5-C I kaderbrief GR-en geredigeerd

e

•

iy

II

gemeente

Zoetermeer

ONTYAKSEK 1 9 DEC. 2023

> Retouradres Postbus 15, 2700 AA Zoetermeer

Bezoekadres

Het bestuur van de Veiligheidsregio Haaglanden (VRH) Postbus 52155 2505 CD Den Haag

Postadres Postbus 15 2700 AA Zoetermeer Telefoon 14 079 www.zoetermeer.nl Datum 14-12-2024

Onderwerp: Kaderbrief begroting 2025 gemeenschappelijke regelingen

Geacht bestuur,

Uw kenmerk

Ons kenmerk F&C/E 2023 133937 Bijlagen

Hierbij ontvangt u de Kaderbrief voor de begroting 2025 van de gemeenten in de regio

Haaglanden, waarin de (financiële) uitgangspunten voor de gemeenschappelijke regelingen (GR-en) zijn opgenomen. Deze kaderbrief ontvangen de besturen van GR-en

elk jaar voorafgaand aan een nieuwe begrotingscyclus. De kaderbrief richt zich op de financieel-technische en beheersmatige randvoorwaarden voor de begroting en de

verantwoording en tevens op enkele procesafspraken. De beleidsmatige kaderstelling binnen de GR is de bevoegdheid van de bestuurders en niet opgenomen in deze brief. Doel van deze Kaderbrief is een eenduidige benadering vanuit de deelnemende gemeenten van de begroting 2025 van GR-en. Deze brief gaat nader in op:

1.

Indexering

2.

Risico's en weerstandscapaciteit

3.

Maatschappelijk verantwoorde inkoop

4.

Informatiebeveiliging en bescherming persoonsgegevens

5.

Tijdige afstemming, ook tussentijds

6.

Wijziging wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr)

7.

Anticiperen op gemeentelijke bezuinigingsopgave

Daarbij vragen wij u bijzondere aandacht voor onderdeel 7 en lichten onze motivering

hiervoor toe. Het Rijk voorziet de gemeenten vanaf 2026 van onvoldoende middelen om al hun taken in de huidige volle omvang te kunnen waarborgen. Dat betekent dat de

gemeenten — ook in de Haagse regio — een afweging moeten maken welke aanpassingen zij en de aan hen verbonden partijen gaan maken in de uitvoering van beleid en taken. Daarom willen we tijdig de GR-en meenemen in onze eigen ombuigingstrajecten; zowel inhoudelijk als procedureel .

We beseffen dat de GR-en betrokken zijn om zoveel mogelijk publieke waarde te leveren

en te blijven leveren en onze inwoners optimaal te bedienen. Het maken van keuzes is voor alle betrokkenen een lastige opgave. Toch dient dit te gebeuren en worden de GR-

en gevraagd om - gegeven de knellende financiële kaders - als 'verlengd lokaal bestuur'

hun verantwoordelijkheid hierin te nemen. Met de gekozen aanpak — zie verderop in deze brief — levert u enerzijds uw bijdrage aan de financiële opgave van de gemeenten en kunt u anderzijds zelf bepalen hoe deze in te vullen. De kaders betrekt u bij de opstelling van uw begroting voor 2025 en de meerjarenraming 2026-2028. Als u van mening bent dat een kader niet haalbaar is, wordt u verzocht dit te bespreken in de bestuursvergadering van uw GR. Uw bestuur kan de uitkomst van de bespreking dan opnemen in de aanbiedingsbrief bij de begroting naar de deelnemende gemeenten. Hieronder worden de uitgangspunten nader toegelicht.

1. Indexering. De indexering is een algemeen vertrekpunt voor de gemeentelijke bijdrage aan de GR. De indexering is gebaseerd op de in de macro economische verkenning 2024 (MEV 2024) van september 2023 van het Centraal Planbureau opgenomen indexcijfers. In de MEV 2024 zijn, dit jaar niet ook de cijfers voor 2025 opgenomen. Om perspectief te bieden dat één jaar verder gaat dan het jaar van de MEV, gebruiken we de cMEV2024publicatie van het CPB die in augustus 2023 is verschenen. De genoemde indexcijfers geven een algemeen vertrekpunt voor de begroting van de gemeenschappelijke regelingen in 2025 met als doel een indicatie af te geven voor een toekomstige inflatie compensatie. Het staat echter niet in de weg dat voor individuele gemeenschappelijke regelingen, in afstemming met de overige deelnemers, tot een andere bijstelling van de gemeentelijke bijdrage kan worden gekomen. Indien van toepassing vindt hierover afzonderlijke overleg plaats op het niveau van de individuele gemeenschappelijke regeling.

De GR heeft bij de begroting 2025 de opbouw van de deelnemersbijdrage ingedeeld naar het loongevoelige en het materiële gedeelte. In onderstaand overzicht zijn de indexatiecijfers voor de bepaling van de gemeentelijke bijdrage opgenomen.

INDEX GEMEENTELIJKE BIJDRAGE 2025 CPI MEV 2023

CEP 2023

2022

9,9

10,0

2023

2,6

3,9

1,3

2024

2,6

3,8

1,2

2,6

2,6

Index gemeentelijke bijdrage prijzen begroting 2025

2,6

2025

MEV 2024

Verschil 0,1

e

ip

40

gemeente

Zoetermeer II INDEX GEMEENTELIJK BIJDRAGE 2025 LONEN MEV 2024

Verschil

MEV 2023

CEP 2023

2022

5,7

7,4

2023

2,8

3,6

0,8

2024

2,8

6,3

3,5

4,9

4,9

Index gemeentelijke bijdrage lonen begroting 2025

4,9

2025

1,7

Bronnen • MEV 2023, publicatiedatum 2022 • CEP 2023, publicatiedatum maart 2023 • (c)MEV 2024, publicatiedatum sept 2023, (c) aug 2023

De inflatie voor 2025 wordt als volgt geschat: 1.

2,6 `)/0 voor de materiële kosten volgens de nationale consumentenprijsindex (CPI). Dit cijfer is een inschatting voor het jaar 2025 (2,6 %, cMEV2024).

2.

4,9 % voor de loonkosten volgens de index prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers. Dit cijfer is een inschatting voor het jaar 2025 (4,9%, cMEV2024).

Uit bovenstaande tabel blijkt dat de verschillen in de periode 2022-2024 niet worden geactualiseerd en worden meegenomen in het vertrekpunt voor 2025. De begrotingen voor de periode 2022-2024 zijn inmiddels vastgesteld en het is onduidelijk in hoeverre een actualisatie noodzakelijk is. Bovendien staan de gemeente de komende jaren voor een grote financiële uitdaging (zie ook paragraaf 7 hieronder) en worden GR-en gevraagd om samen hierop te anticiperen. Wat desalniettemin opvalt is dat de afgelopen jaren verschillen zijn ontstaan tussen de inflatiecijfers die in het MEV2023 en MEV2024 zijn gepubliceerd. Zie de laatste kolom in bovenstaande tabel. Het is hierdoor mogelijk dat er een discrepantie ontstaat tussen de toegekende index van de gemeentelijke bijdrage en de werkelijke kostenontwikkeling van de begroting. Dit kan bijvoorbeeld veroorzaakt worden doordat de prijs- of loonmutatie van de kosten bij een GR anders is dan de indexering van de gemeentelijke bijdrage. Bij de aanbieding van de begroting kunnen deze verschillen inzichtelijk worden gemaakt, met een voorstel zoals beschreven onder punt 7.

De komende tijd willen we de huidige systematiek van de indexering van de gemeenschappelijke regelingen tegen het licht houden in relatie tot de wijze waarop de gemeenten voor deze indexatie nu en in de toekomst gecompenseerd worden in het gemeentefonds.

2. Risico's en weerstandscapaciteit Conform de eerdere kaders verwachten we ook in uw komende begrotingen een goed onderbouwde risicoparagraaf aan te treffen. Effectief risicomanagement is een speerpunt voor de deelnemende gemeenten. Kwalitatieve toelichtingen op de risico's en een transparante systematiek zijn daarvoor essentieel. Het uitgangspunt is dat het aanhouden van een hogere risicobuffer dan het risicoprofiel bij de verbonden partij niet noodzakelijk is. Dus als bij de jaarrekening de weerstandsratio (beschikbare weerstandscapaciteit/benodigde weerstandscapaciteit) groter blijkt dan 1,0, dan zal er in principe een afstorting naar de deelnemende gemeenten plaats dienen te vinden van het teveel aan gereserveerde middelen..

3. Maatschappelijk verantwoorde inkoop Hoe ziet onze wereld er over 25 jaar uit? De keuzes die we vandaag maken, hebben impact op onze toekomst. Tal van complexe, maatschappelijke vraagstukken schreeuwen om duurzame keuzes. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) is een effectief instrument om: •

CO2-uitstoot, milieu-impact en grondstoffengebruik te verminderen;

•

Een inclusieve arbeidsmarkt te realiseren;

•

Misstanden voor mens en milieu aan te pakken in internationale ketens.

Dit is door de (rijks)overheid als beleid vastgelegd in de inkoopstrategie `Inkopen met Impact'. Ook meerdere Haaglanden gemeenten en GR-en (intergemeentelijke samenwerkingen) hebben MVI tot de hoofdzaak van hun inkoopstrategie verkozen. Wij vragen u dan ook in de paragraaf bedrijfsvoering van uw begroting 2025 en het jaarverslag over het verslagjaar 2023 toelichting te geven op uw maatschappelijk verantwoord inkoopbeleid.

4. Informatiebeveiliginq, informatiebeheer en privacy De dienstverlening van de gemeenschappelijke regelingen en gemeenten is sterk afhankelijk van informatievoorziening. In de samenwerking wordt informatie gecreëerd, opgeslagen en uitgewisseld, waarbij de gebruikte gegevens vaak een gevoelig karakter hebben. Informatiebeveiliging, informatiebeheer en bescherming van persoonsgegevens is van essentieel belang voor de continuïteit van de bedrijfsvoering en de bescherming van het vertrouwen in het samenwerkingsverband. Het is daarom van belang om de beveiliging van informatie te waarborgen door het gebruik van beveiligde communicatiekanalen en het implementeren van passende beveiligingsmaatregelen, zoals beschreven in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid. Daarnaast is archief- en informatiebeheer dat voldoet aan wet- en regelgeving

e

4,

II

gemeente

Zoetermeer

een belangrijke randvoorwaarde om privacywetgeving na te kunnen leven en informatie adequaat te kunnen beveiligen. Wij verzoeken alle partijen dan ook in de paragraaf bedrijfsvoering van uw begroting en het jaarverslag te rapporteren over (de realisatie van) het beleid op het gebied informatiebeveiliging, informatiebeheer en de bescherming van persoonsgegevens.

5. Tijdige afstemming, ook tussentijds Nieuw beleid Bij een GR kan behoefte bestaan aan beleidswijziging, nieuw beleid of nieuwe initiatieven. Ook (aanstaande) nieuwe wet- en regelgeving kan aanleiding zijn voor nieuwe beleidsvoornemens. Geadviseerd wordt deze aanzetten tot nieuw beleid tijdig te bespreken in uw bestuursvergadering. Zodra deze meer concrete vormen aannemen, worden deze opgenomen in uw beleidskader. Iedere gemeente kan dan bij de kaderstelling voor het komende jaar hiermee rekening houden. Omgaan met tekorten/overschotten Gedurende de uitvoering van de begroting kunnen zich afwijkingen voordoen. Deze worden normaliter opgenomen in de reguliere uitvoeringsrapportages en (tussentijds) gemeld aan het DB van de GR. Uitgangspunt hierbij is dat exploitatietekorten in principe binnen de begroting van de GR worden opgevangen. Overschotten vloeien in principe terug naar de deelnemende gemeenten. De tussentijdse melding kan worden aangevuld met een voorstel voor bijsturing. Het bestuur wordt verzocht hier nadrukkelijk aandacht aan te besteden. Tussentijdse informatievoorziening Niet voor elke GR geldt een zelfde afspraak of verwachting over tussentijdse rapportages. Verwacht wordt dat het bestuur van de GR bij materiële beleidsmatige en/of financiële (verwachte) afwijkingen gedurende het jaar de deelnemende gemeenten actief informeert.

Indien de GR de begroting wil wijzigen geldt hiervoor de gebruikelijke zienswijzeprocedure. Financiële kengetallen De kwaliteit van de begroting is medebepalend voor de jaarstukken. Het BBV schrijft ten aanzien van de verplichte kengetallen voor: dat zorggedragen wordt voor "een beoordeling van de onderlinge verhouding tussen de kengetallen in relatie tot de financiële positie." (artikel 11, lid 2d) Het bestuur wordt verzocht expliciet aandacht te geven aan het beoordelen van de verplichte financiële kengetallen en daarbij zo nodig tijdig beleidsmaatregelen voor te stellen. Tijdig inzenden van stukken

In lijn met de Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr) wordt gestimuleerd dat de begrotingscycli van de GR-en en van de deelnemende gemeenten goed op elkaar aansluiten. Tijdige inzending van de stukken versterkt de betrokkenheid van en sturing door de gemeenteraden. De raden zijn dan beter in staat om zienswijzen voor te bereiden en de informatie kan worden meegenomen bij de behandeling van de Voorjaarsnota c.q. Kadernota. Sinds 1 juli 2022 dienen GR-en met betrekking tot de ontwerpbegroting jaar T op grond van de Wgr de uitgangspunten voor hun begroting (indicatie beleidsvoornemens, gemeentelijke bijdrage en prijscompensatie) vóór 30 april jaar T-1 aan de gemeenteraden te sturen. En de conceptbegroting dient uiterlijk 12 weken voor 15 september, dus uiterlijk op 23 juni, aan de deelnemende gemeenten aangeboden te worden. In de praktijk worden deze uitgangspunten meteen opgenomen in de conceptbegroting. Een latere indiening van de conceptbegroting dan 30 april 2024 is niet wenselijk. Vanwege de zomerrecessen lukt het mogelijk gemeenten niet de zienswijzen op de begroting te behandelen in de periode tussen het zomerreces en 15 september. Daarom bieden de gemeenten de zienswijzen liefst vóór 1 juli 2024, en uiterlijk 15 juli 2024 aan de GR-en aan.

Wat betreft de jaarstukken wordt in verband met de tijdige samenstelling van de gemeentelijke jaarstukken de GR-en gevraagd de gemeenten de vanuit het BBV benodigde gegevens voor 15 februari 2024 aan te leveren (hoeft dan dus nog niet de hele jaarrekening te zijn). Het gaat onder andere om de omvang van het eigen en vreemd vermogen en het verwachte rekeningresultaat. De GR-en verstrekken de gegevens uiteraard onder voorbehoud van hun eigen accountantscontrole.

6. Wijziging wet gemeenschappelijke regelingen (Wqr1 Per 1 juli 2022 is een wijziging in de Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) in werking getreden die het doel heeft de legitimatie van deze samenwerkingsverbanden te vergroten, door meer ruimte voor invloed op besluitvorming bij GR-en aan gemeenteraden te geven. De wijzigingen leiden tot: aanpassingen van de termijnen van de P&C-cyclus met de gemeenten, aan te brengen aanpassingen in de GR vóór 1 juli 2024, en mogelijk de instelling van een raadsadviescommissie.

Ad i) Zie hiervoor onderdeel 5. Ad ii)

. 4

II

4,

gemeente

Zoetermeer

Dit betreft in elk geval: het al dan niet uitbreiden van besluiten waar een zienswijzeprocedure voor van toepassing wordt; -

het al dan niet formeel regelen van (burger)participatie bij de besluitvorming binnen de GR; hoe de actieve informatieplicht naar de raden wordt vorm gegeven;

-

het al dan niet evalueren van de GR, en zo ja, met welke focus en frequentie;

nadere regels bij uittreding uit de GR. De wet schrijft voor expliciet te zijn over deze afspraken, ook waar besloten wordt deze zaken niet nader te regelen, moeten de gemeenteraden daar mee instemmen. Dus alle GR-en zullen wijzigingen moeten doorvoeren. Voor deze aanpassing geeft de wet een implementatieperiode van twee jaar (dus tot 1 juli 2024). Ad iii) Voor een openbaar lichaam (GR met AB en DB) geeft de wet de raden de mogelijkheid gezamenlijk een voorstel te doen aan de GR tot het instellen van een regionale gemeenschappelijke adviescommissie. De commissie, bestaande uit raadsleden die per deelnemende gemeente door de raad uit zijn midden worden aangewezen, heeft tot doel vroegtijdig te worden betrokken bij voorgenomen besluitvorming door het bestuur van de regeling, en te adviseren aan het bestuur.

7. Anticiperen op gemeentelijke bezuinigingsopdracht Het financiële perspectief van de gemeenten keldert vanaf 2026. Dat betekent dat alle gemeenten maatregelen moeten gaan overwegen hoe de begrotingen structureel sluitend te gaan krijgen. Daarbij kan helpen te kijken naar wettelijke / bovenwettelijke taken en ook naar vrije beleidsruimte bij wettelijke taken. Om te anticiperen op de tekorten aan gemeentelijke middelen vragen wij de GR-en om een aandeel te nemen. Dat kunt u doen door op voorhand de indexaties voor de vastgestelde begrotingen 2022, 2023 en 2024 niet met terugwerkende kracht te actualiseren. Indien bovenstaande dreigt te leiden tot onoverkomelijke knelpunten, dan kan het bestuur besluiten tot het opnemen van concrete en onderbouwde voorstellen in hun begroting. Ook de GR-en die onderdeel uitmaken van een zogenoemd 'gesloten systeem' vragen we deze uitwerking te geven, omdat verlaging van de lasten binnen een gesloten systeem de gemeente de mogelijkheid kan geven om op andere terreinen anders met de lasten voor de inwoner om te gaan.

Voor nadere informatie over deze brief kunt u terecht bij de voorzitter van het

Controllersoverleg Haaglanden,

Hoogachtend,

Namens de colleges van Burgemeester en Wethouders van: Delft

Den Haag

Leidschendam-Voorburg

Midden-Delfland Pijnacker-Nootdorp Rijswijk

Wassenaar

Westland Zoetermeer

Voorzitter overl

weth' uders Financiën Haaglandengemeenten

-