Informatienota raad inzake input auditcommissie op Controle verordening 2023.docx

Informatienota raad

beeldvorming op oordeelvorming op besluitvorming op

invullen organisatie

zaaknummer

1458040

berichtnummer

1308219

onderwerp reden

Informatienota raad n.a.v. input auditcommissie op controleverordening 2023 Actieve informatieplicht

portefeuillehouder

​Peter Hennevanger

behandeld in college

​26 september 2023

afdeling

Concernstaf

bijlagen

​Voorbeeld herziene controleverordening

pagina

1/3

Informatienota raad

Geachte leden van de raad, Inleiding Op 19 september 2023 heeft u van de auditcommissie een advies ontvangen inzake de Controleverordening 2023 met het zaaknummer 1392375. Het college heeft kennis genomen van het advies. Bijgaand ontvangt u onze reactie op deze adviezen. Advies aan de raad Onderstaand treft u een verkort overzicht van de adviezen van de auditcommissie en de reactie van het college:

pagina

1.

De afkorting van de auditcommissie (artikel 1 sub C). In bijgevoegde herziene versie van de Controleverordening is een verwijzing naar het Regelement van Orde (RvO) toegevoegd en tevens is de afkorting ACPN vervangen door de ‘auditcommissie’.

2.

Ten tweede acht de auditcommissie artikel 2 sub B nog niet compleet. Een accountant wordt in onze gemeente voor vier jaar benoemd, maar we kennen ook verlengingsopties in het contract. De commissie stelt dan ook voor achter de huidige zin een nieuwe zin toe te voegen, die als volgt luidt: ‘In het contract kunnen afspraken worden gemaakt over opties tot verlenging van deze 4 jaar.’ Het college heeft dit advies verwerkt in de bijgevoegde herziene versie van de Controleverordening.

3.

Ten derde stelt de auditcommissie voor om de formulering in artikel 2 sub C aan te passen. De aanbesteding van de accountantsdienst wordt volgens het RvO van de gemeenteraad door de auditcommissie opgestart en begeleid. Dit is ook de praktijk geweest bij de afgelopen aanbesteding (2022-2023). Het college heeft dit advies verwerkt in de bijgevoegde herziene versie van de Controleverordening.

4.

Ten vierde was voor de auditcommissie de formulering van artikel 2, sub C, onder 2 niet duidelijk. Mede op advies van de accountant stelt de commissie volgende formulering voor: ‘2. De apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen afwijkende goedkeurings- en rapporteringstoleranties, die worden bepaald door de omvang van de financiële verantwoording.’ Het college heeft dit advies verwerkt in de bijgevoegde herziene versie van de Controleverordening.

5.

Een vijfde punt betreft de deadline voor het aanleveren van de jaarrekening en verslag van de accountant aan de raad, te vinden in artikel 5 sub C. In de oude verordening stond deze op 1 juni. In de nieuwe verordening wordt door de auditcommissie voorgesteld deze deadline op 15 juli te zetten. Het college is van mening dat de variabele data die samenhangen met de Planning en Control cyclus, waar de jaarrekening een onderdeel van is, jaarlijks door de raad worden vastgesteld. Door dit opnieuw in een verordening vast te leggen ontstaat een dubbele verantwoordelijkheid. De Controleverordening voorziet in het feit dat voor uiterlijk 15 juli ieder jaar een door de raad vastgestelde jaarrekening aan de provincie en het Rijk kan worden overhandigd. Waar het college geen invloed op heeft is de sturing op de planning van de accountant. Dit is aan uw raad om hier vanuit de opdrachtgevende rol op te sturen. Deze werkwijze kan opgenomen worden in de Controleverordening, hiervoor is een suggestie opgenomen in bijgevoegde herziene versie.

6.

Het zesde punt ligt in het verlengde van het vorige. In artikel 5 sub D valt te lezen dat het college de jaarlijkse managementletter (verslag van tussentijdse controle) aan de raad stuurt. Er is echter geen aanleverdatum genoemd, terwijl de modelverordening van de VNG deze wel als optie geeft. Omwille van de duidelijkheid en het bewaken van het controleproces adviseert de auditcommissie om het einde van de zin te formuleren als ‘(…) uiterlijk op 31 december aan de raad.’ Het college heeft echter geen invloed op de planning en werkwijze van de accountant. Als de accountant niet kan voldoen aan de wens van de raad dan behoort dit niet tot de bevoegdheid van

2/3

Informatienota raad

het college. In bijgevoegde herziene versie van de Controleverordening is dat uiterlijk na een termijn van drie weken na ontvangst van de managementletter het college met een inhoudelijke reactie komt. 7.

Tot slot bestond bij de auditcommissie verwarring over de formulering van artikel 9 sub B. De kern is dat wet- en regelgeving die wel is aangekondigd maar niet in werking is getreden tóch van toepassing is binnen deze verordening. De accountant gaf aan dat hij, los van of de formulering uit dit sub in de verordening staat, verplicht is te voldoen aan alle wet- en regelgeving, ongeacht of het nu of later in werking treedt. Ook komt dit sub B niet voor in de modelverordening van de VNG. Het college heeft kennisgenomen van de huidige situatie. Het college is van mening dat als we met een rechtmatigheidsverklaring gaan werken over 2023 dat dan ook de onderliggende regelgeving eenduidig en helder moet zijn. Het ministerie van Binnenlandse Zaken houdt voor Bado (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) en BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) vooralsnog de datum van 1 januari 2024 aan. Om duidelijkheid te scheppen stelt het college voor om de concept regelingen in de werkwijze ook voor de rechtmatigheidsverklaring 2023 mee te nemen. Wij adviseren u de voorgestelde wijziging van de auditcommissie niet op te nemen de Controleverordening.

Vervolgproces De Controleverordening 2023, waar de auditcommissie u een advies over heeft verstrekt, is geagendeerd voor de raadscyclus van oktober. De commissie heeft haar advies gebaseerd op basis van de Controleverordening die u door ons college ter vaststelling is aangeboden. De bijgevoegde herziene versie van de Controleverordening geeft u een beeld van de door ons geadviseerde aanpassingen. Het college van Pijnacker-Nootdorp,

Annelies Kroeskamp secretaris

pagina

3/3

Björn Lugthart burgemeester