bijlage 5 Inbreng tweede tussenevaluatie GR MRDH (gewijzigde versie)

Oranjeplein 1, 2641 EZ Pijnacker Postbus 1, 2640 AA Pijnacker telefoon 14 015 e-mail info@pijnacker-nootdorp.nl internet www.pijnacker-nootdorp.nl adres post

Aan het Dagelijks Bestuur van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag Postbus 2102 3001 AA Rotterdam

onderwerp nadere informatie

Inbreng tweede tussenevaluatie GR MRDH R.H.J. Visscher

verzenddatum

1299989 1162208 uw brief van 15 oktober 2021 uw kenmerk 85561/85562

zaaknummer

briefnummer

Geacht bestuur, Op 15 oktober jongstleden heeft u ons uitgenodigd om deel te nemen aan de tweede tussenevaluatie Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Rotterdam Den Haag (GR MRDH). Met de tweede tussenevaluatie wordt onderzocht of en hoe de MRDH haar werkwijze, de onderlinge verbinding en samenwerking nog verder kan optimaliseren, om ook in de toekomst tot aansprekende en zichtbare resultaten voor de 23 gemeenten en de regio te komen. In een afzonderlijke brief aan zowel de raad als het college vraagt u om aan de hand van een bijgevoegde gespreksleidraad, een evaluerend gesprek te organiseren over drie hoofdthema’s: 1. Hoe vinden wij dat de aanbevelingen uit de eerste tussenevaluatie uit 2017 zijn verwerkt? 2. Hoe kijken wij aan tegen de eigen invulling van onze rol binnen de MRDH? Wat gaat daarin goed, wat kan daarin beter? 3. Is het governancemodel van de MRDH helder & voldoende effectief, is daarin verbetering mogelijk? U hecht er aan om de evaluatie af te ronden voor de gemeenteraadsverkiezingen in 2022 en vraagt daarom het gesprek uiterlijk in december 2021 te voeren en de bestuurlijke reactie medio januari naar de MRDH te sturen. U geeft gemeenten de ruimte om het gesprek te organiseren op een manier die bij de gemeente past en laat gemeenten vrij in hun reactie.

Wij hebben er voor gekozen om het evaluerend gesprek te voeren in onze Klankbordgroep van 29 november jongstleden en met deze brief vanuit de Klankbordgroep één gezamenlijke bestuurlijke reactie te geven en zo namens de raad en het college van de gemeente Pijnacker-Nootdorp onze bijdrage te leveren aan de tweede tussenevaluatie GR MRDH. Op uw verzoek geven wij onze reactie hierbij in lijn met de gespreksleidraad zodat u tot een goede rapportage kan komen die nog vóór de gemeenteraadsverkiezingen aangeboden kan worden aan het Algemeen Bestuur. Terugblik op de aanbevelingen uit de eerste tussenevaluatie In 2017 heeft de eerste tussenevaluatie van de GR MRDH plaatsgevonden. Deze tussenevaluatie heeft geresulteerd in veertien aanbevelingen, geclusterd in de volgende vier categorieën: 1. het verhaal van de MRDH; 2. governance; 3. ambtelijke ondersteuning; 4. informatievoorziening en communicatie.

pagina

1/4

Wij constateren dat er in de afgelopen vier jaar veel ten goede is veranderd en dat de MRDH er beter voorstaat dat in 2017. We zien dat de aanbevelingen van destijds grotendeels zijn opgepakt. Zo zijn in de Strategische Agenda meer kernopgaven benoemd en is de Groeiagenda een goed voorbeeld waarin het verhaal van de MRDH tot uiting komt. We zien ook dat er met name vanuit de grotere gemeenten vaker ambtelijke capaciteit beschikbaar is gekomen in werkgroepen om invulling te geven aan de opgaven. Daarnaast is de beleidscyclus helder gemaakt en mede dankzij onze klankbordgroep zijn raadsleden nauwer betrokken en functioneren de adviescommissies naar tevredenheid. Het is goed om te zien dat het inwerkprogramma voor nieuwe raadsleden voor volgend jaar al klaar ligt en dat ook het AB steeds meer in positie wordt gebracht. Wel vinden we het Dagelijks Bestuur MRDH niet altijd even zichtbaar en is vaak onduidelijkheid over de rolverdeling tussen de provincie en de MRDH, vooral op het vlak van het economisch vestigingsklimaat. Wel zien we dat de communicatie over de MRDH door raadsleden, bestuurders en burgemeesters groeit. De Binnenzaknotitie Groeiagenda heeft daarbij geholpen. Voor ons is minder zichtbaar of ook meer bestuurlijke kracht vanuit de MRDH in de Haagse- en Brusselse arena wordt ingezet.

Sinds de eerste tussenevaluatie is de hoeveelheid vergaderstukken niet of nauwelijks afgenomen. Inmiddels worden de meeste stukken wel tijdiger aangeleverd en is ook de informatievoorziening beter. Daarbij komen voorstellen vaker eerst een keer richtinggevend in de Bestuurscommissies en pas later besluitvormend. Dit werkt goed. Er is aangesloten bij Notubiz en Ibabs. Dit tot grote tevredenheid van met name onze commissieleden. Voor de ambtenaren die zorg dragen voor de annotaties is het minder praktisch. Zij ontvangen de stukken graag (ook) als losse pdf bestanden. Via Notubiz moet elk stuk nu apart gedownload worden. Positief is de realisatie van de bredere online werkomgeving voor de ambtelijke overleggen via MS Teams. Wellicht kan dit een vervolg krijgen in een brede omgeving (ideevorming en verbinding) waar raadsleden, ambtenaren, bestuursleden en ook het bedrijfsleven en kennisinstelling toegang toe hebben. Daarnaast pleiten wij in het vervolg voor een hybride vergadersysteem voor alle overleggremia die binnen de MRDH plaatsvinden, waardoor deelnemers te allen tijde de keuze hebben om fysiek, dan wel digitaal aanwezig te zijn.

Naast alle waardering die we hebben voor de uitwerking van de aanbevelingen in de praktijk en onze opmerkingen ten aanzien van de eerste tussenevaluatie, zijn er twee aanbevelingen die wat ons betreft duidelijk nog versterking behoeven, namelijk ‘het verhaal van de MRDH’ en de ‘discussie rond de kerntaken van de MRDH’. Er gebeurt veel goeds binnen de MRDH maar we vertellen het nog te weinig. In de MRDH worden veel inspanningen verricht voor duurzame mobiliteit, de regionale bereikbaarheid, groei van de economie en versterking van de leefbaarheid. De samenhang tussen de activiteiten én de resultaten van deze activiteiten zouden beter gecommuniceerd kunnen worden. De actualisatie van de Strategische Agenda het komend jaar lijkt ons een goed moment. ‘Het verhaal van de MRDH’ zou daarbij nadrukkelijker uitgedragen moeten worden. We zijn inmiddels zeven jaar verder met de MRDH. Wat hebben de activiteiten van de MRDH nu concreet opgeleverd om de welvaart en het welzijn van de 2,4 miljoen inwoners op een hoger peil te brengen? Bij de actualisatie van de Strategische Agenda blijven economie en bereikbaarheid wat ons betreft de pijlers onder de samenwerking binnen de MRDH. Net als in 2017 zien wij nog altijd geen noodzaak in de uitbreiding van de (kern)taken van de MRDH.

Thema’s als bijvoorbeeld wonen, ruimtelijke ordening, leefbaarheid en de groen-blauwe leefomgeving zijn geen taken voor de MRDH. Wij vinden dat de werkorganisatie geen beleidsterreinen moet faciliteren die niet onder de Vervoersautoriteit of onder het Economisch Vestigingsklimaat vallen. Noch in euro’s, noch in ambtelijke capaciteiten. In plaats van de toepassing van het zogeheten opt-in systeem zou de MRDH-organisatie veel beter de rol van ‘makelaar’ en ‘intermediair’ kunnen oppakken. De MRDH heeft immers overzicht op de activiteiten en problematiek van de gemeenten. Daarmee kan de MRDH ook een pro-actievere, signalerende en verbindende rol tussen de 23 gemeenten spelen.

pagina

2/4

briefnummer

1162208

Eigen inbreng MRDH De MRDH is een samenwerkingsverband van, voor en door 23 gemeenten in Zuid-Holland. De werkorganisatie en de diverse bestuurlijke gremia zijn verantwoordelijk voor de voorbereiding van besluitvorming over diverse complexe opgaven. De 23 gemeenten hebben daarbij zelf een grote verantwoordelijkheid waar het gaat om het leveren van een bijdrage aan deze opgaven. Wij hebben in Pijnacker-Nootdorp de governance zelf ingericht met een Klankbordgroep ter voorbereiding op de adviescommissies; een Stafoverleg Regionale Samenwerking ter voorbereiding op de vergaderingen van het Algemeen Bestuur MRDH en een Stafoverleg Economie en een Stafoverleg Mobiliteit ter voorbereiding van de beide Bestuurscommissies. Ambtelijk zijn wij vertegenwoordigd in het coördinatorenoverleg en het Ambtelijk Overleg Economisch Vestigingsklimaat en het AmbtelijkOverleg Vervoersautoriteit. Deze ambtenaren bereiden ook de Klankbordgroep en de Stafoverleggen voor en adviseren over de bestuurlijke besluitvorming richting MRDH. Wij zijn uitermate tevreden over de positie en het functioneren van onze Klankbordgroep. Onze Adviescommissieleden pleiten voor een Klankbordgroep in alle 23 MRDH gemeenten en nodigen andere gemeenten -met name die nog geen Klankbordgroep hebben- van harte uit om bij ons eens (digitaal) mee te kijken.

Wat betreft onze inbreng in de MRDH zien wij ons als een constructieve partner op regionale dossiers. Vanuit subregionale samenwerkingen zoals het Middengebied, Businesspark Haaglanden en de Greenport West-Holland. Wij benutten onze kansen, hebben een constructieve houding, zijn zowel ambtelijk en bestuurlijk bijna altijd aanwezig en tonen bestuurlijk ambassadeurschap als het om de MRDH gaat. Als middelgrote gemeenten zonder een groot economisch ecosysteem richten wij ons vooral op wat de regionale opgaven moeten zijn. We zien dat helaas niet altijd bij alle gemeenten terug. Vooral op het gebied van economie wordt nog te vaak vanuit het ‘eigen belang’ gestemd, waar wij dat zelf zoveel mogelijk proberen te voorkomen. Keuzes zouden meer op basis van de regionale meerwaarde gemaakt moeten worden. Daarnaast hebben wij bij de Vervoerautoriteit soms het gevoel dat we vooral de agenda van de MRDH aan het uitvoeren zijn. We praten bij de Vervoersautoriteit niet altijd op het juiste niveau (te gedetailleerd) en te vaak over lokale, incidentele onderwerpen met elkaar. Helderheid van het governancemodel van de MRDH In de Gemeenschappelijke Regeling is het governancemodel van de MRDH vastgelegd. Met het governancemodel wordt invulling en sturing gegeven aan de diverse bereikbaarheids- en economische opgaven waar de MRDH voor aan de lat staat.

De posities, rollen en verantwoordelijkheden zijn voor ons grotendeels duidelijk. Met name de verhouding tussen het Ambtelijk-Overleg en het Coördinatoren-overleg is de afgelopen vier jaar verbeterd, evenals de positie en het functioneren van de Adviescommissies. Onze Adviescommissieleden zijn uitermate tevreden over de inspraakmogelijkheden en de onderwerpen die in de Adviescommissies aan de orde komen. Er wordt goed naar ze geluisterd en ze ervaren waardering voor hun inbreng. Veel praktische dingen die zij hebben aangekaart zijn goed opgepakt. De nieuwe werkvormen die zijn ontstaan tijdens de coronacrisis – bij het transitieprogramma Openbaar Vervoer met onder meer extra informatieve/technische sessies voor de Bestuurs- en Adviescommissies en bij het Economisch Vestigingsklimaat een digitaal platform voor kennisdeling – kunnen wat ons betreft ook in de toekomst blijvend bijdragen aan het verder versterken van de adviesrol van de Adviescommissies. Met dergelijke sessies zouden ook de raden die nu nog wat meer op afstand staan op een laagdrempelige manier betrokken kunnen worden bij de activiteiten van de MRDH. De Adviescommissieleden zouden daarbij een nadrukkelijkere rol richting de eigen raden kunnen vervullen. De MRDH zou hen daarbij kunnen helpen door bijvoorbeeld informatie op maat en presentaties aan te leveren.

pagina

3/4

Een verbeterpunt is nog de voorbereiding in het Presidium van de besluitvorming door de Bestuurscommissies. In het Presidium worden nu nog te vaak keuzes gemaakt voordat een onderwerp wordt geagendeerd voor het Ambtelijk-Overleg en de Bestuurscommissie. De Bestuurscommissies krijgen daarmee panklare voorstellen voorgelegd. Het zou de besluitvorming versterken als de Bestuurscommissies ook keuzemogelijkheden en daarmee samenhangende dilemma’s worden voorgelegd. De Bestuurscommissies zouden de beleidslijnen moeten uitzetten en eerder in het proces moeten worden betrokken, als er nog keuzes te maken zijn. In de Bestuurscommissies zou meer discussie moeten kunnen plaatsvinden, vergelijkbaar met de oordeelvormende vergaderingen bij ons in de gemeenteraad. Tot slot zijn wij van mening dat het democratisch gehalte binnen de MRDH op onderdelen nog te wensen overlaat. Er zouden verkiezingen moeten komen voor het Dagelijks Bestuur en het Presidium en geïnteresseerden zouden zich kandidaat moeten kunnen stellen voor Commissies. Er zijn de afgelopen tijd veel wisselingen geweest en plaatsvervangers werden vaak pas ter vergadering aan het Algemeen Bestuur voorgesteld, waardoor leden zich voor het blok gesteld zagen om in te stemmen. Wij verzoeken u in het vervolg vacatures open te stellen zodat iedereen die belangstelling heeft dit kenbaar kan maken.

Wij gaan er vanuit u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en op gepaste wijze onze inbreng in de tweede tussenevaluatie te hebben geleverd en zien de concept-rapportage met belangstelling tegemoet. Hoogachtend, de raad van Pijnacker-Nootdorp,

mr. A. van der Lugt griffier

pagina

4/4

B.D. Lugthart voorzitter