Bijlage 4 - Advies auditcommissie over fractieondersteuning 2024

Oranjeplein 1, 2641 EZ Pijnacker Postbus 1, 2640 AA Pijnacker telefoon 14 015 e-mail info@pijnacker-nootdorp.nl internet www.pijnacker-nootdorp.nl adres post

Aan de gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp

Advies auditcommissie over fractieondersteuning 2024 P.G. Struik verzenddatum 12 februari 2025 zaaknummer 1560572 briefnummer 1417449 onderwerp

nadere informatie

Beste leden van de raad, Jaarlijks ontvangen alle fracties in de raad een bedrag waarmee ze uitgaven kunnen doen ter ondersteuning van hun fractie. Het recht hierop volgt uit de Gemeentewet en is uitgewerkt in de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. In de verordening en bijbehorende fractiegeldentabel staan regels en voorwaarden waaraan de fracties moeten voldoen. De essentie is dat de ondersteuning bedoeld is voor het functioneren van de fractie als geheel en niet van individuele raadsleden. Daarvoor is er immers de persoonlijke onkostenvergoeding. De auditcommissie heeft als taak om, binnen de regels van de Gemeentewet en verordening, de uitgaven van de fracties op rechtmatigheid te controleren en vervolgens advies uit te brengen aan de gemeenteraad. Kortom: zijn de uitgaven volgens de regels geweest. De gemeenteraad stelt uiteindelijk zelf de uitgaven en de verantwoording vast. Eventuele vragen en debat worden ook in de gemeenteraad gesteld en gevoerd. De gedane uitgaven zijn in de bijlagen overzichtelijk gemaakt, zodat alle uitgaven transparant zijn. Controle en advies fractieondersteuning 2024 Behalve de fracties CU-SGP en Fractie Bal hebben alle fracties declaraties of facturen ingediend. De auditcommissie heeft op 4 februari 2025 de uitgaven en verantwoordingen over 2024 besproken.

Op basis van alle aangeleverde informatie adviseert de auditcommissie positief over de rechtmatigheid van de door de fracties gedeclareerde uitgaven. De commissie heeft twee aanvullende adviezen: • In artikel 7 en bijlage I van de verordening staat een maximumbedrag opgenomen wat fracties jaarlijks per (buiten)raadslid uit mogen geven aan bijeenkomsten (€ 125) en horeca (€ 75). Dit kan op twee manieren geïnterpreteerd worden: 1) als een maximumbudget per (buiten)raadslid of 2) als een rekensom om het maximum te berekenen voor heel de fractie. Bij de eerste interpretatie moet per declaratie nagegaan worden welke (buiten)raadsleden aanwezig waren en wat ze geconsumeerd hebben. Dit geeft veel administratieve last en is moeilijk controleerbaar. De auditcommissie heeft tot op heden de tweede interpretatie gevolgd en het maximumbedrag gezien als maximum voor heel de fractie, ongeacht de aanwezigen bij een

pagina

1/2

•

activiteit. Bij wijziging van de verordening kan de verordening op dit punt worden verduidelijkt, zodat hier ook in de toekomst een eenduidige lijn in gevolgd wordt. Volgens artikel 8.1 van de verordening moeten declaraties uiterlijk 31 december van het kalenderjaar plaatsvinden. Dit kan op twee manieren geïnterpreteerd worden: 1) kosten gemaakt in een bepaald kalenderjaar moeten in datzelfde jaar voor 31 december gedeclareerd worden en daarna is het niet meer mogelijk om die kosten te declareren. 2) kosten gemaakt binnen een zittingsperiode worden toegerekend aan het jaar waarin ze voor 31 december gedeclareerd zijn. In de praktijk komt het wel eens voor dat declaraties ingediend worden na 31 december van het kalenderjaar waarin ze gemaakt zijn, bijvoorbeeld omdat de factuur niet eerder beschikbaar was. De auditcommissie hanteert vanwege deze (overmacht)situatie tot op heden de tweede interpretatie. Dit kan echter alsnog in sommige gevallen nadelig uitpakken, omdat hierdoor bepaalde jaarlijkse maxima eerder bereikt wordt (zoals het maximum bedrag voor horecakosten). De auditcommissie adviseert om dit artikel te verduidelijken en verruimen.

Dit laatste kan bijvoorbeeld worden gedaan door op te nemen dat declaraties ten laste gebracht morgen worden van het budget van het volgende jaar als de declaraties van kosten gemaakt in een voorgaand kalenderjaar ten laste gebracht mogen worden van het meegenomen budget van het voorgaande jaar en als zodanig niet meetellen voor het budget van het lopende jaar.

De auditcommissie vertrouwt erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, namens de auditcommissie,

Geerd Struik griffier

pagina

2/2

Jim Verdegaal voorzitter