Beantwoording beeldvormende vragen PPN - Rekenkameronderzoek Wet open overheid

Memo beantwoording beeldvormende vragen

zaaknummer

1487424

berichtnummer

1338945

aan

Raad

van

College

afschrift datum onderwerp status

8 februari 2024 Beantwoording beeldvormende vragen over beantwoording beeldvormende vragen rekenkamerrapport woo Informatief

Door de fractie Progressief Pijnacker-Nootdorp zijn beeldvormende vragen gesteld over het Rekenkamerrapport WOO (agendapunt 6a). Hieronder treft u de beantwoording aan. Vraag 1 Op basis van welke argumenten en afweging is gekozen voor het ambitieniveau ‘basis’? Wat waren de andere mogelijkheden, en welke kosten horen hierbij? Antwoord Met het ambitieniveau ‘Basis’ voldoen wij aan onze wettelijke verplichtingen. Bij het formuleren van de ambitie hebben wij gewogen wat – gezien de omstandigheden in deze fase van invoering – uitvoerbaar en haalbaar is. Wij hechten belang aan transparantie en zien dat de wetgeving ook steeds hogere ambities en eisen stelt aan de overheden op dit gebied. Het ambitieniveau 'Basis' is een van de vier opties die landelijk zijn gegeven (Beneden-Basis/Basis/Medium/Plus). De VNG beschrijft de vier ambitieniveaus als volgt: • Beneden-basis: De gemeente voldoet niet aan de in de Woo gestelde eisen. • Basis: De gemeente volgt de wettelijke fasering van de Woo. Voor elke fase worden de documenten uit de betreffende categorie vanaf de wettelijk verplichte datum actief openbaar gemaakt. • Medium: De gemeente voldoet aan de wettelijke verplichtingen en maakt daarnaast ook een aantal extra categorieën openbaar, waarvoor openbaarmaking (nog) niet wettelijk verplicht is.

• Plus: De gemeente voldoet aan de wettelijke minimum en maakt ook alle stukken uit de nog niet in werking getreden fases al actief openbaar. Ook maakt de gemeente stukken openbaar waarvoor geen wettelijke verplichting tot openbaarmaking geldt, zoals onderliggende informatie. Intensivering van het ambitieniveau vraagt extra inzet, aanpassing in werkwijzen en informatievoorzieningen en een cultuurverandering. Om die reden is er door de landelijke overheid gekozen voor een gefaseerde invoering, die wij volgen. De extra uitvoeringskosten die de hogere ambitieniveaus vragen zijn nog niet inzichtelijk. Vraag 2 Welk gedeelte van de extra middelen uit het gemeentefonds is al ingezet ten behoeve van de implementatie van de WOO? Antwoord De extra middelen vanuit het Gemeentefonds ten behoeve van de implementatie van de WOO zijn op dit moment nog niet ingezet. In 2022 was er onvoldoende capaciteit om het project te starten waardoor het budget voor 2022 niet is benut (opgenomen in Jaarrekening 2022). De werkzaamheden in 2023 hebben hoofdzakelijk beslag gelegd op personele inzet. Daarnaast is er een anonimiseringstool aangeschaft voor de gemeente, die structureel €6000 per jaar kost. Er is ook ongeveer €3000 gebruikt voor de implementatie ervan. Deze kosten worden gedekt vanuit het informatiemanagementbudget dat is gereserveerd in het ICT-beheerplan voor de implementatie van de Woo.

pagina

1/2

Memo beantwoording beeldvormende vragen

Vraag 3 Welke voorbereidingen zijn al getroffen voor de invoering van de actieve publicatieplicht? Antwoord Op dit moment wordt in kaart gebracht welke voorbereidingen wij moeten treffen om te kunnen voldoen aan de actieve publicatieplicht. Vraag 4 Welke maatregelen zijn nodig om WOO-verzoeken binnen de daarvoor geldende termijn af te handelen? Antwoord Het merendeel van alle verzoeken (73% in 2022) wordt binnen de wettelijke termijn afgehandeld. Verder is de gemiddelde afhandelingstermijn (in 2022) 47 dagen, waar de maximale wettelijke termijn 42 dagen is. De reden waarom de wettelijke termijn toch niet in alle gevallen wordt gehaald, is gelegen in de intensieve en tijdrovende aard van de werkzaamheden en de onvoorspelbaarheid van de werklast. Elk verzoek moet immers zorgvuldig worden behandeld. Eerst moeten de gevraagde documenten worden opgezocht. Vervolgens moet per document worden beoordeeld of er weigeringsgronden van toepassing zijn, er belangen van derden betrokken zijn en zo ja, of deze derden om een zienswijze moeten worden gevraagd. Ook moet informatie die niet openbaar gemaakt kan worden, worden gelakt en elke lakkering moet goed worden gemotiveerd. Deze werkzaamheden zijn tijdrovend en vragen behoorlijk wat personele inzet, zeker als het om grote verzoeken gaat.

Als er binnen korte termijn meerdere verschillende verzoeken worden ingediend, is het moeilijk om deze personele capaciteit vrij te maken. Ten slotte is het soms lastig om de gevraagde documenten snel op te zoeken. Zoals in de bestuurlijke reactie uitgelegd kan een zoekmachine die in meerdere bronnen en op inhoud van documenten kan zoeken behulpzaam en tijdbesparend zijn. Wij zijn bezig met de aanschaf van een dergelijke zoekmachine. Hoewel dit proces wat vertraging heeft opgelopen wegens aanbestedingsregels, is het steven onveranderd om de zoekmachine zo snel als binnen de regels mogelijk is operationeel te hebben.

pagina

2/2