Advies Auditcommissie verantwoording fractieondersteuning 2020 ondertekend

Oranjeplein 1, 2641 EZ Pijnacker Postbus 1, 2640 AA Pijnacker telefoon 14 015 e-mail info@pijnacker-nootdorp.nl internet www.pijnacker-nootdorp.nl adres post

Aan: Gemeenteraad Pijnacker-Nootdorp

Advies Auditcommissie over verantwoording fractieondersteuning 2020 J.P. van der Haas verzenddatum 18 februari 2021 zaaknummer 1212721 briefnummer 1091356 onderwerp

nadere informatie

uw brief van uw kenmerk

Beste leden van de gemeenteraad, Inleiding Jaarlijks ontvangen alle fracties in de raad een bedrag van de gemeente waarmee ze uitgaven doen conform de geldende Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2018.1 In de verordening en bijbehorende fractiegeldentabel is de fractieondersteuning geregeld. Deze stelt in artikel 6 en 7: • Fracties ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie; • Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. De verordening benoemt ook een aantal zaken waaraan fracties de gekregen vergoeding niet mogen besteden. De essentie is dat de middelen bedoeld zijn is voor het functioneren van de fractie als geheel en niet ten behoeve van individuele raadsleden. Daarvoor is de persoonlijk onkostenvergoeding bedoeld. De Auditcommissie heeft als taak om, binnen de regels van de Gemeentewet en bovenstaande verordening, de uitgaven van de fracties op rechtmatigheid te controleren en vervolgens advies uit te brengen aan de gemeenteraad. Iedere fractie maakt voor zichzelf de afweging of een uitgave doelmatig is en legt hier in het openbare debat verantwoording over af. De gemeenteraad stelt uiteindelijk de hoogte van de fractievergoeding vast. Hiervoor zijn een raadsvoorstel en concept-raadsbesluit opgesteld.

De gedane uitgaven zijn – als bijlage – digitaal beschikbaar, zodat het geheel aan uitgaven transparant is. Controle en advies fractieondersteuning 2020 De auditcommissie heeft op 10 februari 2021 uitgaven over 2020 bekeken en besproken. Op basis van extra gevraagde en aangeleverde informatie is op 17 februari nogmaals over enkele uitgaven gesproken. De fracties van de VVD, EA, CDA, D66, GBPN, PvdD en TrotsPN hebben declaraties ingediend. De fracties van PPN en CU-SGP hebben geen kosten gedeclareerd. De kosten zijn als volgt:

1

pagina

Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2018 Pijnacker-Nootdorp.

1/2

Op basis van de controle heeft de auditcommissie de volgende opmerkingen: 1. Kosten excursie/werkbezoek/bijeenkomst/heisessie: Het maximaal te declareren bedrag per kalenderjaar voor deze post wordt bepaald in artikel 7 lid j van de Verordening. Per benoemd (buiten)raadsleden mag een fractie €100,- uitgeven aan deze soort activiteit plus € 50,- per (buiten)raadslid voor horeca. Diverse fracties hebben hier budget voor ingezet; alle zijn binnen de voor hen geldende grens gebleven. 2. Uitgaven ondersteuning: Enkele fracties hebben de vergoeding ingezet voor het organiseren van fractieondersteuning. Aan één fractie heeft de auditcommissie om nadere informatie aangaande de urenbesteding gevraagd. De verstrekte vergoedingen vallen onder de vrijwilligersvergoeding. De auditcommissie attendeert de fracties graag op de regels van de Belastingdienst ten aanzien van de vrijwilligersvergoeding.2 Tevens wijst zij de fracties erop dat de bedragen van de maximale vrijwilligersvergoeding zijn veranderd. 3. Verordening en fractiegeldentabel: de controle geeft voor de auditcommissie geen aanleiding tot het voorstellen van wijzigingen van de verordening en de fractiegeldentabel. Wel geeft de commissie een advies aangaande de declaraties van fractieassistenten, te weten: stel een standaard declaratieformulier op voor fractieassistenten/fractieondersteuners met taken- en urenverantwoording.

De griffie zal hiertoe een voorstel doen, waarna de auditcommissie hierover een besluit neemt. Op basis van alle aangeleverde informatie adviseert de auditcommissie positief over de rechtmatigheid van de door de fracties gedane uitgaven. De commissie bedankt alle fracties voor hun medewerking aan dit proces. Erop vertrouwend u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Met vriendelijke groet, namens de Auditcommissie,

A.B. Volkers voorzitter

2

pagina

Belastingdienst

2/2