Aanbiedingsnota raad opheffen geheimhouding

Aanbiedingsnota raad

beeldvorming op oordeelvorming op besluitvorming op

invullen organisatie zaaknummer

1529063

berichtnummer

1381559

voorstel over portefeuillehouder behandeld in college

Opheffen geheimhouding 2024 Björn Lugthart 20 augustus 2024

afdeling

Concernstaf

besluit

Ja

bijlagen

​1. 2024-08-13 Overzicht documenten waarop geheimhouding rust tot en met 31 maart 2023 2. 2024-08-13 Overzicht documenten waarop geheimhouding rust vanaf 1 april 2023 3. 16 stukken ten aanzien waarvan wordt voorgesteld de geheimhouding op te heffen, genummerd langs de beslispunten (geheim totdat de geheimhouding is opgeheven)

pagina

1/4

Aanbiedingsnota raad

Gevraagde beslissing Wij stellen u voor 1. ten aanzien van de volgende documenten de geheimhouding op te heffen: a. Offerte aanwijzen accountant met bijlage, d.d. 30 maart 2017, kenmerken 17BIJ01269, 17BIJ01272, 17BIJ01265, 17BIJ01266, 17BIJ01267d; b. Besluitenlijst en het woordelijk verslag van de raadsvergadering van 26 oktober 2017 (raadssessie 34a), kenmerken 17INT11601, 17INT13556; c. Informatienota over IKC Mariaschool, d.d. 7 februari 2022, kenmerk 1401705; d. Sociaal Cultureel Centrum Pijnacker, d.d. 25 maart 2023, kenmerk 1212693; e. Mogelijke maatschappelijke onrust in Delfgauw met bijbehorend Protocol maatschappelijke onrust bij zedenzaken, d.d. 29 augustus 2023, kenmerk 1452221; f. Regionaal Wmo-contract Huis van Rie, d.d. 7 november 2023, kenmerken 1466117, 1468381; g. Beantwoording schriftelijke vragen CDA Huis van Rie, d.d. 23 november 2023, kenmerken 1471482, 1471902; h. Aanbestedingsresultaat uitbreiding Stanislas Pijnacker, d.d. 27 februari 2024, kenmerk 1488327; 2. de geheimhouding niet op te heffen ten aanzien van de overige in het ‘2024-08-13 Overzicht documenten waarop geheimhouding rust tot en met 31 maart 2023’ en ‘2024-08-13 Overzicht documenten waarop geheimhouding rust vanaf 1 april 2023’ opgenomen documenten. Inleiding Met uw raad is afgesproken dat wij u jaarlijks een voorstel doet over het opheffen of voortzetten van geheimhouding.

Bijgaand treft u in twee documenten een chronologisch overzicht aan van de stukken die door u onder geheimhouding aan de raad zijn overgelegd in de periode tot en met juli 2023. Ten aanzien van de in het ontwerpbesluit opgenomen stukken wordt voorgesteld de geheimhouding op te heffen. Sinds de wetswijziging per 1 april 2023 van de Wet open overheid (Woo) is het niet meer nodig dat uw raad een besluit van het college tot geheimhouding bekrachtigt. De gemeenteraad is wel het bevoegd gezag om geheimhouding op te heffen op documenten waarover zij door het college gekend is. Wat willen wij bereiken? Openheid van zaken geven voor wat betreft die informatie die niet meer geheim behoeft te zijn. Argumenten 1.1 Met het openbaar maken van deze documenten worden geen belangen meer zodanig geschaad dat geheimhouding gerechtvaardigd is. De stukken waarop de geheimhouding kan worden opgeheven betreffen projecten die inmiddels zijn afgerond of waarbij het niet meer noodzakelijk is om de geheimhouding te continueren. 2.1 Het niet opheffen van geheimhouding op deze documenten is gerechtvaardigd gezien de relatieve weigeringsgronden uit de Wet open overheid.

De geheimhouding van de overige stukken kan niet worden opgeheven in verband met het financieel of economisch belang van de gemeente, vanwege het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke of rechtspersonen of de bescherming van de privacy/persoonlijke levenssfeer of omdat de stukken vertrouwelijke bedrijfsgegevens bevatten. Kortheidshalve wordt verder verwezen naar de kolom ‘Motivatie bij niet opheffen’ dan wel ‘Belang opleggen geheimhouding (gronden Woo)’ in de overzichten. Kanttekeningen 1.1 Openbaarheid verdient de voorkeur Het streven is erop gericht het aantal en de omvang van geheime documenten tot een minimum te beperken. Voor zover mogelijk worden geheime gegevens dan wel informatie opgenomen in een bijlage

pagina

2/4

Aanbiedingsnota raad

bij een openbaar stuk, zodat uw raad in ieder geval over de hoofdlijnen in een openbare vergadering kan beraadslagen en de besluitvorming zoveel mogelijk transparant is. 1.2 De Gemeentewet kent de status vertrouwelijk niet Op diverse documenten waarvan geadviseerd wordt de geheimhouding op te heffen staat het woord ‘vertrouwelijk’, dit is geen formele status uit de Gemeentewet. Aangezien op deze documenten in het verleden wel via een Bekrachtigingsbesluit van de raad geheimhouding is opgelegd, zijn deze behandeld als geheim. 1.3 Anonimiseren noodzakelijk De stukken ten aanzien waarvan wordt voorgesteld de geheimhouding op te heffen worden als ze worden opgevraagd geanonimiseerd conform de richtlijnen van de AVG. 1.4 Weinig documenten worden openbaar in vergelijking tot de opheffing in 2023 In 2023 is een inhaalslag gemaakt ten aanzien van het opheffen van geheimhouding op documenten. Daardoor is het aantal documenten waarvan nu wordt voorgesteld de geheimhouding op te heffen niet omvangrijk. 2.1 Additionele motivering bij het langer geheimhouden dan vijf jaar is wenselijk maar niet verplicht Artikel 5.3 van de Wet open overheid bepaalt dat bij verzoeken om informatie die ouder is dan vijf jaar het bestuursorgaan bij een weigering motiveert waarom de uitzonderingsgronden in artikel 5.1, tweede en vijfde lid of artikel 5.2 van de Woo zwaarder wegen dan openbaarmaking.

Het artikel is vooral aan de orde bij openbaarmaking op verzoek op grond van hoofdstuk 4 van de Woo, de zogenaamde Wooverzoeken. In het onderhavige voorstel gaat het niet om openbaarmaking op verzoek. Uit artikel 5.3 volgt overigens niet dat een bestuursorgaan alle informatie vijf jaar na de totstandkoming ervan (actief) openbaar moet maken of dat een bestuursorgaan alle verzoeken om informatie na vijf jaar uit eigen beweging moet heroverwegen. In de bijgaande overzichten is voor diverse documenten deze additionele weging reeds opgenomen. Beleidskaders a. Binnen welk programma past het voorgestelde besluit? Programma 9. Bestuur en dienstverlening b. Welke beleidskaders zijn van belang? Wet open overheid Reglement van Orde van de gemeenteraad Pijnacker-Nootdorp 2023 Raadsbesluit van 29 september 2011 over geheime stukken c. Duurzaamheid Niet van toepassing Wat gaan wij daarvoor doen? Na besluitvorming worden de aanpassingen doorgevoerd in het archief. Wat gaat het kosten? Niet van toepassing "In verbinding" Niet van toepassing Vervolg a. Planning Voor de uitvoering van dit voorstel is geen planning noodzakelijk.

pagina

3/4

Aanbiedingsnota raad

b. Evaluatie De uitvoering van dit voorstel wordt niet geëvalueerd. c. Communicatie en participatie Het besluit tot het opheffen van geheimhouding wordt gepubliceerd in het Gemeenteblad. Het college van Pijnacker-Nootdorp,

Annelies Kroeskamp secretaris

pagina

4/4

Björn Lugthart burgemeester