Bijlage 4 - Jaarrekening 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglande

Jaarstukken 2020

Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden Postbus 12 600 2500 DJ Den Haag Tel 085 4855417 www.sbjh.nl Email: info@h10inkoop.nl

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

Inhoudsopgave 1

Samenvattend resultaat

10

1.1

Inleiding

10

1.2

Leeswijzer

10

1.3

Exploitatieresultaat en voorstel resultaatbestemming 2020

10

1.4

Organogram/samenstelling bestuur en directie

11

2

Programmaverantwoording

12

2.1

Inleiding

12

2.2

Het volgens artikel 3 behartigen van belangen door het SbJH

12

2.2.1

Het afsluiten van contracten en het voeren van contractmanagement

12

2.2.2

Het ontvangen en beoordelen van de declaraties van Jeugdhulpaanbieders

16

2.2.3

Het analyseren van gegevens

16

2.2.4

Wat hebben de doelen gekost en opgebracht?

18

2.2.5

Overhead

18

2.2.6

Heffing Vpb

19

2.2.7

Gebruik kosten onvoorzien

19

3

Paragrafen

20

3.1

Inleiding

20

3.2

Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing

20

3.3

Paragraaf Financiering

24

3.4

Paragraaf Bedrijfsvoering

26

3.5

Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen

28

3.6

Paragraaf Grondbeleid

28

3.7

Paragraaf Verbonden partijen

28

3.8

Paragraaf Lokale heffingen

28

4

Jaarrekening

29

4.1

Overzicht van baten en lasten

29

4.2

Toelichting op het overzicht van baten en lasten

31

4.3

Balans

34

4.4

Toelichting op de balans

35

4.5

Gebeurtenissen na balansdatum

38

4.6

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

39

4.7

SiSa bijlage (Single information Single audit)

40

4.8

Overzicht taakvelden

40

4.9

Overzicht Wet Normering Topinkomens

40

Pagina 2 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

Bijlagen

42

Bijlage A: Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

42

Bijlage B: Basisbegroting zonder uitsplitsing overhead

43

Bijlage C: Toetsingskader rechtmatigheid

44

Bijlage D: Projectkosten regio 2020

45

Pagina 3 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

BESTUURSVERSLAG

Met genoegen presenteer ik u de jaarstukken 2020 van de gemeenschappelijke regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden. De gemeenschappelijke regeling is opgericht op 24 november 2014 en sindsdien zijn er op bestuurlijk niveau de volgende afspraken gemaakt. Gemeenschappelijke regeling Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling stuurt als eigenaar van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden op zorgvuldige uitvoering van de processen (toezicht op zelfstandig functionerende directie) en feedback ten aanzien van de effectiviteit van samenwerkende opdrachtgevers. De inhoudelijke sturing op de invulling van de taken vindt plaats via de opdrachtgeverslijn. De colleges van de deelnemende gemeenten sluiten een dienstverleningsovereenkomst met het bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Rol van het bestuur Het bestuur is ingericht naar een enkelvoudig bestuursmodel geënt op de bedrijfsvoeringsorganisatie. Benoeming van het bestuur De drie bestuursleden kiezen uit hun midden de heer Vreugdenhil als voorzitter en mevrouw Parbhudayal als plaatsvervangend voorzitter. Regelgeving Het bestuur heeft het reglement van orde, de mandaatregeling, het volgen van de algemene voorwaarden inkoop (Jeugdhulp) VNG; de financiële verordening en de archiefregeling vastgesteld. Het bestuur is voortdurend over de relevantie en actualisatie van de regelgeving geïnformeerd.

In het verslagjaar 2020 zijn op bestuurlijk niveau de volgende afspraken gemaakt. Begroting De begroting 2021 is vastgesteld. De conceptbegroting 2021-2024 is voor zienswijzen vrijgegeven. Verordeningen en normatiek GR Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden heeft conform de vastgestelde verordeningen uitvoering gegeven aan de opgedragen taken. Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden heeft hierover in 2020 gerapporteerd aan het bestuur en de deelnemende gemeenten. Besluit verlenging GR voor onbepaalde tijd In 2019 is besloten om de GR voor onbepaalde tijd voort te zetten. Hiermee is een einde gekomen aan de jaarlijks beoordeling of voortzetting van de GR wenselijk was. De formele besluitvorming is begin 2020 in de gemeenteraden afgerond. Doordat is besloten de GR voor onbepaalde tijd voort te zetten is het mogelijk geworden voor de GR om actief personeel te werven voor de vaste functies. Het SbJH is daar inmiddels grotendeels in geslaagd. In het verlengde van het besluit om de GR voor onbepaalde tijd voort te zetten is ook besloten om de naam van de GR aan te passen. Vanaf april 2020 is de naam aangepast naar Gemeenschappelijke Regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden, kortweg Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden (SbJH).

Pagina 4 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

Tot slot Namens het bestuur spreek ik mijn dank en waardering uit aan de medewerkers van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden voor de inzet en de geleverde kwaliteit van de dienstverlening.

Naaldwijk, 19 maart 2021.

Drs. P.A. Vreugdenhil Voorzitter

Pagina 5 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

DIRECTIEVERSLAG Met deze jaarstukken legt het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden verantwoording af over het gevoerde beleid over het jaar 2020. De verslaglegging is ingericht conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Bewogen jaar Ook 2020 was, zoals dat heet, een veelbewogen jaar. Het jaar heeft vrijwel geheel in het teken van de pandemie gestaan. We zitten in een moeilijke periode waarvan het einde hopelijk ook weer eens in zicht komt. Corona heeft een flinke wissel getrokken op het aanpassingsvermogen van het Servicebureau. 2020 was dan ook het jaar van verandering. De regio heeft stappen gezet in de verbetering van de samenwerking met de jeugdhulpaanbieders. Het ontwikkelgericht samenwerken wordt niet alleen omarmd, er wordt ook naar gehandeld. Niet alleen het Inkooptraject Jeugdhulp 2021 is succesvol verlopen, er zijn ook een drietal nieuwe instrumenten geïmplementeerd waarmee naast goede jeugdhulp ook zicht op een goede kostenbeheersing komt. Op basis van de nieuwe overeenkomsten kunnen gemeenten maximaal richting geven aan de lokale uitvoering. In die zin heeft 2020 ook veel goeds voortgebracht. Het herstelde vertrouwen tussen gemeenten en jeugdhulpaanbieders, de nieuwe mogelijkheden in de inkoop via het contractmanagement en de verschuiving van onze aandacht van systeem naar inhoud.

De intensieve en betere samenwerking tussen het SbJH en de 10 individuele deelnemende gemeenten heeft zijn vruchten afgeworpen. Maandelijks neemt het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden de lokale ontwikkelingen door met iedere gemeente om daarmee beter inzicht te creëren in de lokale situatie zodat er zowel lokale als regionale interventies kunnen worden gepleegd. Deze verbeterde samenwerking heeft zich in 2020 voortgezet waardoor de administratieve ketenprocessen (bij gemeenten, jeugdhulpaanbieders en Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden) beduidend zijn verbeterd. Via e-learning en webinars bereikt het Servicebureau meer medewerkers van gemeenten dan ooit tevoren. Hierdoor is het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden in staat eerder en beter inzicht te geven in de ontwikkelingen. Inmiddels wordt daarbij ook steeds meer aandacht besteed aan de kwaliteit en de financiële positie van aanbieders. Begroting en resultaat • De begroting 2020 is op 11 juli 2019 formeel vastgesteld. • De gemeenschappelijke regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden is in april 2020 voor onbepaalde tijd verlengd. • Het resultaat over 2020 is € € 81.045 positief. Bedrijfsvoering Personele formatie Ultimo 2020 had het SbJH een bezetting van 21,8 Fte. In de primaire begroting 2020 werd rekening gehouden met omvang van 21 fte.

Bedrijfsvoering Het afgelopen jaar is veel geïnvesteerd in de bedrijfsvoering van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden om de continuïteit van de dienstverlening kunnen waarborgen. Voor het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden is het een blijvend proces om in de bedrijfsvoering de gewenste stabiliteit en kwaliteit te bereiken. Met name leent het gebied van informatisering en automatisering, procesgang en communicatie zich nog voor optimalisatie.

Pagina 6 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

Dienstverlening Corona Het begrip zorgcontinuïteit (en in het verlengde daarvan behoud van het zorglandschap) kreeg in 2020 een onverwachte inhoud door het corona-virus. Het Servicebureau is als penvoerder opgetreden voor een regionaal Corona-team. Dat team heeft zich, in samenwerking met aanbieders en gemeenten, ingezet om zicht te krijgen op de gevolgen van ‘corona’ en op het ontwikkelen van maatregelen om de gevolgen voor zorgcontinuïteit en zorglandschap zo goed mogelijk te beperken. Daartoe heeft contractmanagement continu contact onderhouden met aanbieders, zijn verschillende onderzoeken uitgevoerd en is in gezamenlijke bijeenkomsten gepoogd om de (voorlopige) inzichten nader te duiden en te kwantificeren. Ook zijn addenda op de lopende overeenkomsten ontwikkeld, onder meer om ongedekte kosten vanwege omzetverlies te dekken (lees: het zorglandschap te behouden) en waar nodig op een eenvoudige wijze alternatieve wijze van hulp en ondersteuning, afwijkend van de oorspronkelijke afspraken op casusniveau, toe te staan om zo de zorgcontinuïteit te waarborgen. Inkoop Jeugdhulp 2021 e.v. Ook in de uitvoering van de jeugdhulp was 2020 een opmerkelijk jaar. De aanvankelijke inkoop 20202024 was opgeschort wegens de uitspraak van de voorzieningenrechter in oktober 2019 over de totstandkoming van de tarieven voor de Profiel Intensiteit Combinaties.

Het Servicebureau heeft daarom de continuïteit van de zorg voor 2020 geborgd alsook andere opgedragen taken volgens planning uitgevoerd. Naar aanleiding van het vonnis dat het Gerechtshof vervolgens heeft uitgesproken op 7 juli 2020 is een analyse uitgevoerd waarbij ook is gereflecteerd op de ontwikkelingen die aan de procesgang en uitspraken van de voorzieningenrechter en het Gerechtshof voorafgingen. Daarom is bij het voortzetten van het inkooptraject gekozen voor een structuur waarbij de regiogemeenten – middels de te doorlopen inkoopprocedure – met elke jeugdhulpaanbieder die voldoet aan de kwaliteitseisen die worden gesteld (aan de jeugdhulpaanbieder als entiteit) een zgn. ‘ontwikkelovereenkomst’ te sluiten. Door de inkoopmethode niet te wijzigen, maar juist de vorm van de overeenkomsten aan te passen, is ontwikkelruimte gecreëerd. Deze ontwikkelovereenkomsten hebben een initiële looptijd van twee jaar, worden jaarlijks stilzwijgend verlengd en zijn daarmee tevens per jaar opzegbaar en passen binnen de door de raden vastgestelde inkoopstrategie. Vervolgens was het mogelijk voor de gemeente(n) om (uitsluitend) met deze jeugdhulpaanbieders ook een resultaatovereenkomst te sluiten. Deze resultaatovereenkomst is de overeenkomst die daadwerkelijk toegang geeft voor aanbieders om jeugdhulp te verlenen.

Het inkooptraject heeft geresulteerd in het sluiten van overeenkomsten met in totaal circa 167 aanbieders. Het inkooptraject is inmiddels overgegaan in een continu inkoopproces, waarbij de ontwikkeltafel als instrument voor een constante dialoog met de jeugdhulpaanbieders dient. Dit proces van ontwikkelgerichte samenwerking moet leiden tot de herzieningen van de resultaatovereenkomsten die jaarlijks mogelijk zijn. Contractmanagement Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden heeft het contractmanagement verder ontwikkel. Iedere zorgaanbieder met een omzet van € 1 miljoen of hoger wordt periodiek uitgenodigd voor een gesprek om de voortgang van de dienstverlening te bespreken. Het betreft hier circa 40 aanbieders, dit betreft circa 90% van het volume. De jaarrekeningen van aanbieders worden jaarlijks geanalyseerd.

Pagina 7 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

Richtinggevend kader en Q-analyse Vanuit het regionaal actieplan ‘Kostenontwikkeling jeugdhulp’ is in het najaar van 2020 gewerkt aan de implementatie van de instrumenten Richtinggevend Kader en de Q-analyse. Dit actieplan is als opgave ondergebracht bij het Programmabureau. Deze twee instrumenten zijn per 1 januari 2021 van kracht. Twee werkgroepen – Q-analyse en Richtinggevend Kader – met een representatieve afvaardiging van gemeenten en jeugdhulpaanbieders hebben de implementatie voorbereid. Door deze instrumenten goed in te zetten weten gemeenten en jeugdhulpaanbieders waar zij aan toe zijn met een realistische begroting en een soepel toewijzingsproces. Het richtinggevend kader is een volume-toets op een VOT of een toewijzing waarboven dialoog tussen de gemeente en de jeugdhulp aanbieder gewenst is. Het kader is richtinggevend, omdat de richtsnoer niet afgedwongen wordt – dialoog maakt het juist mogelijk om te verklaren waarom afwijking wenselijk is (en andersom: om te spiegelen of die afwijking werkelijk noodzakelijk is). Ook in andere gevallen kan dialoog gewenst zijn tussen de jeugdhulp-aanbieder en de gemeente (het lokaal team). Het richtinggevend kader is bedoeld om in relevante situaties de dialoog te starten over het te bereiken resultaat, de kwaliteit van inzet en de volume-inzet van zorg.

Het richtinggevend kader is daarmee een hulpmiddel om tot een realistische klantgerichte begroting te komen, voorafgaand aan de start van de zorg. De Q-analyse gaat over de volume-controle op declaraties die uitvallen als ze de toewijzing overschrijden. Ook hier is het doel het opstarten van een tijdige dialoog omtrent resultaat, kwaliteit en volume van inzet van zorg, maar dan tussentijds. Omdat inzet buiten het volume van de toewijzing niet meer betaald wordt, moet tijdig een dialoog starten tussen de jeugdhulpaanbieder en de gemeente. Het resultaat kan dan zijn dat een toewijzing bijgesteld wordt. Bijstelling kan ook plaatsvinden bij verwachte onderschrijding van de omvang van de inzet. Met de Q-analyse krijgen gemeenten beter zicht op de verplichtingen die voortkomen uit de toewijzingen en de ontwikkeling van de totale kosten van de jeugdhulp. Declaraties De druk op de Jeugdhulpaanbieders om maandelijks te declareren heeft geresulteerd in het gegeven dat het merendeel van de (grotere) jeugdhulpaanbieders ultimo 2020 ondanks de coronaperikelen bij zijn met declareren. De invoering van een nieuwe versie van het berichtenverkeer in december tot een vertraging in de declaratiestroom geleid. De ontwikkelingen in het ketenproces inzake het aanvragen en toekennen van de toewijzing heeft geresulteerd in een verlaging van het aantal afgekeurde declaratieregels.

De verwachting is dat deze ontwikkelingen zich doorzetten. Managementinformatie en prognoses Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden levert op basis van de ingediende declaraties managementinformatie aan de gemeenten. Rapportages richten zich aan de ene kant op het verschaffen van inzicht in de stand van de declaraties per leverancier per gemeente en aan de andere kant op de toestand en kwaliteit van het ketenproces. In 2020 heeft het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden in samenwerking met de deelnemende gemeenten de managementinformatie verder geprofessionaliseerd en geoptimaliseerd. Hier wordt in samenwerking met de gemeenten ook aansluiting op de gemeentelijke begrotings- en verantwoordingscyclus doorgenomen. Om de kwaliteit en betrouwbaarheid van de informatie te verbeteren heeft het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden in 2020 geïnvesteerd in onderzoek en analyse van de jeugdhulpaanbieders. Daarbij is ook aandacht besteed aan de financiële positie en resultaten van de aanbieders. Zoals aangegeven worden de prognoses maandelijks doorgenomen met iedere gemeente (accountgesprek) om tot lokale analyses en duidingen te komen. Hiermee is de kwaliteit van de managementinformatie toegenomen en wordt lokale sturing beter door het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden gefaciliteerd.

Pagina 8 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

Goedkeurende verklaring ingekochte zorg Op basis van de door het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden opgestelde analyses, berekeningen en cijferopstelling is over 2019 een goedkeurende controleverklaring bij de verantwoording ingekochte zorg 1-1-19 t/m 31-12-19 ontvangen.

Den Haag, 19 maart 2021.

P.J.G.M. Grob Directeur

Pagina 9 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

1

Samenvattend resultaat

1.1

Inleiding

De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag (de programmaverantwoording en de paragrafen) en de jaarrekening. Met deze jaarstukken legt het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden – hierna te noemen SbJH– verantwoording af over het in 2020 gevoerde beleid. In bijlage B is de basisbegroting gepresenteerd zonder uitsplitsing overhead.

1.2

Leeswijzer

De jaarstukken bestaan uit de programmaverantwoording, de paragrafen, en de jaarrekening. Voor de programmaverantwoording dient het bij de begroting 2020 vastgestelde beleid als uitgangspunt. Voor het programma van het SbJH wordt ingegaan op de drie ‘w-vragen’: • Wat hebben we bereikt? Deze vraag wordt in de paragrafen 2.2.1 t/m 2.2.3 beantwoord. •

Wat hebben we gedaan? Deze vraag wordt in de paragrafen 2.2.1 t/m 2.2.3 beantwoord.

•

Wat heeft het gekost en opgebracht? Deze vraag wordt in de paragraaf 2.2.4 beantwoord.

In de programmaverantwoording zijn ‘gekwalificeerde indicatoren’ opgenomen om de uitvoering van het beleid te meten. In de toelichtingen van het programma staat of de doelstellingen gehaald zijn.

1.3

Exploitatieresultaat en voorstel resultaatbestemming 2020

Het rekeningresultaat bedraagt € 81.045 positief. Op de programmarekening heeft het SbJH een begrotingsoverschot gerealiseerd. Hiermee is de algemene reserve, na voorgestelde resultaatbestemming, positief ultimo boekjaar. Voorgesteld wordt het positieve exploitatieresultaat ultimo 2020 te verwerken in de algemene reserve. Na de voorgestelde resultaatbestemming is het eigen vermogen ultimo 2020 opgebouwd uit:

Algemene reserve Balans ultimo 2019 Voorstel resultaatbestemming Na voorgestelde bestemming

Bedrag -/- € 37.358 € 81.045 € 43.687

Pagina 10 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

1.4

Organogram/samenstelling bestuur en directie

Samenstelling bestuur per 31 december 2020 Voorzitter:

dhr. P.A. Vreugdenhil

(wethouder gemeente Westland)

Lid:

mevr. K. Parbhudayal

(wethouder gemeente Den Haag)

Lid:

mevr. I. Zweerts de Jong (wethouder gemeente Wassenaar)

Secretaris:

dhr. P.J.G.M. Grob

(directeur Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden)

Samenstelling directie per 31 december 2020 Directeur:

dhr. P.J.G.M. Grob

Pagina 11 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

2

Programmaverantwoording

2.1

Inleiding

Volgens artikel 3 van de gemeenschappelijke regeling behartigt het SbJH de belangen van de deelnemende gemeenten op het terrein van uitvoering van de inkooptaken op taakonderdelen binnen het sociaal domein. Ter behartiging van de hierboven genoemde belangen is het SbJH belast met de volgende in de begroting 2020 verfijnde taken: •

•

Het afsluiten van contracten met de aanbieders van Jeugdhulp en het bijbehorende contractmanagement conform het door de gemeenten vastgestelde beleid en de door de gemeenten vastgestelde inkoopcontracten; Het ontvangen en beoordelen van de declaraties van de aanbieders (inclusief controleren op toewijzing (JW301)) en het ter betaling doorzetten van de desbetreffende declaraties naar de verantwoordelijke gemeenten; Het analyseren van de gegevens en het signaleren van mogelijke onder – en overschrijdingen.

2.2

Het volgens artikel 3 behartigen van belangen door het SbJH

2.2.1

Het afsluiten van contracten en het voeren van contractmanagement

•

Het SbJH sluit contracten af met de aanbieders van Jeugdhulp en voert het bijbehorende contractmanagement uit Aantal contracten in beheer

Aantal kwartaalgesprekken top 14 aanbieders Aantal gesprekken met overige Jeugdhulpaanbieders

Begroting Realisatie 175 211 aanbieders 2.181 actieve contracten 160 contracten beëindigd 56 49 150 123

Bron

Zorgned Contractmanagement Contractmanagement

Doel: het afsluiten van contracten met de aanbieders van Jeugdhulp en uitvoeren van het bijbehorende contractmanagement Wat hebben we bereikt

Wat hebben we gedaan

Het SbJH heeft in 2020 met de Gecertificeerde Instellingen een contract voor 2020 t/m 2022 afgesloten. Voor de overige aanbieders waren noodgedwongen de contracten uit 2018 ook verlengd voor 2020. Tevens is de inkoop 20212024 opgezet en uitgevoerd. De laatste afwikkeling hiervan vindt in 2021 plaats, maar de gegunde aanbieders zijn wel allemaal op de hoogte gesteld. Wat hebben we gedaan is opgesplitst in 3 onderdelen: -1- Wat hebben we gedaan voor de GI’s en aanverwante producten -2- Wat hebben we bereikt voor de JZ Plus -3- Wat hebben we bereikt voor de overige Jeugdzorg -1- Wat hebben we gedaan voor de GI’s en aanverwante producten: Begin 2020 is de inkoop van de GI’s, het CIT en het Expertiseteam afgerond. Het Inkoopteam is opgeheven en het team contractmanagement heeft het

Pagina 12 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

reguliere werk weer overgenomen. Echter, de publicatie van de landelijke rapportage “Kwetsbare kinderen onvoldoende beschermd” door de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) heeft grote gevolgen voor het werk op het gebied van de GI’s. De belangrijkste conclusie van de inspecties is dat de jeugdbeschermingsketen beter kan worden georganiseerd. De regio Haaglanden heeft dit bevestigd. In vervolg op het rapport van de Inspectie en in lijn met landelijke afspraken tussen de gemeenten, de VNG en het Rijk heeft de gemeente Den Haag als accounthoudende gemeente voor Jeugdbescherming West het voortouw genomen in het maken van een Verbeterplan voor JB West. Dit is niet alleen voor de regio Haaglanden gedaan, maar voor alle bij JB West betrokken regio’s (Midden-Holland, Holland Rijnland en Zuid Holland Zuid). In het verbeterplan zijn inhoudelijke verbeteringen en hun financiële vertaling opgenomen met alle betrokken regio’s waar JB West diensten verleent. Het contractmanagement van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden is nauw betrokken bij het traject inzake het verbeterplan en werkt hierin samen met de accounthoudende gemeente Den Haag en het regionale accountteam GI’s. Contractmanagement heeft zitting in het bovenregionale overleg met de vier regio’s, waarin ook de drie GI’s op agenda participeren.

In dit overleg worden de prestatieafspraken met de drie GI’s gemaakt en is onder meer een addendum voor JB West opgesteld ten behoeve van een tijdelijke regeling. In april 2020 zijn de afspraken uit het verbeterplan JB West definitief geworden. De afspraken gelden tot 1 januari 2022. In het kader van de nieuwe producten Beter Samenspel voor de GI’s zijn vanuit de accountteams (gemeenten en contractmanagement) twee ontwikkeltafels voor de regio georganiseerd. De huidige producten zullen worden aangescherpt op basis van de ervaringen in de praktijk. Voor het Crisisinterventieteam (CIT) en het Expertisecentrum (ECZ) zijn in 2020 geen ontwikkeltafels georganiseerd. Mede vanwege alle aandacht voor de continuïteit van de dienstverlening in verband met corona is er geen tafel tot stand gekomen, maar ook omdat er geen directe aanleiding was om een tafel te organiseren. De dienstverlening van beide onderdelen verliep naar verwachting. Ondanks corona is de continuïteit van de crisisdienst niet in gevaar geweest. -2- Wat hebben we bereikt voor de JZ Plus: Voor de Jeugdhulp Plus vindt bovenregionale samenwerking en afstemming plaats in landsdeel Zuidwest. Men (5 jeugdhulpregio’s, 2 zorgaanbieders jeugdhulp plus, 2 GI’s) is zich ervan bewust dat de zorg voor de meest kwetsbare jeugd nog beter kan.

Pagina 13 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

Eind 2020 is daartoe door alle bovengenoemde partijen een ambitiedocument ondertekend waarin wordt afgesproken in 3 jaar tot een drastische afbouw van gesloten bedden te komen en alternatieven op te bouwen. Wat hebben we gedaan: Contractmanagement H10: Reguliere contractmanagement met Schakenbosch, Horizon en Pluryn over de jeugdhulp plus, daarnaast in het bijzonder: • Gesprekken en coördinatie voor de H10 gemeenten met Pluryn over de sluiting van De Hoenderloo Groep (locatie gesloten jeugdhulp) waarbij jongeren bij andere aanbieders in onze regio geplaatst zijn. • Nauwe betrokkenheid bij de sluiting van Midgaard (Horizon) en de overplaatsing van cliënten elders. Hierdoor is de doorontwikkeling van de Jeugdhulp Plus eind 2020 in een stroomversnelling geraakt. • Initiëren van overleg/ maken van afspraken tussen Schakenbosch, en JBW omtrent de uitstroom van 18+ jongeren • Het opstellen van diverse addenda als aanvullend onderdeel van de Raamovereenkomst Arrangementen Perceel B2 zoals in 2018 gezamenlijk met de regio Rijnmond is afgesloten agv aanpassing tarieven (Indexatie en toevoeging NHC component) Bovenregionaal: • Deelname in werkgroep die het ambitiedocument heeft voorbereid voor de bestuurlijke stuurgroep. SbJH heeft de inhoudsopgave voor de convenanten als onderdeel van het ambitiedocument opgesteld. • Deelname in werkgroep inkoop/ convenanten.

Hierin worden in samenwerking met de aanbieders de afspraken over de financiering, monitoring en gewenste doelen/ resultaten van de doorontwikkeling vervat in bovenregionale convenantafspraken. Deze werkgroep is eind 2020 gestart. Deelname in bovenregionaal jeugdhulp Plus overleg om alle ontwikkelingen op gebied van de doorontwikkeling, maar ook van de huidige instroom, uitstroom, doorstroom van jongeren in geslotenheid te bespreken. -3- Wat hebben we bereikt voor de overige Jeugdzorg: Vooruitlopend op het idee van de nieuwe werkwijze na de aanbesteding is het contractmanagement reeds ge-intensiveert: Accountmanagement gemeenten Alle gemeenten hebben maandelijks een accountgesprek met het Servicebureau over de lokale stand van zaken en de (regionale) ontwikkelingen. De contractmanagers van het Servicebureau zijn accounthouder voor een (aantal) gemeente(n). Contractmanagementteam Op dit moment zijn de volgende contractmanagementteams actief binnen de regio: GGZ, J&O en LVB, GI’s en Jeugdhulp Plus. Voor de laatste twee zijn er ook bovenregionale overleggen. Deze zijn gebaseerd op de categorie indeling van de contracten voor 2018 -2020. In de inkoop 2021 e.v. zijn in eerste instantie dezelfde categorieën actueel en blijven de contractmanagementteams van groot belang. Alle gemeenten zijn hierbij betrokken (H1, H4 en H5) en de betreffende contractmanager.

Pagina 14 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

De onderwerpen die worden besproken zijn: o Jaarplanning regio Haaglanden o Terugkoppeling van Q-gesprekken o Terugkoppeling van trends, signalen en ontwikkelingen o Verbinding maken met andere beleidsvelden, zorgen voor aansluiting o Voorbereiden overlegtafels, invulling geven aan agenda o Lopende projecten/ ontwikkelingen o Vraagstukken JHA van uitvoering van de contracten o Advies naar beleid bij vraagstukken uit de betreffende categorie zorg, koppeling tussen uitvoering en beleid op inhoud van zorg. Q- gesprekken Elke contractmanager van het SbJH heeft een aantal jeugdhulpaanbieders in zijn of haar portefeuille. Frequent wordt tezamen met een vertegenwoordiger van een of meer gemeenten gesprekken gevoerd met de jeugdhulpaanbieders onderwerpen zijn : Op/afschalen van zorg In/door/uitstroom 18-/18+ (koppeling met eventueel Wmo contract) Koppeling met onderwijs nieuwe trends en ontwikkelingen zoals sluitingen, openingen, nieuwe methodes die zorgen voor groei etc. Specifiek bij GI’s: Transformatie opgave GI’s Specifiek bij Jeugdhulp Plus: Doorontwikkeling Jeugdhulp Plus, stavaza pilots De lijst is niet limitatief en wordt verder aangescherpt in overleg met de accountteams.

Pagina 15 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

2.2.2

Het ontvangen en beoordelen van de declaraties van Jeugdhulpaanbieders

Het SbJH ontvangt en beoordeelt de facturen van Jeugdhulpaanbieders en zet de facturen door naar de verantwoordelijke gemeente Percentage (%) van de afgehandelde factuurregels binnen de gestelde termijn (10 werkdagen)

Begroting Realisatie Bron

90%

96,3%

Zorgned

Doel: het ontvangen en beoordelen van de facturen van Jeugdhulpaanbieders en het doorzetten van de declaraties naar de verantwoordelijke gemeente Wat hebben we bereikt

In 2020 zijn 471.157 factuurregels (bron: Zorgned) in ontvangst genomen. Hiervan zijn 457.408 regels betaald en 2.698 regels afgekeurd. De overige 11.051 regels (2,3%) staan op definitief (3.164 regels, 0,7%) of zijn in behandeling (7.887 regels, 1,7%). Hiermee is in totaal is 96,3% van de facturen binnen 10 werkdagen afgehandeld en, indien van toepassing, binnen 15 werkdagen betaalbaar gesteld. Daarnaast zijn 39.549 regels betaald die in voorgaande jaren waren ontvangen. Met deze acties is in totaal in 2020 voor € 309,9 miljoen aan jeugdzorg betaalbaar gesteld waarvan € 52,0 miljoen betrekking had op voorgaande boekjaren.

Wat hebben we gedaan

Het proces van indienen van de declaraties door aanbieders van Jeugdhulp en de afhandeling daarvan door het SbJH is in 2020 wederom verbeterd ten opzichte van de voorgaande jaren. Wel zijn door de invoering van iJW 3.0 om technische redenen de declaraties over de laatste maanden vertraagd. Het volume van de uitval (afgekeurde declaraties die niet inmiddels hersteld zijn) heeft gedurende het gehele jaar lager gelegen dan het jaar ervoor. Helaas is het volume in de periode na 1 december 2020 gestegen met ruim 60% naar € 2,5 mio. Ook heeft het SbJH bij een aantal Jeugdhulpaanbieders moeten rappelleren voor het indienen van facturen. De achterstand in declareren over 2020 bedroeg per 1 februari 2021 circa € 11 miljoen. Dit is een stijging van zo’n 30% t.o.v. de achterstand per 1 februari 2020 (over 2019). Dit werkte, samen met de afwijkingen door de corona-crisis, complicerend voor het prognosticeren van de kosten jeugdhulp in 2020. Per ultimo 2020 heeft slechts één zorgaanbieder nog een bedrag aan voorschot openstaan. Momenteel beraden de gemeenten zich over hoe met dit voorschot om te gaan. SbJH wacht deze uitkomst af.

2.2.3

Het analyseren van gegevens

Pagina 16 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

Het SbJH analyseert gegevens en signaleert de mogelijke onder- en Begroting Realisatie Bron overschrijdingen t.o.v. budgetindicatie 90 100 Contractmanagement Aantal accountgesprekken met gemeenten 10 10 Geleverde bouwblokken Aantal prognoses jeugdhulp voor het begrotingsjaar 1 1 GAD Accountantsverklaring bij uitnutting

Doel: Het analyseren van de gegevens en het signaleren van de mogelijke onder – en overschrijdingen t.o.v. de budgetindicatie Wat hebben we bereikt

Wat hebben we gedaan

Gedurende 2020 heeft het SbJH op verschillende momenten een analyse opgesteld (inclusief signalen op mogelijke onder – en overschrijdingen) en via het Bedrijfsvoeringsoverleg (BVO) gedeeld met de Gemeenten. Later in het jaar is het delen verplaatst naar het Directeuren-overleg (DO) op basis van een besluit van de directeuren. Deze prognoses zijn maandelijks bijgesteld op basis van nieuwe (financiële) inzichten. Analyses uitgevoerd t.b.v. de gemeenten: In de maanden januari, februari en april 2020 heeft het SbJH een analyse uitnutting/schatting gemaakt ten behoeve van de jaarrekening 2019. Bij deze schattingen zijn de ontvangen bestuurs- en controleverklaringen meegenomen. Het SbJH heeft veel inspanning moeten leveren om de laatste (relevante) controleverklaringen te mogen ontvangen. In de maanden mei, juli, augustus, september, oktober, november en december 2020 heeft het SbJH een analyse gemaakt van de geschatte uitnutting ultimo 2020. Deze analyses zijn verstrekt aan het BVO / leden van het directeurenoverleg. In januari en februari 2021 heeft het SbJH deze schatting nogmaals gemaakt. Bij deze schattingen zijn de ontvangen bestuursverklaringen betrokken. Deze analyses zijn verstrekt aan het BVO/leden van het directeurenoverleg en de accountant van het SbJH. Ketenregie SbJH: Maandelijks zijn accountgesprekken gevoerd met de deelnemende gemeenten.

Hierbij zijn signalen uitgewisseld inzake: • achterstanden verzoeken om toewijzingen, • achterstanden bij indienen declaraties; • mogelijke overschrijding budgetindicatie jeugdhulpaanbieders; • duiding kostenoverschrijding bij gemeente; • mogelijke maatregelen om kostenoverschrijding te beperken. Op al deze indicatoren zijn de cijfers t.o.v. 2019 aanzienlijk verbeterd. De processen binnen de keten (Jeugdhulpaanbieder, gemeenten en SbJH) zijn aanzienlijk verbeterd. Dit vertaalt zich in snellere afronding van het onderzoek woonplaatsbeginsel, snellere afgifte toewijzingen, meer tijdige declaraties (binnen 1 maand na het einde van de kalendermaand), minder uitval (afgekeurde declaraties) en betere prognoses. In 2020 heeft het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden de sturing en beheersing (middels additionele monitoring) op de jeugdhulpaanbieders aangescherpt. Dit heeft onder andere in het volgende geresulteerd: • Stringente analyse op kostenontwikkeling van jeugdhulpaanbieders • In breder verband met samenwerkende gemeenten heeft het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden duidingssessies georganiseerd betreffende kostenontwikkeling specifieke jeugdhulpaanbieders

Pagina 17 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

Gesprekken met samenwerkende gemeenten met betreffende specifieke jeugdhulpaanbieders inzake de kostenontwikkeling en het maatschappelijke effect hiervan In bovengenoemde processen is gebruik gemaakt van additionele expertise op zowel juridisch als financieel terrein. •

2.2.4

Wat hebben de doelen gekost en opgebracht?

Het realiseren van de op de voorgaande pagina’s genoemde doelen heeft in totaal € 2.914.478 gekost. De ontvangen bijdragen over 2020 zijn € 2.995.523. Het verschil is € 81.045 positief, wat toegevoegd wordt aan de algemene reserve welke daarmee positief wordt. Daarnaast is voor € 2.249.128 aan projectkosten regio verrekend. Deze kosten en baten zijn ook aan de jeugdzorg gerelateerd en lopen neutraal over de staat van baten en lasten. Conform de BBV zijn de kosten en opbrengsten hieronder verder uitgewerkt naar de verplichte onderdelen: Onderdeel kosten opbrengsten Programma Jeugd € 4.416.999 € 5.244.651 Overhead* € 746.607 Onvoorzien € Algemene dekkingsmiddelen** € bedrag heffing vpb nvt*** * Hieronder is apart een overzicht overhead opgenomen ** In 2020 heeft het SbJH geen algemene dekkingsmiddelen ontvangen (zodoende geen apart overzicht) *** De GR voert geen VPB-plichtige activiteiten uit

De kosten onder jeugd, overhead en onvoorzien zijn gezamenlijk € 5.163.606 (conform de totale kosten 2020).

2.2.5

Overhead

Op basis van de wijzigingen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) dient de overhead afzonderlijk in de jaarrekening opgenomen te worden. De overhead maakt integraal onderdeel uit van de jaarrekening. De gerealiseerde overhead van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden over 2020 is € 746.607. Dit bedrag wordt als volgt gespecificeerd: LASTEN

Realisatie 2019

Primaire begroting 2020

Begrotings- def begroting wijzigingen 2020 2020

Realisatie 2020

Verschil t.o.v. begroting

Personele formatie ·        Uitvoering basis taken inkoop/ contract en leveranciersmanagement Bedrijfsvoering

€ 499.258

€ 471.981

€

-

€ 471.981

€ 454.015

€ 17.966

Bedrijfsvoering (excl. huisvesting en ict)

€ 54.166

€ 99.160

€

-

€ 99.160

€ 66.999

€ 32.161

Accountantskosten

€

8.569

€ 12.638

€

-

€ 12.638

€

-

€ 12.638

€ 38.825

€ 62.203

€

-

€ 62.203

€ 82.306 -/-

€ 20.103

€ 42.556

€ 102.969

€

-

€ 102.969

€ 143.287 -/-

€ 40.318

Projecten

€

€

€

-

€

€

€

-

Totaal overhead

€ 643.374

€

-

€ 748.951

€

2.344

Automatisering (ICT) Automatisering (ICT) Huisvesting Huisvesting Projecten -

-

€ 748.951

-

-

€ 746.607

Pagina 18 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden heeft over overhead 2020 € 2.344 minder overheadkosten gerealiseerd dan de raming.

De voornaamste oorzaken zijn: De personeelslasten in de overhead laten een positief resultaat zien van € 17.966. Dit omdat een deel van de afloop inhuur externen is verrekend met de projectkosten. De bedrijfsvoeringskosten laten een voordeel zien van € 32.161 door een veelheid aan kleine plussen en minnen. Er is niet echt een grote gemene deler te zien. De accountantskosten dienen geheel te worden toegerekend aan het primaire proces en komen zodoende ook niet in de overhead. Verschil ad € 12.638. De automatiseringskosten tonen een nadeel van € 20.103 en worden grotendeels verklaard doordat wegens corona diverse nieuwe laptops aangeschaft moesten worden. Dit betreft eenmalige kosten. De Huisvestingskosten laten een tekort zien ad € 40.318. Dit tekort heeft enerzijds te maken met het feit dat € 10.000 aan budget in de directe lasten staat, en anderzijds omdat begin 2020 bleek dat de huisvestingslasten Den Haag aanzienlijk hoger zouden worden dan vooraf van was uitgegaan. Dit omdat besloten is dat SbJH op het Spui gehuisvest blijft. In de begroting 2021 is hiervoor gecorrigeerd.

2.2.6

Heffing Vpb

Vanwege de aard van de werkzaamheden van Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden (overheidstaak) is het bureau niet Vpb-plichtig. Deze paragraaf is zodoende niet van toepassing.

2.2.7

Gebruik kosten onvoorzien

Van de post onvoorzien is in de jaarrekening geen gebruik gemaakt.

Pagina 19 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

3

Paragrafen

3.1

Inleiding

In het Besluit Begroting en Verantwoording zijn zeven verplichte paragrafen opgenomen voor provincies, gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen. Deze zijn niet allemaal relevant voor het SbJH. Deze paragrafen zijn opgenomen met een toelichting waarom ze niet relevant zijn.

3.2

Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Inleiding Deze paragraaf geeft een overzicht van de belangrijkste financiële risico’s voor het SbJH. De omvang van deze risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit bepalen of het SbJH over voldoende weerstandsvermogen beschikt. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft de mate aan waarin het SbJH middelen beschikbaar heeft om substantiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit betekent dat het beleid veranderd moet worden. Het SbJH heeft geen afgezonderd weerstandsvermogen. Onverwachte tegenvallers dienen direct gemeld te worden bij het bestuur waarna gezamenlijk en in overleg met de 10 gemeenten bekeken wordt hoe deze tegenvallers op te lossen. Conform artikel 23 lid 2 van de regeling gemeenschappelijke regeling SbJH zijn de 10 gemeenten verantwoordelijk voor eventuele tegenvallers. Weerstandscapaciteit (=beschikbare vermogen) De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, op te kunnen vangen. Tot de aanwezige weerstandscapaciteit van het SbJH kunnen twee posten worden gerekend:

Weerstandscapaciteit a. Algemene reserve + resultaat jaar c. Ruimte op de begroting/onvoorzien Totaal

Soort 31-12-2019 31-12-2020 Incidenteel € -37.358 € 43.687 Structureel € 100.000 € 100.000 € 62.642 € 143.687

Na uitnutting van deze capaciteit is het SbJH op de bijdrage van de deelnemende gemeenten aangewezen. De gekwantificeerde risico’s dienen op de weerstandscapaciteit in mindering te worden gebracht.

Risico’s (=benodigde vermogen) Uit het geheel van de geïnventariseerde bedrijfs- en bestuur risico’s worden de hiernavolgende risico’s per peildatum december 2020 specifiek benoemd:

Pagina 20 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

Risico Te grote variëteit in wensen van deelnemers waardoor niet de gewenste noodzakelijke efficiency kan worden bereikt. Terugtredende deelnemers hebben een risico voor de continuïteit van het SbJH. Risico’s die voortvloeien uit rechtsgedingen als gevolg van handelen van het SbJH (reguliere taakuitvoering). Technische incidenten zoals gebouwen, ICT, administratieve organisatie, archief e.d. Gedragsrisico’s: integriteit, fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik van bevoegdheden, rechtmatigheid. Externe onvoorziene ontwikkelingen: benodigde investeringen vanwege wettelijke ontwikkelingen.

Maatregel Het SbJH heeft verschillende additionele activiteiten uitgevoerd naar de wensen en behoeften van de deelnemende gemeenten. Het SbJH heeft zich tijdelijk versterkt op de volgende terreinen: financieel administratief en functioneel beheer (voor het inregelen van het administratieve proces), inkoop, en juridische taken (als overbrugging totdat de definitieve formatie compleet was). Per ultimo 2020 lopen uitsluitend de juridische taken nog via inhuur. Terugtreding is alleen mogelijk volgens de uittredingsafspraken in de gemeenschappelijke regeling. Momenteel heeft de gemeente Voorschoten aangegeven mogelijk te willen uittreden. De rechter heeft een uitspraak gedaan over de tarieven in de inkoop 20202024. Als gevolg hiervan heeft het SbJH in een relatief korte tijd een nieuw contract ten behoeve van de zorgcontinuïteit op de markt moeten zetten. Hiervoor heeft extra inhuur plaatsgevonden. Dit betekent tevens dat er een nieuw inkooptraject 2021-2024 heeft plaatsgevonden. De kosten hiervan liepen via de regiobegroting. Voor het SbJH heeft deze inkoopprocedure tot inzet van veel capaciteit geleid om de contracten tijdig (vóór 1 januari 2021) af te kunnen sluiten. In voorkomend geval (aanschaf hardware) is een beroep gedaan op de post onvoorzien of de overige weerstands-capaciteit.

In de financiële verordening zijn spelregels opgenomen voor rechtmatigheid. Er is een vervolg gemaakt met de beschrijving van de administratieve organisatie en interne controle. Door de extra inzet omtrent Corona is hier niet de voortgang geboekt die vooraf ingeschat was.

Verschuivingen in zorgsoorten, kostenstijgingen en andere ontwikkelingen hebben spanning geleverd op de personele bezetting van het SbJH. Er heeft extra inhuur plaatsgevonden. Met name de regelingen omtrent Corona hebben veel extra tijd en inspanning gekost. Medewerkers van het SbJH hebben veel extra uren moeten maken om alle werkzaamheden uit te kunnen voeren. Een deel van deze extra uren is uitbetaald. De implementatie van het berichtenverkeer 3.0 blijkt gevolgen te hebben voor de interne processen bij zowel de gemeenten als het SbJH. Een van de gevolgen is dat de declaratieregel voorzien moet zijn van het toewijzingsnummer en dat de hoeveelheid moet passen in de hoeveelheid zoals toegewezen. Het SbJH heeft, gezamenlijk met de gemeenten, geïnventariseerd welke toewijzingen aangepast moeten worden om te vermijden dat de declaraties na 1 januari 2021 alsnog uitvallen. Analyses lieten zien dat de uitval zou oplopen naar 60% als er niets zou worden gedaan.

Pagina 21 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

Op basis van deze analyselijsten zijn de gemeenten aan de slag gegaan om zoveel mogelijk deze uitval te voorkomen. Hierbij kwamen ook andere problemen voor zoals eenheid toewijzingen en eenheid declaratie moeten in overeenstemming zijn en het volume moet een reële waarde hebben (1 stuk duur beschikking mag niet meer). In januari 2021 was de totale uitval 10%. Hiermee is het slechtste scenario voorkomen. Het Servicebureau heeft veel effort gestopt in het verbeteren van het datafundament zoals gebruikt wordt bij Initi8, de leverancier van de dashboarden voor de regio. Door uitval van de informatiemanager is het project een tijd stil gevallen. Bij zijn terugkeer is dit weer opgepakt, waarbij de mijlpalen integreren van de perceel indeling alvast een zichtbaar resultaat is in de zogenaamde regio verkenners voor contractmanagement en het BVO. Ambitie voor 2021 is de informatievoorziening uit te breiden met verwijzers informatie. De belangrijke koppelingen die hiervoor noodzakelijk zijn, zijn in december gereed gekomen. Samen met Zorgverkeer is er gewerkt aan een zogenaamd toegangsportaal die gaat ondersteunen bij het beoordelen van aanvragen van toewijzingen en wijzigingsverzoeken, die per 1 januari 2021 geïntroduceerd zijn in het berichten verkeer.

Deze tool biedt ondersteuning bij de beoordeling door te kijken hoe een aanvraag zich verhoud ten opzicht van het richting gevend kader en hoe deze zicht verhoud met het instrument Bestedingsruimte dat opgenomen is in de contracten van 2021 met de aanbieders.

stand per 1 maart 2021

Declaratieregels

gemeente

Afgekeurd

DELFT DEN HAAG LEIDSCHENDAMVOORBURG MIDDEN-DELFLAND PIJNACKER-NOOTDORP RIJSWIJK VOORSCHOTEN WASSENAAR WESTLAND ZOETERMEER Onvoorziene omstandigheden als gevolg van de opbouwfase van het SbJH zoals archiefvorming en ICT die niet in beginsel waren voorzien. Het risico van extra dan wel hogere kosten

Goedgekeurd

Eindtotaal

% afkeur

286 791

1876 8765

2162 9556

13,2% 8,3%

215 68 105 127 67 49 217 411

1301 195 854 1241 386 321 1900 3140

1516 263 959 1368 453 370 2117 3551

14,2% 25,9% 10,9% 9,3% 14,8% 13,2% 10,3% 11,6%

Eindtotaal 2336 19979 22315 10,5% In voorkomend geval is er een meldingsplicht vanuit het SbJH naar het bestuur en worden gezamenlijk de acties uitgezet en bepaald.

In de opstartfase is meer uitgegeven aan hard- en software dan was begroot. Enerzijds zijn de kosten hoger uitgevallen en anderzijds heeft het SbJH (door omstandigheden) ICT middelen aangeschaft. Met de implementatie van nieuwe Pagina 22 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

i.v.m. noodzakelijke aanpassing harden software die in de opstartfase niet is voorzien. Het risico dat de werkzaamheden meer personele capaciteit vragen dan vooraf ingeschat.

software in 2018/2019 blijft dit risico bestaan. De in 2015/2016 aangeschafte apparatuur (telefoons, computers en laptops) zijn inmiddels aan vervanging toe. Hiervoor heeft geen reservering plaatsgevonden. Per apparaat wordt beoordeeld wanneer deze vervangen moet worden. Wel zijn in 2019 alle telefoons vervangen. Door het coronavirus zijn de medewerkers van het SbJH thuis gaan werken. Hierdoor is het noodzakelijk gebleken enkele laptops te vervangen. Door additionele wensen en behoeften van gemeenten (vermeerdering van activiteiten voor het SbJH) was additionele personele capaciteit benodigd. Het besluit om de Gemeenschappelijke Regeling te verlengen is in het voorjaar van 2020 genomen. Hierdoor is de vervanging van (dure) inhuur door vast personeel enigszins vertraagd. Dit heeft ook enige gevolgen gehad voor de jaarrekening 2020. Door de combinatie van de nieuwe inkoopprocedure, het coronavirus met als gevolg digitaal werken (o.a. Teamsvergaderingen) is de werkdruk bij de medewerkers van het SbJH toegenomen waardoor ook het risico op ziekteverzuim is toegenomen. Het SbJH heeft het geluk gehad dat in 2020 geen verzuim door het coronavirus heeft plaatsgevonden. Het SbJH signaleert dat de nieuwe kostenbeheersinsinstrumenten in combinatie met de nieuwe inkoopprocedure tevens betekent dat diverse nieuwe processen ontwikkeld en onderhouden moeten worden.

Het risico is aanwezig dat de extra werkzaamheden die hieruit voortvloeien niet opgevangen kunnen worden door de huidige bezetting van het SbJH. Voor de extra inzet in deze zal dan een beroep worden gedaan op de regiobegroting. Het ziekteverzuim is in 2020 gestegen naar 5,1%. Alhoewel dit conform het landelijke gemiddelde is, is het wel een stijging van 2,5% ten opzichte van de afgelopen jaren. Wij zien dit ook als een signaal dat bij de medewerkers van het SbJH de rek eruit is wat betreft de inzet en zien dit als een groot risico voor het kunnen blijven voldoen aan het continu stijgende gewenste serviceniveau aan de gemeenten.

Wijzigingen wet meldplicht datalekken en de AVG. Per 25-05-2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescher ming (AVG) van kracht. De AVG vervangt de privacywet Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

De Wbp/AVG bepaalt (onder meer) dat persoonsgegevens door middel van passende technische en organisatorische maatregelen dienen te worden beveiligd. De gegevens moeten derhalve niet alleen op technische wijze worden beschermd tegen toegang door derden, maar een organisatie dient er bijvoorbeeld ook intern voor te zorgen dat de gegevens uitsluitend toegankelijk zijn voor die onderdelen van een bedrijf of concern die de gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Indien hier niet aan voldaan wordt kan er een boete worden opgelegd tot een maximum van € 20 miljoen of 4% van de jaaromzet per gebeurtenis. Indien de bestuurder verwijtbaar is, kan deze boete bij de bestuurder worden neergelegd. In samenwerking met de 10 deelnemende gemeenten is een protocol over gegevensverwerking vastgesteld. Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden heeft in 2018 de AVG-compliance geïmplementeerd en uitgevoerd. SbJH maakt gebruik van de functionaris gegevensbescherming van Zoetermeer om de taken op dit gebied uit te voeren en beleid zo nodig verder gestalte te geven. Alhoewel er gedurende het hele jaar in zijn algemeenheid aandacht is geweest voor privacy is de extra impuls die het SbJH van plan was te geven vertraagd.

Pagina 23 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

Implementatie nieuwe (ICT) software pakketten.

Het verder gestalte geven van het beleid is in 2020 mede door corona en uitval van de functioneel beheerder in 2020 niet doorgegaan. Deze zaken zijn voor de 2e helft 2021 weer op de agenda gezet. Pakketten voor meer inzicht in bedrijfsvoering Jeugdhulpaanbieders, voor contractmanagement en voor eigen bedrijfsvoering zijn aanbesteed en gegund. De implementatie heeft inmiddels grotendeels plaatsgevonden. Uiteraard staat dit onderwerp altijd op de agenda. Continu worden nieuwe wensen opgenomen in de informatievoorziening.

Bij de behandeling van de begroting van 2021 is afgesproken dat het SbJH de risico’s in de loop van 2020 zou kwantificeren. Door de extra werkdruk veroorzaakt door enerzijds de nieuwe aanbesteding en anderzijds het coronavirus is dit helaas niet gelukt. De bovengenoemde risico’s kunnen zodoende nog steeds niet afzonderlijk gekwantificeerd worden. De waarschijnlijkheid waarbij deze risico’s zich kunnen manifesteren wordt door het SbJH ingeschat op “gemiddeld”. Deze classificatie komt overeen met een (geschatte) benodigde omvang van het weerstandsvermogen van het SbJH van 15% van de omzet zonder de projectbijdrage regio zijnde € 2.995.523 * 15% = € 449.328. De verhouding tussen de weerstandscapaciteit met het gewenste weerstandsvermogen = 32,0% (€ 143.687 : € 449.328) en derhalve niet toereikend. Dit wordt opgevangen door artikel 23 lid 2 van de regeling gemeenschappelijke regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden waarin staat dat de gemeenten verantwoordelijk zijn voor eventuele tekorten op de uitgaven voor de instandhouding van het SbJH. Kengetallen in relatie tot financiële positie

Kengetal Netto Schuldquote Netto Schuldquote gecorrigeerd voor alle leningen Solvabiliteitsratio Grondexploitatie Structurele exploitatieruimte Belastingcapaciteit

2017 2018 -0,82% -1,46%

2019 2020 1,40% -1,47%

-0,82% -19,40% n.v.t. 0,00% n.v.t.

1,40% -1,99% n.v.t. 0,00% n.v.t.

-1,46% 1,48% n.v.t. 0,00% n.v.t.

-1,47% 4,36% n.v.t. 0,00% n.v.t.

De netto schuldquote is substantieel verbeterd. Dit komt door het positieve jaarresultaat 2020 (toename reserve). Dit afgezet tegen hogere totale baten. De solvabiliteitsratio is substantieel verbeterd. Dit heeft te maken met een positieve ontwikkeling van het eigen vermogen.

3.3

Paragraaf Financiering

Volgens de Wet FIDO (Wet Financiering Decentrale Overheden) is elke gemeenschappelijke regeling verplicht om een financieringsparagraaf in haar begroting en jaarstukken op te nemen. Daarin worden de ontwikkelingen aangegeven met betrekking tot de kasgeldlimiet, de ontwikkelingen wat betreft de renterisiconorm, de verwachte toe- en afname van geldleningen of uitzettingen en het verdere beleid

Pagina 24 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

ten aanzien van treasury. Deze paragraaf Financiering bevat in ieder geval de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille.

Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft aan in welke mate in de financiering van investeringen (3 achtereenvolgende kwartalen) mag worden voorzien in de vorm van kortlopende middelen. Volgens de Wet FIDO bedraagt de kasgeldlimiet 8,5% van het totaal van de (primitieve) begroting met een minimum bedrag ad € 250.000,-. Aan dit criterium is voldaan. Volgens de berekening mag SbJH een kasgeldlimiet aanhouden van € 253.428, in werkelijkheid wordt, per 17 augustus, een bedrag ad € 250.000 aangehouden. Het treasurystatuut sluit aan op de wet FIDO, waarbij het uitgangspunt is dat alleen geleend wordt voor kapitaaluitgaven die de reguliere bedrijfsvoering betreffen. Het SbJH heeft geen leningen afgesloten. In het treasurystatuut wordt tevens aangegeven dat voor financieringsdoeleinden het gebruik van derivaten niet is toegestaan.

Schatkistbankieren Met ingang van 16 december 2013 is de wet Schatkistbankieren voor decentrale overheden in werking getreden. Deelname van de decentrale overheden aan schatkistbankieren draagt bij aan een lagere EMU-schuld van de collectieve sector (Rijk en decentrale overheden gezamenlijk). Iedere euro die decentrale overheden aanhouden in de schatkist, vermindert de externe financieringsbehoefte van het Rijk. Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden doet aan schatkistbankieren. Het SbJH heeft ervoor gekozen om de BNG opdracht te geven standaard elke dag bedragen boven de € 125.000 af te romen. Met ingang van 17 augustus 2020 is dit bedrag verhoogd van € 125.000 naar € 250.000. Een van de redenen van de verhoging is dat het SbJH per 1 juli 2020 tevens de administratie van het Programmabureau en de regiobegroting uitvoert. Hierdoor is meer armslag nodig. Dit is nog steeds lager dan de toegestane kasgeldlimiet. Het SbJH voldoet hiermee aan de bepalingen van het schatkistbankieren. Conform de vereisten vanuit schatkistbankieren dient een overzicht schatkistbankieren te worden opgeleverd. Het betreffende overzicht treft u hierbij aan (Overzicht is x 1.000 omdat format zo is opgesteld):

Pagina 25 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1.000) Verslagjaar (1)

Drempelbedrag

250 Kwartaal 1

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

124

112

(3a) = (1) > (2)

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Ruimte onder het drempelbedrag

126

138

(3b) = (2) > (1)

Overschrijding van het drempelbedrag

-

-

-

-

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

(2)

228

217

22

33

(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a)

Begrotingstotaal verslagjaar Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat

(4b) (4c)

2.982 2.982 -

(1) = (4b)*0,0075 + (4c)*0,002 Drempelbedrag met een minimum van €250K (2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

250

Kwartaal 1 (5a) (5b) (2) - (5a) / (5b)

Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil) Dagen in het kwartaal Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

11.252

10.176

21.161

19.964

91

91

93

92

124

112

228

217

Financieringspositie Het is SbJH conform artikel 3 van het Treasurystatuut niet toegestaan zelfstandig leningen bij derden aan te gaan. Zodoende is de paragraaf financieringspositie niet van toepassing.

Rentelasten en toegerekende rente Omdat SbJH geen leningen heeft is dit onderdeel niet van toepassing.

3.4

Paragraaf Bedrijfsvoering

De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en realisatie van beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Een efficiënte, doelmatige en transparante bedrijfsvoering is van essentieel belang om de opgedragen taken uit te voeren. Hierbij gaat het om de volgende onderwerpen: Personeel en Organisatie Ultimo 2020 had het SbJH een bezetting van 21,8 FTE. In de begroting 2020 werd rekening gehouden met een formatie van 21,0 fte. Gedurende 2020 is flink geworven om alle posities met eigen personeel in te vullen en voor te bereiden op het extra werk dat de inkoop 2021-2024 voor SbJH met zich mee brengt. De inhuur van de externen is bijna geheel afgebouwd in het eerste kwartaal 2020. Wel heeft in de loop van 2020 inhuur plaatsgevonden om de externe communicatie van het SbJH professioneler op te zetten en is voor de juridische expertise gedurende geheel 2020 van externe inzet gebruikgemaakt.

Pagina 26 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

Financieel beheer en Administratieve Organisatie Het SbJH heeft onder andere de financiële verordening en beschrijvingen van de administratieve organisatie (inclusief beheersmaatregelen) op- en vastgesteld. Uiteraard betreft het hier een doorlopend proces waardoor actualisatie continu de aandacht heeft. Het control framework is grotendeels beschreven en geïmplementeerd. Verdere implementatie en uitvoering stond gepland voor 2020 maar is nu gedeeltelijk doorgeschoven naar 2021. Dit is voornamelijk veroorzaakt door drukte bij de betrokkenen wegens corona en het nieuwe inkooptraject 2021-2024. Planning en Control Het SbJH heeft een planning en control cyclus opgezet. De planning en control cyclus is in opzet beschreven en voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Er is een 10-maandenrapportage opgesteld en op 10 december 2020 aangeboden aan het bestuur. Informatisering en automatisering In 2020 heeft het SbJH wederom een aantal maatregelen getroffen om te voldoen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De voor 2020 feitelijke inzet is helaas niet zodanig geweest dat alle projecten afgerond konden worden. Voor 2021 staan nog enkele kleinere punten open (voornamelijk documentatie verder op orde brengen). Voorts heeft het SbJH in 2020 diverse belangrijkste ICT diensten aanbesteed en gegund.

Tevens zijn diverse projecten uit 2018, 2019 en 2020 in 2020 verder uitgewerkt (feitelijk staat dit altijd op de agenda). Het betreft: 1. Vendorlink: Voor contractmanagement van de jeugdcontracten 2. Initi8: Dashboard contractmanagement 3. Initi8: Verdere ontwikkeling Leeromgeving 4. Key2Control: Pakket om aantoonbaar in control te komen 5. Sodaconsult: Toegangsportaal. Deze tool wordt gebruikt voor ondersteuning bestedingsruimte en RGK. 6. Initi8: Analyse-omgeving BVO 7. Initi8: Schattingen 8. Initi8: Dashboard bestuurders Voor nummers 1, 2, 4 en 5 wordt hard gewerkt om de diensten geheel te implementeren. Voor nummer 3 geldt dat de inventarisatie informatiebehoefte is uitgewerkt. Deels heeft implementatie inmiddels plaatsgevonden (onderdelen 6, 7 en 8). De overige implementatie vindt momenteel plaats. Rechtmatigheid De accountant geeft een controleverklaring met een oordeel over getrouwheid en een oordeel over rechtmatigheid af. De aard van de verklaring – goedkeurend, met beperking of afkeurend – is afhankelijk van de feitelijke omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden. Een goedkeurende verklaring wordt afgegeven bij onrechtmatigheden met een totaalomvang van maximaal 1% van het begrotingstotaal; een verklaring met beperking wordt afgegeven bij onrechtmatigheden met een totaal omvang tussen de 1 en 3% van de omvangsbasis.

Bij onzekerheden betreft dit tussen de 3-10% van de omvangsbasis. Boven 3% onjuistheden wordt een afkeuring afgegeven en boven 10% onzekerheden wordt een oordeelsonthouding afgegeven.

Pagina 27 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

3.5

Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen

SbJH heeft geen vaste activa. Zodoende is deze paragraaf niet van toepassing.

3.6

Paragraaf Grondbeleid

SbJH heeft geen gronden en is ook niet gerechtigd hierin te handelen. Zodoende is deze paragraaf niet van toepassing.

3.7

Paragraaf Verbonden partijen

SbJH heeft geen financiële posities in andere instellingen. Zodoende niet van toepassing

3.8

Paragraaf Lokale heffingen

Voor SbJH bestaat geen rechtsgrondslag om heffingen in te voeren. Zodoende niet van toepassing.

Pagina 28 van 46

Jaarstukken 2020 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

4

Jaarrekening

4.1

Overzicht van baten en lasten

Op de volgende pagina's vindt u het overzicht van baten en lasten. In dit overzicht kunt u informatie vinden over de financiën van het SbJH over 2020. De tabel op de volgende pagina bevat zowel de nominale begroting 2020 als de realisatie 2020. Op 11 juli 2019 heeft het bestuur de begroting 2020 vastgesteld. De realisatie 2020 geeft aan welke baten en lasten gerealiseerd zijn in 2020. Ten behoeve van vergelijkend cijfermateriaal is de realisatie 2019 opgenomen. Het resultaat bedraagt € 81.045 positief. Voorgesteld wordt dit met de algemene reserve te verrekenen. Het resultaat van deze reserve is daarna € 43.687 positief. Tabel: Algemene reserve (bedragen in gehele euro’s) Algemene reserve Bedrag Balans ultimo 2019 -/- € 37.358 Voorstel resultaatbestemming € 81.045 Na voorgestelde bestemming € 43.687