Bijlage 1: Participatiekader Dierenpension

Kaderdocument participatie

Dierenpension Oude Polder September 2024

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave

1

1. Inleiding

3

2.

Stap 1: een goede voorbereiding is het halve werk

4

3.

Stap 2: aan de slag met de zorgen en kansen

5

4.

Stap 3: naar de tekentafel

6

5.

Stap 4: presenteren van drie ontwerpopties

6

6.

Stap 5: verdiepen van de drie ontwerpopties

7

7.

Stap 6: presenteren van het voorkeursontwerp

7

8.

Stap 7: voorkeursontwerp en participatieverslag naar college en raad

7

Bijlage I: Referentiebeelden normbedragen

pagina 2/9

8

1. Inleiding In september 2023 heeft de raad het Participatieplan Oude Polder vastgesteld. In dat plan is uiteengezet hoe de gemeente het participatietraject ten aanzien van de inrichting van een gedeelte van de Oude Polder wil inzetten. Op de kaart hieronder (verbeelding Bestemmingsplan) is te zien om welk gebied het gaat. Het participatie traject richt zich op invulling van het groen gekleurde gebied. Daarnaast worden belanghebbenden betrokken bij de mogelijke herinrichting van de Gantellaan om deze verkeersveiliger te maken. De raad heeft bepaald dat de ontsluiting van het plangebied/dierenpension plaats vindt op de Gantellaan. In het participatieplan zijn nog niet alle participatiekaders vastgesteld. Verder is het wenselijk om de in het plan opgenomen stappen praktisch te vertalen naar het niveau van “meebeslissen”. Vandaar dat dit kaderdocument is opgesteld.

Verbeelding bestemmingsplan

Het participatieproces kent zijn ontstaan in het particuliere initiatief uit 2020: verplaatsing dierenpension Oude Polder. Door de inbreng van de voor- en tegenstanders van de bedrijfsverplaatsing tijdens de bespreking van het ontwerpbestemmingsplan in november 2022, is door de raad een motie aangenomen ten aanzien van een te doorlopen participatie proces. Het particuliere initiatief vormt de basis voor het te doorlopen participatieproces. Immers zonder daadwerkelijke realisatie van dit particulier initiatief is de noodzaak voor een deel van het participatieproces (invulling groengebied) er niet meer. Naast het participatieproces loopt parallel hieraan de bestemmingsplan procedure om het initiatief ook ruimtelijk mogelijk te maken. Deze twee trajecten zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden zodat deze integraal als een project worden aangepakt. Voor dit integrale project is een projectplan geschreven waarin onder andere zaken als tijd, geld, kwaliteit en risico’s zijn opgenomen. Ook wordt daarin verwezen naar dit participatiekader. Vanwege de relatie met het eerder vastgestelde participatieplan wordt in dit document aan de hand van de zeven stappen uit het participatieplan ingegaan op het kader en de aanpak. De titels van de stappen zijn daarbij letterlijk overgenomen, alhoewel de inhoud anders is dan de titel suggereert.

pagina 3/9

2.

Stap 1: een goede voorbereiding is het halve werk

Na het vaststellen van het kader door de raad, is het speelveld voor de participatie helder. Zolang de participatiegroep (zie voor een uitleg van de samenstelling van de groep paragraaf 3) binnen dit speelveld opereert en met adviezen aan de raad komt die passen binnen de kaders, kan de raad instemmen met de uitkomsten van het participatieproces. Als er verschil van mening binnen de participatiegroep blijft bestaan en er geen uniform advies/resultaat komt, neemt het college een beslissing en verwerkt dit in het voorstel aan de raad. De kaders van het speelveld worden gevormd door de volgende uitgangspunten: • De fysieke kaders zijn helder: het ontwerpen van de inrichting van het groen gekleurde gebied op de kaart bij paragraaf 1. Voor de herinrichting van de Gantellaan wordt er door de participatiegroep geen ontwerp gemaakt. • De (her)inrichting Gantellaan wordt door de participatiegroep intensief beschouwd, waarbij de ideeën over de inrichting en de adviezen binnen de participatiegroep worden besproken/bediscussieerd. Door de groep wordt een advies aan het college/raad opgesteld van geconstateerde knelpunten, mogelijke oplossingsrichtingen en maatregelen en verdere aandachtspunten. Het is aan het college/raad om dit advies verder uit te werken in een concrete aanpak.

Vanuit het college/raad vindt een (gemotiveerde) terugkoppeling aan de participatiegroep plaats over de aanpak. Ook wordt gekeken naar hoe de participatiegroep eventueel verder nog betrokken kan worden. • De ontsluiting van de kavel (dierenpension en groenzone) is gepositioneerd recht tegenover de Gantellaan, zoals aangegeven op de verbeelding Bestemmingsplan. De positionering van de ontsluiting van het dierenpension door de groenzone is onderdeel van het te maken ontwerp door de participatiegroep. De uitstraling/materialisatie van deze ontsluiting moet conform de gemeentelijke LIOR zijn, tenzij gemotiveerd wordt afgeweken vanwege inpassing in het gebied. • De inrichting van de groenzone moet voldoen aan de gemeentelijke LIOR (typologie groen, funderingseisen voor paden/wegen, etc.). Verder dient rekening gehouden te worden met de provinciale kwaliteitseisen (die niet nader zijn omschreven, maar blijkt uit toetsing van de ontwerpen door de provincie) en de eisen vanuit welstand. • Verdere technische kaders (zoals waterhuishouding en ecologie) zijn op voorhand niet in detail te geven, maar de inrichting moet passen in vigerende wet- en regelgeving. Toetsing aan deze wetgeving en aan de wateropgave vindt plaats bij de bevoegde instanties naar aanleiding van de eerste ontwerpronde.

Sowieso heeft het Hoogheemraadschap van Delfland (HHD) in het kader van de bestemmingsplanprocedure kaders meegegeven voor de inrichting en watercompensatie. Deze dienen in het eerste ontwerp te worden meegenomen en ter toetsing te worden voorgelegd aan het HHD. In de vervolgontwerpen kan dan rekening worden gehouden met deze specifieke kaders. • Vanuit welstand zijn er aandachtspunten gegeven voor inpassing van het dierenpension in het landschap, maar ook ten aanzien van de inrichting van de groenzone. Een inrichting van de groenzone dient derhalve ook de toets van welstand kunnen doorstaan. • De inrichting van de groenzone dient (sociaal) veilig te geschieden. Risico’s voor de gemeente in de toekomst voor aanpassingen aan het gebied dienen minimaal te zijn. • Mocht er sprake zijn van specifieke inrichtingselementen zoals speeltoestellen, dan dienen deze te voldoen aan de noodzakelijke veiligheidseisen. • Om te komen tot een financieel kader is gewerkt met basis normbedragen voor een groeninrichting zoals die wel meer voorkomt in de gemeente. Een parkachtige invulling met schelpenpaden, bomen, struikgewas (heesters), houtwal, gazon en bloembedden. Zie de bijlage voor referentiebeelden. De te planten bomen zijn van de 1e grootte dus niet al te groot bij start. Op basis hiervan komen we tot een raming van € 190.000,- voor pagina 4/9

de initiële inrichting. Hierin dienen alle kosten te zijn opgenomen om het gebied in te richten zoals beoogd. Mocht tijdens het ontwerptraject blijken dat er meer behoefte is aan een andere invulling (bv. een speeltoestel i.p.v. gazon) dan dienen alle kosten binnen die € 190.000,- te blijven, Dus ook kosten voor aanschaf (speel)toestellen, eventuele afvoer van materialen en het aanbrengen van funderingen etc. Naast de initiële kosten zijn er ook jaarlijkse onderhoudskosten voor dit gebied die gelimiteerd moeten worden. Op grond van normbedragen worden deze berekend op € 11.500,-. Jaarlijkse keurings- en onderhoudskosten van bijvoorbeeld toestellen dienen ook onder het normbedrag te vallen.

•

3.

Stap 2: aan de slag met de zorgen en kansen

Bij de trede ‘meebeslissen’ is het van het grootste belang dat deelnemers aan het participatietraject het gevoel en de overtuiging hebben dat ze volwaardig hebben kunnen meebeslissen. Op basis van ervaring is duidelijk dat dit het beste werkt als er sprake is van zelf mee schetsen. Niet iedereen kan mee schetsen, dus zoals het in het algemeen werkt in een democratie, wordt gezocht naar een afvaardiging vanuit het totaal aan stakeholders. Dit laat overigens onverlet dat met alle stakeholders gecommuniceerd wordt over het proces en de resultaten. Het is verder belangrijk dat er bij ‘meebeslissen’ sprake is van eigenaarschap vanuit de afvaardiging/participanten. Eigenaarschap gaat een laag dieper dan betrokkenheid waardoor de participanten verantwoordelijkheid voelen en (kunnen) nemen. Als er eigenaarschap is, ontstaat er een duurzaam draagvlak voor de door de groep genomen beslissing. In het participatieplan zijn diverse doelgroepen genoemd die deelnemen aan het participatieproces. Deze beleven ieder op hun eigen wijze de verhuizing van het dierenpension en de mogelijkheden voor het inrichten van het groengebied. Vanuit deze doelgroepen wordt een participatiegroep samengesteld. Deze groep vertegenwoordigt de belanghebbenden, schets mee en beslist over de uiteindelijke inrichting van het groengebied. De groep consulteert de ‘achterban’ over het bereikte (tussen)resultaat.

Het samenstellen van de participatiegroep moet zorgvuldig gebeuren om er zeker van te zijn dat de uitkomst van het participatieproces gedragen wordt door het overgrote deel van de betrokkenen. Het is ondoenlijk om iedereen positief te laten zijn over het bereikte eindresultaat, maar door de groep slim en tactisch samen te stellen, wordt de kans op succes beduidend groter. Met name omdat gekozen is voor het hoogste niveau van participatie, namelijk ‘meebeslissen’, luistert dit extra nauw. Het is mogelijk dat aan de groep extra expertise wordt toegevoegd, zoals vakdeskundigen vanuit de gemeente of externen. Dit zal blijken tijdens het proces van de samenstelling van de groep. Daarnaast is het van belang dat de groep voldoende capabel is om binnen het participatiekader een visie en plan te ontwikkelen voor de gewenste aanpak van de invulling van de groenzone. Om te komen tot een participatiegroep die inderdaad voor draagvlak kan zorgen, is het belangrijk om inzicht te krijgen in de stakeholders/belanghebbenden en hun drijfveren. Door het voeren van (individuele) gesprekken ontstaat er inzicht in hun wensen, verwachtingen, hun houding ten opzichte van het doel van de participatie en het doel van het project als totaal, evenals in de onderlinge verhoudingen van de stakeholders.

De selectie van stakeholders met wie gesproken wordt, vindt plaats op basis van de inventarisatie die in het participatieplan is opgenomen. Het kan zijn dat op basis van die gesprekken de lijst met stakeholders moet worden uitgebreid.

pagina 5/9

Op basis van de inventarisatie en de gesprekken wordt een krachtenweb gemaakt van de totale groep van belanghebbenden. Het krachtenweb bestaat uit cirkels en segmenten. De segmenten geven aan tot welke groep de stakeholders horen en de cirkels de mate van invloed. Naarmate een stakeholder meer invloed heeft op het doel, staan ze dichterbij het centrum van de cirkels. Daarbij wordt meteen nog een onderscheid gemaakt: hebben we voldoende inzicht in de persoonlijke drijfveren van de stakeholder (dan geven we deze de kleur groen) of verdient dit nog aandacht en onderzoek (dan wordt het een rode kleur). Dit krachtenweb biedt een basis voor het strategisch samenstellen van de participatiegroep. Vervolgens vinden er eventueel zogenaamde TOP-gesprekken plaats. Dit zijn gesprekken met 2 à 3 stakeholders die de meeste invloed hebben op het doel waarbij we echt verbinding gaan maken met deze stakeholders. We zoeken naar de (dieper liggende) persoonlijke drijfveren en proberen hierbij deze stakeholders in de ‘meewerkstand’ te brengen of te houden. Ook proberen we goed helder te krijgen hoe de (sociale) cohesie in de buurt is: wie praat met wie en wie heeft welke invloed op wie. De noodzaak voor deze TOP-gesprekken bepalen we aan de hand van de eerste ronde gesprekken.

4.

Stap 3: naar de tekentafel

Nadat de participatiegroep is samengesteld nodigen we deze uit voor een eerste bijeenkomst. Tijdens deze eerste bijeenkomst (het kadergesprek) zet de projectmanager uiteen wat het door de raad vastgestelde kader en de spelregels van het participatieproces zijn. Hiermee is voor alle deelnemers helder wat er van ze verwacht wordt en waarover ze kunnen participeren. Er worden afspraken gemaakt over de vervolgbijeenkomsten. In eerste instantie richten de bijeenkomsten zich op (het ontwerp van) de inrichting van de groenzone. Daarbij nemen we vanzelfsprekend de invloed op de Gantellaan mee, maar over de inrichting van de Gantellaan en eventuele maatregelen op de Gantellaan spreken we apart. Nadat het voor iedereen helder is wat de kaders en spelregels zijn, starten we met het ontwerp. In het eerste ontwerp overleg (waarbij een extern landschapsbureau wordt betrokken) vindt een eerste inventarisatie van ideeën plaats. Een eerste aanzet hiervoor is opgenomen in het participatieplan en getoetst tijdens de gesprekken, maar het is belangrijk om dat binnen de groep te delen. Het is belangrijk dat de participatiegroep van elkaar hoort welke overwegingen er zijn ten aanzien van de voorkeursinrichting.

Door met elkaar (onder begeleiding van de projectmanager) daarover in gesprek te gaan, ontstaat er begrip voor elkaars ideeën en kunnen afwegingen worden gemaakt over welke inrichting de meeste kans van slagen heeft.

5.

Stap 4: presenteren van drie ontwerpopties

Het landschapsbureau werkt op basis van de eerste bijeenkomst de ideeën uit tot een eerste ontwerp. Het worden dus niet drie ontwerpen waaruit gekozen kan worden, maar het wordt ‘samen schetsen’. Dit ontwerp delen we met de participatiegroep zodat deze bij de achterban input kunnen ophalen voor de tweede bijeenkomst. De projectmanager legt het eerste ontwerp ter korte, voorlopige toetsing neer bij de diverse partijen zoals welstand en het HHD. In de tweede bijeenkomst komt alle opgehaalde info samen en werken we aan een tweede fase ontwerp. Dit (door het landschapsbureau uitgewerkte) ontwerp rekenen we vervolgens door om te bepalen of deze past binnen de financiële kaders zoals die door de raad zijn vastgesteld.

pagina 6/9

6.

Stap 5: verdiepen van de drie ontwerpopties In een derde bijeenkomst werken we aan een definitief ontwerp en sturen bij daar waar het ontwerp niet zou passen binnen de (financiële) kaders. Daarbij streven we ernaar dat we komen tot een unanieme instemming vanuit de participatiegroep voor dit ontwerp. Het ontwerp wordt afgemaakt door het landschapsbureau zodat het gedeeld kan worden met de achterban van de participatiegroep.

7.

Stap 6: presenteren van het voorkeursontwerp

In een finale bijeenkomst wordt de opgehaalde informatie vanuit de achterban gedeeld en wordt het definitieve ontwerp afgemaakt. Mocht de groep niet komen tot één definitief ontwerp, dan maken we een alternatief (tweede) ontwerp, voor zover dat past binnen de (financiële) kaders. Nadat er een door de participatiegroep vastgesteld ontwerp (of eventueel meerdere) voor de groenzone beschikbaar is, werken we aan het inventariseren van de knelpunten en mogelijke oplossingen voor de inrichting van de Gantellaan.

8. Stap 7: voorkeursontwerp en participatieverslag naar college en raad Zoals in het participatieplan is aangegeven leggen we zowel het ontwerp voor de inrichting van het groengebied alsook de oplossingsrichtingen voor de Gantellaan vanuit het college voor aan de raad ter besluitvorming. Ook wordt daarbij het participatieverslag gevoegd als weergave van het doorlopen proces. De verwachting is dat de raad met het ontwerp van het groengebied onvoorwaardelijk kan instemmen omdat het past binnen het door de raad afgegeven kader en het een door de omgeving gedragen ontwerp is. Het is aan de deelnemers van de participatiegroep hoe ze communiceren met hun ‘achterban’. De gemeente communiceert zoals aangegeven in het participatieplan via de gebruikelijke kanalen over de stappen in het proces zodat een ieder weet waar we staan en eventueel daarop kan reageren naar de participatiegroep/de projectmanager.

pagina 7/9

Bijlage I: Referentiebeelden normbedragen Deze beelden tonen eindresultaten en geven niet de situatie bij de start weer.

pagina 8/9

pagina 9/9