Advies auditcommissie jaarrekening 2023 en kadernota 2025

Oranjeplein 1, 2641 EZ Pijnacker Postbus 1, 2640 AA Pijnacker telefoon 14 015 e-mail info@pijnacker-nootdorp.nl internet www.pijnacker-nootdorp.nl adres post

Aan: Gemeenteraad Pijnacker-Nootdorp Kopie: College van B&W Pijnacker-Nootdorp

Advies auditcommissie jaarrekening 2023 en kadernota 2025 J.P. van der Haas verzenddatum 21 juni 2024 zaaknummer 1478999 briefnummer 1369190 onderwerp

nadere informatie

uw brief van uw kenmerk

Beste leden van de raad, Jaarlijks ontvangt u van het college een jaarrekening over het afgesloten boekjaar en een vooruitblik met kaders voor de komende boekjaren. Met deze documenten oefent u uw budgetrecht uit en geeft u inhoudelijk en financieel sturing aan de gemeente. De auditcommissie heeft als taak de planning en controledocumenten te bespreken. Hiervoor nodigt zij regelmatig accountant, wethouder en ambtelijke ondersteuning uit om informatie aan te reiken en vragen te beantwoorden. In haar vergadering van 11 juni jl. heeft de auditcommissie gesproken over de jaarrekening 2023, inclusief een concept-accountantsverslag, en de kadernota 2025. Jaarrekening 2023 Bespreking van de stukken De auditcommissie bespreekt de jaarrekening en het concept-accountantsverslag altijd eerst met de accountant. Daarbij is er ruimte om op meer technische punten in het verslag van de accountant in te gaan en een beeld te vormen van hoe de accountant tot zijn verslag is te komen. Vervolgens vindt een bespreking plaats met wethouder en ambtelijke ondersteuning erbij. Hierbij is er eveneens ruimte voor vragen en antwoorden vanuit verschillende perspectieven. Het streven daarbij is om de leden van de auditcommissie een zo compleet mogelijk beeld te laten vormen, zodat het advies aan de gemeenteraad gedegen vorm kan krijgen.

Toelichting accountant tijdens beeldvorming 4 juli De accountant is bereid gevonden om aan het begin van de beeldvormende vergadering van 4 juli een toelichting te geven op zijn verslag en daarbij specifiek in te gaan op de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Uiteraard kunt u op dat moment ook vragen stellen aan de accountant. De auditcommissie verzoekt de agendacommissie dit in de agenda van 4 juli op te nemen. Inhoudelijk advies De auditcommissie geeft graag diverse punten mee aan de gemeenteraad. Ten eerste heeft de commissie gesproken over de diverse aanbevelingen die de accountant aan de gemeente doet. Wethouder en ambtelijke ondersteuning herkennen zich in de aanbevelingen en hebben aangegeven daarmee aan de

pagina

1/3

slag te gaan. De auditcommissie is tevreden met dat voornemen en zal de voortgang ervan blijven bekijken. Daarnaast heeft de accountant diverse opmerkingen gemaakt over onvolkomenheden binnen de gemeentelijke organisatie. Te lezen zijn onder meer de kwaliteit en tijdigheid van het aanleveren van stukken (pagina 15 van het verslag), de niet complete verlofadministratie (p. 18), de onrechtmatigheid van Europese aanbestedingen (p. 18), een nog ontbrekend contractenregister (p. 23) en een geactualiseerde en geformaliseerde frauderisicoanalyse (p. 28). Wethouder en ambtelijke ondersteuning hebben aangegeven de verschillende genoemde punten te herkennen, goed in beeld te hebben en bezig te zijn met veranderingen op de genoemde punten. De grote (door)ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie maakt dat de genoemde punten een plek krijgen, maar tegelijk ook dat ze niet allemaal meteen kunnen worden opgepakt. Daarbij zijn enkele aanpassingen complex en vanwege krapte in de personele bezetting niet snel uit te voeren. Het boekjaar 2024 wordt een overgangsjaar waarin een deel van de aanbevelingen nog niet of nog handmatig geïmplementeerd zal worden. Onderdeel van dit verbetertraject is het voornemen om de aansluiting tussen het (totale) resultaat in de najaarsnota en de jaarrekening te verbeteren door in december 2024 een extra financiële update aan de raad te sturen.

Ook heeft de auditcommissie gesproken over de vennootschapsbelasting en de boeterente die daarover betaald moest worden vanwege een onjuiste verwerking in 2022 (p. 20 van het verslag). De wethouder heeft aangegeven dat dit grondig wordt uitgezocht om herhaling in de toekomst te voorkomen. Ten vierde is gesproken over de onzekerheden rondom de zorgkosten (p. 21-22 van het accountantsverslag). Reeds diverse jaren besteedt de auditcommissie hier aandacht aan. Dit punt blijft terugkeren, omdat er in een jaar ook declaraties van geleverde zorg uit eerdere jaren binnen kunnen komen. Hoewel beheersmaatregelen mogelijk zijn en de gemeentelijke organisatie hiermee bezig is, blijft dit een punt van aandacht. Ten vijfde is kort gesproken over de ondersteuning van de accountant bij verbijzonderde interne controles ten behoeve van subsidieverstrekkingen (p. 30 verslag)1, gezien de onafhankelijke rol van de accountant ten opzichte van de gemeentelijke organisatie. De accountant heeft aangegeven dat hij enkel ondersteund heeft, maar dat de organisatie deze controle verder zelfstandig heeft uitgevoerd. Dit is voor de auditcommissie een voldoende uitleg. Rechtmatigheidsverantwoording Graag licht de auditcommissie de rechtmatigheidsverantwoording specifiek uit. De verantwoording is dit jaar voor het eerst door het college opgesteld en in de jaarrekening opgenomen.

De accountant bekijkt vervolgens of de verantwoording een juist beeld van de werkelijkheid geeft. Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat er diverse onrechtmatigheden zijn geweest. Onrechtmatigheden zijn hierbij onder andere uitgaven die zijn gedaan waarvoor de raad, als houder van het budgetrecht, geen toestemming heeft gegeven. Indien er wel toestemming voor een uitgave bestaat, maar hierbij niet de Europese aanbestedingsregels zijn opgevolgd, telt deze uitgave ook als 1 Een verbijzonderde interne controle, ook wel VIC genaamd, is een onafhankelijke, interne controle naar efficiëntie,

naleving van wet- en regelgeving, integraliteit en procesverbetering. Medewerkers van de gemeente voeren deze controles uit op een specifiek onderwerp of beleidsterrein. De interne controle levert informatie en inzicht over de (werking van de) interne processen binnen het onderwerp of beleidsterrein op, op basis waarvan het management of het bestuur indien nodig kan bijsturen. De accountant gebruik de informatie en inzichten uit de VIC’s weer voor zijn controles.

pagina

2/3

briefnummer

1369190

onrechtmatigheid. Dit geldt ook voor toestemming waarbij budgetoverschrijdingen zijn ontstaan en waarbij dit in het boekjaar 2023 niet als begrotingswijziging is voorgelegd aan de raad. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen bruto en netto onrechtmatigheid. ‘Bruto’ is de volledige onrechtmatigheid ten opzichte van wat er door de raad gebudgetteerd is en/of wat er niet volgens de regels is verlopen. Over 2023 is dat opgeteld bijna €11,52 miljoen. Voordat de jaarrekening door de raad wordt vastgesteld stelt de raad de geactualiseerde grondexploitaties vast – dit jaar gebeurt dat al op 27 juni tijdens de reguliere besluitvorming. Eventuele onrechtmatigheden op dit punt zijn dan al bij het vaststellen van de jaarrekening goedgekeurd. Dit geldt ook voor de afwijkingen die binnen de kaders van de financiële verordening vallen. Na deze correcties ontstaat een ‘netto’ onrechtmatigheid. Hierover legt het college verantwoording af aan de raad. Dit betreft in totaliteit bijna €5,9 miljoen, waarvan bijna €4,45 miljoen betrekking heeft op het overschrijden van het budgetrecht van de raad en ongeveer €1,44 miljoen op het onvoldoende naleven van (Europese) aanbestedingen. Goedkeurende verklaring De auditcommissie is blij dat de accountant een positieve verklaring over de getrouwheid van de jaarrekening afgeeft.

Kadernota 2025 Met betrekking tot de kadernota geeft de auditcommissie graag aan de raad mee dat zij benieuwd is naar het te voeren debat. De voorliggende kadernota is immers een andere dan de afgelopen jaren. Dit komt niet alleen door de vele richtinggevende keuzes die worden gevraagd, maar ook doordat de functie van de kadernota binnen de P&C-cyclus is veranderd. Beide aspecten hebben invloed op hoe de stukken in elkaar zitten en op het in de raad te voeren debat. De commissie zal zich concentreren op het verloop van het debat. Ze bekijkt of het debat goed gevoerd kan worden op basis van voorliggende stukken en of de raad goed in positie is. Op basis van de ervaringen kan de auditcommissie bekijken of het nuttig is aanbevelingen te doen over de inrichting van de stukken en de rol van de raad daarbij. Deze kan de commissie richting de begrotingsbespreking met de raad delen via een nader advies of bijvoorbeeld een bijeenkomst. Uiteraard zal de commissie dat in overleg met accountant, wethouder en ambtelijke ondersteuning doen. Tot slot De auditcommissie wil de wethouder, de ambtelijke ondersteuning en de accountant hartelijk danken voor de prettige bespreking van de stukken en de gegeven antwoorden. De commissie vertrouwt erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet,

Jorden van der Haas griffier commissie

pagina

3/3

Jim Verdegaal voorzitter