Impactanalyse Woo Pijnacker-Nootdorp - geanonimiseerd
Tekst van het document
Impactanalyse Wet open overheid
Soort Project Bestuurlijk opdrachtgever Opdrachtgever Projectleider Startdatum project Verwachte einddatum project
Implementatie Wet open overheid
1 mei 2024 31-10-2024 (Fase 1)
Versie historie plan van aanpak: NR. DATUM STATUS
AARD VAN DE WIJZIGING
V0.8
19-05-2024
Concept
Eerste opzet
V0.9
31-07-2024
Concept
Feedback projectgroep verwerkt
V0.91
07-08-2024
Concept
Feedback opdrachtgeversgroep verwerkt - Structurele kosten actieve openbaarmakingsplicht toegevoegd
V1.0
29-08-2024
Concept
V1.1
08-10-2024
Definitief
Nieuwe informatie
Distributie: Dit document is ter feedback voorgelegd aan de projectgroep Woo: NAAM
FUNCTIE
DATUM
Jurist
19-05-2024
Communicatieadviseur
19-05-2024
Senior adviseur Informatiebeheer
19-05-2024
Informatiemanager
19-05-2024
CISO
19-05-2024
Goedkeuring: Dit document is ter goedkeuring voorgelegd aan de opdrachtgeversgroep Woo:
NAAM
FUNCTIE
DATUM
Manager Bedrijfsvoering
31-07-2024
Adviseur Bestuurszaken
31-07-2024
Teamleider Informatisering & Automatisering
31-07-2024
Impactanalyse Wet open overheid
1.
INLEIDING ............................................................................................................................................... 3 1.1 AANLEIDING ...................................................................................................................................................... 3 1.2 DOEL DOCUMENT ............................................................................................................................................... 4 1.3 LEESWIJZER ....................................................................................................................................................... 4
2.
VERPLICHTINGEN NIEUWE WETGEVING .................................................................................................. 5 2.1 DE WET OPEN OVERHEID (WOO) .......................................................................................................................... 5 2.2 VERPLICHTINGEN VANAF 1 MEI 2022..................................................................................................................... 5 2.3 ACTIEVE OPENBAARMAKINGSPLICHT....................................................................................................................... 5 2.4 SAMENHANG GERELATEERDE WETGEVINGEN............................................................................................................ 6 2.5 IMPACT WOO.................................................................................................................................................... 7
3.
AMBITIE EN SCOPE PIJNACKER-NOOTDORP ............................................................................................ 8 3.1 AMBITIE ........................................................................................................................................................... 8 3.1.1. Ambitieniveau Pijnacker-Nootdorp ...................................................................................................... 8 3.2 SCOPE.............................................................................................................................................................. 9
4.
HUIDIGE SITUATIE................................................................................................................................. 10 4.1 OPZET............................................................................................................................................................ 10 4.2 STATUS WETTELIJKE VERPLICHTINGEN VANAF 1 MEI 2022 ........................................................................................ 10 4.3 STATUS ACTIEVE OPENBAARMAKINGSPLICHT .......................................................................................................... 11 4.3.1. Het proceslandschap .......................................................................................................................... 11 4.3.2. Aanwezigheid procesinformatie ......................................................................................................... 12 4.3.3. Constateringen per informatiecategorie ............................................................................................ 13
5.
VERSCHILLENANALYSE .......................................................................................................................... 14 5.1 IMPACT VERPLICHTINGEN PER 1 MEI 2022 ............................................................................................................ 14 5.2 IMPACT ACTIEVE OPENBAARMAKINGSPLICHT .......................................................................................................... 15 5.2.1. Impact processen en organisatie ........................................................................................................ 15 5.2.2. Impact systemen................................................................................................................................. 21 5.2.3. Impact medewerkers .......................................................................................................................... 22 5.2.4. Structurele vaste en variabele kosten uitvoering Woo ....................................................................... 22 5.3 TOT SLOT ........................................................................................................................................................ 24
BIJLAGE 1.
SAMENVATTING INVENTARISATIESHEET WOO ..................................................................... 26
Impactanalyse Wet open overheid 1.
INLEIDING
Op 01-05-2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden als vervanger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Het doel van de Woo is een open, transparante en toegankelijke overheid. Het belangrijkste verschil tussen de Wob en de Woo betreft de verplichting tot het actief openbaar maken van 17 informatiecategorieën1. Concreet vraagt dit van bestuursorganen dat zij hun informatievoorziening op orde hebben om informatie op een toegankelijke wijze actief openbaar te maken. De gemeente Pijnacker-Nootdorp is reeds gestart met de voorbereidingen voor implementatie van de Woo. Deze impactanalyse beschrijft de impact van de Woo op de organisatie en dienstverlening van de gemeente. De impactanalyse geeft inzicht in het gestelde ambitieniveau, de huidige situatie met betrekking tot de informatievoorziening voor de Woo en de verschillen ten opzichte van de gewenste situatie. 1.1 Aanleiding Steeds meer ervaart de burger de overheid als onoverzichtelijk en weinig toegankelijk. De Woo is bedoeld om de overheid transparanter te maken en zo het belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische rechtsstaat, de burger, het bestuur en economische ontwikkeling beter te dienen. De Woo maakt toegang tot publieke informatie expliciet tot een recht van burgers. De uitvoering van deze wet geldt voor alle bestuursorganen en daarmee ook voor de gemeente Pijnacker-Nootdorp.
De Woo bevat voor de gemeente Pijnacker-Nootdorp nieuwe verplichtingen die twee hoofdonderwerpen betreffen: 1. 2.
Het actief openbaar maken van informatieobjecten uit 15 informatiecategorieën. Het op orde brengen van de informatiehuishouding.
De komende jaren treedt de verplichting tot actieve openbaarmaking van de informatiecategorieën gefaseerd per Koninklijke Besluit in werking. Staatssecretaris van Huffelen (Koninkrijksrelaties en Digitale Zaken) heeft op 6 juni 2024 een conceptfasering afgegeven, waarbij geldt dat de eerste informatiecategorieën per 01-11-2024 verplicht openbaar zijn te maken.2 De wet schrijft voor dat de openbaarmaking elektronisch dient plaats te vinden, via een door de Rijksoverheid in stand gehouden digitale infrastructuur.3 Door KOOP is daarom de Woo-index ontwikkeld, die bestaat uit een verwijsindex en een zoekfunctie.4 Gemeenten dienen een eigen publicatieplatform aan te wijzen waar de Wooindex naar verwijst. Op dit moment is het voor Pijnacker-Nootdorp onvoldoende mogelijk de impact van de Woo op de organisatie in te schatten. Dit komt onder meer doordat de organisatie onvoldoende in beeld heeft hoe de informatiehuishouding er ten opzichte van de Woo voor staat. Tegen deze achtergrond is aan Daadkracht de opdracht verleend om Pijnacker-Nootdorp te ondersteunen bij het inzichtelijk maken van de impact die deze wet heeft op haar organisatie.
Hierbij is gebruik gemaakt van de inzichten uit de Uitvoeringstoets5, die VNG in opdracht van VNG Realisatie opstelde om zicht te krijgen op de impact van de Woo voor kleine (0-300 medewerkers), middelgrote (300-1000 medewerkers) en grote gemeenten (+1000 medewerkers). Op basis van de Uitvoeringstoets zijn door het Rijk gelden beschikbaar gesteld voor de implementatie van de Woo. Pijnacker-Nootdorp valt met 400+ medewerkers onder de middelgrote gemeenten. Overeenkomstig de Uitvoeringstoets brengt de door Daadkracht opgestelde impactanalyse de impact van de Woo bij de gemeente Pijnacker-Nootdorp in kaart op de volgende onderdelen:
1 Voor gemeenten geldt dat 15 informatiecategorieen verplicht zijn.
2 Voortgangsbrief Open Overheid (6 juni 2024): https://open.overheid.nl/documenten/23d6a72c-b37d-4ee7-8c56-1a00accb2c9e/file 3 Art. 3.3b Woo schrijft voor dat de openbaarmaking elektronisch moet plaatsvinden: “Op een algemeen toegankelijke wijze door middel van een door Onze
Minister in stand gehouden digitale infrastructuur”.
4 https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/rijksoverheid/woo-index 5 VNG Uitvoeringstoets (2019): https://vng.nl/sites/default/files/2021-07/rapportage_uitvoeringstoets_woo.pdf
Impactanalyse Wet open overheid -
Processen & organisatie Systemen Medewerkers
1.2 Doel document Dit document maakt de ‘huidige situatie’ en ‘de gewenste situatie’ inzichtelijk en behapbaar. De resultaten uit de impactanalyse stellen de gemeente in staat om de implementatie Woo te prioriteren en uit te voeren. De impactanalyse omvat onder andere: 1. Een beschrijving van de voornaamste implementatie-eisen die de Woo stelt; 2. Beschrijving van de ambitieniveaus voor de Woo; 3. Inzicht in de huidige situatie in relatie tot de verplichtingen uit de Woo; 4. Een verschillenanalyse aan de hand van de gestelde ambitie en resultaten uit de nulmeting. 1.3 Leeswijzer Hoofdstuk 1 beschrijft de in- en aanleiding voor de uitvoering van het project. Hoofdstuk 2 geeft een overzicht van de voornaamste implementatie-eisen. In hoofdstuk 3 beschrijft de implicaties uit de scope en ambitiesessie waarop hoofdstuk 4 de resultaten uit de nulmeting beschrijft. Tot slot presenteert hoofdstuk 5 de impact van de Woo op de processen en organisatie, systemen en medewerkers van Pijnacker-Nootdorp. Bijlagen 1 toont vervolgens de ‘Samenvatting inventarisatiesheet Woo’.
Impactanalyse Wet open overheid 2.
Verplichtingen nieuwe wetgeving
De Wet open overheid heeft de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen. De nieuwe verplichtingen uit de wet bepalen de minimale vereisten waaraan de gemeente moet voldoen. Een deel van deze nieuwe verplichtingen treedt gefaseerd in werking. Dit hoofdstuk schetst de implementatie-eisen van de Woo. 2.1 De Wet open overheid (Woo) Op 1 mei 2022 is de Woo in werking getreden. Deze wet brengt (nieuwe) verplichtingen met zich mee voor (semi) overheidsinstellingen en publieke dienstverleners, zo ook voor bestuursorganen van de gemeente. De wet is bedoeld om overheden transparanter te maken met het doel om verantwoording van de overheden te bevorderen, door bestuursorganen te verplichten informatie actief openbaar te maken. 2.2 Verplichtingen vanaf 1 mei 2022 Net als onder de Wob is het onder de Woo mogelijk een verzoek tot openbaarmaking van documenten te doen: een Woo-verzoek. De afhandelingstermijn van vier weken blijft hetzelfde. Echter, de bevoegdheid van bestuursorganen om de beslistermijn te verdagen is met de komst van de Woo gewijzigd van vier naar twee weken. Dit geldt alleen indien de omvang of de gecompliceerdheid van de informatie een verlenging rechtvaardigt.
Nieuwe verplichtingen vanuit de Woo zijn daarnaast het aanwijzen van een Woo-contactfunctionaris, het openstellen van de mogelijkheid tot het digitaal indienen van een Woo-verzoek en het opnemen van een paragraaf met de beleidsvoornemens omtrent de uitvoering van de wet in de jaarlijkse begroting. Tot slot geldt de inspanningsverplichting als uitgangspunt voor de overheid om actief te handelen ten aanzien van het openbaar maken van documenten.6 De Woo kent ook veranderingen op het gebied van de uitzonderingsgronden voor het openbaren van informatie ten opzichte van de Wob. De uitzonderingsgronden onder de Woo zijn vergelijkbaar met de Wob, maar de Woo stelt hogere eisen aan de motivering van de toepassing. Voor informatie ouder dan vijf jaar geldt de (extra) verplichting om te motiveren waarom die informatie niet te publiceren is, ondanks het tijdsverloop. 2.3 Actieve openbaarmakingsplicht De meest fundamentele wijziging bij de invoering van de Woo is de actieve openbaarmakingsplicht. De wetgever stelt bestuursorganen verplicht om gefaseerd 177 informatiecategorieën actief openbaar te maken8. Op 6 juni 2024 heeft staatssecretaris van Huffelen (Koninkrijksrelaties en Digitale Zaken) onderstaande conceptfasering bekendgemaakt. Fase 1 treedt per Koninklijk Besluit in werking op 1 november 20249.
Naar verwachting is in Q3/Q4 2024 ook bekend wanneer de actieve openbaarmakingsplicht voor de overige informatiecategorieën in werking treedt.
6 Art. 3.1 lid 1 Woo 7 15 informatiecategorieen zijn van toepassing op gemeenten. 8 Art. 3.3. Woo
9 Voortgangsbrief Open Overheid (6 juni 2024): https://open.overheid.nl/documenten/23d6a72c-b37d-4ee7-8c56-1a00accb2c9e/file
Impactanalyse Wet open overheid
Figuur 1: Conceptfasering actieve openbaarmakingsplicht De informatieobjecten uit bovenstaande categorieën zijn verplicht binnen twee weken na ontvangst of vaststelling te publiceren op een aangewezen publicatieplatform, tenzij anders bepaald10. De verplichting geldt voor eindversies van documenten. Let wel, informatie die buiten de informatiecategorieën valt is nog altijd opvraagbaar per Woo-verzoek. 2.4 Samenhang gerelateerde wetgevingen De Woo heeft als belangrijkste doelen het bevorderen van transparantie en het op orde brengen van de informatiehuishouding van bestuursorganen. Zoals weergegeven in onderstaande tabel staat de Woo hierin niet op zichzelf en bestaan er relaties met andere wetgevingen. Wetgeving Wet Elektronische Publicaties
Wet Digitale Toegankelijkheid Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer Archiefwet 1995
Relatie Woo De Wep verplicht gemeenten per 1 juli 2021 om alle wettelijk voorgeschreven bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen van besluiten die niet tot één of meer belanghebbenden zijn gericht, (via DROP) te publiceren op officielebekendmakingen.nl. Gemeenten die voldoen aan de Wep voldoen daarmee direct aan de publicatieplicht vanuit de Woo voor de informatiecategorie Wet- en regelgeving. De WDT verplicht overheidsorganisaties om hun websites en apps toegankelijk te maken en te houden.11 Bij het publiceren vanuit de Woo is inachtneming van toegankelijkheid vereist, bijvoorbeeld door documenten te publiceren als een gewone webpagina (in het CMS), in plaats van in PDF-formaat. De Wmebv geeft burgers vanaf 1 januari 202512 het recht om formele berichten aan een bestuursorgaan te zenden op een door het bestuursorgaan bepaalde elektronische wijze. De Woo verplicht bestuursorganen reeds tot het inrichten van een digitale mogelijkheid om Woo-verzoeken in te dienen. De archiefwet verplicht bestuursorganen om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, en zorg te dragen voor juiste vernietiging. De Woo herhaalt deze vereisten en voegt toe dat documenten in een elektronisch, machinaal leesbaar open format zijn te publiceren.
10 Art. 3.3. lid 4 en 5 Woo
11 https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-2018-141.html 12 https://www.digitaleoverheid.nl/overzicht-van-alle-onderwerpen/wetgeving/wet-modernisering-elektronisch-bestuurlijk-verkeer/tijdlijn/
Impactanalyse Wet open overheid Wetgeving Algemene verordening gegevensbescherming
Relatie Woo In de AVG zijn regels vastgelegd voor rechtmatige omgang met persoonsgegevens. De wet ziet toe op een passende beveiliging bij gegevensverwerking. De Woo stimuleert maximale transparantie, waarbij naleving van de AVG geborgd moet zijn.
Tabel 1 Gerelateerde wetgevingen Woo 2.5 Impact Woo De beschreven huidige en toekomstige implementatie-eisen hebben impact op gemeenten. In opdracht van de Minister is een Uitvoeringstoets opgesteld door VNG Realisatie om de impact op gemeenten te duiden13. De toets brengt de verwachte impact in kaart voor gemeenten. Voor gemeenten is impact te verwachten op processen en organisatie, systemen en medewerkers. Hoofdstuk 3 beschrijft eerst de ambitieniveaus in relatie tot de Woo-verplichtingen. Hoofdstuk 4 brengt in kaart in hoeverre Pijnacker-Nootdorp reeds voldoet aan de huidige en toekomstige verplichtingen. Hoofdstuk 5 brengt vervolgens het verschil tussen de huidige en gewenste situatie in kaart, door in te gaan op de impact op processen en organisatie, systemen en medewerkers.
13 VNG Uitvoeringstoets (2019): https://vng.nl/sites/default/files/2021-07/rapportage_uitvoeringstoets_woo.pdf
Impactanalyse Wet open overheid 3.
Ambitie en scope Pijnacker-Nootdorp
De ambitie en scope van de gemeente bepalen tezamen de gewenste situatie van Pijnacker-Nootdorp in het kader van de Wet open overheid. In november 2023 is een Rekenkameronderzoek opgesteld over de implementatie van de Woo binnen gemeente Pijnacker-Nootdorp14. Naar aanleiding van de behandeling van dit rapport in de gemeenteraad, heeft de gemeenteraad aan het college van B&W de opdracht gegeven tot een gesprek tussen de gemeenteraad en het college over het te kiezen ambitieniveau voor de Woo. Het gewenste ambitieniveau Woo is daarom nog niet vastgesteld. Na het gesprek tussen de gemeenteraad en het college van B&W op 1 oktober 2024 besluit de gemeenteraad over het definitieve ambitieniveau. 3.1 Ambitie De ambitiebepaling helpt bestuursorganen bij het stellen van realistische doelen en het komen tot een realistisch beeld van ‘voldoen aan de Woo’. Hiertoe heeft de VNG als onderdeel van het programma Grip op informatie het implementatieplan Actief openbaar maken (Woo)15 gepresenteerd. Hoewel het implementatieplan inmiddels achterhaald is, geeft het te bepalen ambitieniveau nog altijd voldoende houvast om een gewenste situatie voor de organisatie te formuleren. De onderscheiden ambitieniveaus zijn de volgende16: •
Ambitieniveau Beneden-basis: Het hanteren van ambitieniveau ‘Beneden-basis betekent dat de gemeente niet voldoet aan de gestelde eisen van de Woo.
•
Ambitieniveau Basis: Ambitieniveau ‘Basis’ betekent dat de gemeente de wettelijke fasering van de Woo volgt. Voor elke fase geldt dat de gemeente de documenten uit de desbetreffende informatiecategorie (Art. 3.3. Woo) vanaf de wettelijk verplichte datum actief openbaar maakt.
•
Ambitieniveau Medium: Bij ambitieniveau ‘Medium’ voldoet de gemeente aan het wettelijk minimum (e.g. ambitieniveau ‘Basis’). Daarbij maakt de gemeente reeds informatieobjecten uit processen openbaar waarvoor openbaarmaking nog niet wettelijk verplicht is. De gemeente kiest welke processen zij eerder openbaar maakt dan verplicht is.
•
Ambitieniveau Plus: Ambitieniveau ‘Plus’ betekent dat de gemeente direct alle actief te publiceren documenten openbaar maakt. Daarbij maakt de gemeente tevens informatie openbaar waarvoor geen wettelijke verplichting tot openbaarmaking geldt.
3.1.1. Ambitieniveau Pijnacker-Nootdorp Tijdens de ambitie- en scopesessie op 12-06-202417 is gesproken over de wijze waarop de impact van de verschillende ambitieniveaus in kaart is te brengen, zodat het definitieve ambitieniveau door gemeenteraad is vast te stellen. Gebaseerd op deze impactanalyse volgt in augustus 2024 het opstellen van het implementatieplan Woo. Het implementatieplan beschrijft voor de ambitieniveaus ‘Basis’ en ‘Medium’ de activiteiten, resultaten en op te leveren producten, inclusief bijbehorende planning, kosten, capaciteit/middelen en risico’s. De gemeenteraad kiest één van de twee varianten en stelt daarmee het definitieve ambitieniveau vast. Tijdens de ambitie- en scopesessie zijn tevens de volgende inzichten opgehaald bij de deelnemers: • Op basis van de eerste denkbeelden is het advies van de projectgroep om het ambitieniveau ‘Basis’ te hanteren, met als belangrijkste reden de beperkte capaciteit in de organisatie om vooruit te lopen op de wettelijke fasering. Wel geven de deelnemers aan dat mogelijk voor eenvoudig te implementeren processen (e.g. processen met een lage impact) is op te schalen naar ‘Medium’. • De interne informatiehuishouding is in relatie tot de verplichtingen van de Woo redelijk op orde voor passieve/actieve openbaarmaking. De meeste informatie is er wel, al is deze informatie niet dermate op orde voor publicatie.
Daar komt bij dat, met uitzondering van het Sociaal Domein, processen nauwelijks zijn beschreven binnen de organisatie. 14 https://pijnacker-nootdorp.raadsinformatie.nl/document/13940603/1 15 https://vng.nl/sites/default/files/2022-03/vng_grip_op_05_implementatieplan_actief_openbaar_maken.idd_.pdf 16 Ambitieniveau Beneden-basis, waarbij de gemeente niet aan de Woo voldoet, is buiten beschouwing gelaten. 17 Ambitie- en scoperapport Woo gemeente Pijnacker-Nootdorp v1.0
Impactanalyse Wet open overheid 3.2 Scope Op basis van de ambitie- en scopesessie met de (hoofd)betrokkenen zijn daarnaast de volgende uitgangspunten voor de scope bepaald: o
o o
o
De vakteams (c.q. lijnmanagement) zijn verantwoordelijk voor de actieve openbaarmaking van informatie en dienen te sturen op kwaliteit en tijdigheid van publicaties. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van anonimiseren en publiceren in het kader van de Woo is nog niet belegd. Er is op dit moment nog onvoldoende beeld van de verplichtingen van de Woo in de organisatie. Om deze reden is er nog heel wat ‘missiewerk’ te verrichten ten behoeve van bewustwording, training en opleiding. Tot slot hebben de deelnemers zorgen over een aantal informatiecategorieën. § Uitdagende categorieën zijn Adviezen en Onderzoeken, vanwege het domeinoverstijgende en ongestructureerd vastleggen van deze informatieobjecten. De verwachting is desondanks dat de gemeente veel adviezen reeds publiceert. Wat betreft anonimiseren en publiceren heeft de inzet van software de voorkeur. Team Juridische Zaken is een marktconsultatie gestart en is voornemens anonimiseringssoftware Octobox te implementeren.
Impactanalyse Wet open overheid 4.
Huidige situatie
Dit hoofdstuk beschrijft de huidige situatie in de gemeente Pijnacker-Nootdorp, gebaseerd op de informatie die tijdens de inventarisatie uit de organisatie is opgehaald. Het hoofdstuk beschrijft eerst de opzet van de inventarisatie. Aan de hand van de opgehaalde informatie18 volgt een beschrijving van de wijze waarop Pijnacker-Nootdorp zich verhoudt tot de huidige en toekomstige verplichtingen van de Woo. Dit hoofdstuk geeft daarmee antwoord op de volgende deelvraag: Welke binnen de gemeente Pijnacker-Nootdorp onderkende processen vallen binnen de 15 verplichte categorieën voor actieve openbaarmaking? 4.1 Opzet Zoals beschreven in hoofdstuk 2 brengt de Woo verplichtingen mee die per 1 mei 2022 gelden, als ook nieuwe verplichtingen die in de toekomst in werking treden. Deze verplichtingen vereisen volgens de VNG aanpassingen voor gemeenten op het gebied van processen en organisatie, systemen en medewerkers. Om de impact op de gemeente Pijnacker-Nootdorp in kaart te brengen is een inventarisatie uitgevoerd op de verplichte kaders die in hoofdstuk 2 zijn gesteld. Allereerst is een inventarisatie gedaan op de processen die de Woo raakt. De inventarisatie is gedaan op basis van de wettelijk verplichte 15 informatie categorieën. Deze 15 informatiecategorieën zijn geïnventariseerd op procesniveau.
De processen uit de informatiecategorieën zijn geselecteerd uit de ModelDSP19 op gronde dat ze informatieobjecten bevatten die het bestuursorgaan straks verplicht actief openbaar maakt. In de processentool i-Navigator zijn de processen uit de ModelDSP vastgelegd. De processen zijn gekoppeld aan de verplicht te publiceren informatieobjecten op basis van de vastgestelde werkdefinities van het Rijk20 Om de benodigde informatie op een overzichtelijke manier in kaart te brengen is er gebruik gemaakt van een inventarisatiesheet die is opgesteld op basis van de VNG-handreiking21 van Wob naar Woo en de inventarisatielijst afkomstig van de RDDI.22 Na een voorinvulling door team Informatiebeheer is de inventarisatiesheet verstuurd naar alle inhoudsdeskundigen binnen de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Naast de procesinventarisatie is middels een mondelinge uitvraag de huidige situatie binnen Pijnacker-Nootdorp in kaart gebracht met betrekking tot de bestaande en toekomstige verplichtingen van de Woo. 4.2 Status wettelijke verplichtingen vanaf 1 mei 2022 Met de inwerkingtreding van de Woo is per 1 mei 2022 een aantal verplichtingen van kracht (zie hoofdstuk 2). In tabel 4 is weergeven in hoeverre de gemeente voldoet aan deze verplichtingen: Verplichting Aanwijzen van Woocontactfunctionaris
Voldaan Ja
Beschikbaar stellen digitale mogelijkheid tot indienen van Woo-verzoek Proces van een Wob-verzoek aanpassen naar een Wooverzoek en hanteren verkorte verdagingstermijn van 2 weken.
Ja Ja
Maatregel Twee Woo-contactfunctionarissen zijn aangewezen binnen het Klant Contact Center (onderdeel van team Communicatie). Een E-formulier is ontwikkeld ten behoeve van het digitaal indienen van Woo-verzoeken. Juridische Zaken is op de hoogte van en werkt conform de nieuwe wettelijke termijnen.
18 Inventarisatiesheet Woo gemeente Pijnacker-Nootdorp v1.0 19 Model Documentair Structuur Plan (DSP)
20 https://www.open-overheid.nl/onderwerpen/actieve-openbaarmaking/informatiecategorieen-en-werkdefinities 21 Handreiking van Wob naar Woo: https://vng.nl/sites/default/files/2021-03/handreiking-van-wob-naar-woo.pdf
22 In juli 2021 heeft de Rijksdienst voor Duurzame Informatiehuishouding een format opgesteld, waarvan de inhoud herkenbaar en behapbaar is vertaald naar
de inventarisatiesheet Wet open overheid voor Pijnacker-Nootdorp.
Impactanalyse Wet open overheid Verplichting Inspanningsverplichting actieve openbaarmaking
Voldaan Nee
Maatregel Gemeente Pijnacker-Nootdorp publiceert nog geen informatieobjecten waarop vanuit de Woo geen publicatieplicht geldt. Daarmee voldoet Pijnacker-Nootdorp niet aan de inspanningsverplichting.
Toevoegen Ja In de jaarlijkse begroting en verantwoording zijn de Openbaarheidsparagraaf in de beleidsvoornemens en voortgang m.b.t. de Woo opgenomen. jaarlijkse begroting Tabel 2 In hoeverre voldoet de gemeente aan de verplichtingen per 01-05-2022 4.3 Status actieve openbaarmakingsplicht Zoals de VNG Uitvoeringstoets voorschrijft is binnen Pijnacker-Nootdorp een inventarisatie op Woo-relevante processen uitgevoerd. De resultaten geven allereerst inzicht in de processen die Pijnacker-Nootdorp herkent of uitvoert die de Woo raken. Vervolgens is voor deze processen gekeken hoeveel procesinformatie is opgehaald binnen de gemeente. Tot slot is op basis van deze informatie de huidige situatie in kaart gebracht. 4.3.1. Het proceslandschap In totaal zijn er uit de ModelDSP (zoals vastgelegd in de i-Navigator) 221 processen onderscheiden welke informatieobjecten bevatten die door gemeenten op grond van de Woo actief te openbaren zijn. Echter, niet alle processen zijn zonder meer van toepassing op de gemeente Pijnacker-Nootdorp: sommige processen voert de gemeente door de aard van de werkzaamheden niet uit, terwijl andere processen zijn gedelegeerd aan derden (en dus buiten verantwoordelijkheid van de gemeente vallen) of simpelweg ontbreken in de informatiehuishouding. De gemeente Pijnacker-Nootdorp herkent 103 processen en heeft daarmee 46,6% van het referentiekader in gebruik.
Dat houdt in dat de organisatie 118 processen (53,4%) niet herkent als actueel van toepassing. In tabel 2 is per informatiecategorie aangegeven hoeveel van de processen de gemeente heeft ingericht in het eigen processenlandschap:
Hoeveelheid herkende processen in processenlandschap Pijnacker-Nootdorp 140
Aantal processen
120 100 80 60 40 20 0 Convenanten
Jaarplannen en -verslagen
1
3
Organisatie WooIngekomen en verzoeken en stukken Werkwijze -besluiten
Nee Ja
1
2
Vergader- Agenda's en Ontwerpen stukken besluiten- Onderzoeksvan gemeenteraa lijsten rapporten regelgeving d College B&W
1
27
4
38
Figuur 2 Hoeveelheid herkende processen per informatiecategorie
1
1
Beschikkingen
Klachtoordelen
3
86
1
3
48
1
Impactanalyse Wet open overheid In totaal geeft figuur2 221 processen weer, waarvan 103 blauw en 118 geel zijn. De 103 processen herkent de gemeente en voert zij uit in het Zaaksysteem of op een andere manier. De 118 processen die de organisatie niet herkent, zijn weergeven in de inventarisatiesheet als ‘Proces niet ingericht in gemeente’ en zijn in de tabel als geel weergeven. In de categorieën ‘Ingekomen stukken gemeenteraad’, ‘Ontwerpen van regelgeving (incl. adviesaanvraag en advies)’, ‘Onderzoeksrapporten’, ‘Beschikkingen’ en ‘Klachtoordelen’ zijn processen herkend als niet in gebruik. Het is raadzaam om na te gaan of de gemeente deze processen simpelweg niet uitvoert of heeft gedelegeerd. Zo houdt de organisatie zicht op haar processen en is beleid te voeren op de kwaliteit van te openbaren stukken die onder deze processen vallen. N.B. Hoewel de gemeente hier wel uitvoering aan geeft, ontbreken de informatiecategorieën ‘Bereikbaarheidsgegevens’, ‘Wetten en andere algemeen verbindende voorschriften’ en ‘Overige besluiten van algemene strekking’ in tabel 2. Voor bereikbaarheidsgegevens is geen proces ingericht in de ModelDSP, waardoor deze informatie apart is geïnventariseerd.
De informatiecategorieën ‘Wetten en andere algemeen verbindende voorschriften’ en ‘Overige besluiten van algemene strekking’ staan niet in de tabel, omdat deze niet op procesniveau zijn geïnventariseerd. Uit een mondelinge uitvraag blijkt dat de gemeente deze categorieën reeds publiceert vanuit de Wep. 4.3.2. Aanwezigheid procesinformatie Binnen de processen die de gemeente herkent zijn twee categorieën te onderscheiden: processen waar wel informatie over beschikbaar is en processen waar geen informatie over beschikbaar is in de organisatie. Dat onderscheid bepaalt mede de impact op de implementatie. Tabel 3 toont dat voor 80 van de in totaal 103 herkende processen informatie is opgehaald. Voor de andere 23 processen is geen informatie opgehaald. Deze 23 processen vormen daarmee een zogenaamde ‘blinde vlek’.
Procesinformatie aanwezig per proces 50 45
Aantal processen
40 35 30 25 20 15 10 5 0
Agenda's en besluitenlijsten College B&W
Nee Ja
Beschikkingen
Convenanten
Ingekomen Jaarplannen stukken en -verslagen
Klachtoordelen
Onderzoeksrapporten
1
3
11 1
37
Ontwerpen van regelgeving
VergaderOrganisatie Woostukken en verzoeken en gemeenteraa Werkwijze -besluiten d
12 1
4
3
26
1
1
2
Figuur 3 Overzicht van aanwezige procesinformatie per informatiecategorie De bovenstaande tabel geeft het aantal processen weer waar wel en geen informatie over beschikbaar is. Bij beschikbare procesinformatie geldt dat er informatie is opgehaald over de aantallen, verantwoordelijkheden, applicatie ondersteuning en dossiervorming en/of de mate van anonimiseren en publiceren in een proces. Indien er geen informatie is ingevuld bij een herkend proces, dan geldt dat er geen procesinformatie beschikbaar is. Wanneer de inventarisatiesheet gedeeltelijk is ingevuld, dan is dit meegerekend als een proces waarover wel
Impactanalyse Wet open overheid informatie beschikbaar is. De organisatie weet dan bijvoorbeeld wel wie de verantwoordelijke is van een proces. Dit is waardevolle informatie voor de implementatie van de Wet open overheid. 4.3.3. Constateringen per informatiecategorie Deze paragraaf toont de huidige situatie van de geïnventariseerde processen in relatie tot de Woo. De onderstaande tabel geeft de informatie weer per informatiecategorie die de organisatie heeft aangeleverd. Totaal aantal processen
Totaal aantal processen herkend
Gemiddeld aantal documenten per jaar
Verantwoordelijkheden belegd
Anonimiseren van toepassing
Anonimiseren ingericht
Publiceren ingericht
Agenda's en besluitenlijsten College B&W
1
1
90
Ja
Ja
Nee
Deels
Beschikkingen
134
48
1399
Deels
Ja
Nee
Deels
Convenanten
1
1
6
Deels
Ja
Nee
Nee
Ingekomen stukken
5
4
80
Ja
Ja
Ja
Ja
Jaarplannen en verslagen
3
3
3
Ja
Nee
Nvt
Ja
Klachtoordelen
2
1
84
Ja
Ja
Nee
Nee
Informatiecategorie
Onderzoeksrapporten Ontwerpen van regelgeving (incl. advies en adviesaanvraag) Organisatie en werkwijze
6
3
43
Ja
Ja
Nee
Nee
65
38
126
Deels
Ja
Nee
Deels
1
1
1
Ja
Ja
Nee
Nee
Vergaderstukken gemeenteraad
1
1
312
Ja
Ja
Ja
Ja
2
2
143
Ja
Ja
Ja
Nee
Niet op procesniveau geïnventariseerd
Ja
Nee
Nvt
Ja
Niet op procesniveau geïnventariseerd
Ja
Nee
Nvt
Ja
Niet op procesniveau geïnventariseerd
Ja
Nee
Nvt
Ja
Woo-verzoeken en -besluiten Bereikbaarheidsgegevens Wetten en andere algemeen verbindende voorschriften Overige besluiten van algemene strekking
Tabel 3 Constateringen per informatiecategorie
Impactanalyse Wet open overheid 5.
Verschillenanalyse
In hoofdstuk 4 is de huidige situatie in relatie tot de verplichtingen van de Woo in gemeente PijnackerNootdorp in kaart gebracht. Dit laatste hoofdstuk beschrijft de verschillenanalyse en duidt per verplichting van de Woo de impact op de processen en organisatie, systemen en medewerkers van de gemeente PijnackerNootdorp. De impactanalyse is gebaseerd op de Uitvoeringstoets van de VNG23 en de inventarisatiesheet. Het hoofdstuk geeft antwoord op de deelvraag: “In hoeverre voldoen de binnen de gemeente Pijnacker-Nootdorp onderkende processen aan de implementatie-eisen?” 5.1 Impact verplichtingen per 1 mei 2022 Onderdeel 5.1 beschrijft de impact van de verplichtingen van de Woo die gelden per 1 mei 2022, op de processen en organisatie, systemen en medewerkers van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Verplichtingen Woo Huidige situatie Impact Pijnacker-Nootdorp Aanwijzen WooPijnacker-Nootdorp voldoet Impact laag contactfunctionaris - De verantwoordelijkheid is - De gemeent Pijnackerbelegd in de organisatie, Nootdorp heeft conform de waarbij procesafspraken zijn Woo reeds een Woogemaakt voor de uitvoering van functionaris aangewezen deze rol. binnen het KCC van team Communicatie. Beschikbaar stellen Pijnacker-Nootdorp voldoet Impact laag digitale mogelijkheid indienen Woo-verzoek.
- Er is een E-formulier - Pijnacker-Nootdorp heeft reeds beschikbaar op de website een E-formulier in gebruik voor voor het indienen van Woode afhandeling van Wooverzoeken. verzoeken. Aanpassen proces Wobverzoeken naar Wooverzoeken
Pijnacker-Nootdorp voldoet
Toevoegen openbaarheidsparagraaf aan jaarlijkse begroting
Pijnacker-Nootdorp voldoet
-
-
Team Juridische Zaken is bewust van en werkt conform de gewijzigde wettelijke afhandelingstermijn van 4 weken met een verdagingstermijn van 2 weken.
Voor de jaarlijkse begroting is een paragraaf opgesteld over de beleidsvoornemens aangaande de Woo.
Impact laag -
Pijnacker-Nootdorp voert het proces conform aangepaste termijnen uit, in samenwerking met Eiffel.
Impact laag -
Pijnacker-Nootdorp voldoet reeds aan deze verplichting. Wel is rekening te houden met deze extra KPI in de PDCAcyclus.
Tabel 5 Impact verplichtingen per 1 mei 2022
23 VNG Uitvoeringstoets (2019): https://vng.nl/sites/default/files/2021-07/rapportage_uitvoeringstoets_woo.pdf
Impactanalyse Wet open overheid 5.2 Impact actieve openbaarmakingsplicht Onderdeel 5.2 beschrijft de impact van de actieve openbaarmakingsplicht van de Woo op de processen en organisatie, systemen en medewerkers van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. 5.2.1. Impact processen en organisatie De actieve openbaarmakingsplicht heeft impact op de processen en organisatie van Pijnacker-Nootdorp. Zoals de VNG Uitvoeringstoets stelt is een inventarisatie benodigd om de geraakte processen in kaart te brengen. De inventarisatie maakt inzichtelijk welke processen aanpassingen ten behoeve van tijdige identificatie en publicatie van documenten. Onderstaande tabellen geven de impact weer ten aanzien van de benodigde procesinventarisatie en –aanpassingen. De impact is uitgewerkt in benodigde arbeidsuren en kosten. Hierbij is gebruik van normen uit de VNG Uitvoeringstoets, als ook eigen ervaringen van Woo-implementatietrajecten bij andere gemeenten. De volgende normen zijn gehanteerd: Impact
Benodigde uren per proces
Kosten per proces
Procesinventarisatie
Een aanvullende procesinventarisatie neemt gemiddeld 16 arbeidsuren in beslag24. Hieronder valt het uitzetten en uitleggen van de inventarisatie door de projectleider en het uitzoeken en invullen van de procesinformatie in de inventarisatiesheet door een inhoudsdeskundige.
De VNG rekent €60 als normkosten voor overheidsarbeid door interne medewerkers per uur.
Procesaanpassingen
Het aanpassen van een proces in het kader van de Woo neemt gemiddeld 20 arbeidsuren26 in beslag. Hieronder valt het uitwerken van het huidige en het gewenste proces (18 uur27) en het opstellen van een werkinstructie (2 uur)28 door een procesadviseur en een inhoudsdeskundige.29
1 proces inventariseren kost zodoende €60 x 16 uur = €960 N.b.: Wanneer inhuur van externe arbeidskrachten is vereist, zijn de verwachte normkosten €100 per uur.25 De VNG rekent €60 als normkosten overheidsarbeid per uur. 1 proces aanpassen kost zodoende €60 x 20 uur = €1.200 N.b.: Wanneer inhuur van externe arbeidskrachten is vereist, zijn de verwachte normkosten €100 per uur.30
Tabel 6 Berekening impact procesinventarisaties en -aanpassingen Verplichting Woo
Bestaande situatie
Impact Pijnacker-Nootdorp
Uitvoeren procesinventarisatie
Pijnacker-Nootdorp voldoet niet
Impact hoog
-
Pijnacker-Nootdorp voert 103 processen uit die de Woo raken.
-
Ondanks uitvoering van de procesinventarisatie ontbreekt nog van 23 processen (22,3%) informatie.
24 Gebaseerd op Woo-implementaties bij andere gemeenten. 25 De beschikbaarheid van medewerkers en de noodzaak voor externe inhuur is verder uit te werken in het implementatieplan. 26 Betreft initiële benodigde uren voor procesaanpassing. Daarnaast zijn er ook structureel extra uren nodig omdat de procesaanpassing onderdeel wordt van
het reguliere werk. Dit is niet meegenomen in bovenstaande uren aangezien dit lastig te kwantificeren is.
27 Zie voetnoot 24. 28 Gebaseerd op VNG Uitvoeringstoets Woo (2019)
29 Afhankelijk van het proces is inzet van één of meer inhoudsdeskundigen gewenst. 30 Zie voetnoot 25.
Impactanalyse Wet open overheid Verplichting Woo
Bestaande situatie -
Uitvoeren procesaanpassingen
Voor 80 processen is procesinformatie opgehaald, voor 23 processen niet.
Pijnacker-Nootdorp voldoet niet -
-
Impact Pijnacker-Nootdorp
6 informatiecategorieën voldoen reeds volledig aan de verplichtingen van de Woo: o Wet- en regelgeving o Overige besluiten van algemene strekking o Bereikbaarheidsgegevens o Jaarplannen en verslagen o Ingekomen stukken gemeenteraad o Vergaderstukken gemeenteraad Van de 103 herkende processen voldoen 21 processen (20,4%) aan de Woo. 82 processen (79,6%) voldoen niet.
Gedurende de implementatie is een aanvullende inventarisatie op ontbrekende procesinformatie vereist. Totaal geraamde uren: 368 uur. Totaal geraamde kosten: €22.080 Impact hoog -
82 processen vereisen procesaanpassingen en aanpassing van werkinstructies.
Totaal geraamde uren: 1640 uur. Totaal geraamde kosten: €98.400 -
-
Voor de overige 21 processen is aan te raden om na te gaan of procesaanpassingen benodigd zijn. Daarnaast is het opnemen van de Woo-identificatie eisen31 voor alle 103 processen in het informatiebeheerproces vereist.
Tabel 7 Impact processen & organisatie actieve openbaarmakingsplicht
5.2.1.1. Impact processen & organisatie per informatiecategorie per fase Deze sectie geeft de bovengenoemde impact van de actieve openbaarmakingsplicht op processen en organisatie weer per informatiecategorie per fase. De impact is verdeeld in drie categorieën, gebaseerd op de mate van beschikbaarheid van informatie en de mate waarin de processen binnen een informatiecategorie reeds voldoen aan de Woo. De volgende classificering is gehanteerd: Impactcategorie Impact laag Impact gemiddeld Impact hoog
Criterium <80 uur benodigd voor de uitvoering van procesinventarisaties en procesaanpassingen per informatiecategorie. 80 - 160 uur benodigd voor de uitvoering van procesinventarisaties en procesaanpassingen per informatiecategorie. >160 uur benodigd voor de uitvoering van procesinventarisaties en procesaanpassingen per informatiecategorie.
Tabel 8 Impactcriteria
31 Informatieobjecten zijn voorzien van informatie a) over (verplichte) publicatie, b) over aanwezigheid van gegevens die niet mogen worden gepubliceerd, c)
die vindbaarheid waarborgt, en, indien mogelijk en passend, gestructureerde publicatie mogelijk maakt.
Impactanalyse Wet open overheid 5.1.1.1.1
Impact processen en organisatie fase 1 Fase 1
Verplichtingen Woo
Bestaande situatie
Impact Pijnacker-Nootdorp
Wetten en andere algemeen verbindende voorschriften
Pijnacker-Nootdorp voldoet - Deze categorie is niet met de ModelDSP, maar mondeling geinventariseerd met betrokkenen.
Impact laag - Er is geen aanvullende inventarisatie vereist. - Er zijn geen procesaanpassingen en aanpassing van werkinstructies vereist.
Conform de Wep publiceert de gemeente algemeen verbindende voorschriften reeds via DROP. Pijnacker-Nootdorp voldoet - Deze categorie is niet met behulp van de ModelDSP, maar mondeling geinventariseerd met betrokkenen.
Totaal geraamde uren: 0 uur Totaal geraamde extra proceskosten: €0
Overige besluiten van algemene strekking
Organisatie en werkwijze
Bereikbaarheidsgegevens
Conform de Wep publiceert de gemeente besluiten van algemene strekking reeds via DROP. Pijnacker-Nootdorp voldoet niet - 1 proces is van toepassing. - Voor 1 processen is procesinformatie opgehaald. Het proces voldoet niet aan de Woo. Pijnacker-Nootdorp voldoet - Deze categorie is niet met de ModelDSP, maar mondeling geinventariseerd met betrokkenen. Bereikbaarheidsgegevens zijn reeds openbaar op de gemeentelijke website.
Impact laag - Er is geen aanvullende inventarisatie vereist. - Er zijn geen procesaanpassingen en aanpassing van werkinstructies vereist. Totaal geraamde uren: 0 uur Totaal geraamde extra proceskosten: €0
Impact laag - Er is geen aanvullende inventarisatie vereist. - 1 proces vereist procesaanpassingen en aanpassing van werkinstructies. Dit kost 20 uur / €1.200. Totaal geraamde uren: 20 uur Totaal geraamde extra proceskosten: €1.200 Impact laag - Er is geen aanvullende inventarisatie vereist. - Er zijn geen procesaanpassingen en aanpassing van werkinstructies vereist. Totaal geraamde uren: 0 uur Totaal geraamde extra proceskosten: €0
Totaal verwachte €1.200 initiële proceskosten fase 1 Tabel 9 Impact actieve openbaarmakingsplicht op processen & organisatie fase 1
Impactanalyse Wet open overheid 5.1.1.1.2
Impact processen en organisatie fase 2 Fase 2
Verplichtingen Woo
Bestaande situatie
Impact Pijnacker-Nootdorp
Ontwerpen van regelgeving (incl. advies en adviesaanvraag)
Pijnacker-Nootdorp voldoet niet - 38 processen zijn van toepassing. - Voor 26 processen is procesinformatie opgehaald.
Impact hoog - Een aanvullende inventarisatie is vereist voor 12 processen. Dit kost 192 uur / €11.520. - 38 processen vereisen procesaanpassing en aanpassing van de werkinstructies. Dit kost 760 uur / €45.600.
Vergaderstukken gemeenteraad
38 processen voldoen niet aan de Woo. Pijnacker-Nootdorp voldoet - 1 proces is van toepassing. - Voor 1 proces is procesinformatie opgehaald.
Totaal geraamde uren: 952 uur Totaal geraamde extra proceskosten: €57.120 Impact laag - Er is geen aanvullende inventarisatie vereist. - Geen van de processen vereisen procesaanpassingen en aanpassing van de werkinstructies.
Het proces voldoet aan de Woo.
Totaal geraamde uren: 0 uur Totaal geraamde extra proceskosten: €0
Pijnacker-Nootdorp voldoet niet - 1 proces is van toepassing. - Voor 1 proces is procesinformatie opgehaald.
Impact laag - Er is geen aanvullende inventarisatie vereist. - 1 processen vereist procesaanpassingen en aanpassing van de werkinstructie. Dit kost 20 uur / €1.200.
Agenda's en besluitenlijsten College B&W
Adviezen
Jaarplannen en verslagen
Het proces voldoet niet aan de Woo. Pijnacker-Nootdorp voldoet niet - Deze categorie is niet met de ModelDSP, maar mondeling geinventariseerd met betrokkenen. Adviezen worden nog niet actief openbaar gemaakt. Pijnacker-Nootdorp voldoet - 3 processen zijn van toepassing. - Voor 3 processen is procesinformatie opgehaald.
Totaal geraamde uren: 20 uur Totaal geraamde extra proceskosten: €1.200 Impact laag - Er is geen aanvullende inventarisatie vereist. - Voor de publicatie van Adviezen is een generiek proces te onwerpen en een werkinstructie te ontwikkelen. Dit kost 20 uur / €1.200. Totaal geraamde uren: 20 uur Totaal geraamde extra proceskosten: €1.200 Impact laag - Er is geen aanvullende inventarisatie vereist. - Geen van de processen vereisen procesaanpassingen en aanpassing van de werkinstructies.
Impactanalyse Wet open overheid Fase 2 Verplichtingen Woo
Woo-verzoeken en -besluiten
Bestaande situatie
Impact Pijnacker-Nootdorp
3 processen voldoen aan de Woo. Pijnacker-Nootdorp voldoet niet - 2 processen zijn van toepassing. - Voor 2 processen is procesinformatie opgehaald.
Totaal geraamde uren: 0 uur Totaal geraamde extra proceskosten: €0 Impact laag - Er is geen aanvullende inventarisatie vereist. - 2 processen vereisen procesaanpassing en aanpassing van de werkinstructies. Dit kost 40 uur / €2.400.
2 processen voldoen niet aan de Woo.
Totaal geraamde uren: 40 uur Totaal geraamde extra proceskosten: €2.400
Totaal verwachte €61.920 initiële proceskosten fase 2 Tabel 10 Impact actieve openbaarmakingsplicht op processen & organisatie fase 2 5.1.1.1.3
Impact processen en organisatie fase 3 Fase 3
Verplichtingen Woo
Ingekomen stukken gemeenteraad
Convenanten
Onderzoeksrapporten
Bestaande situatie
Impact Pijnacker-Nootdorp
Pijnacker-Nootdorp voldoet - 4 processen zijn van toepassing. - Voor alle 4 processen is procesinformatie opgehaald.
Impact laag - Er is geen aanvullende inventarisatie vereist. - Geen van de processen vereisen procesaanpassingen en aanpassing van werkinstructies.
4 processen voldoen aan de Woo.
Totaal geraamde uren: 0 uur Totaal geraamde extra proceskosten: €0 Impact laag - Er is geen aanvullende inventarisatie vereist. - 1 proces vereist procesaanpassingen en aanpassing van de werkinstructies. Dit kost 20 uur / €1.200.
Pijnacker-Nootdorp voldoet niet - 1 proces is van toepassing. - Voor 1 proces is procesinformatie opgehaald. Het proces voldoet niet aan de Woo. Pijnacker-Nootdorp voldoet niet - 3 processen zijn van toepassing. - Voor 3 processen is procesinformatie opgehaald. 3 processen voldoen niet aan de Woo.
Totaal geraamde uren: 20 uur Totaal geraamde extra proceskosten: €1.200 Impact laag - Er is geen aanvullende inventarisatie vereist. - 3 processen vereisen procesaanpassing en aanpassing van de werkinstructies. Dit kost 60 uur / €3.600. Totaal geraamde uren: 60 uur Totaal geraamde extra proceskosten: €3.600
Impactanalyse Wet open overheid Fase 3 Verplichtingen Woo
Klachtoordelen
Bestaande situatie
Impact Pijnacker-Nootdorp
Pijnacker-Nootdorp voldoet niet - 1 proces is van toepassing - Voor 1 processen is procesinformatie opgehaald.
Impact laag - Er is geen aanvullende inventarisatie vereist. - 1 proces vereist procesaanpassing en aanpassing van de werkinstructies. Dit kost 20 uur / €1.200.
Het proces voldoet niet aan de Woo.
Totaal geraamde uren: 20 uur Totaal geraamde extra proceskosten: €1.200 €6.000
Totaal verwachte initiële proceskosten fase 3 Tabel 11 Impact actieve openbaarmakingsplicht op processen & organisatie fase 3 5.1.1.1.4
Impact processen en organisatie fase 4 Fase 4
Verplichtingen Woo
Beschikkingen
Bestaande situatie
Impact Pijnacker-Nootdorp
Pijnacker-Nootdorp voldoet niet - 48 processen zijn van toepassing. - Voor 37 processen is procesinformatie opgehaald.
Impact hoog - Een aanvullende inventarisatie is vereist voor 11 processen. Dit kost 176 uur / €10.560. - 35 processen vereisen procesaanpassingen en aanpassing van werkinstructies. Dit 700 uur / €42.000.
13 processen voldoen aan de Woo, 35 processen niet.
Totaal geraamde uren: 876 uur Totaal geraamde extra proceskosten: €52.56032
Totaal verwachte €52.560 initiële proceskosten fase 4 Tabel 12 Impact actieve openbaarmakingsplicht op processen & organisatie fase 4 Fase
Aantal informatiecategorieën dat voldoet
Verwachte initiële proceskosten bij interne inhuur
Verwachte initiële proceskosten bij externe inhuur
Fase 1 3 van 4 €1.200 €2.000 Fase 2 2 van 6 €61.920 €103.200 Fase 3 1 van 4 €6000 €10.000 Fase 4 0 van 1 €52.560 €87.600 Totaal 6 van 15 €121.680 €202.800 Tabel 13 Totale verwachte initiële proceskosten actieve openbaarmakingsplicht
32 Art. 3.3a Woo stelt dat beschikkingen zijn te publiceren in een elektronisch raadpleegbaar overzicht32 . Dit verlaagt mogelijk de werkelijke impact, omdat één
generiek proces is op te stellen.
Impactanalyse Wet open overheid 5.2.2. Impact systemen Naast impact op processen en organisatie voorziet de VNG een viertal benodigde investeringen in tools, koppelingen en systemen die los staan van de 15 informatiecategorieën. De impact hiervan staat beschreven in onderstaande tabel. Verplichting Woo
Huidige situatie
Impact
Ontwikkelen sjablonen om vertrouwelijke gegevens eenvoudig te identificeren of gestructureerd op te slaan.
Pijnacker-Nootdorp voldoet niet
Impact hoog
-
Toepassen metadatering om documenten eenvoudig terug te vinden en te kunnen verwijzen naar de opslaglocatie van het document. Aanschaf en implementatie decentrale publicatievoorziening (incl. realisatie koppeling met documentregistratievoorziening).
Aanschaf en implementatie anonimiseringssoftware om gegevens te verwijderen voorafgaand aan publicatie.
Pijnacker-Nootdorp kent weinig organisatie brede afspraken over het gebruik van vaste metadata en sjablonen.
Pijnacker-Nootdorp voldoet niet -
Pijnacker-Nootdorp heeft nog geen eigen publicatieplatform aangewezen. PijnackerNootdorp heeft met de eigen website een potentieel publicatieplatform in bezit.
Pijnacker-Nootdorp voldoet -
Pijnacker-Nootdorp beschikt over anonimiseringssoftware BMDataprotector, en Octobox (voor Wooverzoeken).
Totaal verwachte initiële systeemkosten Tabel 14 Impact actieve openbaarmakingsplicht op systemen
33 Zie bijlage 1 voor een overzicht van de documentregistratievoorzieningen per informatiecategorie.
-
Pijnacker-Nootdorp dient sjablonen en metadata in de systemen te ontwerpen en toe te passen op te publiceren informatieobjecten.
Impact hoog -
-
Pijnacker-Nootdorp dient een eigen publicatieplatform aan te wijzen. Indien automatische publicatie is gewenst, zijn koppelingen vereist tussen de documentregistratievoorziening(en)33 en de aan te wijzen publicatieomgeving.
Impact hoog -
Pijnacker-Nootdorp dient anonimiseringssoftware aan te schaffen en te implementeren voor de actieve openbaarmakingsplicht.
€50.00034
34 Inschatting op basis van invoeringstoets en ervaringen andere middelgrote gemeenten (publicatievoorziening: €30.000, anonimiseringssoftware: €5.000 en
sjablonen en metadatering: €15.000)
Impactanalyse Wet open overheid 5.2.3. Impact medewerkers De Woo vereist volgens VNG tevens investeringen in het ontwikkelen van kennis en vaardigheden en bewustwording onder medewerkers die betrokken zijn bij de Woo. Verplichting Woo Informeren en opleiden van medewerkers en leidinggevenden van primaire processen. Het opleiden van specialisten (i.e. medewerkers informatiebeheer en juristen).
Huidige situatie Pijnacker-Nootdorp voldoet niet - Medewerkers zijn onvoldoende op de hoogte van de verplichtingen van de Woo en de impact hiervan op hun werkzaamheden35. Medewerkers zijn nog niet opgeleid.
Impact Impact hoog - Organisatie brede en teamspecifieke bewustwordingscampagnes zijn vereist. - Opleiding en training is vereist voor Informatiebeheer en Juridische Zaken. - Opleiding en training is vereist voor vakteams over o a) het structureren en metadateren van documenten; o b) het formuleren van te publiceren teksten; en o c) het (handmatig) controleren van documenten na gebruik anonimiseringstool.
Totaal verwachte €30.750 initiële medewerkerskosten Tabel 15 Impact actieve openbaarmakingsplicht op medewerkers 5.2.4. Structurele vaste en variabele kosten uitvoering Woo Tot slot zijn er structurele vaste en variabele kosten te verwachten voor de uitvoering van de Woo. 5.2.4.1.
Structurele vast kosten
De structurele vaste kosten zijn in onderstaande tabel weergegeven. Structurele vaste kosten Toelichting Beheer en onderhoud van systemen. De VNG rekent hiervoor in totaal 15% van de Personele kosten van advies, ondersteuning en toezicht investeringskosten. Dit komt neer op op de naleving van de Woo (bijv. via periodieke audits). €42.862,50 geraamde extra kosten. Invulling rol Woo-contactfunctionaris
€49.608
Totaal verwachte structurele vaste kosten
€92.470,50
Tabel 13 Structurele vaste kosten 5.2.4.2. Structurele variabele kosten Daarnaast zijn er volgens VNG36 jaarlijks variabele kosten te verwachten als gevolg van de implementatie van de Woo. Deze kosten zijn afhankelijk van het aantal openbaar te maken documenten en de verwerkingskosten per document per informatiecategorie. De kosten zijn in onderstaande tabel weergegeven.
35 Ambitie- en scoperapport Woo gemeente Pijnacker-Nootdorp v1.0.pdf 36 VNG Uitvoeringstoets Woo (2019)
Impactanalyse Wet open overheid Informatiecategorie Wetten en andere algemeen verbindende voorschriften Overige besluiten van algemene strekking Organisatie en werkwijze
Variabele kosten Niet van belang voor het bepalen van de impact, omdat deze al openbaar worden gemaakt. Niet van belang voor het bepalen van de impact, omdat deze al openbaar worden gemaakt. - Afgerond aantal verwachte documenten voor gemeente Pijnacker-Nootdorp per jaar: 1 - Verwachte stukprijs per document: €15 Geraamde jaarlijkse variabele kosten: €15
Bereikbaarheidsgegevens Ingekomen stukken / Vergaderstukken gemeenteraad Agenda’s en besluitenlijsten college B&W
Adviezen van adviescolleges
Convenanten
Jaarplannen en -verslagen WOO-verzoeken en -besluiten
Onderzoeksrapporten
Niet van belang voor het bepalen van de impact, omdat deze al openbaar worden gemaakt. Niet van belang voor het bepalen van de impact, omdat deze al openbaar worden gemaakt. - Afgerond aantal verwachte documenten voor een middelgrote gemeente per jaar: 90 - Verwachte stukprijs per document: €15 Geraamde jaarlijkse variabele kosten: €1.352,11 - Afgerond aantal verwachte documenten voor gemeente Pijnacker-Nootdorp per jaar: 70 - Verwachte stukprijs per document: €15 Geraamde jaarlijkse variabele kosten: €1.050 - Afgerond aantal verwachte documenten voor een middelgrote gemeente per jaar: 8 - Verwachte stukprijs per document: à €15 voor eenvoudige gevallen (75% van documenten). à €90 voor complexe gevallen (25% van documenten). Geraamde jaarlijkse variabele kosten: €275,70 Niet van belang voor het bepalen van de impact, omdat deze al openbaar worden gemaakt. - Afgerond aantal verwachte documenten voor een middelgrote gemeente per jaar: 32 - Verwachte stukprijs per document: à €15 voor eenvoudige gevallen (75% van documenten). à €60 voor complexe gevallen (25% van documenten). Geraamde jaarlijkse variabele kosten: €857,75 - Afgerond aantal verwachte documenten voor een middelgrote gemeente per jaar: 7
Impactanalyse Wet open overheid Informatiecategorie
Beschikkingen
Ontwerpen van wet- en regelgeving (incl. adviesaanvraag en advies)
Variabele kosten - Verwachte stukprijs per document: à €15 voor eenvoudige gevallen (75% van documenten). à €90 voor complexe gevallen (25% van documenten). Geraamde jaarlijkse variabele kosten: €252,89 - Afgerond aantal verwachte documenten voor een middelgrote gemeente per jaar: 1042 - Verwachte stukprijs per document: à €30 voor eenvoudige gevallen (75% van documenten). à €75 voor complexe gevallen (25% van documenten). Geraamde jaarlijkse variabele kosten: €42.992,96 - Afgerond aantal verwachte documenten voor gemeente Pijnacker-Nootdorp per jaar: 126 - Verwachte stukprijs per document: à €30 voor eenvoudige gevallen (75% van documenten). 2835 à €75 voor complexe gevallen (25% van documenten). Geraamde jaarlijkse variabele kosten: €5.197,50
Klachtoordelen
-
Afgerond aantal verwachte documenten voor gemeente Pijnacker-Nootdorp per jaar: 84 Verwachte stukprijs per document: à €30 voor eenvoudige gevallen (75% van documenten). à €75 voor complexe gevallen (25% van documenten).
Geraamde jaarlijkse variabele kosten: €3.465 Totaal €55.455 Tabel 14 Jaarlijkse variabele kosten per informatiecategorie NB. Het aantal verwachte documenten op jaarbasis is naar beneden afgerond op hele aantallen. 5.3 Tot slot Deze impactanalyse geeft inzicht in de impact die de Woo heeft op de processen en organisatie, systemen en medewerkers van gemeente Pijnacker-Nootdorp. De beschrijving van de wettelijke verplichtingen en de huidige situatie in combinatie met de verschillenanalyse laten zien waar de aandacht naar uit moet in de implementatie. De totale verwachte initiële en structurele kosten voor de gemeente Pijnacker-Nootdorp zijn weergegeven in onderstaande tabel. De geraamde kosten zijn gebaseerd op de Uitvoeringstoets van VNG. In deze toets brengt VNG de impact van de Woo op gemeenten in kaart. Tevens is de uitkering van gelden aan gemeenten door het
Impactanalyse Wet open overheid Rijk hierop gebaseerd. De inschatting is gedaan op basis van de kennis die nu voorhanden is. De praktijk moet uitwijzen hoe reëel de inschatting is. Initiële kosten Processen & organisatie
Bedrag
Systemen
€50.000
Medewerkers
€30.750
Totale initiële kosten
€202.430 – €283.550
€121.680 - €202.800
Structurele kosten Vaste kosten
€92.470
Variabele kosten
€55.455
Totale structurele kosten
€147.925
Tabel 15 Totaal geraamde initiële en structurele kosten
Impactanalyse Wet open overheid Bijlage 1.
Samenvatting inventarisatiesheet Woo