Advies auditcommissie over Controleverordening 2023

Oranjeplein 1, 2641 EZ Pijnacker Postbus 1, 2640 AA Pijnacker telefoon 14 015 e-mail info@pijnacker-nootdorp.nl internet www.pijnacker-nootdorp.nl adres post

Aan: Gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp

Advies auditcommissie over Controleverordening 2023 J.P. van der Haas verzenddatum 19 september 2023 zaaknummer 1392375 briefnummer 1306159 onderwerp

nadere informatie

uw brief van uw kenmerk

Beste leden van de gemeenteraad, Inleiding In de aankomende oktobercyclus bespreekt u de Controleverordening 2023. Deze verordening vervangt de op dit moment geldende verordening uit 2004. De auditcommissie is blij dat deze verordening voor herziening aan de raad is aangeboden, temeer omdat het presidium op voorstel van de auditcommissie een brief aan het college met het verzoek tot herziening heeft gestuurd. De Controleverordening, die voortkomt uit artikel 213 van de Gemeentewet, stelt de kaders waarbinnen de jaarrekeningcontrole wordt ingericht. Daarmee is de verordening van belang voor de accountant, maar ook voor de raad en het college. De auditcommissie heeft het van belang geacht goed naar deze verordening te kijken. Advies aan de raad In haar vergadering van 13 september jl. heeft de auditcommissie het voorstel voor een nieuwe verordening besproken met wethouder, ambtelijke ondersteuning en accountant. Dit informatieve gesprek heeft geleid tot het advies van de auditcommissie om de verordening op enkele punten aan te passen. Ten eerste de definitie en afkorting van de auditcommissie (artikel 1 sub C). Er wordt voorgesteld een afkorting te gebruiken die volgens de auditcommissie niet bijdraagt aan de herkenbaarheid van de commissie.

Tevens strookt de voorgestelde definitie niet met de samenstelling van de commissie, aangezien fractieleden van buiten de raad volgens het Reglement van Orde (RvO) lid kunnen zijn van de auditcommissie. Daarom stelt de auditcommissie voor om in artikel 1 sub C te verwijzen naar het relevante artikel in het Reglement van Orde, te weten artikel 4, en de afkorting ‘ACPN’ te laten vervallen (deze wordt genoemd in artikelen 4 en 7 van voorliggende verordening). Ten tweede acht de auditcommissie artikel 2 sub B nog niet compleet. Een accountant wordt in onze gemeente voor vier jaar benoemd, maar we kennen ook verlengingsopties in het contract. De commissie stelt dan ook voor achter de huidige zin een nieuwe zin toe te voegen, die als volgt luidt: ‘In het contract kunnen afspraken worden gemaakt over opties tot verlenging van deze 4 jaar.’

pagina

1/3

Ten derde stelt de auditcommissie voor om de formulering in artikel 2 sub C aan te passen. De aanbesteding van de accountantsdienst wordt volgens het RvO van de gemeenteraad door de auditcommissie opgestart en begeleid. Dit is ook de praktijk geweest bij de afgelopen aanbesteding (20222023). Daarom is het advies van de commissie de eerste zin van artikel 2 sub C te formuleren als ‘De raad bereidt in overleg met het college de aanbesteding van de accountantscontrole voor.’ Ten vierde was voor de auditcommissie de formulering van artikel 2, sub C, onder 2 niet duidelijk. Mede op advies van de accountant stelt de commissie volgende formulering voor: ‘2. De apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen afwijkende goedkeuringsen rapporteringstoleranties, die worden bepaald door de omvang van de financiële verantwoording.’ Een vijfde punt betreft de deadline voor het aanleveren van de jaarrekening en verslag van de accountant aan de raad, te vinden in artikel 5 sub C. In de oude verordening stond deze op 1 juni. In de nieuwe verordening wordt voorgesteld deze deadline op 15 juli te zetten. De auditcommissie meent dat dit geen werkbare datum is, omdat de vastgestelde jaarrekening uiterlijk op 15 juli aan de provincie moet zijn gestuurd.

Tegelijk erkent de commissie dat aanleveren op 1 juni lastig is in verband met de afhankelijkheid van bijvoorbeeld cijfers van gemeenschappelijke regelingen. Zodoende stelt de auditcommissie voor deze deadline op 1 juli te stellen of te kiezen voor de formulering ‘uiterlijk 8 dagen voorafgaand aan de vergadering waarin de jaarrekening door de raad wordt besproken.’ Zo houdt de raad voldoende tijd om de jaarrekening en het verslag van de accountant goed te kunnen voorbereiden. Het zesde punt ligt in het verlengde van het vorige. In artikel 5 sub D valt te lezen dat het college de jaarlijkse management letter (verslag van tussentijdse controle) aan de raad stuurt. Er is echter geen aanleverdatum genoemd, terwijl de modelverordening van de VNG deze wel als optie geeft. Omwille van de duidelijkheid en het bewaken van het controleproces adviseert de auditcommissie om het einde van de zin te formuleren als ‘(…) uiterlijk op 31 december aan de raad.’ Tot slot bestond bij de auditcommissie verwarring over de formulering van artikel 9 sub B. De kern is dat wet- en regelgeving die wel is aangekondigd maar niet in werking is getreden tóch van toepassing is binnen deze verordening. De accountant gaf aan dat hij, los van of de formulering uit dit sub in de verordening staat, verplicht is te voldoen aan alle wet- en regelgeving, ongeacht of het nu of later in werking treedt.

Ook komt dit sub B niet voor in de modelverordening van de VNG. De wethouder gaf aan beide kanten van het verhaal te begrijpen en te kijken of het nodig is dat deze formulering in de verordening staat. Vandaar dat de commissie voorstelt dit af te wachten en indien het overbodig is, de formulering in het kader van leesbaarheid en efficiëntie te schrappen. Vervolgproces De Controleverordening 2023 is inmiddels geagendeerd voor de raadscyclus van oktober. Zodoende is het nodig om, als een of meerdere leden bovenstaande adviezen wil opnemen in de verordening, een of meerdere amendementen in te dienen bij de behandeling van de Controleverordening. Daarbij is het van belang om in het amendement ook op te nemen dat de toelichting van de verordening op het aangenomen amendement moet worden aangepast. De griffie heeft aangeboden te ondersteunen bij het formuleren van een amendement indien een lid van plan is een wijzigingsvoorstel in te dienen.

pagina

2/3

briefnummer

1306159

Voor meer informatie over het proces en de inhoud van het advies, maar ook bij andere vragen, zijn de leden van de auditcommissie altijd bereid nadere toelichting te geven. Met vriendelijke groet, namens de auditcommissie,

Jorden van der Haas griffier

pagina

3/3

Jim Verdegaal voorzitter