van de raad. Dat blijkt niet alleen uit de Gemeentewet, maar ook doordat de raad een nauwe relatie met de rekenkamer heeft. De raad stelt een rekenkamer in, benoemt de leden en de voorzitter, stelt budget vast, etc. De raad heeft baat bij goede rekenkamerleden, omdat de rekenkamer zo waardevolle informatie en rapporten aan de raad kan aanbieden. Andersom is het voor de rekenkamer belangrijk om te weten wat er in de raad leeft. Niet alleen om te bekijken welke onderzoeken nuttig, opportuun en actueel zijn, maar ook om te zorgen dat onderzoeken

pagina

2/6

briefnummer

1215225

en daaruit volgende rapporten goed in de raad ‘landen’. Anders gezegd: of de rapporten in vruchtbare aarde vallen. Een goede band tussen rekenkamer en raad is zodoende zeer belangrijk. Op dit moment is de band geregeld door twee raadsleden die benoemd zijn als lid van de rekenkamercommissie en de mogelijkheid een roulerend lid te benoemen voor de duur van een specifiek onderzoek. Dit heeft voordelen, zoals meer en gerichte expertise inzetten voor de rekenkamer en binding van diverse leden aan de rekenkamer. Nadelen zijn dat er onbalans ontstaat tussen raadsleden, vooral vanwege een kennisvoorsprong en de onmogelijkheid voor de raadsleden om over een van de onderzoeken zelf het woord te voeren, en dat slechts een deel van de raad zich verbonden voelt met de rekenkamer. Door de aanstaande wijzigingen moeten we op zoek naar nieuwe samenwerkingsvormen om de sterke band te behouden. De rekenkamer heeft enkele opties besproken, waaronder het benoemen van (een) adviseur(s) per onderzoek, een programmaraad, een klankbordgroep en een gesprek met de hele raad. 1. Vaste adviseurs: met een of meerdere vaste adviseurs zou het huidige model aangehouden worden, waarbij de genoemde onbalans blijft en beperkte verbondenheid blijft. 2. Programmaraad of klankbordgroep: een programmaraad en een klankbordgroep lijken op elkaar, maar verschillen qua bij wie het initiatief ligt.

Een programmaraad adviseert de rekenkamer over mogelijke onderzoeksonderwerpen, waarmee het initiatief meer bij de raad ligt. Een klankbordgroep gaat in gesprek met de rekenkamer over ideeën en onderwerpen die vanuit de rekenkamer komen, waarmee het initiatief bij de rekenkamer ligt. Hoe een en ander zich verhoudt tot de onafhankelijkheid van de rekenkamer om onderzoeksonderwerpen te kiezen, moet dan onderwerp van gesprek zijn én uiteindelijk vastgelegd worden om verkeerde verwachtingen te voorkomen. 3. Gesprek met gehele raad: een gesprek met de hele raad is een optie, maar dat vraagt van relatief veel leden om een of meerdere keren per jaar bijeen te komen, terwijl een programmaraad of klankbordgroep uit minder mensen bestaat en daarmee wendbaarder is. De rekenkamer denkt daarom dat optie 2, een brede vertegenwoordiging vanuit de fracties de beste optie is, waarbij die vertegenwoordiging twee of drie keer per jaar bijeenkomt. Of dit een programmaraad of klankbordgroep wordt, is onderwerp van gesprek. In ieder geval zou de rekenkamer voor zo’n bijeenkomst alle fracties uit willen nodigen, zodat alle fracties de mogelijkheid hebben hun ideeën te delen. Tevens zijn fracties dan zelf verantwoordelijk voor hun aanwezigheid en dat geeft hen de vrijheid om hun werkzaamheden te bepalen.

Een jaarlijkse ronde langs de fracties, zoals die nu ook bestaat, behoudt de rekenkamer graag, omdat in gesprek met individuele fracties soms andere geluiden naar voren komen dan tijdens een breed gesprek. Het aantal leden Op dit moment heeft de rekenkamercommissie vijf vaste leden en per onderzoek een roulerend lid; in de praktijk dus vaak zes of zelfs zeven leden. Met het verdwijnen van de vaste en roulerende raadsleden zou het aantal op drie komen. De huidige reglementen voorzien in een maximum van vier externe leden, maar van die ruimte wordt gezien de aanwezigheid van raadsleden nog geen gebruik gemaakt. In de nieuwe opzet denkt de rekenkamercommissie dat het aantal van drie externe leden te weinig is om de huidige kwaliteit van (begeleiding van) onderzoeken en terugkoppeling aan raad en college te kunnen blijven leveren. Dit omdat het inlezen in een onderwerp, momenten van contact en afstemming, voorbereiden en bijwonen vergaderingen, etc. gecombineerd met de ambities voor vijf personen passend zijn, maar voor drie personen teveel vragen.

pagina

3/6

Zodoende heeft de rekenkamercommissie de wens om in een nieuwe rekenkamer opnieuw vijf vaste leden te laten plaatsnemen. Ten opzichte van de huidige situatie betekent dat dat er twee externe leden bij komen. Het budget Het bestaan van een rekenkamer hangt uiteraard samen met het budget van de rekenkamer. De raad dient de rekenkamer – in overleg met de rekenkamer – de nodige middelen beschikbaar te stellen voor een goede uitoefening van de werkzaamheden, zo schrijft de Gemeentewet voor. Maar wat ‘nodig’ is, is afhankelijk van de ambities van rekenkamer én raad. De ambities van de rekenkamercommissie nu zijn om straks het huidige niveau van het werk te behouden en steeds verder te verbeteren. In de praktijk betekent dat dat de rekenkamercommissie ongeveer drie onderzoeken per jaar uitvoert en daarnaast zichzelf traint en evalueert. Sinds 2020 werkt de rekenkamercommissie met een begroting van €1,- per inwoner per inwoner, wat betekent dat het totale budget in 2022 rond de €56.000,- ligt. Met dit verhoogde bedrag zijn extra onderzoeken uitgevoerd die anders niet hadden kunnen plaatsvinden. De afgelopen tijden zien we echter ook stijgende kosten van onderzoeken, waardoor het onderzoeksbudget in de toekomst onder druk komt te staan. Meer druk op het budget ontstaat door het wegvallen van de twee raadsleden en het daardoor moeten werven en vergoeden van extra externe leden.

Alle leden van de rekenkamercommissie krijgen een maandelijkse vergoeding voor hun werkzaamheden. Voor externe leden is dit €300,- bruto per maand, een bedrag dat al sinds 2017 vastligt. Deze vergoedingen wordt uit het hierboven genoemde budget van €56.000,- betaald.1 De raadsleden ontvangen eveneens een vergoeding met als hoogte €128,23 per maand (hoogte 2022, zie artikel 3.1.2. Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers), maar dit bedrag komt ten laste van de gemeente en niet van het budget van de rekenkamercommissie. Het wegvallen van raadsleden levert de rekenkamer daarom geen extra onderzoeksbudget op. Met extra externe leden en na ruim vijf jaar mogelijk een indexatie van hun vergoedingen, komt het onderzoeksbudget van de rekenkamercommissie bij de huidige hoogte in de knel. Ter illustratie: op dit moment bedraagt de totale vergoeding die betaald wordt aan de drie externe leden €10.800,- per jaar. Bij gelijkblijvende vergoedingen betekent dat met twee extra leden een extra betaling van €7.200,-. Het totaal komt dan op €18.000,-, ongeveer een derde van het jaarbudget. Stel dat na ruim vijf jaar wordt gekozen voor een indexatie van de vergoeding en we rekenen met een nieuwe vergoeding van €350,- per maand, dan betekent dat bij vijf externe leden een totaal aan vergoedingen van €21.000,- per jaar op een budget van nu €56.000,-.

Als we andere kosten, zoals het lidmaatschap van de vereniging van rekenkamers (NVRR), een jaarlijkse heisessie en representatiekosten, in ogenschouw nemen, dan blijft er niet voldoende over om de huidige ambities te kunnen volhouden. Graag legt de rekenkamercommissie ook dit knelpunt aan de raad voor. Daarbij geeft de commissie mee dat de huidige minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties adviseert om €1,30 per inwoner als ondergrens van het budget voor een rekenkamer te hanteren.2 Voor Pijnacker-Nootdorp betekent die ondergrens bij het huidige inwoneraantal een budget van ongeveer 1

De raad is vrij de hoogte van de vergoeding voor een rekenkamerlid te bepalen. Zie pagina 3 van de Memorie van Antwoord (15 juli 2022), https://www.eerstekamer.nl/9370000/1/ j9vvkfvj6b325az/vlusm5czm1yf/f=y.pdf. 2

pagina

4/6

briefnummer

1215225

€72.800,- per jaar. Met de extra kosten voor vergoedingen voor externe leden in het achterhoofd betekent dat een kleine stijging van het budget dat aan onderzoeken kan worden uitgegeven ten opzichte van de huidige situatie. Proces richting herziening reglementen Sommige aanpassingen van de reglementen vloeien rechtstreeks voort uit de (wijziging van de) Gemeentewet. Andere aanpassingen zijn een kwestie van lokale voorkeuren. Op welke manier er contacten blijven bestaan tussen raad en rekenkamer (bijvoorbeeld via een klankbordgroep) is een deel van die voorkeuren. Het belangrijkste is echter dat raad en rekenkamer een manier vinden om met elkaar in contact te blijven. Daarbij is respect voor de eigen rol van beide organen zeer belangrijk. Richting het opstellen van nieuwe reglementen gaat de rekenkamercommissie daarom graag in gesprek met de gemeenteraad. Hierboven staat de inzet vanuit de commissie beschreven die in dat gesprek aan de orde kan komen. De commissie vraagt u als raad expliciet om bij het gesprek zelf ideeën in te brengen over de toekomstige relatie tussen raad en rekenkamer. Juist omdat de rekenkamer voor de raad een belangrijk orgaan is, hecht de rekenkamercommissie er sterk aan dit gesprek in beeld- en oordeelvorming te laten plaatsvinden.

Via de een agenderingsverzoek zal de rekenkamercommissie aan de agendacommissie vragen een datum te vinden voor een bespreking tijdens een raadssessie. De rekenkamer is een orgaan van de gemeenteraad en zodoende besluit de raad uiteindelijk over de verordening waarmee de rekenkamer wordt ingesteld. Tegelijkertijd heeft de rekenkamer rondom onderzoeken regelmatig contact met ambtelijke organisatie en college. Vandaar dat de rekenkamercommissie het goed acht het college de mogelijkheid te geven om te reageren op de verordening voordat deze aan de raad wordt voorgelegd. De rekenkamercommissie kan naar aanleiding van de reactie besluiten de verordening al of niet aan te passen. Daarover zal de commissie via een ‘naschrift’ verantwoording afleggen. Zowel de reactie van het college als het naschrift wordt met de verordening meegestuurd, waarna het geheel ter bespreking en besluitvorming aan de raad wordt voorgelegd. Planning Qua planning betekent dit het volgende: De notitie wordt via griffie aan de raad aangeboden en via een agenderingsverzoek aan de agendacommissie; Bespreking in beeld- en oordeelvorming wordt verzocht voor januari 2023.

Tegelijk wil de rekenkamercommissie starten met het werven van nieuwe leden, zodat een nieuwe rekenkamer van start kan op het moment dat de verordening wordt vastgesteld (zie hieronder); De rekenkamercommissie verwerkt de uitkomsten van het gesprek met de raad in een conceptverordening; De conceptverordening wordt naar het college gestuurd met de vraag of het college daarop wil reageren; De conceptverordening wordt, tezamen met de collegereactie en een naschrift van de rekenkamercommissie, aan de raad voorgelegd. Dit is voorzien voor mei/juni 2023. Afhankelijk van het wervingsproces kunnen dan ook nieuw geworven leden aan de raad worden voorgedragen voor benoeming. De rekenkamercommissie hoopt op een goede en informatieve discussie, op basis waarvan de sterktes van de huidige commissie kunnen worden meegenomen richting een nieuwe rekenkamer.

pagina

5/6

Met vriendelijke groet, namens de rekenkamercommissie,

J.P. van der Haas secretaris

pagina

6/6

F.P. van der Linden voorzitter