5-C I kaderbrief GRen geredigeerd

fAI gemeente

II

Zoetermeer

* Retouradres Postbus 15, 2700 AA Zoetermeer

Aan het bestuur van de Veiligheidsregio Haaglanden (VRH) Postbus 52155 2505 CD DEN HAAG

18 nov. mi

Bezoekadres Engelandlaan 502 2711 EB Zoetermeer Postadres Postbus 15 2700 AA Zoetermeer Telefoon 14 079 www.zoetermeer.nl Datum 16-11-2022

Onderwerp: Kaderbrief begroting 2024 gemeenschappelijke regelingen

Geacht bestuur,

Uw kenmerk

Ons kenmerk 2022-101864 Bijlagen

Hierbij ontvangt u de Kaderbrief begroting 2024 van de gemeenten in de regio Haaglanden, waarin de (financiële) uitgangspunten voor de gemeenschappelijke regelingen (GR-en) zijn opgenomen. Deze kaderbrief ontvangen de besturen van GR-en elk jaar voorafgaand aan een nieuwe begrotingscyclus. De kaderbrief richt zich op de financieel-technische en beheersmatige randvoorwaarden voor de begroting en de verantwoording en tevens op enkele procesafspraken. De beleidsmatige kaderstelling binnen de GR is de bevoegdheid van de bestuurders en niet opgenomen in deze brief. Doel van deze Kaderbrief is een eenduidige benadering vanuit de deelnemende gemeenten van de begroting 2024 van GR-en. Deze brief gaat nader in op: 1. Indexering 2. Risico’s en weerstandscapaciteit 3. Maatschappelijk verantwoorde inkoop 4. Informatiebeveiliging en bescherming persoonsgegevens 5. Tijdige afstemming, ook tussentijds 6. Wijziging wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) 7. Doelmatige bedrijfsvoering

De kaders betrekt u bij de opstelling van uw begroting voor 2024 en de meerjarenraming 2025-2027. Als u van mening bent dat een kader niet haalbaar is, wordt u verzocht dit te bespreken in de bestuursvergadering van uw GR. Uw bestuur kan de uitkomst van de bespreking dan opnemen in de aanbiedingsbrief bij de begroting naar de deelnemende gemeenten. Hieronder worden de uitgangspunten nader toegelicht.

1. Indexering De indexering heeft betrekking op de gemeentelijke bijdrage aan de GR. De indexering is gebaseerd op de in de macro economische verkenning 2023 (MEV 2023) van september 2022 van het Centraal Planbureau opgenomen indexcijfers. In de MEV 2023 zijn ook de cijfers voor 2024 opgenomen, één jaar verder dan het jaar van de MEV. In het indexcijfer voor de gemeentelijke bijdrage 2024 wordt de eerdere inschatting voor 2021,2022 en 2023 geactualiseerd. Deze actualisatie wordt verrekend met de eerste inschatting van het percentage voor 2024. De genoemde indexcijfers geven een algemeen vertrekpunt voor de begroting van gemeenschappelijke regelingen in 2024 en heeft als doel een indicatie af te geven voor een toekomstige inflatie compensatie. Het staat echter niet in de weg dat voor individuele

gemeenschappelijke regelingen, in afstemming met de overige deelnemers, tot een andere bijstelling van de gemeentelijke bijdrage kan worden gekomen. Indien van toepassing vindt hierover afzonderlijke communicatie plaats op het niveau van de individuele gemeenschappelijke regeling. Het cijfer dat voor het jaar 2022 gepubliceerd wordt in het CEP (Centraal Economisch Plan) van maart 2023 (jaar t+1) wordt als definitief cijfer aangenomen. Tot die tijd blijven de inschattingen verrekend worden in de gepresenteerde indexatiecijfers. Het cijfer voor 2021 is nu definitief vastgesteld op basis van het CEP van maart 2022. De GR heeft bij de begroting 2022 de opbouw van de deelnemersbijdrage ingedeeld naar het loongevoelige en het materiële gedeelte. Deze verdeling geldt voor de járen 2022 tot en met 2025. Voor de begroting 2026 zal deze verdeling weer voor 4 jaar worden geactualiseerd. In onderstaand overzicht zijn de indexatiecijfers voor de bepaling van de gemeentelijke bijdrage opgenomen. Index gemeentelijke bijdrage 2024 Cpi MEV 2022 CEP 2022 MEV 2023 Verschil 2021 2022 2023 2024*)

1,9 1,8 1,9

2,7 9,9 2,6 2,6 INDEX prijzen 2024

0,8 8,1 0,7 2,6 12,20

Index gemeentelijke bijdrage 2024 lonen MEV 2022 CEP 2022 MEV 2023 Verschil 2021 2022 2023 2024*)

0,5 3,1 1,9

0,9 5,7 2,8 2,8 INDEX lonen 2024

0,40 2,60 0,90 2,80 6,70

De gemeentelijke bijdrage voor 2024 - ten opzichte van het basisjaar 2021 met: 1. 12,2 “/o voor de materiële kosten volgens de nationale consumentenprijsindex (CPI), (bijlage 18 MEV 2023). Dit cijfer is een inschatting voor het jaar 2024 (2,6 “/o)en een verrekening van de inschatting 2021,2022 en 2023 (totaal 9,607o) en 2. 6,7 “/o voor de loonkosten volgens de index prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers (bijlage 11 MEV 2023). Dit cijfer is een inschatting voor het jaar 2024 (2,80Zo) en een verrekening van de inschatting 2021, 2022 en 2023 (totaal 3,907o)

De GR kan ook hebben gekozen als een bestendige gedragslijn voor het uitgangspunt om het inflatiecijfer het CEP (peildatum maart) te gebruiken en niet de MEV van september. Hierbij is het van belang dat er een bestendige gedragslijn wordt gevolgd. De gemeentelijke bijdrage wordt gebaseerd op ofwel de MEV-cijfers of van de CEP-cijfers. Dit betekent een ander peilmoment in het jaar, dat langjarig structureel als uitgangspunt

gemeente

fAI Zoetermeer wordt genomen. Na het verschijnen van het CEP in maart 2023 zullen de cijfers worden gecommuniceerd. Het is mogelijk dat er een discrepantie ontstaat tussen de toegekende index van de gemeentelijke bijdrage en de werkelijke kostenontwikkeling van de begroting. Dit kan bijvoorbeeld veroorzaakt worden doordat de prijs- of loonmutatie van de kosten bij een GR hoger is dan de indexering van de gemeentelijke bijdrage. Bij de aanbieding van de begroting kunnen deze verschillen worden aangegeven, met een voorstel hoe dit verschil kan worden opgelost.

2. Risico’s en weerstandscapaciteit Wij verwachten in uw komende begrotingen een goed onderbouwde risicoparagraaf aan te treffen. Effectief risicomanagement is een speerpunt voor de deelnemende gemeenten. Kwalitatieve toelichtingen op de risico's en een transparante systematiek zijn daarvoor essentieel. Het BBV schrijft voor de begroting de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing voor. Deze paragraaf bevat onder meer een overzicht van de risico’s en een uiteenzetting over de wijze waarop de risico’s worden beheerst. Om het risicoprofiel van de verbonden partij inzichtelijk te maken voor de deelnemende gemeenten, wordt het bestuur verzocht om naast het inventariseren van de risico’s deze ook te kwantificeren. In de risicoparagraaf neemt de GR alle voor de GR relevante risico’s op, nader gepreciseerd door kans (“/o) maal impact (ê) te vermenigvuldigen tot een nieuw risicoprofiel, uitgedrukt in euro’s. Als het risicoprofiel is veranderd in vergelijking met vorig jaar, dient dit toegelicht te worden in de begroting (oorzaak en effecten). In de begroting dient ook aangegeven te worden welke maatregelen de GR gaat nemen om de opgenomen risico’s te beheersen. Het risicoprofiel geeft ook aan hoe hoog het weerstandsvermogen zou moeten zijn.

Het weerstandsvermogen is gedefinieerd als de ratio van de beschikbare weerstandscapaciteit (de middelen en mogelijkheden die de GR heeft om onverwachte, niet-begrote kosten te kunnen dekken) ten opzichte van de omvang van de risico’s (het risicoprofiel). De norm voor deze ratio is maximaal 1,0, tenzij voor de betreffende GR andere regels zijn afgesproken, bijvoorbeeld in de Nota Weerstandsvermogen van de GR. De norm betekent dat als bij de jaarrekening de ratio groter blijkt dan 1,0 blijkt, dan is de omvang van de beschikbare weerstandscapaciteit hoger dan de omvang die nodig is om het totale risicoprofiel te kunnen afdekken. In dat geval zal er in principe een afstorting naar de deelnemende gemeenten plaats dienen te vinden van het teveel aan gereserveerde middelen. Het aanhouden van een hogere risicobuffer dan het risicoprofiel is bij de verbonden partij niet noodzakelijk.

3. Maatschappelijke inkoop Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) is een effectief instrument om C02-uitstoot, milieu-impact en grondstoffengebruik te helpen reduceren, om een inclusieve arbeidsmarkt te realiseren en om misstanden voor mens en milieu aan te pakken in internationale ketens. Dit is door de (rijks)overheid als beleid vastgelegd in de inkoopstrategie 'Inkopen met Impact’. Ook meerdere Haaglanden gemeenten en GR-en hebben MVI tot de hoofdzaak van hun inkoopstrategie verkozen. Wij vragen u dan ook in uw begroting 2024 en het jaarverslag over het verslagjaar 2022 toelichting te geven op uw maatschappelijk inkoopbeleid.

4. Informatiebeveiliging De GR en gemeenten zijn informatie verwerkende en informatie producerende organisaties, midden in de informatie- en netwerksamenleving. Uw en onze dienstverlening is afhankelijk van, en vindt plaats in de vorm van, informatie, waaronder vaak persoonsgegevens. Informatievoorziening heeft dan ook een centrale rol in de dienstverlening. Informatiebeveiliging en bescherming persoonsgegevens is van essentieel belang voor de continuïteit van de bedrijfsvoering. En informatiebeveiliging biedt burgers en bedrijven ook het vertrouwen dat er zorgvuldig met hun gegevens wordt omgesprongen. Wij verzoeken u dan ook in de begroting en uw jaarverslag te rapporteren over (de realisatie van) uw beleid op het gebied informatiebeveiliging en de bescherming van persoonsgegevens.

5. Tijdige afstemming, ook tussentijds Nieuw beleid Bij een GR kan behoefte bestaan aan beleidswijziging, nieuw beleid of nieuwe initiatieven. Ook (aanstaande) nieuwe wet- en regelgeving kan aanleiding zijn voor nieuwe beleidsvoornemens. Geadviseerd wordt deze aanzetten tot nieuw beleid tijdig te bespreken in uw bestuursvergadering. Zodra deze meer concrete vormen aannemen, worden deze opgenomen in uw beleidskader. Iedere gemeente kan dan bij de kaderstelling voor het komende jaar hiermee rekening houden. Omgaan met tekorten/overschotten Gedurende de uitvoering van de begroting kunnen zich afwijkingen voordoen. Deze worden normaliter opgenomen in de reguliere uitvoeringsrapportages en (tussentijds) gemeld aan het DB van de GR. Uitgangspunt hierbij is dat exploitatietekorten in principe binnen de begroting van de GR worden opgevangen. Overschotten vloeien in principe terug naar de deelnemende gemeenten. De tussentijdse melding kan worden aangevuld met een voorstel voor bijsturing. Het bestuur wordt verzocht hier nadrukkelijk aandacht aan te besteden. Tussentijdse informatievoorziening Niet voor elke GR geldt een zelfde afspraak of verwachting over tussentijdse rapportages. Verwacht wordt dat het bestuur van de GR bij materiële beleidsmatige en/of financiële (verwachte) afwijkingen gedurende het jaar de deelnemende gemeenten actief informeert.

Indien de GR de begroting wil wijzigen geldt hiervoor de gebruikelijke zienswijzeprocedure. Financiële kengetallen De kwaliteit van de begroting is medebepalend voor de jaarstukken. Het BBV schrijft ten aanzien van de verplichte kengetallen voor: dat zorggedragen wordt voor "een beoordeling van de onderlinge verhouding tussen de kengetallen in relatie tot de financiële positie.” (artikel 11, lid 2d) Het bestuur wordt verzocht expliciet aandacht te geven aan het beoordelen van de verplichte financiële kengetallen en daarbij zo nodig tijdig beleidsmaatregelen voor te stellen. Tijdig inzenden van stukken In lijn met de Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr) wordt gestimuleerd dat de begrotingscycli van de GR-en en van de deelnemende gemeenten goed op elkaar aansluiten. Tijdige inzending van de stukken versterkt de betrokkenheid van en sturing door de gemeenteraden. De raden zijn dan beter in staat om zienswijzen voor te bereiden en de informatie kan worden meegenomen bij de behandeling van de Voorjaarsnota c.q. Kadernota.

gemeente

fAI Zoetermeer Sinds 1 juli 2022 dienen GR-en met betrekking tot de ontwerpbegroting en op grond van de Wgr de uitgangspunten voor hun begroting (indicatie beleidsvoornemens, gemeentelijke bijdrage en prijscompensatie) vóór 30 april 2023 aan de gemeenteraden te sturen. De conceptbegroting dient uiterlijk 12 weken voor 15 september, dus uiterlijk op 23 juni, aan de deelnemende gemeenten aangeboden te worden. In de praktijk worden deze uitgangspunten meteen opgenomen in de conceptbegroting. Een latere indiening van de conceptbegroting dan 30 april 2023 is niet wenselijk. Vanwege de zomerrecessen lukt het mogelijk gemeenten niet de zienswijzen op de begroting te behandelen in de periode tussen het zomerreces en 15 september. Daarom bieden de gemeenten de zienswijzen uiterlijk 15 juli 2023 aan de GR-en aan. Wat betreft de jaarstukken wordt in verband met de tijdige samenstelling van de gemeentelijke jaarstukken de GR-en gevraagd de gemeenten de vanuit het BBV benodigde gegevens voor 15 februari 2023 aan te leveren (hoeft dan dus nog niet de hele jaarrekening te zijn). Het gaat onder andere om de omvang van het eigen en vreemd vermogen en het verwachte rekeningresultaat. De GR-en verstrekken de gegevens uiteraard onder voorbehoud van hun eigen accountantscontrole.

6. Wijziging wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) Per 1 juli 2022 is een wijziging in de Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) in werking getreden die het doel heeft de legitimatie van deze samenwerkingsverbanden te vergroten, door meer ruimte voor invloed op besluitvorming bij GR-en aan gemeenteraden te geven. De wijzigingen leiden tot: (i) aanpassingen van de termijnen van de P&C-cyclus met de gemeenten, (ii) aan te brengen aanpassingen in de GR vóór 1 juli 2024, en (iii) mogelijk de instelling van een raadsadviescommissie. Ad i) Zie hiervoor onderdeel 6. Ad ii) De gemeenschappelijke regelingen zullen in 2022 en 2023 het gesprek moeten voeren intern en met de deelnemers over verschillende onderwerpen. Dit betreft in elk geval: het al dan niet uitbreiden van besluiten waar een zienswijzeprocedure voor van toepassing wordt; het al dan niet formeel regelen van (burger)participatie bij de besluitvorming binnen de GR; hoe de actieve informatieplicht naar de raden wordt vorm gegeven; het al dan niet evalueren van de GR, en zo ja, met welke focus en frequentie; nadere regels bij uittreding uit de GR. De wet schrijft voor expliciet te zijn over deze afspraken, ook waar besloten wordt deze zaken niet nader te regelen, moeten de gemeenteraden daar mee instemmen. Dus alle GR-en zullen wijzigingen moeten doorvoeren.

Voor deze aanpassing geeft de wet een implementatieperiode van twee jaar (dus voor 1 juli 2024). Ad iii) Voor een openbaar lichaam (GR met AB en DB) geeft de wet de raden de mogelijkheid gezamenlijk een voorstel te doen aan de GR tot het instellen van een regionale gemeenschappelijke adviescommissie. De commissie, bestaande uit raadsleden die per deelnemende gemeente door de raad uit zijn midden worden aangewezen, heeft tot doel vroegtijdig te worden betrokken bij voorgenomen besluitvorming door het bestuur van de regeling, en te adviseren aan het bestuur.

7. Doelmatige bedrijfsvoering

Oplopende kosten van (onder andere) het sociaal domein en onzekerheid over de ontwikkeling van rijksmiddelen zetten de gemeentefinanciën steeds verder onder druk. Vrijwel alle gemeenten, en ook sommige GR-en, hebben de afgelopen járen in één of andere vorm bezuinigingsoperaties uitgevoerd of zijn daar nu mee bezig. Ook voor de komende járen overheerst onzekerheid en dreigen tekorten. Wij verzoeken u daarom inzichtelijk te maken hoe u tot een zo efficiënt mogelijke bedrijfsvoering komt.

Voor nadere informatie over deze brief kunt u terecht bij de voorzitter van het Controllersoverleg Haaglanden, van de gemeente Zoetermeer (079.

Hoogachtend, Namens de colleges van Burgemeester en Wethouders van: Delft Den Haag Leidschendam-Voorburg Mídden-Delfland Pijnacker-Nootdorp Rijswijk Wassenaar Westland Zoetermeer

D V

andengemeenten