Advies auditcommissie fractieondersteuning 2022-I

Oranjeplein 1, 2641 EZ Pijnacker Postbus 1, 2640 AA Pijnacker telefoon 14 015 e-mail info@pijnacker-nootdorp.nl internet www.pijnacker-nootdorp.nl adres post

Aan: Gemeenteraad Pijnacker-Nootdorp Kopie: College van B&W Pijnacker-Nootdorp

Advies auditcommissie fractieondersteuning 2022-I J.P. van der Haas verzenddatum 16 mei 2022 zaaknummer 1292858 briefnummer 1187957 onderwerp

nadere informatie

uw brief van uw kenmerk

Beste leden van de raad, Jaarlijks ontvangt elke fractie een bedrag van de gemeente waarmee ze uitgaven kan doen voor: • Het bevorderen van het functioneren van de fractie; • Het versterken van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie. De uitgaven worden gedaan conform de geldende Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2018 en bijbehorende fractiegeldentabel. 1 Er zijn ook een aantal zaken waarvoor een fractie de ondersteuning niet mag gebruiken. De essentie is dat de middelen bedoeld zijn is voor het functioneren en ondersteunen van de fractie als geheel en niet ten behoeve van individuele raadsleden. Daarvoor is de persoonlijk onkostenvergoeding bedoeld. De auditcommissie heeft als taak om, binnen de regels van de Gemeentewet en bovengenoemde verordening, de uitgaven van elke fractie op rechtmatigheid te controleren en vervolgens advies uit te brengen aan de gemeenteraad. Iedere fractie maakt voor zichzelf de afweging of een uitgave doelmatig is en legt hier in het openbare debat verantwoording over af. De gemeenteraad stelt uiteindelijk de afronding van de fractieondersteuning vast. Hiervoor zijn een raadsvoorstel en raadsbesluit opgesteld. De gedane uitgaven zijn – als bijlage – digitaal beschikbaar, zodat het geheel aan uitgaven transparant is.

Controle en advies fractieondersteuning 2022 De auditcommissie heeft op 9 mei 2022 de uitgaven over de eerste drie maanden van 2022 bekeken en besproken. De fracties van EA en GB hebben declaraties ingediend. De fracties van VVD, CDA, PPN, D66 PvdD, CU-SGP en Trots hebben geen kosten gedeclareerd. Op basis van de controle heeft de auditcommissie de volgende opmerkingen: 1. Uitgaven ondersteuning: Eén fractie heeft de vergoeding ingezet voor het organiseren van fractieondersteuning. De verstrekte vergoedingen vallen onder de vrijwilligersvergoeding. De auditcommissie attendeert de fracties graag op de regels van de Belastingdienst ten aanzien van de vrijwilligersvergoeding.2 1 2

pagina

Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2018 Pijnacker-Nootdorp. Belastingdienst

1/2

2.

Vorig jaar heeft de auditcommissie geadviseerd een standaard declaratieformulier op te stellen voor fractieassistenten/fractieondersteuners met taken- en urenverantwoording. De griffie heeft een voorstel gedaan, waarna de commissie akkoord heeft gegeven. Vervolgens zijn de fracties per mail geïnformeerd. Het declaratieformulier is sinds april 2021 te vinden op Notubiz (inloggen noodzakelijk). Verordening en fractiegeldentabel: het Presidium heeft in haar vergadering van 4 april 2022 besloten de bedragen aan fractieondersteuning te verhogen, zowel het vaste bedrag als het bedrag per zetel. Dit vereist een wijziging van de verordening. Deze wijziging wordt in de raadscyclus van mei besproken.

Op basis van alle aangeleverde informatie adviseert de auditcommissie positief over de rechtmatigheid van de door de fracties gedane uitgaven. De commissie bedankt alle fracties voor hun medewerking aan de controle. Erop vertrouwend u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.

Met vriendelijke groet, namens de auditcommissie,

drs. J.P. van der Haas griffier

pagina

2/2

J.T. Verdegaal voorzitter