Bestuurlijke reactie rekenkameronderzoek Woo (ondertekend).pdf

Bestuurlijke reactie rekenkamer

beeldvorming op oordeelvorming op besluitvorming op

invullen organisatie

zaaknummer

1456913

berichtnummer

1307163

onderwerp reden

Bestuurlijke reactie rekenkameronderzoek Woo Actieve informatieplicht

portefeuillehouder

​Björn Lugthart

behandeld in college

​10 oktober 2023

afdeling

Concernstaf

bijlagen

pagina

1/6

Bestuurlijke reactie rekenkamer

Geachte heer Van der Linden, Wij danken u hartelijk voor het onderzoek dat u heeft verricht naar de implementatie van de Wet open overheid (hierna: Woo) in de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Met belangstelling hebben wij kennis genomen van het onderzoeksrapport ‘Hoe open is de gemeente Pijnacker-Nootdorp?’. Wij maken graag gebruik van de geboden gelegenheid op het rapport te reageren en gaan zoals u verzoekt in onze reactie in op uw conclusie en de aanbevelingen: Reactie op uw conclusie U concludeert in het rapport dat uw onderzoek een gemengd beeld laat zien. U formuleert dit als volgt: “Met een roze bril kan je constateren dat college, raad en ambtenaren van de gemeente PijnackerNootdorp overwegend tevreden zijn met het niveau van transparantie in de gemeente. Woo-verzoeken worden meestal redelijk snel afgehandeld. De informatiehuishouding is voor een belangrijk deel op orde. Met een zwarte bril kan je ook constateren dat de ambities op het gebied van actieve openbaarheid vrij beperkt zijn. De gekozen ambitie is 'Basis', dat wil zeggen, doen wat wettelijk verplicht is, maar niet meer. De gemeenteraad heeft tot dusver geen rol van betekenis gespeeld op dit gebied.” Wij herkennen ons niet volledig in de bewoordingen waarmee u de conclusie formuleert. Het onderzoek geeft een duidelijk beeld van de stand van zaken van de implementatie van de Woo in onze gemeente.

U bent daarbij niet alleen ingegaan op de actieve openbaarmakingsplicht, maar ook op de passieve openbaarmaking die plaatsvindt naar aanleiding van Woo-verzoeken. Er zijn goede stappen gezet en uw onderzoek brengt ook in beeld dat de komende tijd nog diverse keuzes gemaakt en acties ondernomen moeten worden ter voorbereiding op de volledige inwerkingtreding van de Woo. Wij staan achter de door ons gekozen 'Basis' ambitie. Hiermee voldoen we aan onze wettelijke verplichtingen. Bij het formuleren van de ambitie hebben wij gewogen wat – gezien de omstandigheden in deze fase van invoering – uitvoerbaar en haalbaar is. Wij hechten belang aan transparantie en zien dat de wetgeving ook steeds hogere ambities en eisen stelt aan de overheden op dit gebied. Wij zien dat deze eisen behoorlijk wat inzet vragen en ook aanpassing van werkwijzen en informatievoorzieningen met zich meebrengen. Om die reden is er door de landelijke overheid gekozen voor een gefaseerde invoering. In onze reactie bij de aanbevelingen gaan wij uitgebreider in op de ambitie en de betekenis daarvan voor de uitvoerbaarheid. Reactie op de aanbevelingen In onze reactie houden wij de volgorde aan van uw aanbevelingen. Aanbeveling 1 Organiseer een gesprek tussen gemeenteraad en college over de ambities op het gebied van openbaarheid. Veel raadsleden geven aan op dit gebied een kaderstellende rol te willen hebben.

Veel raadsleden lijken ook een grotere ambitie te hebben op het gebied van openbaarheid dan het niveau 'Basis' waar het college voor gekozen heeft. Een goed gesprek over de kosten en baten van openbaarheid en over mogelijke vervolgstappen is wenselijk. Reactie Wij onderschrijven het belang van het goede gesprek over wat de Woo voor ons allemaal betekent. De Woo verlangt van de overheid dat er transparanter wordt gewerkt. Het is niet meer voldoende informatie alleen op verzoek openbaar te maken. De Woo gaat verder dan zijn voorganger (de Wet openbaarheid van bestuur) en legt op bestuursorganen de uitdrukkelijke verplichting om overheidsinformatie actief, uit eigen beweging openbaar te maken. Ook de gemeenteraad heeft als bestuursorgaan een eigen rol en verantwoordelijkheid om deze actieve openbaarmakingsverplichting na te leven. Wij gaan in het kader van het project om deze verplichting in de gemeentelijke organisatie te implementeren dan ook graag met de raad in gesprek over de wensen en gedachten die er zijn over het ambitieniveau.

pagina

2/6

Bestuurlijke reactie rekenkamer

Daarbij merken wij op dat het belangrijk is dat de leden van de gemeenteraad ook onderling het gesprek aangaan over het ambitieniveau dat zij gezamenlijk voor ogen hebben. Uit uw onderzoeksrapport volgt dat de enquête die u aan 31 raadsleden en 10 commissieleden heeft gestuurd door 41% van de respondenten is ingevuld. Ook volgt uit de beantwoording van de enquête dat er verschillend wordt gedacht over de mate van openheid en transparantie en de rol die de gemeenteraad hierin moet vervullen. Zoals u ook in uw rapport schrijft kan hieruit nog niet worden opgemaakt wat het ambitieniveau is dat door de meerderheid van de raad wordt gewenst. Ten slotte merken wij op dat het uiteraard goed is om hoge ambities te hebben als het gaat om openheid van de organisatie. Maar wij vinden het ook belangrijk dat de doelen die wij met de implementatie van de Woo willen behalen uitvoerbaar en betaalbaar zijn. Een gedegen implementatie van de Woo, zodat de gemeente in ieder geval aan haar wettelijke verplichting zal voldoen vereist al een behoorlijke inzet in tijd, middelen en personele capaciteit. Bij een hoger ambitieniveau zal er een dilemma ontstaan tussen de doelmatigheid en het belang daarvan en de extra inzet die nodig is om dat hogere niveau te behalen.

Om die reden merken wij op dat een eventuele wens van de raad voor een hoger ambitieniveau afgewogen moet worden tegenover de extra uitvoeringskosten die een hogere ambitie gaat vragen. Daarom vinden wij net als u dat een afweging tussen kosten en baten onderdeel moet zijn van het gesprek. Aanbeveling 2 Start met het actief openbaar maken van informatiecategorieën die relatief gemakkelijk te ontsluiten zijn en die maatschappelijke meerwaarde hebben. Daarbij kan gedacht worden aan onderzoeksrapporten, de agenda´s van de collegevergaderingen en de gehonoreerde Woo-verzoeken. Op basis van de Wet hergebruik overheidsinformatie en artikel 2.4.3.a van de Woo zijn overheden verplicht informatie in een machineleesbaar open formaat aan te bieden. Zorg ervoor dat Woo-dossiers voldoen aan de FAIR-principes, namelijk dat overheidsinformatie vindbaar, toegankelijk, koppelbaar en herbruikbaar moet zijn. Reactie. Wij nemen deze aanbeveling niet over. Met deze aanbeveling loopt u vooruit op een hoger ambitieniveau en een latere fase waarin de verplichting ingaat. Wij handelen op dit moment binnen het wettelijk kader en in lijn met het ambitieniveau dat wij in deze fase als haalbaar achten. In de Woo zijn categorieën van informatie aangewezen die bestuursorganen op termijn actief openbaar moeten maken.

Het artikel in de Woo waarin deze actieve openbaarmakingsplicht is vastgelegd (artikel 3.3., eerste en tweede lid) is nog niet in werking getreden. Bepaalde categorieën van informatie, bijvoorbeeld beslissingen op Woo-verzoeken, hoeven dan ook nog niet actief openbaar gemaakt te worden. De verplichting om de verschillende informatie-categorieën openbaar te maken treedt in fases in werking om overheden de tijd te gunnen de openbaarmaking van deze categorieën in te richten. Er is nog geen totaalvolgorde of tijdspad voor alle informatiecategorieën vastgelegd. In haar brief van 8 juli 2022 aan de Tweede Kamer legt de (voormalige) minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hierover uit dat de ervaringen die worden opgedaan bij de implementatie van de eerste categorieën de basis vormen voor de volgende openbaar te maken categorieën. Dit zorgt voor focus en een lerende aanpak, aldus de minister. Wij sluiten ons bij deze werkwijze aan. De keuzes die voor de relatief eenvoudige categorieën worden gemaakt hebben immers gevolgen voor de categorieën die daarop volgen. Het ad hoc beschikbaar stellen van informatie werkt in die zin wel voor de eenvoudige categorieën, maar niet voor de ingewikkelde categorieën.

Deze vragen om een aanpassing van de interne informatiehuishouding en de administratieve processen en dit moet vanaf categorie één projectmatig en integraal worden aangepakt. Deze werkwijze voorkomt ook dat een lappendeken ontstaat van informatie die op verschillende manieren en verschillende plaatsen openbaar is gemaakt. Er moet dus ook bij de relatief eenvoudige categorieën eerst worden nagedacht hoe en waar informatie wordt ontsloten, omdat deze keuze dus doorwerkt voor de volgende categorieën. Het bovenstaande neemt overigens niet weg dat wij bepaalde informatie-categorieën al wel ontsluiten, zoals raadsstukken,

pagina

3/6

Bestuurlijke reactie rekenkamer

wet- en regelgeving en jaarstukken. Ook organisatiegegevens zijn grotendeels openbaar. Het is dus niet zo dat wij op dit moment niets actief openbaar maken. Maar wij nemen de tijd om - in lijn met de gefaseerde invoering van de wet - ons eerst goed voor te bereiden voordat wij verdergaan met het actief openbaar maken van andere informatie-categorieën. Aanbeveling 3 Stel een nieuwe projectleider Woo aan en maak een nieuwe start met het Woo-projectteam. Met een duidelijke projectleider kan er meer voortgang worden geboekt en kan er een heldere projectplanning worden opgezet. Dit zorgt ervoor dat de Woo meer aandacht krijgt binnen de organisatie en dat de gemeente klaar is voor de toekomstige verplichtingen met betrekking tot het openbaar maken van informatiecategorieën. Reactie Wij onderschrijven uw aanbeveling ten aanzien van het bevorderen van de benodigde cultuurverandering en dat een projectgroep daarin een voorbereidende rol vervult. De bemensing van de projectgroep heeft de aandacht van ons college en het Gemeentelijk Management Team (GMT). Wij hebben daarbij in lijn met het gekozen ambitieniveau nadrukkelijk oog voor de werkbelasting in de ambtelijke organisatie in relatie tot de andere ambities die ook inzet vragen. Wij bereiden ons stapsgewijs voor op de toekomstige verplichtingen en pakken dat projectmatig aan.

Aanbeveling 4 Stuur nadrukkelijk op doorlooptijden van de Woo-verzoeken. Dat betekent ook dat er gewerkt wordt met deadlines voor de verschillende deelstappen. Ook al is elk Woo-verzoek uniek in complexiteit en omvang, een indicatief doorloopschema kan het proces stroomlijnen. Het biedt houvast en overzicht voor alle medewerkers die betrokken zijn bij het afhandelen van een verzoek. Binnen de afdeling Informatievoorziening (IV) is relevante kennis aanwezig over waar informatie zich bevindt in de systemen en hoe er het beste gezocht kan worden. Het is daarom wenselijk al bij de start van een Wooproces experts vanuit IV in te schakelen. Reactie Wij nemen deze aanbeveling niet over. We zien geen noodzaak om op de verschillende deelstappen deadlines in te stellen. Wij erkennen dat het belangrijk is om binnen de afhandeltermijnen een besluit te nemen, onze werkwijze is hierop ingericht. Het proces van de behandeling van Woo-verzoeken is in de afgelopen tijd verbeterd en sterk gestroomlijnd. Zo wordt een binnengekomen verzoek direct opgepakt en vindt een eerste beoordeling plaats. Bij onduidelijke, complexe en/of grote verzoeken wordt gelijk contact gelegd met de verzoeker om de informatiebehoefte duidelijk te krijgen en om afspraken te maken over de afhandelingstermijn en de prioritering in het aanleveren van de informatie.

Bij complexe verzoeken wordt een startbijeenkomst georganiseerd met medewerkers van de betrokken afdelingen om efficiënte afspraken te maken. Deze afspraken en de voortgang worden door de Woo-behandelaar goed bewaakt, zodat er zo min mogelijk tijd zit tussen alle stappen die tot het besluit leiden. Deze werkwijze werpt zijn vruchten af. Het overgrote deel van de Woo-verzoeken wordt binnen de wettelijke termijn afgehandeld. De verklaring waarom bepaalde verzoeken niet binnen de wettelijke termijn worden afgehandeld heeft in de eerste plaats te maken met de complexiteit en omvang van de verzoeken. Zoals u in uw rapport aangeeft is overeenkomstig het landelijk gemiddelde 25% van alle verzoeken een zeer groot verzoek (200 pagina’s of meer) en 50% een groot verzoek (tussen 50 en 200 pagina’s). Bovendien moet bij Wooverzoeken een intensieve belangenafweging worden gemaakt. Bij alle openbaar te maken documenten moet worden getoetst of er uitzonderingsgronden van toepassing zijn, zoals privacygevoelige informatie of informatie die de financiële belangen van de gemeente kunnen schaden. Deze informatie moet gelakt worden en dit moet vervolgens goed gemotiveerd worden in het besluit. Ook moet er zorgvuldig worden beoordeeld of er belangen van derden betrokken zijn. Als dat zo is dan moet die om een zienswijze worden gevraagd.

Dit zijn tijdrovende processen die ook veel personele capaciteit vergen, zeker wanneer het gaat om een grote hoeveelheid informatie met mogelijk meerdere derde-

pagina

4/6

Bestuurlijke reactie rekenkamer

belanghebbenden. Daarbij komt dat het onvoorspelbaar is wanneer welk type verzoeken worden ingediend. Het komt voor dat in korte tijd meerdere verzoeken worden ingediend. Als dat ook nog omvangrijke of complexe verzoeken zijn, is het moeilijk deze allemaal binnen de wettelijke termijn af te handelen. De uitdaging in het halen van de termijnen wordt met andere woorden veroorzaakt door de aard van de werkzaamheden en de onvoorspelbaarheid van de werklast en niet zozeer in de uitlijning van het proces. Het is aan ons om het behandelproces zo strak mogelijk in te regelen en met de ambtelijke expertise waarover wij beschikken hierop te sturen binnen de mogelijkheden die wij daarvoor hebben. Verder is het inderdaad zo dat het niet altijd duidelijk is op welke plek informatie - waar een Woo verzoek betrekking op heeft - te vinden is. Dit maakt het soms lastig om de informatie snel te vinden. Een medewerker van Informatievoorziening kan daarbij helpen. In samenwerking met het team Informatievoorziening zijn er ook al concrete stappen gezet om de vindbaarheid van informatie te verbeteren. De focus ligt daarbij vooral op de implementatie van een applicatie (zoekmachine) die met name ook in netwerkschrijven en in mailboxen kan zoeken. Veel van de informatie die daar staat is decennialang niet voorzien van metadata en het vinden daarvan is om die reden lastig en tijdrovend.

Een zoekmachine die niet alleen in meerdere bronnen kan zoeken, maar ook op de inhoud van een document (en dus niet afhankelijk is van metadata) zal betere zoekresultaten en tijdswinst opleveren. In januari 2024 wordt daarvoor een nieuwe versie van de applicatie MyLex Pro in gebruik genomen. Aanbeveling 5 Bouw verder aan een cultuurverandering. Uiteindelijk gaat het bij de Woo om het creëren van een cultuur van ‘open, tenzij’. Het openhartig delen van informatie kan bijdragen aan het overbruggen van de afstand tussen overheid en burger. Ambtenaren werken uiteindelijk voor de samenleving. Een cultuurverandering begint bij sterke en duidelijke signalen vanuit de ambtelijke/bestuurlijke top. Het is belangrijk dat afdelingen binnen de gemeente vaker dilemma’s rond openbaarheid bespreken. Reactie Wij zijn het eens met de aanbeveling dat houding en gedrag de succesfactoren zijn voor een goede implementatie van de Woo. Een cultuurverandering gaat niet vanzelf. Daar zijn aandacht, tijd en middelen voor nodig en het lukt alleen als het belang van transparant werken structureel onder de aandacht wordt gebracht, ook na afronding van het implementatieproject. Dit kan bijvoorbeeld door nieuwsbrieven of andere berichten op ons intranet.

Ook moet er oog zijn voor de vrees van ambtenaren dat zij zich minder vrij voelen om op te schrijven wat zij vinden, in het licht van de persoonlijke beleidsopvatting. Deze vrees kan deels worden weggenomen door praktische hulp, zoals voorlichting en trainingen. Wij onderschrijven bovendien uw oproep dat personen hoog in de organisatie, het college, maar ook de leden van de gemeenteraad in woord en daad het belang van openbaarheid uitdragen, zodat medewerkers zich daardoor geïnspireerd en gesteund voelen. Wij nemen dit onderwerp dan ook mee als een belangrijk aandachtspunt in het implementatieproject. Aanbeveling 6 Monitor de openbaarheid en deel de informatie met de raad. De gemeente kan beter communiceren over de stand van zaken op het gebied van actieve en passieve openbaarheid. Een dashboard kan daarbij nuttig en verhelderend zijn. Daarbij kunnen ook de financiën rondom de Woo beter inzichtelijk worden gemaakt. Op deze manier kan de gemeente verantwoording afleggen en de voortgang bewaken. Reactie Wij zien geen aanleiding om deze aanbeveling over te nemen. In deze fase willen wij onze inzet richten op de voorbereidingen die nodig zijn om straks te kunnen voldoen aan de wettelijke vereisten ten aanzien van de actieve openbaarmaking van alle categorieën.

Op de website waarstaatjegemeente.nl is cijfermatige informatie te vinden over alle gemeenten op alle belangrijke beleidsterreinen, waaronder de implementatie van de Woo. Ook over de gemeente Pijnacker-Nootdorp is informatie te vinden, inclusief het aantal Woo-verzoeken in een jaar. Deze

pagina

5/6

Bestuurlijke reactie rekenkamer

informatie leveren wij periodiek aan. Verder rapporteren wij via de P&C cyclus over de voorbereidingen die wij treffen inzake de Woo en over het aantal behandelde Woo verzoeken. Wij gaan ervanuit zo voldoende te zijn ingegaan op uw rapport en de aanbevelingen die u daarbij doet en kijken uit naar het gesprek in de raad over het onderwerp.

Het college van Pijnacker-Nootdorp,

Annelies Kroeskamp secretaris

pagina

6/6

Björn Lugthart burgemeester