Bijlage 1. Controleprotocol 2022 PN zaaknr 1386834 (2171636)

Controleprotocol 2022

Pijnacker-Nootdorp 1-11-2022

Inhoudsopgave 1.

Introductie ................................................................................................................................3 1.1 Doelstelling .........................................................................................................................3 1.2 Wettelijk kader ...................................................................................................................3 1.3 Procedure ...........................................................................................................................4

2.

Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid)......................4

3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties ..............................................................4 3.1 Goedkeuringstolerantie ......................................................................................................5 3.2 Rapporteringstolerantie......................................................................................................6 3.3 Fouten en onzekerheden bij rechtmatigheidscontrole .......................................................6 4. Normenkader accountantscontrole rechtmatigheid

7

4.1 Algemeen ............................................................................................................................7 4.2 Begrip rechtmatigheid ........................................................................................................7 4.3 Normenkader......................................................................................................................7 4.4 Het begrotingscriterium......................................................................................................8 4.4.1 Inleiding............................................................................................................................8 4.4.2 Toereikende begrotingsbedragen ....................................................................................9 4.4.3 Begrotings- en investeringskredietoverschrijdingen ......................................................10 4.4.4.

Onttrekken of doteren aan bestemmingsreserves .......................................................10 4.4.5 Budgetoverheveling tussen begrotingsjaren en rechtmatigheid ...................................11 4.5 Misbruik en oneigenlijk gebruik – criterium (M&O- criterium) ........................................11 4.6 Het voorwaardencriterium ...............................................................................................12 4.6.1 Uitwerking interne en externe regelgeving....................................................................12 4.6.2 Hoe omgaan met investeringen en contracten die meerjarige gevolgen hebben .........13 4.6.3 Overige aandachtspunten rechtmatigheid.....................................................................13 5. Overige aandachtspunten jaarrekening ......................................................................................14 5.1 Aan derde uitbestede activiteiten ....................................................................................14 5.2 Onroerende zaak transacties en staatssteun....................................................................14 5.3 Sociaal domein..................................................................................................................15 6. Reikwijdte accountantscontrole en rechtmatigheidstoetsing ....................................................16 7.

Rapportering accountant ............................................................................................................17 8. Communicatie en rapportage .....................................................................................................18 8.1 Communicatie en periodiek overleg .................................................................................18 8.2 Rapportagemomenten accountant...................................................................................19

pagina 2/20

1. Introductie Door de gemeenteraad wordt aan de accountant de opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet voor de gemeente uit te voeren voor een betreffend boekjaar. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole dient de raad een Controleprotocol vast te stellen. Object van controle is de jaarrekening en daarmede bovendien het financieel beheer over het jaar van de jaarrekening, zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Dit protocol is van toepassing op de controle van de jaarrekening 2022 van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. In het jaar 2023 wordt het controleprotocol opnieuw geactualiseerd naar aanleiding van veranderde wet- en regelgeving, onder andere invoering van rechtmatigheidsverklaring. De eerste rechtmatigheidsverantwoording wordt opgesteld over verslagjaar 2023. 1.1 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel uitgebreidere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2022 van de gemeente Pijnacker-Nootdorp.

Het aantal specifieke uitkeringen dat onder de Single Information Single-audit (SISA) verantwoord moet worden, verschilt per jaar. Voor de gemeente Pijnacker-Nootdorp zijn er verschillende uitkeringen van toepassing. Met de invoering van SISA wordt de verantwoording van de van toepassing zijnde specifieke uitkeringen gebundeld opgenomen in de jaarrekening, waarover de accountant als geheel een controleverklaring afgeeft. 1.2 Wettelijk kader Artikel 213 van de Gemeentewet schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad verdere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De raad kan de accountant alleen verdere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen. Ook dient in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven te worden welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole is.

De gemeenteraad stelt een controle verordening ex artikel 213 Gemeentewet voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Pijnacker-Nootdorp vast. De opzet van het bij de controle te hanteren normenkader wordt bij het controleprotocol vastgelegd. Jaarlijks wordt dit normenkader geactualiseerd door het college en ter goedkeuring naar de raad gestuurd. Wettelijk gezien zou de raad ook kunnen besluiten ‘het te bevestigen door het ter kennisgeving aan te nemen’ maar in Pijnacker-Nootdorp kiezen we er bewust voor om het normenkader te laten vaststellen dor de raad. De raad is immers de opdrachtgever voor de accountant en het normenkader is een belangrijk onderdeel van de opdracht aan de accountant. Dit sluit ook aan bij de nieuwe wetgeving rondom de rechtmatigheidsverantwoording die 2023 wordt ingevoerd, waarin de raad het normenkader expliciet moet vaststellen.

pagina 3/20

Onderwerp Inrichten rechtmatigheid beheer Inrichten accountantscontrole Opdrachtverstrekking accountant Inventarisatie wet- en regelgeving Operationaliseren rechtmatigheid beheer (Control Framework)

Instrument Verordening ex artikel 212, zijnde de Financiële verordening Verordening ex artikel 213, zijnde de Controle verordening Raadsbesluit Normenkader

Status Verplicht

Domein Raad

Verplicht

Raad

Verplicht Verplicht

Raad 1. College 2. Raad ter goedkeurig

Beheersmaatregelen (o.a. controleplan) De vertaling tussen het normenkader en rechtmatigheidsbeheer waarin de normen worden uitgewerkt in een toetsingskader en daarna nader vertaald naar beheersingsmaatregelen.

Verplicht

College

1.3 Procedure In de auditcommissie is de afstemming met de accountant geregeld. De leden van auditcommissie worden door en uit de raad benoemd. De auditcommissie heeft in ieder geval tot taak: a. een afstemmingsoverleg te zijn voor het jaarlijkse onderzoeksprogramma door de accountant; b. het adviseren over (tussentijdse) rapportages en andere verslagen van de accountant; c. het evalueren van de werkzaamheden van de accountant; d. het houden van toezicht op de kwaliteit van interne en externe financiële rapportages en het bespreken van accountantsrapporten, programmaverantwoording e.d.; e. het bespreken van het controleprotocol en opdrachtverstrekking, managementletter en rapport van bevindingen; f. het bespreken van de door de griffier beheerde raadsbudgetten; g. kascontrole van de jaarlijkse verantwoording van de fractiegelden1. Ten behoeve van de selectie van de accountant heeft de auditcommissie tot taak: a. het ten behoeve van vaststelling door de gemeenteraad voorbereiden van het programma van eisen, evenals bij een Europese aanbestedingsprocedure een voorstel voor de selectiecriteria en de weging daarvan; b. het voorbereiden en het doen van aanbevelingen over de selectie en benoeming van de accountant2.

2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid) Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven is de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de gemeenteraad benoemde accountant, gericht op het afgeven van een oordeel over: • de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en activa en passiva; • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;

1 Artikel 4, achtste lid, van het Reglement van orde van de raad van Pijnacker-Nootdorp 2016 2 Artikel 4, negende lid, van het Reglement van orde van de raad van Pijnacker-Nootdorp 2016

pagina 4/20

• de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten); • de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Bij de controle zijn de uitgebreidere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld vanwege artikel 213, zesde lid, van de Gemeentewet (Besluit accountantscontrole decentrale overheden), evenals de Controle en Overige Standaarden (COS; NIVRA) bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden. Ook de Kadernota rechtmatigheid 2018 van de commissie BBV dient hierbij te worden meegenomen.

3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. 3.1 Goedkeuringstolerantie In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Provinciale Staten en Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de controleverklaring. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals door de gemeenteraad vast te stellen voor het controlejaar 2022, overeenkomstig de minimumeisen van het BADO. De toleranties gelden voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid samen. Er is daarom sprake van één oordeel over twee aspecten.

Strekking controleverklaring: Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaar- rekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend ≤ 1%

Beperking >1%<3%

Oordeelonthouding -

Afkeurend ≥ 3%

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

De definitie van de goedkeuringstolerantie luidt als volgt: De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. Voorbeeld: Op basis van de begroting 2022 (1% lasten inclusief toevoegingen reserves) van de gemeente betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 1.700.000 en een totaal van onzekerheden van circa € 5.100.000 de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten.

pagina 5/20

3.2 Rapporteringstolerantie Naast de goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringstolerantie onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in de eerste plaats niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. De rapporteringstolerantie kan worden vastgesteld op een percentage, bijvoorbeeld 25%, van de goedkeuringstolerantie of op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag zoals € 100.000. De rapporteringstoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die de gemeenteraad specifiek nader terug wil zien, zonder dat dit de controletoleranties zelf beïnvloedt. De gemeenteraad stelt de rapporteringstolerantie voor gemeente Pijnacker-Nootdorp vast, met inachtneming van bovengenoemde minimumeisen. Voor de rapporteringstoleranties stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid gelijk aan dan wel groter dan 0,1% van de begroting rapporteert.

In afwijking van het bovenstaande geldt voor de in de SISAbijlage bij de jaarrekening opgenomen verantwoordingsinformatie inzake specifieke uitkeringen, de hierover in het BADO voorgeschreven rapporteringstolerantie per specifieke uitkering: • € 12.500 indien de omvangbasis (totaal van de lasten) kleiner dan of gelijk aan € 125.000 is; • 10% indien de omvangbasis groter dan € 125.000,00 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; • € 125.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 is. De accountant richt de controle in rekening houdend met de rapporteringstolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. 3.3 Fouten en onzekerheden bij rechtmatigheidscontrole De toleranties gelden voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid samen. Er is daarom sprake van één oordeel over twee aspecten. Een groot deel van de fouten en/of onrechtmatigheden heeft zowel invloed op de rechtmatigheid als op het getrouwe beeld. Uitgangspunt is dat iedere getrouwheidsfout ook een rechtmatigheidsfout is. Echter niet alle rechtmatigheidsfouten of onzekerheden zijn ook van invloed op het getrouwe beeld. De rechtmatigheid is uitgebreider dan de getrouwheid.

Bovendien kunnen getrouwheidsfouten veelal alsnog in de verslaglegging worden gecorrigeerd, maar kan een onrechtmatige totstandkoming van baten, lasten of balansmutaties vaak niet worden opgeheven. Fouten in kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen als volgt worden ingedeeld:  Fouten met betrekking tot de verslaggeving De accountant kan bijvoorbeeld constateren dat de verslaglegging niet in overeenstemming is met de inrichtingsvereisten, zoals opgenomen in de BBV, maar de balansposten en de baten en lasten zijn wel getrouw in de jaarrekening opgenomen. Dan wordt dit niet gekwantificeerd als een fout. In geval van het niet juist en niet consistent toepassen van de grondslagen van waarderingen resultaatbepaling is het getrouwe beeld van de jaarrekening in het geding en daarmee ook de rechtmatigheid.  Fouten met betrekking tot financiële beheershandelingen Dit betreft financiële beheershandelingen waarbij wet- en regelgeving niet wordt nageleefd. Betreft het een fout waaruit financiële gevolgen kunnen voortkomen die de baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening beïnvloeden, dan leidt dit tot fouten die meewegen in het

pagina 6/20

accountantsoordeel. Dit geldt alleen voor wet- en regelgeving die behoort tot het vastgestelde normenkader.

De afweging van fouten voor de getrouwheid en voor de rechtmatigheid vindt plaats in het totaal van de jaarlijkse uitgaven, met als kritische meetpunten 1 % voor bedenkingen tegen de verantwoording en 3% voor de afkeuring. Bij het aspect getrouwheid is daarbij sprake van het gesaldeerde effect, terwijl bij het rechtmatigheidsoordeel de absolute waarde van de fouten wordt gecumuleerd.

4. Normenkader accountantscontrole rechtmatigheid 4.1 Algemeen In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen negen rechtmatigheidscriteria worden onderkend: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikscriterium, het calculatiecriterium, het valuteringscriterium, het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium. In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal extra aandacht besteed moeten worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria:  Het begrotingscriterium, zie paragraaf 4.4;  Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium), zie paragraaf 4.5;  Het voorwaardencriterium, zie paragraaf 4.6. In de Kadernota rechtmatigheid 2018 van de commissie BBV is een uitvoerige toelichting opgenomen over de verschillende rechtmatigheidscriteria.

4.2 Begrip rechtmatigheid Bij het begrip rechtmatigheid wordt uitgegaan van de definitie volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”. Het begrip rechtmatigheid in kader van de accountantscontrole betreft vooral de aandacht voor die handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen die als baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening dienen te worden verantwoord. Met andere woorden: het gaat om de financiële beheershandelingen. Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard dienen wel in algemene zin te worden betrokken bij de inschatting van het algemene risicobeleid en -beheer. 4.3 Normenkader Aan de accountant dient voorafgaand aan de accountantscontrole een actueel normenkader van de gemeente verstrekt te worden. Het normenkader voor een rechtmatigheidscontrole betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf. Het gaat hierbij om verordeningen en raadsbesluiten die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen. Het normenkader dient ieder jaar te worden geactualiseerd.

Het normenkader wordt jaarlijks opgesteld door het college en vastgesteld door de raad. Collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidscontrole, tenzij de controle hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen. Indien het pagina 7/20

opstellen van een collegebesluit verplicht wordt gesteld, toetst de account alleen of het collegebesluit ook daadwerkelijk is genomen. Worden er ook inhoudelijke eisen aan het collegebesluit gesteld, dan controleert de accountant ook of hieraan is voldaan.

De raad heeft ook de mogelijkheid om collegebesluiten en door het college uitgevaardigde voorschriften door de accountant te laten toetsen in het kader van de rechtmatigheidscontrole. Aangezien dergelijke regelgeving niet in het normenkader wordt opgenomen, zal de raad hiervoor een aanvullende onderzoeksopdracht aan de accountant moeten verstrekken. De accountant rapporteert over de bevindingen in een afzonderlijk uit te brengen rapport van bevindingen. Om het normenkader te kunnen gebruiken voor de interne beheersing en de accountantscontrole moet de regelgeving verder worden uitgewerkt in kaders, richtlijnen en beheersmaatregelen. Het operationaliseren van het normenkader is een taak van het college. 4.4 Het begrotingscriterium 4.4.1 Inleiding Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. De door de gemeenteraad gestelde kaders zijn bepalend voor het budgetbeheer door het college. Hierbij is op basis van de financiële verordening artikel 4, eerste lid, het totale budget van het opgestelde en geautoriseerde programma het uitgangspunt. Het bestaande beleid van de gemeente Pijnacker-Nootdorp wordt afgeleid uit:  de programmabegroting met toelichting, en  de begrotingswijzigingen met toelichting volgens genomen besluiten.

In een toelichting op het BADO wordt begrotingsrechtmatigheid als volgt beschreven: “Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de gemeenteraad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn”.

pagina 8/20

4.4.2 Toereikende begrotingsbedragen De begrotingsrechtmatigheid kent de volgende invalshoeken:  Toerekening juiste begrotingsjaar.  Toerekening juiste programma.  Begrotingsbedrag toereikend. Met betrekking tot het aspect “toereikendheid begrotingsbedrag” kunnen tenminste de volgende “soorten” begrotingsoverschrijdingen worden onderkend: Soorten begrotingsafwijkingen

Rechtmatig

A. Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, verordening) was gedefinieerd. B. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad. C. Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. D. Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde)overschrijding. E. Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen F.

Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheid gevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente er voor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar. F1: geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar F2: geconstateerd na verantwoordingsjaar G. Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren. G1: jaar van investeren G2: afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren H. Kostenoverschrijdingen die worden veroorzaakt door meer geboekte uren dan begroot worden niet als onrechtmatig beschouwd omdat deze geen financieel nadeel opleveren voor de jaarrekening. I. Kostenoverschrijdingen als gevolg van verschuivingen van budgetten tussen jaarschijven voor bouwgrondexploitatie. J.

Betreft onderschrijdingen aan de lastenzijde en over- en onderschrijdingen aan de batenzijde.

Onrechtmatig , maar telt niet mee voor het oordeel

Onrechtmatig en telt wel mee voor het oordeel A

B

C D E

F1 F2

G1 G2 H I J

Tenslotte zijn er nog de budgetafwijkingen welke weliswaar in financiële zin binnen de begroting blijven, maar waarbij zeer duidelijk is dat aanzienlijk minder prestaties zijn geleverd c.q. activiteiten zijn ontplooid dan in de financiële begroting specifiek als doelstelling was aangegeven en welke niet in de jaarrekening zijn toegelicht. Ze vormen een aparte categorie “begrotingsoverschrijdingen”.

pagina 9/20

Het gaat hier om afwijkingen van beoogde prestaties en niet om financiële budgetafwijkingen c.q. niet financiële informatie die de accountant soms wel waarneemt, maar waarop hij niet standaard toetst. Indien de accountant dit waarneemt heeft dit geen gevolgen voor de strekking van de controleverklaring. Wel zal de accountant deze waarnemingen opnemen in zijn verslag van bevindingen. Voor een nadere/meer uitgebreide uitwerking van het begrotingscriterium wordt verwezen naar de website www.commissiebbv.nl. Begrotingsonderschrijdingen Wellicht ten overvloede moet nog vermeld worden dat begrotingsonderschrijdingen in principe niet onrechtmatig zijn tenzij deze in strijd zijn met het beleid dat de gemeenteraad heeft vastgesteld. Indien kosten onrechtmatig zijn heeft de gemeenteraad de mogelijkheid een indemniteitsprocedure op te starten. Deze procedure houdt in dat als de gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp van oordeel is dat er lasten/baten in de jaarrekening zijn opgenomen die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen en die van politiek belang zijn, de gemeenteraad het college vraagt bepaalde zaken rond onrechtmatigheden nader uit te leggen en/of verbetervoorstellen te doen. Het gaat dus om uitzonderlijke gevallen op basis van een politieke weging door de gemeenteraad.

De indemniteitsprocedure is nadrukkelijk alleen bedoeld voor die onrechtmatigheden die de gemeenteraad van politiek belang acht. 4.4.3 Begrotings- en investeringskredietoverschrijdingen Begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Indien dit na het jaar is gebeurd, dient de accountant vast te stellen of de overschrijdingen binnen de beleidskaders van de gemeenteraad vallen. Deze overschrijdingen (en onderschrijdingen) dienen goed herkenbaar in de jaarrekening te worden opgenomen. Door het vaststellen van de jaarrekening door de gemeenteraad worden de desbetreffende uitgaven alsnog geautoriseerd. 4.4.4. Onttrekken of doteren aan bestemmingsreserves In de notitie Hoofdlijnen BBV (februari 2020) van de commissie-BBV is het volgende opgenomen: In de rekening kunnen de toevoegingen en onttrekkingen aan elk van de bestemmingsreserves worden verwerkt tot maximaal het bedrag dat via de begroting(wijzigingen) door de raad is goedgekeurd voor de betreffende bestemmingsreserve. Verder kunnen er raadsbesluiten zijn die inhouden dat specifieke saldi, bijvoorbeeld een overschot op de uitvoering van de WMO, ook nog in het lopende begrotingsjaar ten gunste of ten laste van een specifieke bestemmingsreserve mogen worden gebracht.

Het gerealiseerde resultaat na bestemming volgend uit de programmarekening wordt in de eindbalans afzonderlijk opgenomen als onderdeel van het eigen vermogen. In het volgende jaar kan de raad vervolgens besluiten over de bestemming van het resultaat vorig boekjaar. Mutaties in de reserves die niet door een voor 31 december van het verslagjaar genomen raadsbesluit zijn gedekt, zijn in strijd met de Gemeentewet en het BBV en dus onrechtmatig.

pagina 10/20

4.4.5 Budgetoverheveling tussen begrotingsjaren en rechtmatigheid Indien het budget in het oude jaar nog niet is besteed, maar nog wel nodig is voor uitvoering van activiteiten in het nieuwe jaar is met de gemeenteraad afgesproken dit op de volgende manier rechtmatig op te lossen. Als de budgethouder gemotiveerd kan aantonen dat hij de geplande output niet heeft gehaald vanwege buiten zijn macht liggende redenen, dan kan dat een goede reden zijn om de daardoor veroorzaakte onder uitputting op het jaarbudget het volgende jaar beschikbaar te houden door: • Als er een bestemmingsreserve aan dat specifieke beleidsterrein is gekoppeld, aan de gemeenteraad voor te stellen om het restant daaraan toe te voegen. De bestemmingsreserve vangt onderschrijdingen en overschrijdingen op het jaarbudget op (egalisatiekarakter). • Als er geen reserve of voorziening aan dat beleidsterrein gekoppeld is, kunnen restant budgetten voor een volgend jaar beschikbaar worden gehouden door aan de gemeenteraad een voorstel voor budgetoverheveling te doen. Dat is het via de algemene reserve meenemen van het restant naar het volgende jaar. Overigens dienen in beide gevallen voorstellen voor onttrekkingen en toevoegingen aan reserves en voorzieningen in de jaarrekening expliciet ter goedkeuring aan de gemeenteraad te worden voorgelegd.

4.5 Misbruik en oneigenlijk gebruik – criterium (M&O- criterium) Gemeenten zullen een beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik moeten hebben. Indien een gemeente geen toereikend M&O-beleid voert kan dit gevolgen hebben voor het accountantsoordeel. Indien bij een toereikend M&O-beleid dat in voldoende mate is uitgevoerd toch een belangrijke (materiële) onzekerheid - die inherent is aan de regeling blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid van de uitgaven of ontvangsten en deze niet verder kan worden gereduceerd, dient de accountant te beoordelen of deze onzekerheid in de toelichting bij de jaarrekening adequaat wordt weergegeven. Onder misbruik wordt verstaan het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of uitkeringen te verkrijgen of het niet of dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Het gaat er dus om hoe we kunnen bereiken dat onze middelen alleen worden aangewend voor degenen die daar recht op hebben. Bij het vervaardigen van de eigen verordeningen, beleidsregels en het inrichten van de organisatie moet voldoende aandacht worden besteed aan het voorkomen van mogelijk misbruik en oneigenlijk gebruik, zowel door derden als uiteraard ook door de eigen organisatie. Bij de waarborgen tegen misbruik en oneigenlijk gebruik gaat het veelal om het vaststellen van de juistheid en volledigheid van de gegevens(van derden) op grond waarvan vergoedingen/uitkeringen/subsidies worden verstrekt, dan wel rechten/belastingen/bijdragen worden geheven. Het duidelijk vooraf aangeven van de(rand)voorwaarden en van de sanctiemogelijkheden is daar een voorbeeld van het borgen. Andere instrumenten betreffen het opvragen van bewijsstukken, het afstemmen met eigen gegevens (bevolkings-/belastingadministratie)en/of van andere instanties (fiscus), of van het verplicht stellen van controleverklaringen (subsidies). Veel van deze maatregelen betreffen de normale waarborgen welke noodzakelijk zijn om de juistheid van kosten en/of volledigheid van opbrengsten te kunnen garanderen.

pagina 11/20

4.6 Het voorwaardencriterium De gemeente Pijnacker-Nootdorp moet regels die gesteld zijn door hogere overheden – zoals bijvoorbeeld Europese en Nederlandse wetten en provinciale verordeningen – naleven. Ook stelt de gemeente eigen regels op. Deze worden vastgelegd in verordeningen en overige besluiten. Daarnaast zijn de besteding en inning van gelden door een gemeente aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke regelgeving. De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op: • De omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project; • De heffings- en/of declaratiegrondslag; • Normbedragen (denk aan hoogte en duur); • De bevoegdheden; • Het voeren van een administratie; • Het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken; • Aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d. De precieze invulling verschilt per wet respectievelijk regeling respectievelijk verordening. Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden liggen volledig vast. Dit geldt echter niet voor de voorwaarden in de gemeentelijke regelgeving. Door de gemeenteraad zijn in verschillende verordeningen en besluiten voorwaarden opgenomen.

Al deze wettelijke en regionale regels worden door de accountant betrokken bij zijn rechtmatigheidsoordeel. Aangezien de hoeveelheid wet- en regelgeving te groot is om een volledige controle op de naleving hiervan door de accountant mogelijk te maken, stelt de gemeenteraad kaders ten aanzien van de omvang en invulling van de controleopdracht aan de accountant. Concreet betekent dit dat door de gemeenteraad limitatief moet zijn bepaald aan welke voorwaarden uit een verordening c.q. regeling de accountant moet toetsen. Deze beperking geldt alleen voor de verordeningen en besluiten waarbij die voorwaarden in een verordening c.q. regeling kunnen worden uitgesloten die geen directe relatie hebben met financiële beheershandelingen en transacties. Het uitsluiten van voorwaarden die direct betrekking hebben op financiële beheershandelingen en transacties is niet mogelijk. Zo ontstaat er een, door de raad vast te stellen normenkader. Doel van het versturen is dat de gemeenteraad er zich bewust van is welke verordeningen wel en wel/niet zijn meegenomen in de accountantscontrole. De gemeenteraad heeft op dat moment ook de mogelijkheid om het overzicht eventueel nog aan te vullen of te bespreken in de auditcommissie. Met het vaststellen van de reikwijdte van de rechtmatigheidstoets door de accountant in dit controleprotocol wordt het voorwaardencriterium nader uitgewerkt.

De ‘financiële’ verordeningen opgenomen in dit normenkader worden betrokken in de controle door de accountant. 4.6.1 Uitwerking interne en externe regelgeving Wat zijn nu de minimale rechtmatigheidsvereisten? Deze hebben betrekking op het voorwaardencriterium. Het gaat hierbij om bepalingen opgenomen in de interne regelgeving die direct relevant zijn voor de financiële rechtmatigheid. Voor wat betreft de interne regelgeving kan de gemeenteraad namelijk besluiten om bepalingen die niet direct financieel relevant zijn uit te sluiten van de controle op rechtmatigheid. De gemeenteraad kan een aantal bepalingen niet uitsluiten van de rechtmatigheidscontrole, namelijk:  Bepalingen die het recht omschrijven (dit betreft de recht bepalingen wanneer in aanmerking wordt gekomen dan wel de verplichting bestaat). Het gaat hier om harde bepalingen waarbij ‘sanctie’ bestaat dat recht wordt ontnomen.  Bepalingen die de hoogte aangeven (tarieven, formules en andere criteria die aangeven welke voorwaarden over hoogte zijn opgenomen). Het gaat hier om de spelregels van de berekening.

pagina 12/20

 Bepalingen die iets omtrent de duur vermelden. Het gaat hierbij om termijnen van verstrekking, toekenning of werkingsperiode. 4.6.2 Hoe omgaan met investeringen en contracten die meerjarige gevolgen hebben Bij meerjarige contracten voor leveringen en diensten moeten de jaarlijkse lasten in de jaarrekening worden opgenomen. Indien er sprake zou zijn van een onrechtmatigheid bij de contractverlening, dan zou dit jaarlijks in de afweging naar de controleverklaring kunnen blijven doorwerken, omdat de gemeenteraad geen afwijkingen van hogere regelgeving kan sanctioneren. De commissie BBV adviseert gemeenten om meerjarige contracten, die bijvoorbeeld zouden moeten voldoen aan Europese regels, in de toelichting op de jaarrekening bij de “niet uit de balans blijkende verplichtingen” op te nemen voor het volle bedrag waarover het contract is afgesloten. In de eerste jaarrekening waarin het contract zijn uitwerking heeft, wordt het bedrag eenmalig meegenomen in de controle en oordeelsvorming van de accountant. 4.6.3 Overige aandachtspunten rechtmatigheid • Ontbreken van afrekening subsidies waar geen financiële gevolgen aan zijn verbonden: indien de onderbouwing verder (aanvraag, beschikking en verantwoordingen eerdere jaren) deugdelijk is, dan mag dit niet leiden tot een onzekerheid in de controle met betrekking tot rechtmatigheid.

• Het ontbreken van een goedkeurende controleverklaring bij een gemeenschappelijke regeling (GR) heeft normaal gesproken geen invloed op de controle verklaring van de gemeente aangezien de GR een zelfstandige verantwoordingsplicht heeft. • Een niet goedkeurende controle verklaring bij de jaarrekening van een gesubsidieerde instelling kan strijdig zijn met de interne en/of externe voorschriften van de gemeente en daardoor wel invloed hebben op de rechtmatigheid. • Onrechtmatigheden inzake de kasgeldlimiet en de renterisico norm worden wel gerapporteerd, maar wegen niet mee in het rechtmatigheidsoordeel van de accountant. • Het ten onrechte niet toepassen van Europese drempelbedragen bij een aanbesteding leidt tot een financiële rechtmatigheidsfout. Een accountant kan bij de uitvoering van zijn controle geconfronteerd worden met financiële beheershandelingen waarvan hij de rechtmatigheidsaspecten niet goed kan overzien. Zoals bijvoorbeeld bij staatssteun, Europese aanbestedingen of planschade. De commissie BBV doet de stellige uitspraak om deze onderwerpen dan te toetsen, zoals ook wordt getoetst op nietfinanciële rechtmatigheid.

pagina 13/20

5. Overige aandachtspunten jaarrekening 5.1 Aan derde uitbestede activiteiten Voor alle activiteiten die de gemeente Pijnacker-Nootdorp heeft uitbesteed aan andere gemeenten, gemeenschappelijke regelingen of andere derden is Pijnacker-Nootdorp zelf verantwoordelijk voor een rechtmatige uitvoering van de betreffende regeling. Het is van belang dat er vooraf goede afspraken worden gemaakt over de wijze van verantwoorden en over de rechtmatigheidsaspecten die in de controle moeten worden betrokken. De gemeente PijnackerNootdorp heeft er voor gekozen dat de derde aan wie de activiteit is uitbesteed een verantwoording overlegt met een rechtmatigheidverklaring over de uitvoering van de regeling, uiterlijk 1 maart na afloop van het boekjaar. Het gaat hierbij dan om een individuele verantwoording met accountantsverklaring per gemeente. Bij de werkzaamheden voor deze accountantsverklaring dient dan rekening gehouden te worden met de goedkeuringstolerantie van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Voor nieuwe contracten geldt als uitgangspunt: verantwoording inclusief een rechtmatigheidsverklaring en een uitspraak over de juistheid en volledigheid, uiterlijk 1 maart na afloop van het boekjaar. Rechtmatigheid bij verbonden partijen Verbonden partijen zijn partijen waarin de gemeente zowel een bestuurlijk als een financieel belang heeft.

Het rechtmatigheidsoordeel van een accountant bij een gemeente kan beïnvloed worden door niet-rechtmatig handelen van een instelling waarmee een gemeente is verbonden indien: • het niet-rechtmatigheidsoordeel financiële gevolgen heeft voor de bijdrage die de verbonden partij krijgt van de gemeente; • de gemeente feitelijk opdrachtgever is; • de verbonden partij een eigen rechtspersoonlijkheid heeft en een aanbesteding doet, terwijl deze binnen de gezagsstructuur van de gemeente werkzaamheden verricht; • de verbonden partij geen eigen rechtspersoonlijkheid heeft en de opdracht feitelijk is verstrekt door de gemeente. 5.2 Onroerende zaak transacties en staatssteun Voor gemeente is de staatssteunregelgeving van de Europese Unie aan de orde en dit is met name interessant bij onroerend zaak transacties. Het gaat in essentie om het bepalen van een marktconforme prijs bij de verkoop van kavels grond of van gebouwen. In de nota grondprijzen is vastgelegd van welke methode de gemeente gebruik maakt voor de bepaling van de grondprijs. De methode die wordt toegepast per type vastgoed en/of functie verschilt. Bij de keuze van een toepassing van een methode is aansluiting gezocht bij de in de markt gangbare methode. Grondprijzen van bedrijfskavels en vrije kavels worden bepaald met de comparatieve methode.

De residuele grondwaardemethode zal worden toegepast bij ontwikkelingen van koopwoningen, detailhandel en bij solitaire kantoren met enige omvang. Voor niet-commerciële voorzieningen, sociale woningbouw en specifieke bestemmingen is de residuele methode niet geschikt omdat hier veelal sprake is van een gereguleerde opbrengst. Het hanteren van vaste (beleids)prijzen is dan een gebruikelijke methode: Residuele methode; • Grondquote methode; • Comparatieve methode; • Discounted cashflow-methode.

pagina 14/20

5.3 Sociaal domein De voor de rechtmatigheidscontrole relevante regelgeving voor het sociaal domein dient ook opgenomen te worden in het normenkader. De gemeente is in hoge mate afhankelijk van de uitvoering van de taken en de aanlevering van informatie hierover door derde partijen, de zorgaanbieders. Gemeenten hebben hiervoor contracten afgesloten met de zorgaanbieders. De bepalingen in deze contracten vallen alleen onder het normenkader voor zover deze (recht-, hoogte- en duur-) bepalingen raken uit de externe wet- en regelgeving en de gemeentelijke verordeningen. Het is dus niet per definitie zo dat het niet naleven van bepaalde contractvoorwaarden gevolgen heeft voor de rechtmatigheidscontrole van de gemeente. De contracten dienen wel rechtmatig, volgens (Europese) aanbestedingsregels tot stand te zijn gekomen. Eigen bijdrage van het centraal administratiekantoor (CAK) Voor de vaststelling van de juistheid en volledigheid van de eigen bijdrage, betaald door de aanvrager van een voorziening, hulp in de huishouding of een financiële tegemoetkoming, heeft de wetgever bepaald dat dit geen gemeentelijke verantwoordelijkheid is. De berekening, oplegging en incasso van de eigen bijdrage wordt uitgevoerd door het CAK. Op basis van de overzichten van het CAK die de gemeentes ontvangen, kan een gemeente niet de volledigheid en juistheid van de eigen bijdrage vaststellen.

De gemeente zal deze onzekerheid in de jaarstukken moeten noemen, ook al ligt de oorzaak niet bij de gemeente. Verantwoording PGB's De gemeente verstrekt persoonsgebonden budgetten (PGB) voor maatschappelijke ondersteuning en jeugdzorg. Deze budgetten worden door de Sociale verzekeringsbank beheerd en na het verlenen van de zorg, rechtstreeks uitbetaald aan de zorgverleners. De gemeente moet zich via de jaarstukken verantwoorden over de rechtmatigheid van de besteding inclusief misbruik en oneigenlijk gebruik. De afspraak is gemaakt dat gemeenten daarvoor van de Sociale Verzekeringsbank een financiële verantwoording per wet op totaalniveau met een bijlage per gemeente en een controleverklaring ontvangen. Juistheid kosten zorgaanbieders De gemeente ontvangt facturen van de zorgaanbieders voor de uitvoering van maatschappelijke ondersteuning en jeugdzorg. De gemeente kan niet altijd vaststellen: • of er niet te veel, andere zorg etc. is gefactureerd dan geleverd; • dat de prestaties op de factuur feitelijk ook zijn geleverd; • of de kosten en verplichtingen volledig zijn. Het is aan de gemeente zelf om te beoordelen welke combinatie aan controles wordt uitgevoerd om intern vast te stellen of de in rekening gebrachte kosten juist en rechtmatig zijn.

pagina 15/20

6. Reikwijdte accountantscontrole en rechtmatigheidstoetsing De accountantscontrole op rechtmatigheid vanaf het kalenderjaar 2020 is limitatief gericht op: De naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom “Wetgeving extern” van het per jaar door het college vastgestelde normenkader wordt opgenomen. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. De naleving van de volgende kaders: • de begroting; • financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet; • de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet; • de verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid ex artikel 213a Gemeentewet; • en de overige kaders zoals opgenomen in het jaarlijks door de raad vastgestelde normenkader. Dit betreft alleen de opgenomen regelingen voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kan betreffen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en doelgroep/object van financiële beheershandelingen, tenzij ten opzichte van derden (bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen .

Indien, en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen daar buiten. Deze interne regels kunnen overigens wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van “hogere” besluiten, maar zijn op zich geen object van onderzoek. Voorts kan een afwijking van deze lagere regelgeving passend zijn binnen de uitvoering van hogere besluiten. Het is (over het algemeen) aan het college om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels.

pagina 16/20

7. Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: Interimcontroles Gedurende het boekjaar wordt door de accountant een zogenaamde interimcontrole uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt aan het college (via de managementletter) en de gemeenteraad (via de boardletter, afschrift van de managementletter) een verslag uitgebracht. Verslag van bevindingen In overeenstemming met de Gemeentewet wordt over de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de gemeenteraad en in afschrift aan het College. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium(begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen.

De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college opgestelde jaarrekening kan vaststellen. In paragraaf 8.1 worden de momenten voor communicatie en periodiek overleg vastgelegd en in paragraaf 8.2 worden de rapportagemomenten nader vastgelegd.

pagina 17/20

8. Communicatie en rapportage 8.1 Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar 2022. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn. Pijnacker-Nootdorp

frequentie

onderwerp

Auditcommissie

Op verzoek

Bespreken controleplan

Gemeenteraad

Op verzoek

Auditcommissie

Twee tot drie keer per jaar

Griffier

Op verzoek

Portefeuillehouder Financiën

Minimaal 1 keer per jaar en op verzoek Minimaal 2 keer per jaar en op verzoek

Presentatie bevindingen controle jaarrekening. Onderwerp naar keuze. Afstemmen nadere invulling van de controleopdracht. Bespreking bevindingen interimcontrole. Bespreking bevindingen jaarrekeningcontrole. Afstemming presentaties gemeenteraad. Onderwerp naar keuze. Bespreking bevindingen jaarrekeningcontrole. Actualiteiten Bespreking bevindingen interimcontrole. Bespreking bevindingen jaarrekeningcontrole. Actualiteiten. Afstemmen nadere invulling van de controleopdracht en controle aanpak. Bespreking bevindingen interimcontrole. Bespreking bevindingen jaarrekeningcontrole. Actualiteiten.

Gemeentesecretaris

Concerncontroller en financieel management

Minimaal 2 keer per jaar en op verzoek, kan ook in combinatie met andere afspraken

3 De ’partner’ heeft de verantwoordelijkheid gedelegeerd aan de manager.

pagina 18/20

Serviceteam accountant Audit partner Audit manager Audit partner Audit manager3 Audit partner Audit manager

Audit partner Audit manager Audit partner Audit manager Audit partner Audit manager

Audit partner Audit manager

8.2 Rapportagemomenten accountant Rapportage

Moment

Inhoud

Gericht aan

Managementletter met bevindingen naar aanleiding van de interim controle.

Na afronding van de interim controle.

Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen.

Gemeenteraad/Auditco mmissie

Managementletter met bevindingen naar aanleiding van de interim controle.

Na afronding van de interim controle.

College

Verslag van bevindingen.

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

Controleverklaring.

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resteren de fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties. Relatie tussen de controletolerantie als gevolg van controleverordening en de feitelijke bevindingen. Ons oordeel over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft conform de verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid.

pagina 19/20

Gemeenteraad met afschrift aan College

Gemeenteraad

pagina 20/20