Bijlage 3 - Reglement van Orde Rekenkamer Pijnacker-Nootdorp 2023

Reglement van Orde Rekenkamer Pijnacker-Nootdorp zaaknummer

1365512

berichtnummer

1258412

HOOFDSTUK 1 – VERGADERINGEN Artikel 1 – Vergaderfrequentie en openbaarheid 1. De rekenkamer vergadert ten minste zes keer per jaar en verder zo vaak als zij dat nodig acht. 2. Uiterlijk in november van het lopende jaar stelt de rekenkamer het vergaderschema voor het daarop volgende jaar op en deelt dit met de raad. 3. Een lid van de rekenkamer kan de voorzitter verzoeken om een extra vergadering te beleggen. 4. Extra vergaderingen worden, behoudens spoedeisende gevallen, ten minste twee weken van te voren bekend gemaakt. 5. Vergaderingen van de rekenkamer zijn niet openbaar, tenzij de rekenkamer expliciet anders bepaalt. Artikel 2 – Vergaderstukken 1. De voorzitter stelt de voorlopige agenda vast. 2. De (digitale) stukken worden uiterlijk een week voor een vergadering door de secretaris aan de rekenkamer toegezonden. 3. In spoedeisende gevallen kan van de in het tweede lid genoemde termijn worden afgeweken. Artikel 3 – Agenda 1. De rekenkamer stelt bij de aanvang van de vergadering de agenda vast. 2. Een lid van de rekenkamer kan de rekenkamer verzoeken om een onderwerp aan de agenda toe te voegen. 3. De voorzitter is bevoegd om, al dan niet op verzoek van een lid van de rekenkamer, de volgorde van de te behandelen zaken te wijzigen. Artikel 4 – Besluitenlijst 1. Van de vergadering van de rekenkamer wordt een besluitenlijst opgemaakt. 2.

De besluitenlijst van een vergadering wordt door de rekenkamer in de volgende vergadering vastgesteld. 3. De besluitenlijsten van de rekenkamer zijn niet openbaar. Artikel 5 – Voorzitter 1. Tot de taken en verantwoordelijkheden van de voorzitter behoren: a. het leiden van de vergaderingen van de rekenkamer; b. het verzorgen van de externe communicatie met de gemeenteraad, burgers, college, ambtenaren, media en andere derden; c. het aangaan van overeenkomsten met derden ter vervulling van de taken van de rekenkamer nadat de rekenkamer daartoe besloten heeft (inhuur capaciteit, extern onderzoek e.d.); d. het functioneel aansturen van de secretaris van de rekenkamer. e. het na drie jaar voeren van een voortgangsgesprek met de leden van de rekenkamer. 2. De in het eerste lid onder a genoemde taak wordt bij afwezigheid van de voorzitter door een plaatsvervanger vervuld. Deze taak kan bij afwezigheid van een plaatsvervanger ook door een ander lid van de rekenkamer worden vervuld. 3. De in het eerste lid onder b genoemde taak kan de voorzitter in een bepaalde zaak aan een ander lid van de rekenkamer overdragen. 4. De voorzitter is de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van de rekenkamer. 1 Artikel 6 – Secretaris van de rekenkamer 1.

De secretaris roept uit naam van de voorzitter de leden van de rekenkamer, uitgezonderd spoedeisende gevallen, uiterlijk tien dagen voor de vergadering op. 2. De secretaris is bij iedere vergadering van de rekenkamer aanwezig. 1

pagina

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

1/4

3.

Bij afwezigheid van de secretaris wordt deze vervangen door een door de griffier aan te wijzen persoon.

Artikel 7 – Besluiten 1. De rekenkamer besluit bij meerderheid van stemmen. 2. Voor het nemen van besluiten dienen tenminste drie leden van de rekenkamer aanwezig te zijn. 3. Bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter. Artikel 8 – Gedragscode De gedragscode voor gemeenteraadsleden en commissieleden in Pijnacker-Nootdorp, die volgt uit artikel 15, derde lid, van de Gemeentewet, is ook van toepassing op leden van de rekenkamer. Artikel 9 – Geheimhouding Leden van de rekenkamer, alsook personen die de rekenkamer ondersteunen (secretaris, ingeschakelde derden), zijn gehouden aan geheimhouding over wat in vergaderingen van de rekenkamer is besproken.

HOOFDSTUK 2 – WERKZAAMHEDEN Artikel 10 – Onderzoeksprogramma en begroting 1. De rekenkamer stelt uiterlijk in december van ieder jaar haar jaarplan, inclusief onderzoeksprogramma, met begroting voor het komende jaar, vast. 2. De rekenkamer stuurt het onderzoeksprogramma ter kennisname aan de raad en het college. 3. De rekenkamer stuurt het onderzoeksprogramma tevens naar de lokale media. 4. Indien daartoe aanleiding bestaat, kan de rekenkamer aan het vastgestelde jaarplan of onderzoeksprogramma een onderwerp toevoegen of uit verwijderen. Artikel 11 – Onderwerpselectie 1. Bij de onderwerpselectie spelen de volgende criteria een rol: a. het onderzoek dient ter ondersteuning van de kaderstellende en controlerende functie van de raad; b. het onderwerp draagt risico’s van ineffectiviteit en/of ondoelmatigheid in zich; c. het onderwerp is actueel en heeft maatschappelijk en/of financieel belang; d. het onderwerp raakt direct of indirect het belang van de burger; e. het onderzoek moet zoveel mogelijk leiden tot concrete verbeteringen en/of het bevorderen van het lerend vermogen van de organisatie. 2.

Voorafgaand aan het selecteren van een onderwerp of voorafgaand aan de start van een onderzoek kan de rekenkamer of een delegatie daarvan overleggen met een lid van het college, de gemeentesecretaris, ambtenaren of medewerkers van een gemeenschappelijke regeling over het betreffende onderwerp en de timing en planning van een onderzoek naar dat onderwerp. 3. Het in het tweede lid genoemde overleg heeft niet tot doel dat vanuit het college, de secretaris of de ambtelijke organisatie eigen onderzoeksonderwerpen worden aangedragen. Artikel 12 – Onderzoeksopzet Voordat aan een onderzoek uitvoering wordt gegeven worden de volgende zaken vastgesteld: a. het onderwerp en de probleemstelling; b. de doelstelling; c. wie de (externe) opdrachtnemer(s) is (zijn) en, indien van toepassing, op welke wijze aanbesteding, beoordeling en selectie is geregeld; d. de geplande doorlooptijd; e. het benodigde budget; f. hoe het onderzoek geëvalueerd zal worden. Artikel 13 – Uitvoeren onderzoeken 1. Een in te stellen onderzoek wordt vooraf aangekondigd en, indien daar vanuit een van de bestuursorganen de wens toe bestaat, toegelicht aan de raad, het college of de burgemeester.

pagina

2/4

2.

3.

Een onderzoek start altijd met een (schriftelijke) startbijeenkomst. Deze bijeenkomst dient als afstemming, voor het maken van proces- en werkafspraken tussen rekenkamer, onderzoeker(s) en ambtelijke organisatie en de wijze waarop met gegevens wordt omgegaan. De ambtelijke organisatie levert een contactpersoon waarmee de rekenkamer contact onderhoudt over de in het tweede lid gemaakte afspraken en over verdere onderwerpen die tijdens de uitvoering van het onderzoek naar voren komen.

Artikel 14 – Onderzoekscoördinator 1. De rekenkamer kan besluiten om bij de uitvoering van een onderzoek een of meer van haar leden aan te wijzen die het onderzoek coördineren. 2. De coördinator bewaakt de planning en heeft een voortrekkersrol bij de contacten met ingehuurde derden en het opleveren van het onderzoeksrapport. 3. De coördinator maakt werkafspraken met de secretaris en derden en fungeert als klankbord voor beide. 4. De coördinator informeert de overige leden van de rekenkamer over de voortgang van het onderzoek. Artikel 15 – Werkwijze tijdens onderzoeken 1. Gedurende een onderzoek worden enkel mededelingen gedaan over de (voorlopige) bevindingen en het proces. Mededelingen over de conclusies en aanbevelingen van het onderzoek zijn niet toegestaan. 2. De rekenkamer beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over de voortgang van een onderzoek. 3. Waar mogelijk en opportuun betrekt de rekenkamer de raad actief bij het (proces van) onderzoek. Artikel 16 – Afronding onderzoek en vaststelling onderzoeksrapport 1. Indien conform artikel 6, vijfde lid, van de verordening om een reactie van betrokkenen wordt verzocht, dan wordt onderscheid gemaakt tussen een feitelijke reactie en een bestuurlijke reactie. 2.

De in het eerste lid bedoelde feitelijke reactie houdt een reactie op de onderzoeksbevindingen in, waarbij op basis van (nieuwe) bronnen wordt aangegeven of deze bevindingen feitelijk correct zijn. 3. De in het eerste lid bedoelde bestuurlijke reactie bevat geen reactie op de feitelijke onderzoeksbevindingen, maar een (politiek-)bestuurlijke reactie op de conclusies en gedane aanbevelingen. 4. De rekenkamer bepaalt wat met de feitelijke reactie zoals bedoeld in het tweede lid gedaan wordt. Dit wordt teruggekoppeld aan de betrokkene die de reactie heeft gegeven. 5. De rekenkamer voegt de in het derde lid bedoelde bestuurlijke reactie in zijn geheel toe aan het onderzoeksrapport. Indien deze reactie hiertoe aanleiding geeft, kan de rekenkamer hierop reageren. Ook deze reactie wordt aan het rapport toegevoegd. Artikel 17 – Publicatie en (raads)bespreking rapporten 1. Rapporten worden na vaststelling en na toezending aan de raad kenbaar gemaakt bij lokale en regionale media. 2. Rapporten zijn te raadplegen via het raadsinformatiesysteem en de website/webpagina van de rekenkamer. 3. Voorafgaand aan de bespreking van een onderzoeksrapport door de raad licht de rekenkamer het onderzoeksrapport toe. 4. In de behandeling van het rapport door de raad speelt de rekenkamer een beperkte rol: de discussie wordt primair gevoerd tussen raadsfracties onderling en tussen raad en college. 5.

Een lid van de rekenkamer is ten behoeve van de beeldvorming beschikbaar voor technisch-inhoudelijke vragen. Indien van toepassing nodigt de rekenkamer de ingeschakelde derden in voor het beantwoorden van voornoemde vragen. Artikel 18 – Doorwerking onderzoeken 1. Onverminderd artikel 185a van de Gemeentewet volgt de rekenkamer de implementatie en voortgang van vastgestelde aanbevelingen. 2. Wanneer de rekenkamer van mening is dat onvoldoende gevolg wordt gegeven aan de door de raad vastgestelde aanbevelingen, dan zal zij de raad hierop attenderen. Artikel 19 – Slotbepaling In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de rekenkamer op voorstel van de voorzitter.

pagina

3/4

Vastgesteld door de rekenkamercommissie in haar vergadering van … .

drs. J.P. van der Haas secretaris

pagina

4/4

mr. drs. F.P. van der Linden voorzitter