Bijlage bij beantwoording TROTS- Projectopdracht Implementatie WOO

Project: Implementatie Wet open overheid

Projectopdracht 1305655 Wet open overheid

Versie: Datum: 23 februari 2022

Opdrachtgever: Jan-Paul Woudstra Gedelegeerd opdrachtgever: Linda Warmerdam Portefeuillehouder: Björn Lugthart Projectleider: Maaike van der Scheer

Bestuurlijk Uitvoeringsplan: n.v.t.

Startdatum: 26 januari 2022

Einddatum: n.t.b.

Aanleiding en achtergrond Op 1 mei 2022 treedt de Wet open overheid (Woo) in werking. De Woo heeft als doel om de transparantie van de overheid te verbeteren en vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar en uitwisselbaar is. Aansluitend daarop moet de Woo ervoor zorgen dat overheidsinformatie eenvoudig en goed wordt ontsloten en goed wordt gearchiveerd. De Woo verplicht overheden informatie zo veel mogelijk in een vroegtijdig stadium actief openbaar te maken en te publiceren. Vanuit de Woo krijgen gemeenten met belangrijke, nieuwe verplichtingen te maken. Deze verplichtingen liggen op drie samenhangende gebieden:  Actieve openbaarmaking Veel meer dan de Wob verplicht de Woo tot het uit eigen beweging publiceren van documenten. Daarom is in de Woo niet alleen een inspanningsverplichting opgenomen, maar wordt ook voorgeschreven welke documenten binnen welke termijn actief openbaar gemaakt moeten worden. Daarnaast stelt de wet eisen aan de wijze waarop en aan het format waarin informatie openbaar wordt gemaakt. Hiervoor wordt onder andere PLOOI geïntroduceerd; een platform voor actieve openbaarmaking van overheidsinformatie.  Passieve openbaarmaking Ook onder de Woo kan iedereen een verzoek doen om openbaarmaking van informatie.

De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de Wob zien op de wijze van indiening van een verzoek en een aantal termijnen. Daarnaast bevat de Woo een antimisbruikbepaling en wordt in de Woo voorgeschreven dat bestuursorganen een contactpersoon moeten aanwijzen voor vragen over beschikbare informatie. De Woo voegt een aantal nieuwe uitzonderingsgronden toe op basis waarvan de openbaarmaking van informatie kan worden geweigerd.  Digitale informatiehuishouding De Woo erkent dat een goede informatiehuishouding van belang is om de doelen van de wet te bereiken. De Woo bevat daarom een algemene zorgplicht om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te houden en schrijft voor dat er maatregelen worden getroffen ten behoeve van het duurzaam toegankelijk maken van digitale documenten. Landelijk zal er (in samenwerking met de VNG) een meerjarenplan worden opgesteld dat concrete doelstellingen bevat om de digitale informatiehuishouding te verbeteren. Verder is nieuw dat er in de begroting en in de jaarlijkse verantwoording van elke gemeente een openbaarheidsparagraaf moet worden opgenomen, waarin aandacht wordt besteed aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de Woo.

Deze opdracht behelst de voorbereiding op de inwerkingtreding per 1 mei 2022 en de eerste fase van de verplichte actieve openbaarmaking van bepaalde categorieën van informatie per 1 januari 2023, inclusief de daarbij horende implementatie. De voorgenomen fasering per informatiecategorie is te vinden in bijlage 1. Strategische overwegingen De landelijke fasering van actieve openbaarmaking van stukken per informatiecategorie bepaalt het minimum dat wij als gemeente moeten volgen. Ten aanzien van de implementatie van Woo worden er landelijk vier ambitieniveaus onderscheiden: Beneden-basis/ Basis/ Medium/Plus. Rekening houdend met de tijd, kosten en inspanning die met de actieve openbaarmaking gepaard kunnen gaan, kiezen wij voor niveau Basis: Voor elke fase worden de documenten uit de betreffende categorie vanaf de wettelijk verplichte datum actief openbaar gemaakt. Naast aanpassingen in de openbaarmaking van informatie en in de informatiehuishouding vereist de Woo bewustwording bij iedere medewerker. Houding en gedrag bepalen voor een belangrijk deel het succes van de wet. Bij het creëren van informatie dienen medewerkers rekening te houden met maximale transparantie en eventuele publicatie op een later moment. Het gaat om 1/6

een cultuurverandering met impact voor alle medewerkers die we tussen de oren en in de praktijk van een zeer grote groep mensen gerealiseerd moeten krijgen. Tijdens de implementatie moet dus aandacht worden besteed aan de gedragscomponent van de beoogde verandering. Gewenste effecten Met het project beogen we dat:  Inwoners, ondernemers, journalisten en wetenschappers tevreden zijn over de door ons geboden openheid en transparantie. Er worden geen klachten ingediend bij het (landelijke) Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding.  We als gemeente tijdig voldoen aan de eisen die de Woo stelt. Bestuurders en medewerkers streven naar openheid en transparantie volgens de eisen én de bedoeling van de wet. Medewerkers kennen de interne afspraken over de uitvoering van de Woo en weten wat er van hen verwacht wordt.  De informatiehuishouding verder op orde komt zodat deze de doelstellingen op het gebied van actieve en passieve informatievoorziening maximaal ondersteunt. Projectresultaat De implementatie van de Woo richt zich op een aantal verschillende onderdelen: De omvang van de opgave is bepaald door middel van een startfoto: De huidige situatie ten aanzien van actieve openbaarmaking is in kaart gebracht en het verschil met de gewenste situatie (per fase) is helder. Op basis van de startfoto bepalen we de impact van de opgave en waar mogelijk de benodigde inzet.

Bovendien biedt de startfoto de basis voor monitoring en communicatie. Er is waar nodig of wenselijk aanvullend beleid opgesteld: De projectgroep onderzoekt of aanvullend beleid noodzakelijk of wenselijk is, bijvoorbeeld voor:  Het actief openbaar maken van documenten in aanvulling op de verplichtingen die na 1 januari 2023 al gelden.  De mogelijkheid om persoonlijke beleidsopvattingen (in niet tot personen herleidbare vorm) openbaar te maken.  Het omgaan met verzoeken om informatie ten behoeve van onderzoek. De werkprocessen zijn (her)ingericht en gecommuniceerd: In grote lijnen dienen de processen rond creatie, productie, distributie en opslag van documenten die actief openbaar worden gemaakt in kaart te worden gebracht en opnieuw te worden ontworpen, aangevuld met actieve openbaarmaking en de daarvoor geldende termijnen. Ook het proces voor het indienen van een Woo- verzoek wordt aangepast en onder andere voorzien van elektronische toegang. De systemen zijn aangepast: Er is op dit gebied een aantal deelresultaten vast te stellen, onder andere:  De wijze waarop informatie ontsloten gaat worden is helder.  Systemen zijn aangepast op metadata om informatie aan te bieden aan/te publiceren op het gekozen middel.  Templates en sjablonen voor documenten zijn aangepast aan de normen, onder andere met oog op uitzonderingsgronden.

 Hulpsoftware en anonimiseringstools zijn aangepast en geïmplementeerd.  Het beheer is ingeregeld in de lijn. Rollen en verantwoordelijkheden zijn helder belegd Voor de implementatie en de uitvoering van de Woo zal een aantal taken belegd of anders ingevuld moeten worden. Ook verplicht de Woo ons een aantal rollen te benoemen. De contactpersoon of personen Woo dienen voor 1 mei 2022 door het college (en mogelijk de raad) aangewezen te zijn. We krijgen helder welke aanpassingen in rollen en verantwoordelijkheden verder nodig zijn en zorgen ervoor dat medewerkers voldoende kennis en vaardigheden hebben om deze uit te voeren/de Woo juist toe te passen. Bestuurders en medewerkers zijn meegenomen in de gewenste gedrags- en cultuurverandering Zoals genoemd vraagt de Woo om bewustwording bij alle bestuurders en medewerkers en om een vertaling naar de eigen werkwijze. Het gaat hier immers om een paradigmaverschuiving. Dit vereist een communicatiestrategie die bewustwording stimuleert, draagvlak creëert, het belang van informatiehuishouding en openbaarmaking benadrukt en aanzet tot gedragsverandering. Ambassadeurschap en gedragsrichtlijnen kunnen hier onderdeel van zijn. In de P&C- producten wordt verantwoording afgelegd inzake de uitvoering van de Woo 2/6

We nemen in de programmabegroting en de jaarrekening een openbaarheidsparagraaf op waarin we respectievelijk aandacht besteden aan de beleidsvoornemens en de verantwoording met betrekking tot de uitvoering van de Woo in het licht van deze beleidsvoornemens. Projectaanpak Landelijk wordt de implementatie van de Woo gezien als een meerjarig programma. Een aantal resultaten is concreet en moet op korte termijn worden behaald. Andere resultaten liggen verder weg of worden landelijk eerst nader uitgewerkt. De gevraagde gedrags- en cultuurverandering is echter weinig tastbaar en vraagt een lange adem. De verschillende fasen, de landelijke ontwikkelingen, de mix aan ‘soort’ resultaten en het feit dat wij nog geen volledig beeld hebben van de impact van de opgave, maken dat niet alle resultaten vooraf helder te benoemen en plan-baar zijn. Daarom kiezen wij voor een gefaseerde aanpak. In contact met de gedelegeerd opdrachtgever en de verschillende stakeholders stelt de projectgroep de prioriteiten en de acties vast. We zetten hiervoor Scrum- elementen in. Randvoorwaarden Financiële randvoorwaarden De gemeente ontvangt uit de algemene uitkering van het gemeentefonds de komende jaren extra middelen in verband met de implementatie van de Wet open overheid: 2022 € 136.000

2023 € 154.000

2024 € 174.000

2025 € 195.000

Deze middelen zijn in Programmabegroting 2022-2025 gereserveerd. De raad stelt de middelen pas beschikbaar nadat er beleid is uitgewerkt. Capaciteit en tijd De implementatie van Woo vraagt breed om tijd en capaciteit:  De eerste inschatting is dat kernleden van het projectteam hier naar de ingangsdatum van 1 mei 2022 ongeveer 4 uur per week voor nodig hebben.  Met name de veranderingen in actieve openbaarheid zullen inzet vragen van de afdelingen waar deze doorgevoerd moeten worden. Met de eerdergenoemde startfoto beogen we beter zicht te krijgen op de benodigde inzet.  De kans bestaat dat uit het traject Woo deelprojecten voortkomen, met name op het gebied van het verder op orde brengen van de informatiehuishouding. Een inschatting van de vereiste tijd en capaciteit is op dit moment niet te maken. Overige randvoorwaarden (privacy en informatiebeveiliging, organisatie en communicatie)  Het is van belang om eventuele knelpunten met bestaande privacy- regelgeving te analyseren. De Woo zorgt namelijk voor een spanningsveld met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Transparantie vanuit de Woo en privacy vanuit de AVG kunnen tegenpolen zijn.  Mede gelet op de beoogde gedrags- en cultuurverandering is communicatie tijdens de gehele looptijd van het project van belang. Een uitgevoerde communicatiestrategie behoort dan ook tot de projectresultaten.

Haalbaarheid De gefaseerde inwerkingtreding van de Woo is bedoeld om de uitvoeringslasten te verlichten en de implementatie soepel te laten verlopen. Door het faseren van de actieve openbaarmaking krijgen gemeenten meer tijd om juist de complexere processen anders in te richten. Het niet halen van de planning blijft echter het grootste risico van dit traject, samen met gebrek aan borging binnen alle lagen en afdelingen van de organisatie. Hieronder werken wij een aantal risico’s verder uit, voor zover wij deze in dit stadium kunnen overzien: Oorzaken: Als gevolg van… Onvoldoende belang/ draagvlak bij bestuur en medewerkers

Risicogebeurtenis: Bestaat de kans dat… Onvoldoende mensen worden vrijgespeeld Andere prioriteiten worden gesteld

Gevolgen: Met als gevolg dat…. De planning niet wordt gehaald

3/6

Onvoldoende voorbeeldgedrag & ambassadeurschap Onduidelijkheid met betrekking tot de huidige situatie Huidige versnipperde informatiehuishouding Huidige staat van openbaarmaking van documenten Laagdrempelige ingang voor informatie- en Woo verzoeken Landelijke aandacht voor Woo & transparante overheid Meerjarige fasering

Implementatie technische exercitie wordt; bijbehorende gedragsverandering blijft achterwege De opgave te groot is

Het doel van de wet niet structureel wordt behaald Wij niet tijdig aan de landelijke eisen kunnen voldoen

De hoeveelheid verzoeken stijgt

De huidige capaciteit ontoereikend is

De projectgroep ‘eigenaar’ wordt van de uitvoering van de Woo

Klanten ontevreden zijn, wanneer het (te) lang duurt Termijnen worden overschreden Borging en continue doorontwikkeling na de projectfase in gevaar komt Onvoldoende gevoel van urgentie ontstaat op afdelingen

Bestaan van de projectgroep Ontbreken van benodigde rollen/ functies op afdelingsniveau Relatie en samenhang met andere projecten en initiatieven: De implementatie van de Woo hangt o.a. samen met:  de implementatie van de Wet digitale overheid.  lopende trajecten en ontwikkelingen ten aanzien van ICT en Informatievoorziening Projectteam Het projectteam is gestart en bestaat uit de volgende leden: 1. Maaike van der Scheer (CST, projectleider) 2. Marjolein van Zeldert (BDV, juridisch) 3. Hans Schreuder (IDV/ICT) 4. Jaap Poot (CST, juridisch) 5. Ron Penning (IDV/COM)

Daarnaast verwachten we dat we gedurende het project andere functies aan zullen moeten haken, afhankelijk van de doelen en opgaven van dat moment, o.a.: 6. Justin Horst (IDV/DIV) 7. Zoë de Wilde (IDV/KCC) 8. Joey Visser (IDV/ICT) 9. Gosse Bouter (CST/FG) Voor akkoord Opdrachtgever: $handtekening$ $naam$

4/6

Bijlage 1: Fasering Woo categorieën (VNG Realisatie, november 2020) Fasering 1e jaar

Categorie

Toelichting

1.

Wet- en regelgeving

- Besluiten, beleidsregels, verordeningen en andere algemeen verbindende voorschriften. - Overige besluiten van algemene strekking.

2.

Organisatiegegevens Inzicht in de organisatie en haar werkwijze. Hieronder valt: - De taken en bevoegdheden van de organisatieonderdelen (organogram). - Hoe de organisatie en haar onderdelen te bereiken. - Hoe een informatieverzoek kan worden ingediend.

3.

Raadsstukken

- Vergaderstukken en verslagen van de raad

4.

Bestuursstukken

- Agenda's, besluiten en besluitenlijsten - vergaderstukken en verslagen van het bestuur (college van B&W)

2e jaar

3e jaar

8.

Wob of Woo verzoeken

1.

Wet- en regelgeving

3.

Uitzonderingen

- Vertrouwelijke stukken - Vertrouwelijke vergaderingen - Vertrouwelijke stukken - Vertrouwelijke vergaderingen

- Inhoud van het verzoek - Schriftelijke beslissing op het verzoek - De verstrekte informatie actief publiceren - Ontwerpen van wetten, andere algemeen verbindende voorschriften en overige besluiten van algemene strekking waarover een extern advies is gevraagd. Inclusief de adviesaanvraag. Bijvoorbeeld een adviesaanvraag bij provincie of waterschap

Weigeringsgronden in de Wob en de Woo

Raadsstukken

- bij de gemeenteraad ter behandeling ingekomen stukken

Stukken die betrekking hebben op individuele gevallen

5.

Adviezen van adviescolleges

Adviezen van officiële adviescolleges (door besluit van een bestuursorgaan vastgesteld). Gepubliceerd: - Adviesaanvraag - Adviesvoorstel - Advies

7.

Jaarplannen en verslagen

De jaarplannen en -verslagen van het bestuursorgaan.

Adviezen en aanvragen die gaan over individuele gevallen (Bijvoorbeeld adviezen van bezwaarcommissies of in de sfeer van personeelszaken) De jaarplannen en verslagen van de afzonderlijke afdelingen of directies

6.

Convenanten

Convenanten, beleidsovereenkomsten en soortgelijke afspraken van een bestuursorgaan met andere partij(en)

9.

Onderzoeken

Onderzoeksrapporten die: - Intern en extern zijn uitgevoerd - Voornamelijk uit feitenmateriaal bestaan - Gaan over het functioneren van de eigen organisatie, uitvoering of evaluatie van beleid, inclusief uitvoering, naleving en handhaving

Onderzoeken die onderdeel uitmaken van de taakuitvoering van het bestuursorgaan.

5/6

10. Beschikkingen

Beschikkingen in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) vallen hieronder: - Schriftelijke beslissingen van een bestuursorgaan - Die een publiekrechtelijke rechtshandeling inhouden - Voor een specifiek geval gelden (dus niet van algemene strekking zijn zoals een beleidsregel). Beslissingen op een aanvraag vallen hieronder, behalve de afwijzingen (die gaan in de Woo worden uitgezonderd). Ook beslissingen op bezwaar zijn beschikkingen die openbaar gemaakt moeten worden, als het oorspronkelijke besluit ook openbaar wordt gemaakt.

11. Klachten

Schriftelijke oordelen n.a.v. klachtenprocedures over gedragingen van de organisatie

6/6