Bijlage 3 - Concept nadere werkafspraken COA
Tekst van het document
Concept aanvullende Werkafspraken
behorende bij de Bestuursovereenkomst [ datum ] tussen het COA en de gemeente Pijnacker-Nootdorp inzake de opvanglocatie aan het perceel gelegen tussen de Noordweg/ Nootdorpseweg en de Rijskade te Pijnacker. Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) hierbij vertegenwoordigd door de regiomanager Opvang & Begeleiding Midden-Zuid, mevrouw Jeike van der Ziel. en De gemeente Pijnacker-Nootdorp gevestigd aan het Oranjeplein 1 te Pijnacker, hierbij vertegenwoordigd door de heer B. Lugthart in de functie van burgemeester. hebben ter uitwerking van bovengenoemde Bestuursovereenkomst de volgende afspraken gemaakt.
1. Wettelijke taak COA 1.
Het COA zorgt voor een adequate aanpassing, inrichting en instandhouding van de opvanglocatie in overeenstemming met de ter zake geldende wettelijke en gemeentelijke regelgeving. Hiervoor dient het COA voor de opvanglocatie in het bezit te zijn van de benodigde vergunningen.
2. Communicatie 1.
Tot de datum van ingebruikname van de opvanglocatie is de gemeente verantwoordelijk voor participatie, communicatie en informatievoorziening over de opvanglocatie naar de inwoners van de gemeente en andere betrokkenen. Het COA zal de gemeente hierin ondersteunen, wanneer de gemeente dit vraagt.
b)
Uitzondering op lid 1 is de participatie die betrekking heeft op de aanvraag omgevingsvergunning. Voor deze participatie is het COA verantwoordelijk en in deze zal zij vooral vertrouwen op het algehele participatie traject voor de opvanglocatie De gemeente zal het COA hierin ondersteunen, wanneer het COA dit vraagt.
2.
Vanaf de datum van ingebruikname van de opvanglocatie draagt het COA, in overleg met de gemeente, zorg voor de informatie aan de inwoners van de gemeente over de opvanglocatie, de ontwikkelingen en over de te volgen procedures.
3.
Voorafgaand en na ingebruikname van de opvanglocatie spant het COA zich in om omwonenden van de opvanglocatie kennis te laten maken met de opvanglocatie.
4.
Het COA en de gemeente verstrekken elkaar informatie die van belang is voor de uitvoering van de taken van de gemeente of het COA, die verband houden met de aanwezigheid van de opvanglocatie in de gemeente.
3. Overleg COA en gemeente a)
Na de ingebruikname van de opvanglocatie zal in het eerste jaar op ambtelijk niveau ten minste één keer per maand overleg plaatsvinden tussen het COA en de gemeente. In het tweede jaar kan deze frequentie worden teruggebracht naar één keer per kwartaal, indien beide partijen het daar over eens zijn.
b)
Op bestuurlijk niveau zal in het eerste jaar na de ingebruikname van de nieuwe noodopvang ten minste één keer per half jaar overleg plaatsvinden tussen het COA en de gemeente. In het tweede jaar kan deze frequentie worden teruggebracht naar één keer per jaar, indien beide partijen het daar over eens zijn.
4. Instellen klankbordgroep 1.
De gemeente stelt in samenspraak met het COA een klankbordgroep in tijdens het participatieproces met de omgeving voorafgaand aan de besluitvorming door de raad over de komst van asielopvang zoals genoemd in de Bestuursovereenkomst waar dit document onderdeel van uit maakt.
2.
Indien de raad positief besluit over asielopvang en na ondertekening van de Bestuursovereenkomst zal deze klankbordgroep indien daar animo voor is op basis van een nader te bepalen frequentie bij elkaar komen ter bevordering van de relatie tussen de bewoners van de opvanglocatie, de omwonenden en omliggende bedrijven en/of maatschappelijke organisaties alsook ter voorkoming en bestrijding van overlast op en in de omgeving van de opvanglocatie.
3.
Het COA faciliteert de vergaderingen van de klankbordgroep zodra de locatie open is. Voor de opening faciliteert de gemeente de vergaderingen.
5. Klachtafhandeling 1.
De opvanglocatie is 24 uur per dag bereikbaar voor vragen, meldingen en klachten uit de wijk en stelt daartoe een vast lokaal aanspreekpunt aan. Door het COA wordt een telefoonnummer en e-mailadres specifiek voor de opvanglocatie opengesteld.
2.
Alle klachten worden zorgvuldig opgepakt en, in eerste instantie, afgehandeld onder verantwoordelijkheid van de locatiemanager van het COA.
2/6
3.
Ontvangen meldingen en klachten worden besproken in het periodiek ambtelijk overleg tussen de gemeente en het COA. Indien beide partijen dit nodig achten worden de meldingen en klachten ook besproken in het periodieke bestuurlijke overleg.
6. Veiligheid 1.
Om de opvanglocatie veilig en leefbaar te houden stelt het COA huisregels op. Worden de huisregels overtreden, dan worden door het COA maatregelen getroffen conform het maatregelen beleid..
2.
De gemeente stelt een veiligheidsplan op, dat betrekking heeft op de opvanglocatie en mogelijke impact op de omgeving. Doel van het veiligheidsplan is om weer te geven welke maatregelen er getroffen worden en welke afspraken in dit stadium van planvorming te maken zijn met betrekking tot veiligheid in en rond een AZC.
3.
Bij de start van het AZC zal een veiligheidsoverleg worden opgezet waar partijen de veiligheid gezamenlijk kunnen monitoren. De samenstelling is minimaal de gemeente, de politie, het COA en (indien een andere partij dan COA)de partij die de huiskamerfunctie uitvoert. Het overleg vindt in principe eenmaal per twee weken plaats. Deze frequentie kan in goed overleg elk moment worden op- of afgeschaald als de situatie daar om vraagt.
4.
Het COA stelt, na overleg met de gemeente, een bedrijfsnoodplan vast voor de opvanglocatie zodat in voorkomende gevallen hulporganisaties adequaat kunnen handelen.
5.
Het COA garandeert 24 uur per dag, 7 dagen per week aanwezigheid van beveiligers en bedrijfshulpverleners op de opvanglocatie.
6.
Het COA meldt calamiteiten die plaatsvinden in de opvanglocatie in eerste instantie aan de politie en zo nodig aan de burgemeester. Er wordt actief informatie gedeeld tussen COA, politie en gemeente.
7.
De politie en boa’s zijn regelmatig en zichtbaar op- en in de omgeving van de opvanglocatie aanwezig voor laagdrempelige verbinding en contact. Indien opportuun kunnen politie en boa’s ook onopvallend aanwezig zijn.
8.
Bij een eventuele beëindiging van de opvangvoorziening voor een asielzoeker wordt door het COA – conform de werkwijze en procedure beschreven in de Leidraad Terugkeer & Vertrek - de burgemeester ten minste twee weken van te voren op de hoogte gebracht.
7. Begeleiding 1.
Het COA richt een informatiebalie in waar asielzoekers vragen kunnen stellen.
3/6
2.
Het COA spant zich in zoveel mogelijk dagbestedingsactiviteiten binnen de opvanglocatie aan te bieden, zoals bijvoorbeeld recreatieve activiteiten. Het COA werkt hierin samen met lokale organisaties.
3.
Het COA biedt verschillende programma’s aan, waaronder wonen en leven op een COA locatie, Nederlandse omgangvormen en basale Nederlands taalles en werkt daarbij samen met vrijwilligers,
4.
Het COA richt een Meedoenbalie (light) in en werkt hierin samen met lokale organisaties. Het COA stimuleert actief de integratie en participatie van asielzoekers.
5.
In aanvulling op artikel 4 vinden de gemeente en het COA de voorbereiding van asielzoekers op de arbeidsmarkt en toeleiding naar werk belangrijk voor de integratie in de (lokale) samenleving en trekken daar gezamenlijk in op. Het doel is het ontwikkelen van een effectieve aansluiting op de lokale en regionale arbeidsmarkt.
6.
Voor statushouders die in de opvanglocatie verblijven organiseert het COA een programma Voorbereiding op inburgering, waaronder lessen NT2, KNMtraining, introMAP, individuele begeleiding en persoonlijk dossier en het opbouwen van een digitaal klantendossier.
7.
Het COA voorziet de opvanglocatie van Wifi en biedt (waar mogelijk in een multifunctionele ruimte) een computerruimte aan die passend is voor het aantal bewoners
8. Vrijwilligers 1.
Het COA werft in samenwerking met het vrijwilligersinformatiepunt van de SWOP (VIP) en Bibliotheek Oostland vrijwilligers. Het COA begeleidt deze vrijwilligers die actief willen zijn op de opvanglocatie en sluit met deze personen een vrijwilligerscontract.
9. Onderwijs a)
De gemeente neemt maatregelen die voorzien in onderwijs, zoals de onderwijshuisvesting en de inzet van leerplichtambtenaren, aan de leer- en kwalificatieplichtige kinderen die in de opvanglocatie verblijven. Nadere afspraken tussen schoolbesturen en de gemeente worden vastgelegd in een convenant. Hierin worden de rollen van de betrokken partijen en de coördinatie beschreven. Zowel vanuit het COA en de gemeente naar de taalklas, als van de taalklas naar reguliere scholen.
b)
Op basis van de "Richtlijn schoolvervoer asielzoekers'' betaalt het COA het noodzakelijke vervoer voor leer- en kwalificatieplichtige kinderen die in een
4/6
opvanglocatie van het COA verblijven. Dit kan ook betekenen dat het COA een fiets beschikbaar stelt. c)
De gemeente is verantwoordelijk voor de handhaving van de leerplicht. Indien nodig vindt overleg plaats met ouders en/ of het COA.
d)
Afhankelijk van het aantal peuters op het AZC spant het COA zich in om met behulp van vrijwilligers een activiteitenprogramma op locatie voor meerdere ochtenden per week aan te bieden voor peuters die in de opvanglocatie verblijven. Het COA draagt bij de ontwikkeling van de opvanglocatie zorg voor een (multifunctionele) ruimte hiervoor.
10. Gezondheidszorg 1.
Net als voor alle andere inwoners van Nederland is de GGD verantwoordelijk voor de uitvoering van de publieke gezondheidszorg. Deze zorg omvat onder meer infectieziektepreventie en -bestrijding (conform de richtlijnen van RIVM), gezondheidsvoorlichting en jeugdgezondheidszorg (JGZ). Voor de publieke gezondheidszorg asielzoekers (PGA) heeft het COA een contract afgesloten met GGD GHOR Nederland. De regionale GGD’en voeren de PGA-taken uit in de COA opvanglocaties in hun regio. Dit laat onverlet de verantwoordelijkheid van de gemeente krachtens de Wet Publieke gezondheid in deze.
2.
De GGD doet onderzoek op hygiëne op locatie en rapporteert de uitkomst aan het COA. Het iCOA s ervoor verantwoordelijk om eventuele verbetermaatregelen door te voeren. De verantwoordelijkheid van het eerstelijns zorgaanbod heeft het COA contractueel belegd bij GezondheidsZorg Asielzoekers (GZA). Zij zorgen voor een regelmatig spreekuur op locatie waar huisarts, doktersassistent, en/of praktijkondersteuner (POH) aanwezig zijn. Daarnaast verzorgt GZA een praktijklijn en er is op locatie een telefoon beschikbaar waar bewoners kosteloos en privé kunnen bellen.
3.
Indien nodig, is het COA verantwoordelijk voor het organiseren van een multidisciplinair overleg (MDO) tussen (zorg)ketenpartners om afstemming te bereiken over de begeleiding en zorg voor kwetsbare asielzoekers. Hierin vindt afstemming plaats tussen de gemeentelijke kernteams en GZA.
4.
De gemeente is verantwoordelijk voor het verstrekken van voorzieningen in het kader van de Jeugdwet aan alle kinderen tot 18 jaar die in de gemeente verblijven, ongeacht hun verblijfstatus. Normaliter gaat dit om enkele casussen per jaar. Indien dit er meer blijken te zijn en dit een (te) hoge druk legt op de gemeentelijke voorzieningen, wordt dit in gezamenlijkheid besproken, in het op te richten multidisciplinair overleg (MDO).
5/6
11. Bedrijfsvoering 1.
Voor zover (Europese) aanbestedingsregels dit toestaan, spant het COA zich in, diensten en producten die nodig zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden, zoveel mogelijk vanuit de gemeente en de regio aan te trekken.
b)
Werving van personeel door het COA geschiedt of rechtstreeks door het COA of door een aanbestede uitzendorganisatie. Bij de werving van personeel wordt, voor zover (Europese) aanbestedingsregels dit toestaan en binnen het personeelsbeleid van het COA passend, zoveel mogelijk personeel uit de gemeente of de regio aangetrokken.
c)
Het COA spant zich in zoveel mogelijk maatschappelijke stageplaatsen, werkervarings- en afstudeerplaatsen op de opvanglocatie aan te bieden.
12. Slotbepaling 1. 2.
Voor situaties waarin deze overeenkomst niet voorziet, vindt er overleg plaats tussen de gemeente en het COA. Het COA is bereid om in afstemming tussen beide partijen en alvorens de kosten worden gemaakt, incidenteel redelijke extra kosten van de gemeente te vergoeden die feitelijk zijn gemaakt voor de inzet van lokale aanbieders en die buiten de reguliere taken van de gemeente vallen.
Ondertekening: [ plaats ]
[ plaats ]
[ datum ] gemeente [ naam ]
[ datum ] Centraal Orgaan opvang asielzoekers
[ naam ] burgemeester/wethouder
[ naam ] regiomanager Opvang & Begeleiding [ naam regio ]
6/6