Advies auditcommissie over fractieondersteuning 2021

Oranjeplein 1, 2641 EZ Pijnacker Postbus 1, 2640 AA Pijnacker telefoon 14 015 e-mail info@pijnacker-nootdorp.nl internet www.pijnacker-nootdorp.nl adres post

Aan: Gemeenteraad Pijnacker-Nootdorp

Advies auditcommissie over fractievergoeding 2021 J.P. van der Haas verzenddatum 20 januari 2022 zaaknummer 1228691 briefnummer 1166648 onderwerp

nadere informatie

uw brief van uw kenmerk

Beste leden van de gemeenteraad, Jaarlijks ontvangen alle fracties in de raad een bedrag van de gemeente waarmee ze uitgaven kunnen doen ten behoeve van: • Het bevorderen van het functioneren van de fractie; • Het versterken van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie. De uitgaven worden gedaan conform de geldende Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2018 en bijbehorende fractiegeldentabel.1 De verordening benoemt ook een aantal zaken waaraan fracties de gekregen vergoeding niet mogen besteden. De essentie is dat de middelen bedoeld zijn is voor het functioneren van de fractie als geheel en niet ten behoeve van individuele raadsleden. Daarvoor is de persoonlijk onkostenvergoeding bedoeld. De auditcommissie heeft als taak om, binnen de regels van de Gemeentewet en bovengenoemde verordening, de uitgaven van de fracties op rechtmatigheid te controleren en vervolgens advies uit te brengen aan de gemeenteraad. Iedere fractie maakt voor zichzelf de afweging of een uitgave doelmatig is en legt hier in het openbare debat verantwoording over af. De gemeenteraad stelt uiteindelijk de hoogte van de fractievergoeding vast. Hiervoor zijn een raadsvoorstel en raadsbesluit opgesteld. De gedane uitgaven zijn – als bijlage – digitaal beschikbaar, zodat het geheel aan uitgaven transparant is.

Controle en advies fractieondersteuning 2021 De auditcommissie heeft op 19 januari 2022 de uitgaven over 2021 bekeken en besproken. De fracties van de VVD, EA, CDA, PPN, D66, GBPN en PvdD hebben declaraties ingediend. De fracties van CU-SGP en Trots hebben geen kosten gedeclareerd. Op basis van de controle heeft de auditcommissie de volgende opmerkingen: 1. Kosten excursie/werkbezoek/bijeenkomst/heisessie: Het maximaal te declareren bedrag per kalenderjaar voor deze post wordt bepaald in artikel 7 lid j van de Verordening. Per benoemd (buiten)raadsleden mag een fractie €100,- uitgeven aan deze soort activiteit plus € 50,- per 1

pagina

Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2018 Pijnacker-Nootdorp.

1/2

2.

3.

(buiten)raadslid voor horeca. Slechts één fractie heeft hier budget voor ingezet en is binnen de geldende grens gebleven. Uitgaven ondersteuning: Eén fractie heeft de vergoeding ingezet voor het organiseren van fractieondersteuning. De verstrekte vergoedingen vallen onder de vrijwilligersvergoeding. De auditcommissie attendeert de fracties graag op de regels van de Belastingdienst ten aanzien van de vrijwilligersvergoeding.2 Vorig jaar heeft de auditcommissie geadviseerd een standaard declaratieformulier op te stellen voor fractieassistenten/fractieondersteuners met taken- en urenverantwoording. De griffie heeft een voorstel gedaan, waarna de commissie akkoord heeft gegeven. Vervolgens zijn de fracties per mail geïnformeerd. Het declaratieformulier is sinds april 2021 te vinden op Notubiz (inloggen noodzakelijk). Verordening en fractiegeldentabel: de controle geeft voor de auditcommissie geen aanleiding tot het voorstellen van wijzigingen van de verordening en de fractiegeldentabel.

Op basis van alle aangeleverde informatie adviseert de auditcommissie positief over de rechtmatigheid van de door de fracties gedane uitgaven. De commissie bedankt alle fracties voor hun medewerking aan de controle. Erop vertrouwend u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.

Met vriendelijke groet, namens de auditcommissie,

A.B. Volkers voorzitter

2

pagina

Belastingdienst

2/2