Beantwoording beeldvormende vragen TROTS -Instellen Rekenkamer

Memo

zaaknummer

1365512

berichtnummer

1281931

aan

Gemeenteraad

van

Rekenkamercommissie

afschrift datum onderwerp status

7 juni 2023 Beantwoording beeldvormende vragen Trots over instellen van een Rekenkamer Definitief

Door de fractie van Trots zijn beeldvormende vragen over het instellen van de Rekenkamer PijnackerNootdorp gesteld. Hieronder treft u de beantwoording aan. Vraag 1 Wanneer wordt de secretaris van de Rekenkamer Pijnacker-Nootdorp benoemd? En wie is verantwoordelijk voor de benoeming? Antwoord Artikel 81j, tweede lid, van de Gemeentewet beschrijft dat het college besluit ‘tot het aangaan van arbeidsovereenkomsten met zoveel ambtenaren van de rekenkamer als nodig zijn voor een goede uitoefening van haar werkzaamheden’. Dit gebeurt ‘[o]p voordracht van de voorzitter of het enige lid van de rekenkamer’. Conform de mogelijkheid die artikel 81j, derde lid, biedt, is de ondersteuning van de rekenkamer op dit moment ondergebracht bij een op de griffie werkzame medewerker. Deze heeft volgens de huidige en nieuwe reglementen de titel ‘secretaris’. Bij de sollicitatieprocedure voor deze medewerker is de voorzitter van rekenkamercommissie betrokken geweest, maar lag de uiteindelijke verantwoordelijkheid bij de griffier. Bij een volgende sollicitatieprocedure wordt de procedure uit artikel 81j van de Gemeentewet gevolgd. Het college zal dan op voorstel van de voorzitter van de rekenkamer moeten besluiten over het aangaan van een arbeidsovereenkomst met een secretaris.

Hierbij zal de griffier uiteraard ook betrokken zijn, omdat de secretaris tevens medewerker van de griffie zal zijn en naar alle waarschijnlijkheid ook raadsadviseur/plaatsvervangend griffier zal zijn. Van een formele benoeming is geen sprake. Dit is ook niet (wettelijk) nodig, omdat de secretaris geen lid is van de rekenkamer. Vraag 2 De tabel op pagina 3 van het raadsvoorstel houdt geen rekening met de stijging van het inwonersaantal. Aangezien het budget gekoppeld is aan het inwoneraantal: onder welke kostenpost valt het eventuele extra budget? Antwoord De tabel op pagina 3 van het raadsvoorstel geeft een overzicht van de situatie zoals die op dit moment is. In de verordening valt te lezen dat het budget een budget per inwoner is, zodat bij een stijging van het aantal inwoners het budget stijgt (en vice versa). Dit wordt jaarlijks verwerkt in de gemeentebegroting onder programma 9, Bestuur en dienstverlening. Vraag 3 Waarom wordt de uitvoering van dit voorstel niet geëvalueerd? Er wordt immers om een verhoging van 30% aan budget gevraagd. En de werkwijze met de gemeenteraad wordt anders.

pagina

1/2

Memo

Antwoord De rekenkamer rapporteert jaarlijks in haar jaarverslag welke activiteiten zij heeft ondernomen, welke onderzoeken zijn uitgevoerd en wat van alle activiteiten en onderzoeken de kosten zijn geweest. Via deze weg kan de gemeenteraad/kunnen raadsleden beoordelen of hij vindt/zij vinden dat de middelen goed en effectief door de rekenkamer zijn ingezet. Een vast onderdeel van de werkzaamheden van huidige rekenkamercommissie is de jaarlijkse heisessie. Tijdens deze heisessie evalueert de rekenkamercommissie (onderdelen van) haar werkzaamheden. De nieuw ingestelde rekenkamer zal deze praktijk overnemen. Tegelijk is in de voorliggende verordening een evaluatiebepaling opgenomen. Er komt namelijk een klankbordgesprek tussen rekenkamer en raad (artikel 3). Een van de onderwerpen die tijdens een klankbordgesprek aan de orde komt, is het geheel aan (onderzoeks)activiteiten van de rekenkamer (artikel 3, derde lid). Daaronder vallen uiteraard ook manieren van communiceren met de raad en activiteiten die de rekenkamer voor/met de raad organiseert. Over de klankbordgesprekken, en hoe deze functioneren, rapporteert de rekenkamer vervolgens weer in het jaarverslag. Zo wordt de effectiviteit van de werkwijze beschreven en kan de raad hoe effectief hij de werkwijze acht. De evaluatie van het voorstel is, kortom, niet specifiek onder het kopje ‘evaluatie’ beschreven.

Evaluatie in brede zin is geborgd in de verordening en in de werkpraktijk van de rekenkamer. Vraag 4 Waarom is de voorzitter de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van de rekenkamer en niet bijvoorbeeld de secretaris? Antwoord De secretaris werkt volgens de huidige verordening (artikel 9, derde lid) en de nu voorliggende verordening (artikel 8, derde lid) onder verantwoordelijkheid van de rekenkamer(commissie). De secretaris is ook geen lid van de rekenkamer. Tegelijkertijd is de secretaris een belangrijke uitvoerder van hetgeen de rekenkamer besluit. Hierbij kunnen op diverse momenten ook vraagstukken omtrent privacy en informatieveiligheid spelen. Als de secretaris dan tevens Functionaris Gegevensbescherming (FG) zou zijn, ontstaat een ‘dubbele pettenkwestie’. Dat is onwenselijk, omdat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) de onafhankelijkheid van een FG belangrijk acht. Vanwege de directe verantwoordelijkheidsrelatie tussen rekenkamer en secretaris en in het kader van functiescheiding acht de rekenkamercommissie het verstandig om de FG-functie bij een lid van de rekenkamer te beleggen. De voorzitter is hiervoor de meest aangewezen persoon, omdat deze het meest regelmatig overleg heeft met de secretaris, een goede informatiepositie heeft en voldoende middelen heeft om zijn taak uit te voeren.

Overigens is de voorzitter volgens de huidige reglementen ook al de FG van de rekenkamer. De nieuwe reglementen brengen dus geen verandering aan.

pagina

2/2