Bijlage - Memo 'Nieuw Reglement van Orde'

Memo

zaaknummer

1392092

berichtnummer

1235185

aan

Werkgroep Vergadermodel en Reglement van Orde

van

A. van der Lugt / J.P. van der Haas

afschrift datum onderwerp status

16 januari 2023 (versie 2.0: 31 januari 2023) Nieuw Reglement van Orde Ter bespreking

Memo ‘Nieuw Reglement van Orde’

Inleiding Op 13 juni 2022 is het presidium van de gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp akkoord gegaan met het instellen van een werkgroep ‘Vergadermodel en Reglement van Orde’. De werkgroep heeft als opdracht meegekregen om de werking van het BOB-model kritisch tegen het licht te houden en – mede op basis hiervan – een wijziging van het Reglement van Orde voor te bereiden. De werkgroep is op 5 september 2022 en op 10 oktober 2022 bij elkaar geweest. Op basis van de bijeenkomsten is de griffie aan de slag gegaan met een wijziging van het Reglement van Orde, dat als bijlage bij dit memo gevoegd is. In dit memo is terug te vinden welke wijzigingen in het nieuwe Reglement van Orde worden voorgesteld.

Proces Het memo en het nieuwe Reglement van Orde worden tijdens een extra bijeenkomst van de werkgroep ‘Vergadermodel en Reglement van Orde’ besproken. Indien de werkgroep – al dan niet gewijzigd – akkoord gaat met de stukken, dan worden de stukken voor wensen en bedenkingen voorgelegd aan het college van B&W. Vervolgens bespreekt de werkgroep de stukken nogmaals, waar dan inmiddels ook een raadsvoorstel en concept raadsbesluit bij zijn gevoegd. Tenslotte bepaalt de agendacommissie wanneer de stukken geagendeerd worden in de gemeenteraad.

Vergadermodel Tijdens de bijeenkomst van 5 september 2022 zijn de volgende bevindingen over het BOB-model door de werkgroep onderschreven: -

-

-

pagina

1/6

Met name de beeldvormende vergaderingen duren op dit moment te lang. Sommige fracties sturen vragen wel voorafgaand aan de vergadering in, maar deze worden altijd tijdens de vergadering beantwoord. Dat kost erg veel tijd. Meer debat tussen raadsleden onderling is gewenst. Nu wordt nog vaak naar het college gekeken, terwijl het juist de raad is die kaders stelt. Raadsleden zouden dus met elkaar in debat moeten gaan in plaats van de mening van het college af te wachten. Participatie zou een grotere rol moeten krijgen in het proces en de gemeenteraad zou in sommige gevallen eerder in het proces betrokken moeten / kunnen worden. Vergaderen op locatie zou hierbij een mogelijkheid zijn.

Memo

-

-

Er zou meer clustering op onderwerpen plaats kunnen vinden. Op dit moment vindt bespreking vaak ‘kris-kras’ plaats en is een duidelijke indeling op bijvoorbeeld ‘ruimtelijke’ onderwerpen en ‘sociale’ onderwerpen (eventueel door middel van parallelle sessies) niet terug te zien. Bepaalde ‘mores’ zouden nog eens onder de loep genomen kunnen worden, zoals bijvoorbeeld het moment van het geven van een stemverklaring, het moment van indienen van moties en amendementen en het plegen van interrupties.

De werkgroep heeft vastgesteld dat het wenselijk is om het BOB-model te behouden, maar dat aan de inrichting wel diverse zaken gewijzigd dienen te worden om aan de bovenstaande uitgangspunten te kunnen voldoen. Voor alle punten wordt verwezen naar de notitie van 6 oktober 2022, die is besproken op 10 oktober 2022. Door de werkgroep zijn nog enkele kleine aanvullingen / opmerkingen meegegeven, maar de strekking hiervan is voor de werkgroep akkoord.

Nieuw Reglement van Orde Zoals hierboven aangegeven, is de griffie tijdens de afgelopen weken aan de slag gegaan met een wijziging van het Reglement van Orde. Omdat het concept uiteindelijk dusdanig grote wijzigingen kent, wordt voorgesteld om niet uit te gaan van een 5e wijziging van het Reglement van Orde uit 2016, maar van een geheel nieuw Reglement van Orde.

Inhoudelijke wijzigingen Hieronder wordt ingegaan op de grootste inhoudelijke wijzigingen in het Reglement van Orde, los van enkele technische wijzigingen. De inhoudelijke wijzigingen zijn chronologisch opgenomen. Begripsbepalingen (artikel 1) Het presidium en de werkgevers-, audit- en agendacommissie worden expliciet benoemd in de bepalingen (1f en 1g), zodat zij formeel gezien een commissie zijn in de zin van de Gemeentewet. Dit was eerder nog niet formeel geregeld. Daarnaast wordt de nieuwe ‘bijeenkomstvorm’ informatiebijeenkomst geïntroduceerd en de nieuwe term ‘MATIS-lijst’ (in plaats van MoTS-lijst). De auditcommissie (artikel 4) In het achtste lid, sub d, stond voorheen opgenomen dat de auditcommissie in ieder geval ‘het houden van toezicht op de kwaliteit van interne en externe financiële rapportages en het bespreken van accountantsrapporten, programmaverantwoording e.d.’ tot taak heeft. In overleg met de auditcommissie is het voorstel om dit te wijzigen naar 'het bewaken van de kwaliteit en inrichting van de P&C-stukken en het doen van aanbevelingen ter verbetering van deze stukken’, omdat de formulering te breed was en een enorme werkdruk tot gevolg zou hebben. Daarnaast is sub f (‘het bespreken van de door de griffier beheerde raadsbudgetten’) verwijderd, omdat dit niet tot de kerntaken van de auditcommissie behoort.

Burgerinitiatief (artikel 7) Het burgerinitiatief en de verwijzing naar de separate verordening was nog niet in het Reglement van Orde opgenomen. Dat wordt door middel van dit artikel rechtgezet. Aanleveren en behandelen stukken in het kader van het adviesrecht onder de Omgevingswet (artikel 15) Door de invoering van de Omgevingswet verandert voor de gemeenteraad een hoop rondom de bespreking van ruimtelijke plannen. In het concept artikel wordt geregeld op welke wijze en op welk

pagina

2/6

Memo

moment de gemeenteraad stukken toegezonden krijgt wanneer het adviesrecht onder de Omgevingswet geldt. De agendacommissie bepaalt wanneer deze stukken behandeld worden. Voorstellen van orde (artikel 18) Volgens de huidige versie van het Reglement van Orde kunnen formeel gezien alleen voorstellen van orde worden gedaan tijdens besluitvormende vergaderingen. Deze bepaling is naar voren gehaald, naar de algemene bepalingen rondom raadsvergaderingen, zodat tijdens beeld- en oordeelvormende vergaderingen formeel gezien ook voorstellen van orde gedaan kunnen worden. Informatiebijeenkomsten (artikel 24) Op dit moment vinden al regelmatig informatiebijeenkomsten plaats, maar deze hebben formeel gezien geen plaats in het Reglement van Orde. In het nieuw voorgestelde artikel staan hierover regels opgenomen. Expliciet is gemaakt dat de bijeenkomsten waar mogelijk worden georganiseerd op of nabij de locatie waar het tijdens de informatiebijeenkomst te behandelen onderwerp betrekking op heeft. Ook wordt het meer informele karakter benadrukt, zodat er een duidelijker onderscheid met BOBvergaderingen ontstaat. Informatiebijeenkomsten kunnen als beeldvormende raadssessie worden aangewezen door de Agendacommissie, zodat een vergoeding mogelijk is voor buitenraadsleden die de bijeenkomst bezoeken.

Consequentie hiervan is wel dat de vergadering dient te worden uitgezonden en een verslag dient te worden opgemaakt. Dit gaat ten koste van het informele karakter. Omgevingsgesprek (artikel 25) Het huidige Reglement van Orde voorziet in hoorzittingen, waarbij zienswijzen bij de totstandkoming van bestemmingsplannen worden toegelicht. De bedoeling van deze hoorzittingen is dat de gemeenteraad wordt geïnformeerd; het college van B&W kan slechts als toehoorder aanwezig zijn. Bij de inwerkingtreding van de Omgevingswet wordt voorgesteld de hoorzitting om te zetten in het ‘omgevingsgesprek’. In het artikel staan regels opgenomen omtrent de organisatie van omgevingsgesprekken. Net als bij informatiebijeenkomsten wordt ernaar gestreefd om de gesprekken zoveel mogelijk op de locatie te houden waar een ontwikkeling plaats moet gaan vinden. Werkgroepen (artikel 26) Regelmatig worden werkgroepen ingesteld. Op dit moment bestaan er geen regels voor het instellen van werkgroepen, maar in de regel gebeurt dit via het presidium. Het voorstel voorziet in een vaste werkwijze: werkgroepen worden door de gemeenteraad ingesteld. Werkgroepen zijn, afgezien van enkele regels die in het Reglement van Orde worden gesteld, vrij om de eigen werkwijze te bepalen. Werkgroepen zijn geen commissies in de zin van artikel 83 of artikel 84 van de Gemeentewet.

Voor aanwezigheid tijdens een bijeenkomst van een werkgroep kan dan ook geen vergoeding worden uitgekeerd aan buitenraadsleden bij aanwezigheid. Taak beeldvormende vergadering (artikel 27) In het voorstel staat als nieuw artikellid opgenomen dat, indien een onderwerp het mogelijk maakt, beeldvorming plaatsvindt door middel van schriftelijke technische vragen. Dat betekent dat niet ieder raadsvoorstel beeldvormend aan de orde zal komen tijdens een vergadering. Hiertoe wordt besloten door de agendacommissie, bij het voorbereiden en vaststellen van voorlopige agenda’s voor de beeldvormende, oordeelvormende en besluitvormende raadssessies. Een en ander hangt wel samen met het eerder publiceren van raadsstukken: waar dit nu pas gebeurt ná de agendacommissie, zal dat in de toekomst na ontvangst door de griffie dienen te gebeuren. Dit geeft raadsleden en het college meer tijd voor de ‘technische voorbereiding’, bijvoorbeeld via een presentatie, een werkbezoek, een rondetafelgesprek en/of het tijdig stellen van technische vragen (nog

pagina

3/6

Memo

voordat een stuk geagendeerd is in een raadscyclus). Dat verlaagt tevens de druk op raad, college en ambtelijke organisatie. Spreektijd (artikel 29) Bij het artikel over ‘Aantal spreektermijnen’ staat opgenomen dat de voorzitter – in overleg met de agendacommissie – kan bepalen dat leden en college een maximale spreektijd per vergadering of onderwerp kunnen krijgen. De hier bedoelde voorzitter is de voorzitter van de beeldvormende vergadering. Deze bepaling is tevens toegevoegd voor oordeelvormende vergaderingen (artikel 34) en besluitvormende vergaderingen (artikel 39). Spreekrecht tijdens besluitvormende vergaderingen (artikel 40) Tijdens de bijeenkomsten van de werkgroep is gesproken over inspreken door burgers over onderwerpen die niet op de agenda staan. Op dit moment is inspreken alleen mogelijk bij onderwerpen die wel op de agenda staan. Het voorstel voorziet in de mogelijkheid om in te spreken over onderwerpen die niet op de agenda staan tijdens besluitvormende vergaderingen. De reden dat hiervoor is gekozen, is omdat tijdens besluitvormende vergaderingen in de regel alle raadsleden vertegenwoordigd zijn en dat tijdens beeld- en oordeelvormende vergaderingen niet het geval is. De termijn voor burgers om zich aan te melden is 24 uur voorafgaand aan de vergadering.

Dit wordt ook zo gewijzigd voor het inspreken tijdens beeldvormende vergaderingen (artikel 30) en oordeelvormende vergaderingen (artikel 35). MATIS-lijst (artikel 41) Op dit moment is nog sprake van de MoTS-lijst (Moties, Toezeggingen en Schriftelijke vragen). Het voorstel is om dit te wijzigen naar ‘MATIS-lijst’, zodat ook Aanbevelingen rekenkamer (A) en verzoeken om Informatiebrieven (I) aan de lijst toegevoegd worden. Door deze zaken ook op te nemen, houdt de gemeenteraad beter overzicht van lopende zaken en kan waar nodig gemakkelijker en eerder gestuurd worden. Volgorde over stemming amendementen en moties (artikel 45) Tijdens de behandeling van het raadsvoorstel inzake het aanwijzen van een regionale omroep, in juni 2022, kwam de wens naar voren om over moties te stemmen voorafgaand aan stemming over het raadsbesluit. Op dit moment bestaat die mogelijkheid niet in het Reglement van Orde. In het voorstel wordt de zin ‘de raad kan besluiten van deze volgorde af te wijken’ toegevoegd, zodat desgewenst toch afgeweken kan worden van de standaard regel. Dit is overgenomen uit het model Reglement van Orde van de VNG.

Technische vragen (artikel 55) Zoals hierboven aangegeven, krijgt de agendacommissie in het voorstel de mogelijkheid om bij de behandeling van raadsvoorstellen te bepalen dat de beeldvorming schriftelijk gebeurt, door middel van het stellen van schriftelijke technische vragen. In het artikel over technische vragen zijn regels opgenomen over het moment van indienen van technische vragen en het moment van beantwoording hiervan. Dit om enerzijds de ambtelijke organisatie te behoeden voor te laat ingediende vragen en anderzijds om de raad tijdig over de antwoorden te laten beschikken. Vragenuur (artikel 56) Op verzoek van de werkgroep is de termijn om vragen voor het vragenuur aan te kondigen verminderd, van 48 uur naar 24 uur. Zo wordt benadrukt dat het vragenuur bedoeld is voor actuele zaken.

pagina

4/6

Memo

Benoeming wethouders (artikel 58) Bij de benoeming van wethouders voor de raadsperiode 2022 – 2026 is voor de eerste keer gebruik gemaakt van een risicoanalyse. Het inzetten van deze risicoanalyse is verwerkt in het voorstel, zodat hier ook bij komende benoemingen gebruik van kan worden gemaakt. Overgangsrecht (artikel 63) Op dit moment is nog niet zeker wanneer de Omgevingswet precies van kracht wordt. Daarom is in het voorstel overgangsrecht opgenomen, waarin staat dat tot het moment dat de Omgevingswet van kracht is gebruik wordt gemaakt van de ruimtelijke procedures zoals deze beschreven staan in het huidige Reglement van Orde. Voorts wordt bepaald dat sprake is van overgangsrecht bij procedures die al gestart zijn voordat het huidige Reglement van Orde wordt ingetrokken.

Punten ter discussie Tijdens de bespreking met de werkgroep over het concept Reglement van Orde en de eerste versie van dit memo, is nog een viertal zaken naar voren gekomen waar nader over gesproken en/of besloten dient te worden: Interrupties Een gedeelte van de werkgroep vindt het wenselijk als er regels over interrupties worden opgenomen in het Reglement van Orde. Daarbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan maximaal drie interrupties per lid bij ieder agendapunt. Fractieleden van buiten de raad Op dit moment kunnen alleen personen die op de kieslijst hebben gestaan namens een bepaalde partij worden benoemd als fractielid van buiten de raad bij deze fractie. Binnen de werkgroep is een discussie ontstaan over de vraag of ook personen die niet op de kieslijst stonden benoemd kunnen worden als fractielid van buiten de raad. De vraag of dit wenselijk is, kan door elke fractie verschillend worden beantwoord. Wettelijk gezien is er geen beletsel. Rol voorzitter Binnen de werkgroep bestaat de wens dat voorzitters krachtiger kunnen optreden tijdens vergaderingen en dat hiervoor eventueel ook een extra bepaling wordt opgenomen in het Reglement van Orde.

De vraag is wel wat dit dan voor bepaling zou moeten zijn en of dit wenselijk is, aangezien in artikel 26 van de Gemeentewet en artikel 3 van het Reglement van Orde al staat opgenomen dat de voorzitter belast is met het handhaven van de orde tijdens vergaderingen. De discussie is dan ook vooral gegaan over het aanreiken van handvatten voor voorzitters en of dat in het Reglement van Orde past. Checklist voor Agendacommissie In het nieuwe concept Reglement van Orde krijgt de Agendacommissie mogelijk enkele nieuwe taken, namelijk het bepalen of een informatiebijeenkomst wordt gezien als beeldvormende vergadering (en hiermee een commissievergoeding mogelijk is), of spreektijd wordt toegepast en het vaststellen of een beeldvormende ronde door middel van enkel schriftelijke technische vragen wordt afgedaan. Een gedeelte van de werkgroep stelde dat het wenselijk is om over de bovenstaande zaken nadere regels te stellen. Het andere gedeelte stelde dat het aan de Agendacommissie is om hier zelf vorm aan te geven, aangezien de leden door de raad benoemd zijn en deze afweging zelf zouden moeten kunnen maken.

pagina

5/6

Memo

De bovenstaande vier zaken komen nog terug tijdens de volgende bijeenkomst van de werkgroep, nadat het college van B&W in de gelegenheid is gesteld om een zienswijze op de stukken te geven. Voorafgaand aan de volgende bijeenkomst dienen de fracties bovenstaande zaken waar nodig binnen de fracties zelf te bespreken.

pagina

6/6