Aanbiedingsnota raad - Afhandeling aanbevelingen onderzoek Rekenkamer Pijnacker-Nootdorp Woo 2023

voorstel raad

zaaknummer

1404156

berichtnummer

1402531

voorstel over portefeuillehouder behandeld op

afdeling behandeld door

Afhandeling aanbevelingen onderzoek Rekenkamer Pijnacker-Nootdorp Woo 2023 Presidium 6 januari 2025

GRIFFIE P.G. Struik

besluit

Ja

bijlagen

-

Gevraagde beslissing Wij stellen u voor: 1. De volgende aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek ‘Hoe open is Pijnacker-Nootdorp?’ over te nemen: 4. Stuur nadrukkelijk op doorlooptijden van de Woo-verzoeken; 5. Bouw verder aan een cultuurverandering; 6. Monitor de openbaarheid en deel de informatie met de raad; 2. De volgende aanbeveling uit het rekenkameronderzoek ‘Hoe open is Pijnacker-Nootdorp?’ niet over te nemen: 2. Start met het actief openbaar maken van informatiecategorieën die relatief gemakkelijk te ontsluiten zijn en die maatschappelijke meerwaarde hebben; 3. Vast te stellen dat de volgende aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek ‘Hoe open is PijnackerNootdorp?’ al zijn uitgevoerd (1, 3) of niet meer uitgevoerd kunnen worden (7): 1. Organiseer een gesprek tussen gemeenteraad en college over de ambities op het gebied van openbaarheid; 3. Stel een nieuwe projectleider Woo aan en maak een nieuwe start met het Wooprojectteam; 7. Informeer de gemeenteraad uiterlijk in april 2024 voor het eerst over de voortgang van de implementatie van het onder 1 tot en met 6 beschrevene. 4.

Het college van burgemeester en wethouders opdracht te geven uitvoering te geven aan de overgenomen aanbevelingen door deze te betrekken bij het implementatieplan Wet open overheid en het college van burgemeester en wethouders op te dragen tijdens de uitvoering van het implementatieplan te rapporteren over de opvolging van de aanbevelingen aan de raad.

Inleiding De Rekenkamer Pijnacker-Nootdorp heeft in 2023 onderzoek gedaan naar de uitvoering van de Wet open overheid (Woo) door de gemeente. De rekenkamer heeft het rapport "Hoe open is PijnackerNootdorp?" op 21 november 2023 aangeboden aan de gemeenteraad. Conform de 'Verordening Rekenkamer Pijnacker-Nootdorp' (artikel 6, lid 5) worden aanbevelingen van de rekenkamer binnen drie maanden behandeld. Na uitstel van de behandeling in december 2023 heeft de gemeenteraad het rapport op 29 februari 2024 behandeld. Bij de behandeling van het rekenkamerrapport is het voorgestelde raadsbesluit gewijzigd middels een amendement. De raad heeft besloten de conclusie en aanbevelingen van het rekenkameronderzoek te onderschrijven en het college opdracht te geven om voor 30 september 2024 een gesprek te organiseren tussen gemeenteraad en college over de onderdelen die genoemd werden in de

pagina

1/4

aanbevelingen. Dit gesprek heeft plaatsgevonden op 14 november 2024. De gemeenteraad heeft daarnaast besloten de griffie de opdracht te geven op basis van het gesprek een raadsvoorstel op te stellen over de afhandeling van de aanbevelingen van het rekenkameronderzoek. Tijdens de bijeenkomst op 14 november 2024 heeft het college twee ambitieniveaus gepresenteerd voor de uitvoering van actieve openbaarmaking zoals is opgenomen in de Woo. In de Woo zijn zeventien informatiecategorieën opgenomen die in fases actief openbaar gemaakt moeten worden. Vijftien hiervan zijn van toepassing voor gemeenten. De fasering waaraan minimaal voldaan moet worden, wordt vastgesteld door het Rijk. Het door het college gepresenteerde ambitieniveau ‘Basis’ volgt de fasering die door het Rijk wordt vastgesteld. De vijftien informatiecategorieën worden bij dit ambitieniveau in vijf fases openbaar gemaakt in de periode tot en met mei 2026. Ambitieniveau medium loopt vooruit op de wettelijke fasering van het Rijk. Bij dit ambitieniveau worden de informatiecategorieën in vier fasen openbaar gemaakt, waarbij de laatste fase eindigt in januari 2026. De informatiecategorieën ‘klachtoordelen’ en ‘beschikkingen’ worden dan eerder openbaar gemaakt dan verplicht. Het college heeft de raad geïnformeerd dat ambitieniveau ‘Medium’ volgens haar “niet haalbaar, onrealistisch en onnodig” is.

Redenen die het college hiervoor geeft zijn dat de publicatievoorziening nog aanbesteed moet worden, er sprake is van een erg krappe bezetting en hoge werkdruk en dat een lerende aanpak en cultuurverandering tijd en aandacht vragen. Het college adviseert daarom om ambitieniveau ‘Basis’ te volgen. De raadsleden hebben tijdens de bijeenkomst vragen gesteld die door het college en de ambtelijke ondersteuning zijn beantwoord. Daarnaast hebben de raadsleden gereageerd op de ambitieniveaus zoals voorgelegd door het college. Alle aanwezige raadsleden hadden de voorkeur om ambitieniveau ‘Basis’ te volgen. Daarbij werden de volgende aandachtspunten benoemd: • Het is vooral belangrijk is om een reëel tijdspad te kiezen. • Monitor de openbaarheid en rapporteer daar twee keer per jaar over aan de gemeenteraad. • Informeer de raad over eventuele uitloop of kostenoverschrijding. • Zorg voor een goede financiële onderbouwing bij het implementatieplan. Wat willen wij bereiken? De rekenkamer wilde met haar onderzoek de positie van de gemeenteraad in het dossier van de Wet open overheid versterken en een bijdrage leveren aan verbetering van het gemeentelijke beleid over de Woo. De gemeenteraad heeft op 29 februari 2024 besloten dat er eerst een gesprek tussen gemeenteraad en college plaats moest vinden voordat de aanbevelingen afgehandeld konden worden.

Dit gesprek heeft inmiddels plaatsgevonden. Met dit raadsvoorstel ronden we de behandeling van de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek ‘Hoe open is Pijnacker-Nootdorp’ af. Argumenten 1.1 Voorgesteld wordt om aanbeveling 4 over het sturen op doorlooptijden van Woo-verzoeken over te nemen. Deze aanbeveling gaat over passieve openbaarmaking (openbaarmaking naar aanleiding van een Wooverzoek). De aanbeveling past binnen beide ambitieniveaus van het implementatieplan. 1.2 Voorgesteld wordt om aanbeveling 5 over het verder bouwen aan een cultuurverandering over te nemen. De aanbeveling sluit aan bij het communicatieplan Woo zoals opgenomen in het Implementatieplan Wet open overheid. 1.3 Voorgesteld wordt om aanbeveling 6 over het monitoren van openbaarheid en het delen over te nemen. Deze aanbeveling sluit aan bij de wens van de raad om op de hoogte gehouden te worden over de voortgang van de implementatie.

pagina

2/4

2. Voorgesteld wordt om aanbeveling 2 over het starten met actief openbaar maken van informatiecategorieën niet over te nemen. Tijdens de bijeenkomst op 14 november 2024 gaven de aanwezige raadsleden aan de voorkeur te hebben om de fasering van ambitieniveau ‘Basis’ te volgen. Het starten met openbaarmaken van informatiecategorieën die ‘makkelijk te ontsluiten zijn’ en ‘maatschappelijke meerwaarde hebben’ past daar niet bij. Dat betekent namelijk dat bepaalde categorieën sneller openbaar gemaakt moeten worden dan de verplichte fasering uit ambitieniveau ‘Basis’. 3. De periode tussen de publicatie van het rekenkamerrapport 21 november 2023 en de behandeling van dit raadsvoorstel (februari 2025) is meer dan een jaar. Daardoor zijn verschillende aanbevelingen gedateerd. 3.1 Voorgesteld wordt om vast te stellen dat aanbeveling 1 over een gesprek tussen gemeenteraad en college over ambities over openbaarheid al is uitgevoerd. Het gesprek tussen gemeenteraad en college over de ambities op het gebied van openbaarheid heeft al plaatsgevonden op 14 november 2024. 3.2 Voorgesteld wordt om vast te stellen dat aanbeveling 3 over het aanstellen van een nieuwe projectleider en een nieuwe start van het projectteam al is uitgevoerd. Uit het implementatieplan Wet open overheid blijkt dat er al een projectleider is en dat het projectteam op 2 september 2024 is gestart.

Deze aanbeveling is dus niet meer opportuun. 3.3 Voorgesteld wordt om vast te stellen dat aanbeveling 7 over het informeren van de gemeenteraad over de voortgang van de implementatie van de aanbevelingen niet meer uitgevoerd kan worden. De datum in de aanbeveling is inmiddels verstreken. De aanbeveling kan daarom niet meer uitgevoerd worden. Onder het vierde beslispunt wordt het college wel opgedragen om over de voortgang te rapporteren. 4. Voorgesteld wordt om het college opdracht te geven de aanbevelingen te betrekken bij het implementatieplan en daarover te rapporteren Conform artikel 6 lid 6 van de Verordening Rekenkamer Pijnacker-Nootdorp 2023 besluit de raad wanneer en op welke wijze het college aan de raad zal rapporteren over de opvolging van de door de raad vastgestelde conclusies en aanbevelingen. Daarnaast spraken raadsleden tijdens de gespreksbijeenkomst de wens uit dat openbaarheid gemonitord werd en de gemeenteraad tweejaarlijks geïnformeerd zou worden. De aanbevelingen die volgens het voorstel overgenomen worden, sluiten aan bij het ambitieniveau ‘Basis’ in het Implementatieplan Woo. Daarom wordt voorgesteld om het college opdracht te geven de aanbevelingen daarbij te betrekken en geen apart plan van aanpak op te stellen over de uitvoering van de aanbevelingen. Kanttekeningen 1.

Dit raadsvoorstel behandelt enkel de afhandeling van de aanbevelingen van de rekenkamer Conform het raadsbesluit van 29 februari 2024 behandelt dit raadsvoorstel de afhandeling van de aanbevelingen van de rekenkamer. Op basis van het gesprek tussen gemeenteraad en college van 14 november 2024 is voorgesteld welke aanbevelingen wel en niet overgenomen worden. Het voorstel behandelt niet het Implementatieplan Woo of eventuele financiële consequenties. Wanneer daar aanleiding toe is kan het college hierover voorstellen doen aan de raad. Beleidskaders a. Binnen welk programma past het voorgestelde besluit? Programma 9. Bestuur en dienstverlening

pagina

3/4

b. Welke beleidskaders zijn van belang? • Verordening Rekenkamer Pijnacker-Nootdorp 2023 • Gemeentewet • Wet open overheid c. Duurzaamheid Niet van toepassing. Wat gaan wij daarvoor doen? Als de raad het voorgesteld besluit overneemt, dan wordt het college de opdracht gegeven om de aanbevelingen die overgenomen worden uit te voeren en over de uitvoering te rapporteren. Wat gaat het kosten? Niet van toepassing. Conform het raadsbesluit van 29 februari 2024 behandelt dit raadsvoorstel de afhandeling van de aanbevelingen van de rekenkamer. Eventuele financiële gevolgen kunnen door het college aan de raad worden voorgelegd middels de P&C-cyclus of een raadsvoorstel. Vervolg a. Planning Voor de uitvoering van dit voorstel is geen planning noodzakelijk. b. Evaluatie De behandeling van dit raadsvoorstel kan worden geëvalueerd tijdens de gebruikelijke terugblik op de raadsvergaderingen in het presidium. c. Communicatie Niet van toepassing. presidium van de gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp, $handtekening$ $handtekening2$ Arjen van der Lugt $naam$ Björn Lugthartnaam2$ griffier burgemeester

pagina

4/4