Bijlage 5 - Toelichting dubbelingen bedrijfsvoeringskosten GGD-VT

Aan

MEMO

Algemeen Bestuur Gemeenschappelijke regeling GGD/VT Haaglanden Afzender

Jan Nauta Dienst

Onderwijs, Cultuur en Welzijn Opsteller

Mark Hoeks Datum

24 maart 2021 Onderwerp

Toelichting mogelijke dubbelingen in bedrijfsvoeringskosten GGD/VT

Aanleiding Naar aanleiding van de nieuwe afspraak omtrent de bedrijfsvoeringstoeslag die Den Haag in rekening brengt bij de GR hebben het AB, financiële werkgroep en de gemeenteraden in hun zienswijze een nadere analyse verzocht naar mogelijke dubbelingen in de bedrijfsvoeringskosten van de GGD en Veilig Thuis Haaglanden. In deze notitie worden de conclusies uit deze analyse beschreven. De inhoud uit deze notitie is op 11 maart 2021 gepresenteerd aan de financiële werkgroep van de AAC’s. Toelichting bedrijfsvoeringstoeslag Middels de bedrijfsvoeringstoeslag worden de volgende ‘Haagse’ bedrijfsvoeringskosten verrekend, te weten: 1.

Generieke bedrijfsvoeringskosten concern Den Haag Dit betreft de kosten die gemaakt worden bij de centrale bedrijfsvoeringsonderdelen BEC en IDC voor: • • • • • • •

Salarisadministratie Financiële administratie en transactieverwerking DIV/DIM Financiën en Control P&O Bedrijfsvoeringssystemen (Oracle EBS) Staf en ondersteuning van de centrale bedrijfsvoeringsdiensten

Niet alle centrale bedrijfsvoeringskosten worden omgeslagen naar GGD en VT, alleen de kosten van de bedrijfsvoeringsonderdelen waar GGD en VT gebruik van maken. De relevante kosten worden uitgedrukt in een percentage van de salarissom, conform de Haagse opslagmethodiek voor leges en tarieven. 2.

Generieke bedrijfsvoeringskosten OCW Dit betreft dienstbrede kosten die gemaakt worden door de dienst OCW:3 • Directiebureau • Facilitaire Zaken • Leren en ontwikkelen • Dienstbrede voorzieningen • Bedrijfszorg Op basis van het relatieve aandeel in de formatie worden deze kosten toegerekend aan GGD en VT.

3.

Huisvestingskosten Dit betreft de pandgebonden kosten, zoals huur, energie, water, beveiliging, verzekering, OZB-belasting e.d. voor de panden die in gebruik zijn bij de GGD en Veilig Thuis. Voor de bepaling van de kosten wordt uitgegaan van de dienstverleningsovereenkomst met het Intern DienstenCentrum (IDC) van de gemeente Den Haag. Bij de GGD is ervan uitgegaan dat 73% van de huisvestingskosten betrekking hebben op de regionale taken (o.b.v. het aandeel van de formatie van de GGD dat zich bezighoudt met regionale taken).

4.

Werkplekkosten Dit betreft de kosten die gemaakt worden ten behoeve van de standaard kantoorautomatisering van een nietcollectief pand, inclusief netwerk, bijbehorende licenties en ondersteuning door de helpdesk en kosten van de ondersteuning vanuit het BEC op het gebied van de ICT-systemen die gebruik worden door centrale bedrijfsvoeringsonderdelen (HR-Services, de financiële administratie, de DIV/DIM-functie, etc.). Voor de bepaling van deze kosten wordt uitgegaan van het binnen de gemeente Den Haag gangbare gemeentelijk normbedrag van € 2.250,- per fte. NB: Bij Veilig Thuis wordt nog gebruik gemaakt wordt van de kantoorautomatisering en het netwerk die ook voor 2018 (toen Veilig Thuis nog de stichting Stojah was) in gebruik waren. Het beheer van de kantoor-automatisering en het netwerk wordt verzorgd door een externe leverancier (en dus niet door de interne ICT-organisatie van de gemeente Den Haag). De kosten die de externe leverancier hiervoor in rekening brengt komen grofweg overeen met de genormeerde kosten. In 2020 bleek dat er door de ICT-afdeling van Den Haag toch ook kosten gemaakt worden voor in het kader van ICT en telefonie bij Veilig Thuis, met name voor de helpdeskfunctie, Microsoftlicenties en mobiele telefoons. In 2020 heeft de opdrachtnemer deze kosten voor zijn rekening genomen.

In de begrotingswijzing 2021 en de begroting 2022 is er een voorstel opgenomen van deze post als verhoging van de bedrijfsvoeringstoeslag. Doel is om in 2022 het beheer van de ICT-omgeving over te dragen aan de ICTorganisatie van Den Haag. Er loopt momenteel een onderzoek naar de inhoudelijke en financiële impact van deze migratie. In de loop van 2021 zal duidelijk moeten worden wat de financiële impact is en zal de begroting 2022 zo nodig hierop worden aangepast worden.

5.

Communicatie Vanuit het budget voor lokale GGD-taken wordt voor 3 fte aan communicatiemedewerkers ter beschikking gesteld aan de GR. Hiertoe worden de kosten middels de bedrijfsvoerings-toeslag verrekend met de GGDbegroting voor regionale taken. Deze kosten zijn dus geen onderdeel van de generieke opslag voor generieke bedrijfsvoeringskosten van de gemeente. Veilig Thuis kan voor communicatietaken voor 0,5 fte en een materieel budget van € 10.000,- gebruik maken van de gecentraliseerde bedrijfsvoeringsfunctie. De kosten van deze basisfaciliteit zijn daarmee dus onderdeel van de aan de GGD en Veilig Thuis toe te rekenen bedrijfsvoeringskosten. Aanvullende kosten worden apart gefactureerd. In 2018 en 2019 volstond de basisfaciliteit.

De bedrijfsvoeringstoeslag bevat ook nadrukkelijk een aantal kostenposten niet: • •

•

Bij GGD en Veilig Thuis worden slechts op incidentele basis kosten gemaakt voor juridische zaken. Deze kosten zullen op dat moment op basis van de werkelijk gemaakte kosten worden doorbelast aan de GGD en Veilig Thuis. Kosten van uitvoeringssystemen, zoals het wegbeheersysteem, het systeem ter ondersteuning van de WMO e.d. worden binnen de gemeente Den Haag beschouwd als beleidsuitgaven. Kosten als gevolg van de aanpassing of vernieuwing van dit soort systemen (inclusief BI rapportages) worden in het reguliere uitvoeringsbudget van GGD en Veilig Thuis begroot en zijn dus geen onderdeel van de toegerekende bedrijfsvoeringskosten. Bij Veilig Thuis gaat het bijvoorbeeld om Clavis. De kosten die verband houden met de ondersteuning van de GR (secretaris, controller) en de kosten van de accountantscontrole op de jaarrekening van de GR zijn niet langer opgenomen in de algemene doorbelasting van bedrijfsvoeringskosten van de gemeente. Hiervoor wordt een aparte factuur aan de GR opgesteld.

Verder is het belangrijk om te realiseren dat de bedrijfsvoeringstoeslag de structurele kosten betreft. Naast deze in de bedrijfsvoeringstoeslag opgenomen componenten kan er op incidentele basis ook sprake zijn van extra kosten, bijvoorbeeld, zoals in 2020, als gevolg van een verhuizing of als gevolg van extra thuiswerkfaciliteiten. In 2021

worden er extra kosten verwacht als gevolg van de overdracht van het ICT-beheer bij Veilig Thuis naar de Haagse ICT-organisatie. De bedrijfsvoeringstoeslag is dus niet uitputtend. Daarnaast is er met de bedrijfsvoeringstoeslag voor de komende jaren een methodiek van werken afgesproken. De uitwerking in bedragen wordt echter jaarlijks geactualiseerd. De hoogte van de kosten zal hierbij meebewegen met de indexatie van lonen en prijzen, maar ook met de (budgettaire) omvang van de Haagse bedrijfsvoeringsorganisatie. Dit is voor de GGD en VT en ook voor de dienst OCW in hoge mate een exogeen en niet of moeilijk te beïnvloeden ontwikkeling.

Toelichting overige indirecte kosten Naast de kosten die de gemeente Den Haag of de dienst OCW maken ten behoeve van de taken van de GGD en Veilig Thuis worden er ook bij de GGD en Veilig Thuis zelf kosten gemaakt ter ondersteuning van het primaire proces (indirecte kosten). Deze kosten zijn onder te verdelen in personele en materiele indirecte kosten. 1. Personele indirecte kosten Het betreft hier de kosten van staf en management-ondersteuning. 2. Materiele indirecte kosten Het betreft hier de materiele kosten die niet specifiek zijn toe te rekenen aan een bepaalde taak. Bij de GGD zijn hiervoor geen kosten begroot. Alle materiele kosten worden verrekend met een primaire taak. Algemene kosten worden veelal geboekt ten laste van het budget van de directeur Publieke gezondheid. In 2020 is er € 40.753 geboekt ten laste van het budget voor indirecte kosten. Deze kosten bestaan voornamelijk uit kosten voor incidentele inhuur. Bij Veilig Thuis is er wel voor € 387.000 aan materiele indirecte kosten begroot. Dit budget was met name bedoeld voor VT-brede ICT-kosten, leasekosten en tolkkosten. In de praktijk blijkt er echter een breder palet aan algemene kosten te zijn.

Realisatie 2020 In 2020 zijn de volgende indirecte kosten gemaakt:

Het resultaat op de indirecte personeelskosten is met name het gevolg van incidenteel niet ingevulde vacatureruimte. Er is een klein resultaat op bedrijfsvoeringstoeslag, met name door niet een benutte stelpost kleine verbouwingen. Met name bij Veilig Thuis is er een resultaat op de indirecte materiele kosten. Er is voor € 387.000 aan materiele indirecte kosten begroot. Dit budget is met name bedoeld voor VT-brede ICT-kosten, leasekosten en tolkkosten. In de praktijk blijkt er echter een breder palet aan algemene kosten te zijn. Naast eenmalige kosten in 2020 (bijvoorbeeld voor aanbesteding van de flexibele schil en verhuiskosten) worden er ook kosten gemaakt voor externe adviezen en allerhande samenwerkingsverbanden. De belangrijkste posten worden hierna kort toegelicht: ICT & Telefonie Deze post betreft met name de externe kosten van het beheer van de ICT-omgeving en laptops. Naast het beheer van de ICT-omgeving en laptops omvat deze post ook kosten voor vaste telefoons, telefonische bereikbaarheid buiten kantooruren, beveiligde verbindingen en secure hosting en GBA-check bij meldingen. In 2020 zijn er ook incidenteel

kosten gemaakt voor de aanleg van bekabeling (in verband met de verhuizing naar het Westeinde) en voor de uitrol van MS Teams en beveiligde teleconferencing (in verband met thuiswerken door Corona). Bij Veilig Thuis wordt nog gebruik gemaakt wordt van de kantoorautomatisering en het netwerk die ook voor 2018 (toen Veilig Thuis nog de stichting Stojah was) in gebruik waren. Het beheer van de kantoor-automatisering en het netwerk wordt verzorgd door een externe leverancier (en dus niet door de interne ICT-organisatie van de gemeente Den Haag). De kosten die de externe leverancier hiervoor in rekening brengt komen grofweg overeen met de genormeerde kosten. In 2020 bleek dat er door de ICT-afdeling van Den Haag toch ook kosten gemaakt worden voor in het kader van ICT en telefonie bij Veilig Thuis, met name voor de helpdeskfunctie, Microsoft-licenties en mobiele telefoons. In 2020 heeft de opdrachtnemer deze kosten voor zijn rekening genomen. In de begrotingswijzing 2021 en de begroting 2022 is een voorstel opgenomen van deze post als verhoging van de bedrijfsvoeringstoeslag. Doel is om in 2022 het beheer van de ICT-omgeving over te dragen aan de ICT-organisatie van Den Haag. Er loopt momenteel een onderzoek naar de inhoudelijke en financiële impact van deze migratie.

In de loop van 2021 zal duidelijk moeten worden wat de financiële impact is en zal de begroting 2022 zo nodig hierop worden aangepast worden. Advieskosten De post externe adviezen betreft de inkoop van inkoop- organisatie-, communicatie- en juridisch advies. Voor een groot deel is dit te herleiden naar adviezen in het kader van de aanbesteding van de zgn. flexibele schil, maar ook naar adviezen in het kader van de overgang van VT naar Den Haag en adviezen rondom het verbeteren van bedrijfsprocessen. De verwachting is dat deze kostenpost in 2021 lager zal uitvallen. Huisvesting De post huisvesting, onderhoud en schoonmaak en bevat grotendeels bijzondere incidentele kosten als gevolg van de verhuizing naar het Westeinde, maar ook reguliere schoonmaakkosten.

Conclusies met betrekking tot mogelijke dubbelingen Uit het voorgaande zijn een aantal conclusies te trekken: ➢

De bedrijfsvoeringstoeslag bevat ook nadrukkelijk een aantal kostenposten niet.

➢

Het belangrijk om te realiseren dat de bedrijfsvoeringstoeslag de structurele kosten betreft. Naast de in de bedrijfsvoeringstoeslag opgenomen structurele componenten kan er op incidentele basis sprake zijn van kosten.

➢

Daarnaast is er met de bedrijfsvoeringstoeslag voor de komende jaren een methodiek van werken afgesproken. De uitwerking in bedragen wordt echter jaarlijks geactualiseerd. De hoogte van de kosten zal hierbij meebewegen met de indexatie van lonen en prijzen, maar ook met de (budgettaire) omvang van de Haagse bedrijfsvoeringsorganisatie.

➢

Bij Veilig Thuis is er sprake van een wat diffuse situatie rondom de kosten van ICT-beheer. In 2021 wordt dit verder uitgezocht met als doel in 2022 het beheer over te dragen aan de Haagse ICT-organisatie.

➢

Binnen OCW zijn er faciliteiten beschikbaar in het kader van leren en ontwikkelen. De GR draagt via de bedrijfsvoeringstoeslag bij aan deze faciliteiten die immers ook ter beschikking staan van medewerkers van de GGD en VT. Omdat het hier gaat over generieke instrumenten en vaak algemenere cursussen hebben de GGD en VT ook nog een eigen opleidingsbudget van 2% van de salarissom.

➢

Uit de specificatie van de algemene kosten (met name bij VT) is te herleiden dat er regelmatig kosten worden gemaakt voor adviezen (ICT, bedrijfsvoering, organisatie, communicatie etc.). Er valt hier wellicht een efficiëntievoordeel te behalen door vaker en beter de beschikbare advies-afdelingen binnen de Haagse bedrijfsvoeringsorganisatie te benutten. In veel gevallen zullen de kosten dan verdisconteerd zitten in de bedrijfsvoeringstoeslag (in de generieke bedrijfsvoeringskosten Den Haag). Wanneer er toch gewerkt wordt met externe leveranciers, worden er in feite dubbele kosten gemaakt (voor interne adviesorganisatie via de bedrijfsvoeringstoeslag en voor de externe leverancier. Deze kosten zijn in principe wel voor rekening van de opdrachtnemer.

Let wel: het zal van geval tot geval verschillen of de gevraagde expertise in de Haagse bedrijfsvoeringsorganisatie beschikbaar is. Wanneer er bijvoorbeeld sprake is van een specifieke adviesvraag met betrekking tot huiselijk geweld, dan zal deze expertise waarschijnlijk niet in de reguliere Haagse bedrijfsvoerings-organisatie beschikbaar zijn. Verder kan er ook bij een advies vanuit de Haagse bedrijfsvoeringsorganisatie sprake zijn van aparte facturering van de kosten. De spelregels hieromtrent zijn helaas niet altijd uniform.