Advies auditcommissie jaarrekening 2024, voorjaarsnota 2025, kadernota 2026

Oranjeplein 1, 2641 EZ Pijnacker Postbus 1, 2640 AA Pijnacker telefoon 14 015 e-mail info@pijnacker-nootdorp.nl internet www.pijnacker-nootdorp.nl adres post

Aan: Gemeenteraad Pijnacker-Nootdorp Kopie: College van B&W Pijnacker-Nootdorp

Advies auditcommissie jaarrekening 2024, voorjaarsnota 2025 en kadernota 2026 P.G. Struik verzenddatum 24 juni 2025 zaaknummer 1560572 briefnummer 1449085 onderwerp

nadere informatie

Beste leden van de raad, Op 3 en 10 juli behandelt u als gemeenteraad de Jaarstukken 2024 en de Voorjaarsnota 2025 en de Kadernota 2026. Het college verantwoordt zich met de jaarstukken over het afgesloten boekjaar 2024. Bij de jaarrekening treft u ook de accountantsverklaring. In de voorjaarsnota zijn financiële actualisaties opgenomen ten opzichte van de begroting 2025 en er wordt gerapporteerd over de voortgang per programma. In hetzelfde document staat de kadernota met daarin kaders voor de begroting 2026-2029. Met deze documenten oefent u uw budgetrecht uit en geeft u inhoudelijk en financieel sturing aan de gemeente. De auditcommissie heeft als taak om te adviseren over de verslagen van de accountant en de kwaliteit en inrichting van de P&C-stukken en te bewaken. Hiervoor nodigt zij geregeld de accountant, wethouder en ambtelijke ondersteuning uit bij haar vergaderingen om informatie aan te reiken en vragen te beantwoorden. In haar vergadering van 10 juni jl. heeft de auditcommissie gesproken over de Jaarstukken 2024, inclusief het concept-accountantsverslag, de Voorjaarsnota 2025 en de Kadernota 2026. Jaarrekening 2024 Bespreking van de stukken De auditcommissie heeft de jaarrekening en het concept-accountantsverslag eerst met de accountant besproken.

Daarbij was er ruimte om op meer technische punten in het verslag van de accountant in te gaan en een beeld te vormen van hoe de accountant tot zijn verslag is te komen. Vervolgens vond een bespreking plaats met wethouder Van Bijnen en ambtelijke ondersteuning. Hierbij was er eveneens ruimte voor vragen en antwoorden vanuit verschillende perspectieven. Het streven daarbij was om de leden van de auditcommissie een zo compleet mogelijk beeld te laten vormen, zodat het advies aan de gemeenteraad gedegen vorm kan krijgen. Aanbevelingen accountant De auditcommissie geeft graag diverse punten mee aan de gemeenteraad. Ten eerste heeft de commissie gesproken over de diverse aanbevelingen die de accountant aan de gemeente doet. Wethouder en ambtelijke ondersteuning herkennen zich in de aanbevelingen en hebben aangegeven daarmee aan de slag te gaan. De auditcommissie is tevreden met dat voornemen en zal de voortgang ervan blijven volgen.

pagina

1/4

De accountant heeft diverse opmerkingen gemaakt over onvolkomenheden binnen de gemeentelijke organisatie. Te lezen zijn onder meer de deels onvoldoende kwaliteit en tijdigheid van het aanleveren van stukken (pagina 12 van het verslag), de niet complete verlofadministratie (p. 18), het ontbreken van een volledige verplichtingenadministratie (p. 17) en het ontbreken van een geactualiseerde en geformaliseerde frauderisicoanalyse (p. 24). Onder meer over deze opmerkingen geeft de auditcommissie u als raad informatie of adviezen mee. De auditcommissie constateert op basis van de jaarrekening en het gesprek met de accountant en de wethouder, dat er stappen in de goede richting gezet zijn ten opzichte van vorig jaar. De commissie is tevreden om te horen dat de accountantscontrole goed is verlopen. Ook is het positief dat de onrechtmatigheid bij Europese aanbestedingen en in zijn totaliteit significant is teruggebracht (Jaarstukken 2024, p. 161). Prestatielevering sociaal domein Op pagina 16 van het accountantsverslag wijst de accountant op onzekerheden bij de prestatielevering in het sociaal domein. De gemeente werkt samen met zorginstellingen voor persoonsgebonden budgetten (PGB’s), Wmo en jeugdhulp. Aanbieders met een opdrachtwaarde onder de € 125.000 hoeven geen controleverklaring te overleggen.

Er moeten bij deze aanbieders dus controlewerkzaamheden worden verricht om de prestatielevering te controleren. Het is bijvoorbeeld mogelijk om inwoners na te bellen over verleende prestaties. Voor PGB’s is dit gedaan, maar voor hulp vanuit de Wmo of jeugdhulp heeft de gemeente geen controle uitgevoerd. De accountant merkt de rechtmatigheid van de kosten voor deze prestaties daarom aan als onzeker. De wethouder gaf na vragen van de auditcommissie aan dat het de bedoeling is om in 2025 ook voor de Wmo controles uit te voeren, zodat de onzekerheid daar teruggebracht kan worden. Zij gaf ook aan dat controles voor Jeugdhulp complexer zijn, omdat hulp verstrekt wordt via het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden. Verlofadministratie In het advies van de auditcommissie bij de jaarstukken van 2023 wezen de auditcommissie de raad op de opmerkingen van de accountant over de niet complete verlofadministratie. In de verlofregistratie kon geen onderscheid gemaakt worden tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof. Zoals u kunt lezen in het accountantsverslag over 2024 (p. 17) is er per januari 2025 een nieuw systeem voor de verlofadministratie in gebruik genomen, waarin dit onderscheid wel kan worden vastgelegd. De oude verlofrechten vervallen in de komende vijf jaar. De grootte van onzekerheid zal de komende vijf jaar dus steeds verder afnemen.

Contracten en verplichtingen Zoals te lezen is op pagina 17 van het accountantsverslag ontbreekt het een volledige gemeentelijke administratie van langlopende verplichtingen. De wethouder gaf tijdens de vergadering aan dat er gewerkt wordt aan verbetering. Zo is er een contractenregister opgezet, met daarin de duur en omvang van de contracten. De verplichtingenadministratie moet nog verder uitgebouwd worden. Dat vraagt bewustwording in de organisatie wat volgens de wethouder niet van de een op de andere dag geregeld is. De auditcommissie blijft de voortgang volgen. Frauderisicoanalyse In het advies over de jaarrekening van 2023 merkte de auditcommissie ook op dat een geactualiseerde en geformaliseerde frauderisicoanalyse ontbrak. In de adviesbrief over de managementletter van de accountant (dd. 12 februari 2025) heeft de auditcommissie de raad erop gewezen dat de urgentie hiervan benadrukt werd door de accountant. De wethouder gaf toen aan ernaar te streven de geactualiseerde frauderisicoanalyse voor het zomerreces van 2025 vast te stellen. De auditcommissie constateert na navraag aan de wethouder dat dit niet gelukt is. De wethouder gaf aan dat er wel

pagina

2/4

briefnummer

1449085

gewerkt wordt aan het opstellen van procesbeschrijvingen waarbij frauderisico’s worden meegenomen. De planning voor het opstellen en vaststellen van de geactualiseerde frauderisicoanalyse is nu ‘dit jaar’. Interbestuurlijk toezicht Een ander onderwerp waar de auditcommissie vragen over heeft gesteld is de rapportage Interbestuurlijk toezicht (IBT) door de provincie. De onderwerpen Informatie- en archiefbeheer en Monumentenzorg en archeologie bevonden zich op 31 december 2024 in trede 2a ‘Informatie opvragen’ van de IBT-ladder. Huisvesting statushouders bevond zich op trede 4 ‘Aankondiging juridische interventie’. Dit laatste onderwerp staat geagendeerd voor de raadscyclus van juni. De wethouder informeerde de auditcommissie dat over de twee onderwerpen in trede 2a een informatiebrief aan de raad volgt. Financiële afdeling De auditcommissie heeft bij de wethouder geïnformeerd in hoeverre de robuustheid van de financiële afdeling is verbeterd. Uit de beantwoording bleek dat er nog veel gewerkt wordt met ingehuurd personeel. Wel is de continuïteit verbeterd door goede afspraken te maken over samenwerking tussen vast personeel en ingehuurd personeel. Met het aanstellen van een nieuwe teamleider en het werven van verder personeel wordt er gewerkt aan de opbouw van een nieuw team. De organisatie lijkt daarmee op de goede weg.

Rechtmatigheidsverantwoording Op de pagina’s 159 tot en met 162 van de jaarstukken is de rechtmatigheidsverklaring opgenomen. De verklaring is onderdeel van de paragraaf bedrijfsvoering. Dit is het tweede jaar dat de verantwoording door het college is opgesteld. In de rechtmatigheidsverantwoording verantwoordt het college zich over de rechtmatigheid van de uitgaven. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, en de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en verordeningen en met bepalingen in wet- en regelgeving. Nadat de verantwoording is opgesteld bekijkt de accountant of de verantwoording een getrouw beeld van de werkelijkheid geeft. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt onderscheid gemaakt tussen ‘bruto’ en ‘netto’ onrechtmatigheidsfouten. ‘Bruto’ is de volledige onrechtmatigheid ten opzichte van wat er door de raad gebudgetteerd is en/of wat er niet volgens de regels is verlopen. Dit zijn dus onder meer budgetoverschrijdingen die niet in 2024 als begrotingswijziging zijn voorgelegd aan de raad. Over 2024 is de bruto onrechtmatigheid opgeteld € 5,7 mln. Het totaal van onrechtmatigheidsfouten ligt daarmee onder de verantwoordingsgrens van € 6 mln. Deze grens is door de gemeenteraad bepaald in de financiële verordening en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves.

De netto onrechtmatigheid wordt vastgesteld door de bruto onrechtmatigheid te verminderen met onrechtmatigheden die als acceptabel worden beschouwd. Begrotingsonrechtmatigheden zijn acceptabel als ze voldoen aan de criteria uit artikel 11 lid 4 van de Financiële verordening gemeente Pijnacker-Nootdorp 2024. De totale netto onrechtmatigheid is € 1,3 mln. Bij de jaarrekening 2023 was de bruto onrechtmatigheid € 11,5 mln en de netto onrechtmatigheid € 5,9 mln. De auditcommissie vindt het positief dat de totale bruto en netto onrechtmatigheid naar beneden is gebracht. De rechtmatigheid blijft wel een aandachtspunt, zeker gezien het aanpassen van de verantwoordingsgrens voor het begrotingsjaar 2025. Onder het kopje ‘voorjaarsnota’ is daar kort wat over toegelicht. Goedkeurende verklaring De auditcommissie is blij dat de accountant een positieve verklaring over de getrouwheid van de jaarrekening afgeeft.

pagina

3/4

Advies De auditcommissie zal de genoemde onderwerpen blijven volgen en wanneer nodig bespreken met de wethouder en accountant. Concluderend adviseert de auditcommissie om de jaarrekening vast te stellen. Voorjaarsnota Financiële kaders Op pagina 14 van de voorjaarsnota is een overzicht opgenomen van voorstellen van het college over de planning van verschillende dossiers in het restant van deze bestuursperiode. In dit overzicht zijn twee financiële beleidsnota’s opgenomen, namelijk de Visie op financieel beleid en de actualisatie van de Nota reserves en voorzieningen. Daarnaast werd aangegeven dat ook artikel 9 van de financiële verordening geactualiseerd moet worden. Dit moet gebeuren voor aanvang van de jaarrekeningcontrole 2025 zodat de juiste goedkeuringstolerantie opgenomen kan worden. Met de recente wijziging van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) wordt de goedkeuringstolerantie per 2025 aangepast. De goedkeuringstolerantie bedraagt tot en met het boekjaar 2024 1% van de totale lasten voor fouten en 3% voor onzekerheden in de uitvoering van de controle. Met de wijziging van het BADO vervalt het onderscheid tussen fouten en onzekerheden. Voortaan wordt uitgegaan van één percentage voor de goedkeuringstolerantie, namelijk 2% van de totale lasten voor alle fouten en onzekerheden opgesteld.

Meer informatie staat in de toelichting op het wijzigingsbesluit van 21 maart 2025. Kadernota Overzicht reserves In maart 2025 heeft de gemeenteraad de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport ‘Beleid financiële reserves’ vastgesteld. De vierde aanbeveling was “Verbeter als college de informatievoorziening omtrent reserves richting de raad”. In haar bestuurlijke reactie op het rekenkamerrapport gaf het college aan dat bij de Kadernota 2026 een overzicht van reserves opgenomen zou worden met informatie over onder meer het doel van de reserve en de looptijd van de reserve. Het overzicht van reserves is opgenomen in bijlage 7.2 van de Kadernota. De informatievoorziening naar de raad is daarmee flink verbeterd ten opzichte van voorgaande jaren. Wel constateert de auditcommissie dat het per reserve verschilt hoe duidelijk de omschrijving van het doel is. Advies aan de raad is om te controleren of deze informatie in volgende versies van dit overzicht verder verduidelijkt wordt. Tot slot De auditcommissie wil de wethouder, de ambtelijke ondersteuning en de accountant hartelijk danken voor de prettige bespreking van de stukken en de gegeven antwoorden. De commissie vertrouwt erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet,

Geerd Struik commissiegriffier

pagina

4/4

Jim Verdegaal voorzitter