5-B VRH Accountantsverslag 2022 Finaal Concept

Accountantsverslag Veiligheidsregio Haaglanden Boekjaar 2022

Aan het bestuur van de Veiligheidsregio Haaglanden

ONDERWERP: Accountantsverslag 2022

Geacht Bestuur,

In overeenstemming met de opdracht tot de controle van de jaarrekening 2022 van de Veiligheidsregio Haaglanden, zoals overeengekomen in onze opdrachtbevestiging d.d. 19 oktober 2022, bieden wij u hierbij het accountantsverslag zoals bedoeld in artikel 2:393 BW aan.

Indien en voor zover de jaarrekening niet door het algemeen bestuur wordt goedgekeurd en vastgesteld en leidt tot een aangepaste jaarrekening, dient ook bij deze aangepaste jaarrekening door ons toestemming te worden verleend tot het opnemen van onze controleverklaring.

Het accountantsverslag bevat bevindingen en conclusies die naar aanleiding van onze werkzaamheden naar voren zijn gekomen. Het accountantsverslag is uitsluitend opgesteld voor uw gebruik en mag daarom zonder onze toestemming niet aan derden ter inzage worden verstrekt. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht.

Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten.

Wij zijn voornemens om u op XX maart 2023 te machtigen om onze goedkeurende controleverklaring op te nemen onder de overige gegevens in uw financieel verslag over boekjaar 2022.

Hoogachtend, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

drs. R. Buitenhuis RA Partner

2

Inhoudsopgave

Management samenvatting

Opdracht, scope en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen interne beheersing

Overige onderwerpen

Bijlagen

Belangrijkste bevindingen

3

Management samenvatting

Management samenvatting Management samenvatting

OPDRACHT SCOPE EN UITKOMSTEN ▪ De opdracht tot controle van de jaarrekening is uitgevoerd conform de met u gemaakte afspraken en omvat de jaarrekening 2022 van de Veiligheidsregio Haaglanden ▪ De gehanteerde materialiteit bij het uitvoeren van de jaarrekeningcontrole is € 1.000.000. Bij het rapporteren van de afwijkingen is een rapportagedrempel van € 50.000 gehanteerd. De gehanteerde materialiteit en rapportage drempel zijn lager dan de maximaal toegestane drempel conform het controleprotocol van de VRH. ▪ Wij zijn voornemens om u op XX maart 2023 te machtigen om onze goedkeurende controleverklaring op te nemen onder de overige gegevens in uw jaarrekening over boekjaar 2022. FINANCIËLE POSITIE ▪ De FLO uitkeringen voor boekjaar 2022 is sterk gedaald ten opzichte van boekjaar 2021 (zowel baten als lasten). Oorzaak betreft het versneld sparen waarvan in de jaren 2020 en 2021 in grote mate gebruik van is gemaakt. ▪ In boekjaar 2022 heeft de VRH een grote rol gespeeld in de opvang voor vluchtelingen uit Oekraïne. De kosten die betrekking hebben op de door de VRH uitgegeven bedragen zijn verantwoord in de betreffende SiSa bijlage. De VRH heeft in de winst en verliesrekening een hogere positie baten en lasten verantwoord. In deze positie zijn tevens de uitgaven van de gemeente Den Haag en de GGD verantwoord.

De finale afwikkeling van werkelijke uitgaven door de gemeente Den Haag en de GGD volgt in de SiSa verantwoording in de jaarrekening 2023. ▪ Met ingang van boekjaar 2022 is de wijze van verantwoording van het spaarverlof gewijzigd. Conform CAR afspraak wordt per heden de reservering gevormd voor het verlofsaldo groter dan vier weken, voorzien van een opslag voor sociale lasten.

BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN ▪ Functioneel Leeftijdsontslag (FLO); ▪ Voorziening Groot Onderhoud; ▪ Toets op rechtmatigheid; ▪ Controle WNT; ▪ Controle SiSa verantwoordingen ▪ Controle spaarverlof in overeenstemming met CAR afspraak

Bij het opstellen van de jaarrekening maakt de directie belangrijke schattingen en licht deze toe in de jaarrekening. Wij hebben de schattingen die het management heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2022 beoordeeld en gecontroleerd. De belangrijkste schattingen in de jaarrekening betreffen; ▪ Voorziening groot onderhoud; Wij hebben geen bijzonderheden geconstateerd in de schattingspost en beoordelen deze als evenwichtig. ▪ Waardering Materiele vaste activa; Wij constateren dat de schattingspost correct in de jaarrekening is verwerkt.

5

Management samenvatting controle 2022 Conclusies jaarrekeningcontrole 2022 Kernpunt

Uitkomst

Goedkeurend oordeel ten aanzien van getrouwheid

Wij zijn voornemens om bij de jaarrekening over boekjaar 2022 een goedkeurende controleverklaring te verstrekken ten aanzien van getrouwheid.

Goedkeurend oordeel ten aanzien van rechtmatigheid

Wij zijn voornemens om bij de jaarrekening over boekjaar 2022 een goedkeurende controleverklaring te verstrekken ten aanzien van rechtmatigheid.

Geen bevindingen ten aanzien van de WNT-verantwoording

Wij hebben de WNT-verantwoording van de VRH gecontroleerd met inachtneming van het controleprotocol WNT. Wij kunnen concluderen dat de opgenomen toelichting in de jaarrekening voldoet aan de daaraan te stellen eisen. In onze controleverklaring is een specifieke alinea opgenomen ter benadrukking van aangelegenheden. Deze bepaling komt terug in alle controleverklaringen met betrekking tot de WNT 2022 omdat de cumulatiebepaling met betrekking tot beloning van topfunctionarissen door accountants niet controleerbaar is.

Geen bevindingen ten aanzien van de SiSa-bijlage

Op grond van ons onderzoek naar de SiSa-bijlage van de jaarrekening hebben wij geen bevindingen geconstateerd. De SiSa verantwoording over boekjaar 2022 bevat een correctie op de verantwoorde bijdrage inzake de ontvangen gelden voor corona toegangsbewijzen in boekjaar 2021 voor een bedrag van € 0.1 miljoen. Tevens bevat de SiSa-bijlage een nieuwe verantwoording die toeziet op de opvang voor vluchtelingen uit Oekraïne. De bestedingen in boekjaar 2022 hebben betrekking op de huurkosten van de Broodfabriek en zijn € 1.2 miljoen. De jaarrekening over boekjaar 2022 bevat een verantwoording van kosten en baten die toezien op de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne van € 4.2 miljoen. Het verschil tussen de SiSa verantwoording en de verantwoording zoals opgenomen in de bijlage inzake inkomstenoverdrachten ziet toe op de bestedingen van de gemeente Den Haag en de GGD. Op basis van opgaven van de gemeente Den Haag en de GGD inzake de bestedingen in 2022 is de verantwoording in de jaarrekening van de VRH opgemaakt. De finale verwerking van de bestedingen van de gemeente Den Haag en de GGD zal worden verwerkt in de SiSa-bijlage in de jaarrekening van de VRH over boekjaar 2023.

Jaarverslag is opgesteld in overeenstemming met het BBV en bevat geen materiële inconsistenties met de jaarrekening

Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag overeenkomstig het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenschappelijke regelingen (BBV) is opgesteld en met de jaarrekening verenigbaar is en het jaarverslag in het licht van de tijdens het onderzoek van de jaarrekening verkregen kennis en begrip omtrent de Gemeenschappelijke Regeling en haar omgeving geen materiële onjuistheden bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Wet op de gemeenschappelijke regeling en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. 6

Management samenvatting controle 2022 Conclusies jaarrekeningcontrole 2022 Kernpunt

Uitkomst

Interne beheersing

Wij hebben de processen van interne beheersing in het kader van de verantwoording van de jaarrekening beoordeeld. In z’n algemeenheid zijn wij van mening dat de interne beheersmaatregelen binnen de VRH voldoende zichtbaar zijn vastgelegd en dat deze maatregelen ook als zodanig bestaan en werken.

Automatiseringsomgeving

Wij hebben de automatiseringsomgeving getoetst in het kader van de jaarrekeningcontrole. Hierbij zijn enkele verbetermogelijkheden geïdentificeerd.

Financiële positie

Het eigen vermogen bedraagt per ultimo boekjaar € 6.175.000. Het resultaat over het boekjaar 2022 betreft € 3.585.000. Op basis van de berekening van het weerstandsvermogen ultimo boekjaar 2022 is geconcludeerd dat het noodzakelijk is om € 45.000 vanuit het boekresultaat toe te voegen aan de algemene reserve. Het overige deel van het resultaat boekjaar zal terug betaald worden aan de gemeenten. De financiële positie die je hieruit kan afleiden kwalificeren wij gezien het constante karakter van de bedrijfsvoering en het lastenniveau als voldoende. De weerstandscapaciteit is ultimo 2022 van de gelijke omvang als de algemene reserve.

Voorziening groot onderhoud

De VRH werkt met een duurzaam meerjarig onderhoudsplan (DMJOP). Het DMJOP is op basis van een schouw in boekjaar 2020 tot stand gekomen, met ingang van boekjaar 2021 wordt de organisatie aangestuurd op dit plan. Wereldwijd is in de loop van boekjaar 2022 de inflatie sterk gestegen, zo ook in Nederland. De hoge inflatie was niet voorzien in het DJMOP. Om als organisatie de kosten voor toekomstig onderhoud te kunnen blijven dekken is een calculatie gemaakt van de impact van de gestegen kosten voor groot onderhoud. De gecalculeerde impact is tot uitdrukking gekomen in een eenmalig hogere jaardotatie van de voorziening. In de berekening van de jaar-dotatie is eenmalig voor 2022 gerekend met 9,9% indexatie.

Europese aanbestedingen

Wij hebben vastgesteld dat de beschikbare controle informatie inzake rechtmatigheid ten opzichte van voorgaande controlejaren sterk is verbeterd. Wij concluderen dat de VRH goed in staat is te documenteren en te concluderen op uitgaven op leveranciersniveau in relatie tot de contractuele afspraken. De interne beheersing op dit gebied is ten opzichte van enkele jaren geleden sterk verbeterd, het controleteam complimenteert de VRH voor de doorgemaakte ontwikkeling. Inmiddels is het niveau van interne beheersing van voldoende niveau en is het voor boekjaar 2023 zaak om dit niveau aan beheersing vast te houden. Wij hebben geen onrechtmatigheden geconstateerd ten aanzien van onze werkzaamheden op het gebied van Europese aanbestedingen die de materialiteit overstijgen. In dit rapport volgt een nadere uiteenzetting van de uitgevoerde werkzaamheden en conclusies inzake de spendanalyse en bijbehorende toets op rechtmatigheid. Het controleteam kan zich verenigen met de opgenomen conclusies inzake rechtmatigheid in de bestedingenrapportage over 2022.

7

Opdracht Scope en uitkomsten

Opdracht, scope en uitkomsten Een goedkeurende verklaring over getrouwheid en rechtmatigheid

Opdracht scope en uitkomsten

De door ons geconstateerde ongecorrigeerde controleverschillen inzake getrouwheid en rechtmatigheid blijven binnen de door u gestelde goedkeuringstoleranties. Daarom geeft onze controleverklaring de volgende oordelen: - Getrouwheid - Rechtmatigheid Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden inzake de jaarrekening hebben wij de goedkeuringstolerantie gehanteerd in overeenstemming met het Besluit Accountscontrole Decentrale Overheden (BADO). U heeft geen lagere marge vastgesteld waardoor wij het wettelijke kader als uitgangspunt hebben gehanteerd. Hieruit volgt dat wij voor de jaarrekening een tolerantie voor fouten van € 1.111.000. (1% van de totale lasten inclusief dotaties in reserves) hebben gehanteerd (In de praktijk zijn we uitgegaan van € 1.000.000) en een voor onzekerheden een tolerantie van € 3.333.000 (3% van de totale lasten inclusief dotaties in reserves). Wij hebben de materialiteit naar beneden afgerond om voldoende diepgang in onze werkzaamheden te hebben. In dit accountantsverslag worden fouten en onzekerheden gerapporteerd die de door u vastgestelde rapportagetolerantie van € 250.000 (conform het controleprotocol 25% van de goedkeuringstolerantie) overschrijden en worden overige bijzonderheden die van belang zijn voor de behandeling van de jaarrekening door uw bestuur gerapporteerd.

In de praktijk is het controleteam uitgegaan van € 50.000 (conform interne richtlijnen 5% van de vastgestelde materialiteit). De controle is derhalve met voldoende diepgang uitgevoerd.

De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het BBV De directie en het bestuur hebben in de jaarrekening 2022 de voorschriften van het BBV gevolgd. Dit betekent dat geen materiële alternatieve verwerkingswijzen zijn gehanteerd. Daarnaast zijn naar onze mening gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. De verandering in de grondslag en bijbehorende rekenmethodiek inzake het verlofsparen is adequaat tot uitdrukking gebracht in de jaarrekening over boekjaar 2022. Met ingang van boekjaar 2022 wordt de verplichting berekent door het surplus aan verlofdagen ten opzichte van de vier weken norm te calculeren.

Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag overeenkomstig de Wet op de gemeenschappelijke regelingen is opgesteld en verenigbaar is met de jaarrekening. Verder hebben wij vastgesteld dat de verplichte paragrafen zijn toegevoegd. WNT Verantwoording Wij hebben de WNT-verantwoording van de VRH gecontroleerd met inachtneming van het controleprotocol WNT. Wij kunnen concluderen dat de opgenomen toelichting in de jaarrekening voldoet aan de daaraan te stellen eisen. In onze controleverklaring is een specifieke alinea opgenomen ter benadrukking van aangelegenheden. Deze bepaling komt terug in alle controleverklaringen met betrekking tot de WNT 2022 omdat de cumulatiebepaling met betrekking tot beloning van topfunctionarissen door accountants niet controleerbaar is.

9

Opdracht, scope en uitkomsten Opdracht scope en uitkomsten

Administratieve Organisatie en Interne Beheersing In het kader van de controle van de jaarrekening 2022 hebben wij onder meer de Administratieve Organisatie en Interne Beheersing (hierna te noemen: AO/IB) beoordeeld. Hierbij is tevens de geautomatiseerde gegevensverwerking betrokken, voor zover van belang voor de jaarrekeningcontrole. Tijdens de uitvoering hebben wij ons gericht op het onderzoeken, beoordelen en toetsen van de AO/IB. In het hoofdstuk bevindingen interne beheersing hebben wij de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van deze werkzaamheden opgenomen. Geautomatiseerde gegevensverwerking Op grond van artikel 393 lid 4, Titel 9 Boek 2 BW rapporteren wij onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking in dit verslag. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de accountantscontrole van de jaarrekening niet specifiek is gericht op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Wij zijn van mening dat voldoende maatregelen zijn getroffen om de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking en informatievoorziening te waarborgen. Voor een gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden, bevindingen en conclusies inzake de geautomatiseerde omgeving bij de VRH verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘’Bevindingen IT-beheersing’’.

10

Financiële positie

De financiële positie van de VRH Resultaat nader besproken Het gerealiseerd resultaat over het jaar 2022 bedraagt € 3.585.000 voordelig ten opzichte van het een begroot resultaat van nihil. Hieronder hebben wij de verschillen tussen de herziene begroting en realisatie weergegeven.

1. Leveringsproblemen materiaal & dienstverlening

Voordelig

Herziene Begroting

Jaarrekening

Verschil

Totale lasten

107.258

111.418

4.160

Totale baten

106.664

114.563

7.899

-/- 594

3.145

3.739

Mutatie in de reserves

594

440

-/-154

Gerealiseerd resultaat

0

3.585

3.585

Nadelig

2.100

2. Personeelskosten

Tabel resultaat 2022 ten opzichte van de gewijzigde begroting (x € 1.000)

Totaal saldo van baten en lasten

Afwijking (afgerond) (x € 1.000)

600

3. Energiekosten

500

4. Beheer meldkamer (LMS)

500

5. Extra inkomsten

500

6. Onvoorzien niet nodig

200

7. Overig

400

Totaal

3.600

De belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de gewijzigde begroting zijn uitgebreid toegelicht in paragraaf 1.3 van de jaarrekening. De belangrijkste en meest opvallende posten welke leiden tot het gerealiseerde resultaat zijn hiernaast weergegeven. Wij hebben geanalyseerd of de begrotingswijzigingen en het positieve resultaat tijdig aan het bestuur zijn gecommuniceerd. Uit onze analyse blijkt dat de belangrijkste voordelen ten opzichte van de herziene begroting in de bestuurlijke marap gedurende boekjaar 2022 zijn besproken met het dagelijks bestuur en met het algemeen bestuur.

12

De financiële positie van de VRH Weerstandsvermogen en risicobeheersing In het jaarverslag is onder andere de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing opgenomen, welke informatie bevat over de weerstandscapaciteit, de risico’s en het beleid dat hieromtrent gedurende 2022 is gevoerd. De gewenste weerstandscapaciteit bedraagt € 1,68 miljoen, de beschikbare weerstandscapaciteit welke gelijk is aan de algemene reserve. De VRH heeft op basis van een risico-inventarisatie berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is. Hieruit volgt een gekwantificeerd bedrag aan benodigde weerstandscapaciteit van € 1,64 miljoen (2021: € 1,49 miljoen). De grootste door uw Gemeenschappelijke Regeling geïdentificeerde risico’s zijn: − Invoering WNRA: € 487K − Instroom vrijwilligers: € 305K Ten opzichte van voorgaand jaar is sprake van een lichte stijging van de gekwantificeerde risico’s met € 45.000. Conform toegelicht in de jaarrekening is het beschikbare weerstandsvermogen per 31-12-2021 te laag en wordt voorgesteld om € 45.000 toe te voegen vanuit het voordelige resultaat over boekjaar 2022.

13

Belangrijkste bevindingen

Belangrijkste bevindingen Belangrijkste bevindingen

Vanuit onze controle van de jaarrekening van de Veiligheidsregio Haaglanden hebben wij een aantal onderwerpen en/of bevindingen die wij specifiek aan u willen melden. Deze onderwerpen zijn het meest significant geweest voor onze controle.

Onderstaand is een uiteenzetting van deze onderwerpen opgenomen.

Onderwerp Functioneel In tegenstelling tot boekjaar 2021 betreft boekjaar 2022 een regulier boekjaar zonder incidenteel hogere lasten met betrekking tot de Leeftijdsontslag FLO regeling. De verzwaring van lasten werd veroorzaakt door gewijzigde regelgeving aangaande de levensloopregeling waarbij de (FLO) financiering van de levensloop voor 2020 en 2021 versneld plaats heeft gevonden. De wijzigingen in de levensloopregeling hebben geresulteerd in twee boekjaren waarbij deelnemers aanvullend hebben gespaard. Met ingang van boekjaar 2022 is de bijdrage voor FLO eveneens genormaliseerd, de verwachting is dat de komende boekjaren sprake zal zijn van reguliere kosten (en baten) die toezien op de FLO. Over boekjaar 2021 heeft het controleteam geconcludeerd dat de financiële impact van het versneld sparen en de FLO als geheel op adequate wijze is verantwoord in de jaarrekening. Voor boekjaar 2022 heeft het controleteam diverse werkzaamheden uitgevoerd op de reguliere FLO verantwoording, bij het uitvoeren van deze werkzaamheden zijn geen bevindingen geconstateerd.

15

Belangrijkste bevindingen Onderwerp Rechtmatigheid Belangrijkste bevindingen

In het kader van de rechtmatigheid van de jaarrekening 2022 is een controle uitgevoerd op de naleving van de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen. Wij hebben geen onrechtmatigheden geconstateerd ten aanzien van onze werkzaamheden op het gebied van Europese aanbestedingen die de materialiteit overstijgen.

Doorgemaakte verbeteringen in documentatie van de spend-analyse Bij het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden op de spend-analyse 2022 hebben wij geconstateerd dat het ingezette traject ter verbetering van de interne documentatie inzake de rechtmatigheid van bestedingen door de VRH is gecontinueerd. De aanwezige documentatie, de aanwezige interne controle en de bijbehorende bestedingenrapportage zijn van goed niveau. De VRH laat met deze werkwijze zien op dit onderwerp ‘’in control’’ te zijn. De bestedingsanalyse bevat de diepgang die noodzakelijk is om te concluderen dat de werkelijke uitgaven passen binnen de contractueel overeengekomen afspraken met de betreffende leverancier. Door de vastlegging van de relevante financiële contractuele afspraken per leverancier in de analyse van de inkoopuitgaven is het mogelijk de werkelijke inkoopuitgaven binnen aanbestede contracten per leverancier te monitoren. In het kader van de (voorbereiding op) de rechtmatigheidsverantwoording was het van belang dat de VRH deze stappen heeft gezet in haar interne beoordeling van de Europese aanbestedingsrechtmatigheid. Wij complimenteren de VRH met de doorgemaakte ontwikkeling en moedigen de VRH aan de geconstateerde risicogebieden in de bestedingen rapportage 2022 nauwlettend te monitoren in boekjaar 2023.

Begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2022, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de gemeentewet en moeten door het algemeen bestuur zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de algemeen bestuur, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de algemeen bestuur van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van het algemeen bestuur. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota van de Commissie BBV.

In de kadernota is opgenomen dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma. In de toelichting op de staat van baten en lasten is een analyse van de overschrijdingen opgenomen. De overschrijdingen zijn toereikend toegelicht en passen binnen het bestaande beleid of worden gecompenseerd door hogere baten binnen het programma. Het dagelijks bestuur stelt uw algemeen bestuur voor genoemde overschrijdingen te autoriseren in het kader van de vaststelling van de jaarrekening 2022. Vooruitlopend hierop zijn wij hiervan reeds uitgegaan bij 16 het vormen van ons oordeel over de (begrotings)rechtmatigheid.

Belangrijkste bevindingen Onderwerp

Belangrijkste bevindingen

Voorziening Wij hebben geconstateerd dat ten tijde van de controle van de jaarrekening 2022 een interne analyse beschikbaar was van de Groot Onderhoud verantwoorde groot onderhoudsuitgaven. Wij hebben geconstateerd dat de kwaliteit van de onderbouwing van de onderhoudsvoorziening alsmede de analyse van de onttrekkingen over boekjaar toereikend waren. Net als in voorgaande jaren is er in 2022 minder uitgegeven aan groot onderhoud dan gepland in de DMJOP. De jaarschijf over 2022 bevatte op het totale gebudgetteerde plan geen hoge geplande onderhoudsuitgaven, echter stelt het controleteam wel vast dat er over de afgelopen jaren structureel minder wordt uitgegeven dan gepland. Voor boekjaar 2022 is de belangrijkste oorzaak voor het achterblijven van onderhoud de problematiek in de toelevering van materialen en de beschikbaarheid van marktpartijen om het werk uit te voeren. Wij stellen vast dat de VRH de ontwikkelingen inzake de inflatie gedurende boekjaar 2022 heeft beoordeeld, de impact heeft gewogen en de kostenraming heeft aangepast. De hoge inflatie was niet voorzien in het DJMOP. Om als organisatie de kosten voor toekomstig onderhoud te kunnen blijven dekken om op het gewenste onderhoudsniveau 3 te blijven is een calculatie gemaakt van de impact van de gestegen kosten. De gecalculeerde impact is tot uitdrukking gekomen in een eenmalig hogere jaardotatie van de voorziening.

In de berekening van de jaar-dotatie is eenmalig voor 2022 gerekend met 9,9% indexatie (ruim € 0.3 miljoen). Wij adviseren u de komende jaren de werkelijke uitgaven te blijven monitoren op de aard van de bestedingen, de splitsing tussen investeringen en onderhoud is essentieel voor de wijze van financiële verantwoording. WNT

Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingevoerd. Op basis van deze wet is de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector in dienstverband en bij ontslag wettelijk gemaximeerd. Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering een publicatieverplichting in de jaarrekening. Dit geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen, indien zij de maximale bedragen van topfunctionarissen overschrijden. Wij hebben de juistheid en volledigheid van de WNT toelichting zoals opgenomen in hoofdstuk 9 in de jaarrekening gecontroleerd en hebben vastgesteld dat de toelichting voldoet aan de daaraan te stellen eisen. De naleving van de anticumulatiebepaling maakt geen onderdeel uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden. 17

Belangrijkste bevindingen Onderwerp

Belangrijkste bevindingen

SiSa De SiSa verantwoording over boekjaar 2022 bevat een correctie op de verantwoorde bijdrage inzake de ontvangen gelden voor Verantwoording corona toegangsbewijzen in boekjaar 2021 voor een bedrag van € 0.1 miljoen. Het controleteam heeft vastgesteld dat de VRH op Corona adequate wijze de SiSa verantwoordingen inzake CTB van de aangesloten gemeenten over boekjaar 2021 tot uitdrukking heeft Toegangsbewijzen gebracht in de SiSa verantwoording van de VRH over boekjaar 2022. De verantwoorde afrekening in de SiSa verantwoording van de VRH over boekjaar 2022 sluit aan op de gecontroleerde jaarrekeningen van de gemeenten en is daarmee akkoord bevonden. Tevens bevat de SiSa-bijlage een nieuwe verantwoording die toeziet op de coördinatie van de opvang voor vluchtelingen uit Oekraïne. De bestedingen in boekjaar 2022 hebben betrekking op de huurkosten van de Broodfabriek en zijn € 1.2 miljoen. De jaarrekening over boekjaar 2022 bevat een verantwoording van kosten en baten die toezien op de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne van € 4.2 miljoen. Het verschil tussen de SiSa verantwoording en de verantwoording zoals opgenomen in de bijlage inzake inkomstenoverdrachten ziet toe op de bestedingen van de gemeente Den Haag en de GGD. Op basis van opgaven van de gemeente Den Haag en de GGD inzake de bestedingen in 2022 is de verantwoording in de jaarrekening van de VRH opgemaakt.

De finale verwerking van de bestedingen van de gemeente Den Haag en de GGD zal worden verwerkt in de SiSa-bijlage in de jaarrekening van de VRH over boekjaar 2023.

18

Belangrijkste bevindingen Management schattingen Belangrijkste bevindingen

Bij het opstellen van de jaarrekening maakt de directie belangrijke schattingen en licht deze toe in de jaarrekening. Wij hebben de schattingen die het management heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2022 beoordeeld en gecontroleerd. De belangrijkste schattingen in de (geconsolideerde) jaarrekening betreffen; Schatting

Beoordeling 2022

Beoordeling 2021

Toelichting

Voorziening Groot Onderhoud

De gemaakte schattingen met betrekking tot de voorziening groot onderhoud zijn evenwichtig in de zin dat er een deugdelijke onderbouwing beschikbaar is. In de calculatie per 31-12-2022 is gezien de huidige inflatie op adequate wijze rekening gehouden met verwachte toekomstige kostenstijgingen. Het controleteam constateert echter opnieuw dat de werkelijke uitgaven lager dan de geplande uitgaven, de inschatting is hiermee naar verwachting aan de voorzichtige kant, echter wel evenwichtig bevonden.

Waardering materiele vaste activa

Wij zijn van mening dat de schattingen met betrekking tot de materiële vaste activa een evenwichtig beeld geven van de waardering van uw materiële vaste activa.

19

Bevindingen IT-beheersing

Bevindingen interne beheersing IT- Beheersing: Algemeen

Bevindingen interne beheersing

IT General Controls Veel handelingen die binnen organisaties plaatsvinden, worden geregistreerd door middel van automatisering. Daarbij zijn diverse interne beheersingsmaatregelen steeds vaker geautomatiseerd in softwarepakketten. Wij onderzoeken daarom de beheersing van uw IT omgeving en rapporteren daarover in deze management letter. Op basis van de door ons uitgevoerde werkzaamheden in november 2022 hebben wij onze inschatting van de kwaliteit van uw IT systeem en/of applicaties opgenomen. Hierbij hebben wij de volgende onderverdeling gemaakt om de kwaliteit weer te geven: Benodigd verbetering op (korte) termijn Adviespunt, verdere aanscherping mogelijk

Onderwerp

Toegangsbeveiliging

Wijzigingsbeheer

Bij het toetsen van ‘wijzigingsbeheer’ ofwel change management wordt vastgesteld dat wijzigingen aan de applicatie op gestructureerde en gecontroleerde wijze worden doorgevoerd. Voor uw organisatie heeft wijzigingsbeheer ten doel om te voorkomen dat applicaties zich niet gedragen zoals u verwacht na een wijziging in de software, resulterend in, wellicht niet opgemerkte, (financiële) gevolgen.

Continuiteït en beveiliging

Onder de noemer continuïteit en beveiliging krijgen wij inzicht in uw beheersing van risico’s gericht op continuïteit van uw bedrijfsvoering. Hierbij kan discontinuïteit worden veroorzaakt door menselijk of technisch falen, maar ook door interne of externe kwaadwillenden. Voor continuïteit zijn met name het punt in de tijd aan tot waar u gegevens bij discontinuïteit kunt herstellen en de tijd die het kost om tot een normale bedrijfsvoering te komen bij discontinuïteit van belang.

Op dit moment voldoende

Bij het uitvoeren van onze werkzaamheden hebben wij gekeken naar de algemene onderwerpen rondom de beheersing van uw IT omgeving zoals in de tabel rechts opgenomen. Op de navolgende pagina’s zullen wij onze bevindingen rapporteren.

Bij het toetsen van ‘toegangsbeveiliging’ wordt onderzocht of de inrichting van de ITomgeving de authenticiteit van de gebruiker van een gebruikersaccount borgt. Vervolgens onderzoeken wij de mogelijkheden voor het ‘steunen’ op autorisaties en de processen rondom het verstrekken, muteren en ontnemen van autorisaties binnen de omgeving. Wanneer de randvoorwaarden hiervoor voldoende aanwezig zijn, kunnen wij in de controle gebruik maken van ingerichte functiescheiding in het systeem. Een adequate inrichting kan preventief risico’s voor uw organisatie beperken en tegelijkertijd efficiency voordelen opleveren in de controle.

Adviespunten zonder directe impact

Het is voor de VRH van belang om inzicht te krijgen in de verantwoordelijkheden die binnen de organisatie zijn ingericht – of met andere organisaties overeen zijn gekomen (uitbesteding) – ten aanzien van de beheersing van de IT omgeving. Hierbij kijken wij naar beleidsstukken ten aanzien van IT strategie, beveiliging en functiescheiding. Ook de interne beheersingsmaatregelen die al dan niet zijn ingericht binnen de IT omgevingen zijn onderdeel van onze scope. Indien maatregelen periodiek worden uitgevoerd kunnen wij hier gebruik van maken in de jaarrekeningcontrole. Deze adviespunten hebben niet een directe impact op onze controlewerkzaamheden, maar zijn wel wenselijk.

21

Bevindingen interne beheersing IT- Beheersing: Toegangsbeveiliging en wijzigingsbeheer De conclusies die wij op basis van onze werkzaamheden trekken over de algemene inrichting van IT bij uw organisatie, delen wij op deze pagina met u. Bevindingen interne beheersing

Authenticatie Door middel van authenticatie wordt geborgd dat een gebruiker zichzelf kan identificeren binnen een geautomatiseerde omgeving. Kort gezegd: de gebruiker toont aan dat hij/zij inlogt met een eigen persoonsgebonden account en daarmee is wie hij/zij claimt te zijn. Wij scharen onder dit onderwerp m.n. de wachtwoordvereisten. Autorisatie Op het gebied van autorisatie zijn verschillende vormen van diepgang te definiëren. Wat wij onderzoeken en aan u rapporteren als het gaat om de randvoorwaarden rondom autorisatie, zijn de rechten die de mogelijkheid bieden om autorisatiestructuren te wijzigen en of deze rechten belegd zijn bij functionarissen met een onafhankelijke positie ten opzichte van de jaarrekening. Dit geldt voor zowel voor rechten op applicatie- als databaseniveau voor applicaties in scope van onze controle. Daarnaast is een effectieve vaste werkwijze voor het toekennen van rechten noodzakelijk om gedurende een periode te kunnen steunen op het feit dat rechten adequaat beperkt zijn. Wijzigingsbeheer Bij het doorvoeren van wijzigingen in softwareomgevingen ontstaan risico’s voor de bedrijfsvoering van uw organisatie. Wij verwachten daarom dat het proces voor wijzigingen een proces doorloopt, waarmee de risico’s die gelopen worden, zijn ingeschat, worden geadresseerd en dat hierop maatregelen genomen worden.

Authenticatie Autorisatie Wijzigings- Omgeving beheer

Netwerk

UNIT4

Authenticatie De ingestelde wachtwoordeisen van de KPN werkplekken en UNIT4 zijn van voldoende niveau, gebaseerd op basis van de Baker Tilly best practice. Het verhoogde risico op onrechtmatige toegang via deze accounts is daarmee beperkt. Autorisatie Er zijn processen en procedures ingericht in het kader van autorisatiebeheer. Binnen UNIT4 zijn administrator rechten welliswaar toegekend aan medewerkers van de financiële afdeling, maar er is een deels geformaliseerde procedure voor gestructureerd wijzigen van toegangsrechten middels een ticketsysteem. In dit ticket worden de gegevens van de gebruiker opgegeven. Vervolgens wordt het account door applicatiebeheer bewerkt.

Daarnaast is het risico op ongeautoriseerde handelingen deels gemitigeerd middels logging van mutaties die zijn doorgevoerd in de inrichting binnen UNIT4. Gezien de afhankelijkheid van IT bij de controlestrategie, is de logging op de autorisatiewijzigingen vastgesteld, om te beoordelen of de autorisaties adequaat zijn ingericht. Tijdens de interim controle zijn geen significante uitzonderingen geconstateerd. Wijzigingsbeheer Op basis van interview is vernomen dat de leverancier van UNIT4 de updates aanlevert. De applicatiebeheerders nemen hiervoor de releasebeschrijving door, als er geen onwenselijke wijzigingen in de release zitten wordt aan de leverancier het akkoord gegeven om de release door te voeren. De resultaten van doorgevoerde updates binnen UNIT4 zijn vastgelegd in releasenotes. Wij hebben de releasenotes 2022 beoordeeld. Op basis van onze beoordeling, stellen wij vast dat de impact van wijzigingen gedurende boekjaar 2022 geen significante impact op de controle over boekjaar 2022.

22

Bevindingen interne beheersing IT-beheersing: Regiefunctie, continuiteïtsmaatregelen en beveiliging

Bevindingen interne beheersing

Let op: de onderwerpen volgen uit interviews en hierop zijn door ons over het algemeen geen testwerkzaamheden uitgevoerd om vast te stellen dat de IT-omgeving is ingericht zoals ons voorgesteld is. Dit beperkt de zekerheid die u kunt ontlenen aan de door ons beschreven aandachtspunten.

Verantwoordelijkheden en regiefunctie VRH beschikt over een Koersdocument en een Informatiebeveiligingsplan uit 2021 waarin de strategie en uitgangspunten ten aanzien van de inzet van IT & Security staan beschreven. Daarin hebben wij de opzet van procedures en processen vernomen ten aanzien onder andere management & organisatie, wijzigingsbeheer, configuratiebeheer en informatiebeveiliging. De laatstgenoemde (informatiebeveiliging) is binnen VRH getoetst door een onafhankelijke auditor M&I Partners.

Continuïteitsmaatregelen Recovery Point objective (RPO): De RPO is het punt in de tijd tot waar men minimaal de gegevens moet kunnen herstellen. Het is dus de acceptabele hoeveelheid aan dataverlies uitgedrukt in tijd. Back-ups: De back-up procedure is vastgelegd in de SLA met KPN werkplekken. Er wordt dagelijks een back-up gemaakt. Gebruikers kunnen zelf verwijderde of aangepaste bestanden terug halen middels de ‘restore procedure’.

Recovery Time Objective (RTO): Een RTO is de tijd waarna een proces/middel na een onderbreking moet teruggebracht zijn op een aanvaardbaar niveau, om een onacceptabele impact op de organisatie te vermijden. Recovery: Er wordt door KPN Werkplek tests uitgevoerd teneinde ook het opnieuw in de lucht brengen van data te testen. Daarnaast is er sprake van een dubbel uitgevoerd datacenter. Uitwijk: Een uitwijklocatie is ingericht en deze wordt periodiek getest, zie hiervoor ook bovenstaand.

Beveiliging Beveiliging De beveiliging van de IT-omgeving delen wij op in verschillende aspecten, welke wij hieronder hebben weergegeven. Fysieke beveiliging: Middels inspectie hebben wij vastgesteld dat fysieke toegangsbeveiliging tot het gebouw van VRH is geborgd doordat enkel geautoriseerde personen toegang krijgen. Onderdelen van het gebouw zijn afgesloten door middel van elektronische authenticatie. Inzake de fysieke toegangsbeveiliging bij KPN is een ISO27001 certificaat beschikbaar.

Remote access: Voor het extern inloggen via KPN werkplekken wordt gebruik gemaakt van extra beveiligingsmaatregelen in de vorm van een two-factor authenticatie. Hiermee wordt het risico op het ongeautoriseerd toegang krijgen tot het netwerk verlaagd. Monitoring: Kwetsbaarheidsscans worden uitgevoerd bij KPN, waardoor verschillende cyber risico’s ten aanzien van de applicaties binnen KPN werkplekken worden gemitigeerd.

23

Overige onderwerpen

Overige onderwerpen Fraude en naleving wet- en regelgeving Overige onderwerpen

De directie is primair verantwoordelijk voor het voorkomen van fraude, het naleven van wet- en regelgeving en voor een cultuur van eerlijkheid en integriteit en dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude en overtreding van wet- en regelgeving zo veel mogelijk te beperken. Voor het uitoefenen van deze verantwoordelijkheid maakt het management gebruik van diverse beheersingsmaatregelen, zoals interne richtlijnen en gedragscodes, controle technische functiescheiding en periodieke rapportages over financiën.

Ten behoeve van onze jaarrekeningcontrole identificeren wij, in het kader van NV COS 240/250, de risico’s met betrekking tot fraude en overtreding van wet- en regelgeving en beoordelen wij de interne beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het voorkomen en signaleren van (materiële) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. Voor zover relevant voor onze controle voeren wij gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. Onze controle is echter niet specifiek gericht op het signaleren van fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. In het kader van onze controle hebben wij geen bevindingen te melden met betrekking tot fraude.

Bevestiging onafhankelijke positie Op grond van dit verslag zijn wij van mening dat wij in relatie tot uw organisatie, in overeenstemming met de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en artikel 24a van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), onafhankelijk hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming in het afgelopen jaar niet is aangetast.

Kwaliteitsborging Baker Tilly heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om haar onafhankelijkheid en die van haar medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer: • Jaarlijkse bevestiging van onafhankelijkheid door partners, professionals en ondersteunende stafdiensten; • Cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder een beoordeling of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten • In- en extern kwaliteitsonderzoek • Twee registeraccountants betrokken bij wettelijke controleopdrachten • Reviews door partners die niet betrokken zijn bij de opdracht ter waarborging van een deugdelijk / deskundig oordeel.

25

Overige onderwerpen Naleving wet- en regelgeving en overige Wij informeren het algemeen bestuur over illegale handelingen waarbij het hoger kader is betrokken en over fraude en illegale handelingen (of deze nu door het hoger kader of door andere werknemers zijn veroorzaakt) die een onjuistheid van materieel belang in de jaarrekening tot gevolg hebben. Gedurende de controle zijn geen significante punten gesignaleerd ten aanzien van feitelijke of vermoedelijke nietnakoming van wet- en regelgeving, voor zover deze van belang worden geacht voor de mate waarin het algemeen bestuur in staat is haar taken te vervullen.

Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht die toezien op deze risico`s: − Detailcontrole op de vaststellen of voor alle inkopen welke in rekening zijn gebracht aan inkopen en aanbestedingen om vast te stellen dat alle inkopen conform de geldende Europese aanbestedingsregels en de Aanbestedingswet 2012 zijn aanbesteed. − Door middel van een steekproef de VRH ook een prestatie is geleverd door de tegenpartij. Uit bovenstaande werkzaamheden zijn geen bevindingen voortgekomen.

Corruptie en omkopingsrisico’s Uw organisatie maakt onderdeel uit van de publieke sector waarin corruptie vaker dan bij andere sectoren voorkomt. Dit komt onder andere omdat veel transacties met een relatief grote omvang plaatsvinden, de transparantie over marktprijzen niet in alle gevallen voldoende is om te beoordelen en frequent zaken gedaan wordt met andere corruptiegevoelige sectoren (vastgoed, constructie, infrastructuur et cetera). Hierdoor hebben wij dit als aandachtspunt in onze controle meegenomen. Corruptie is een wereldwijd probleem waarbij het uw verantwoordelijkheid is om corruptie binnen uw gemeenschappelijke regeling te voorkomen. Onze beroepsregels zijn in de praktijkhandreiking “Corruptie, werkzaamheden van de accountant” verder aangescherpt, hetgeen tot aanvullende werkzaamheden heeft geleid. De Veiligheidsregio Haaglanden beschikt over beschreven procedures ten aanzien van de samenwerking met derden en een intern inkoop- en aanbestedingsbeleid aangevuld met trainingen voor de juiste mindset van de medewerkers. Zichtbare monitoring op de werking en naleving van dit beleid, is een aandachtspunt voor uw organisatie.

26

5. Overige onderwerpen Rechtmatigheidsverantwoording Op 28 november is een afschrift van een brief over de inwerkingtreding van de Wet versterking decentrale rekenkamers (Wvdr) per 1 januari 2023. Conform verwachting eind 2021 is hierin ook de rechtmatigheidsverantwoording meegenomen die het bestuur van de gemeenschappelijke regeling met ingang van 2023 moet afleggen. Deze verantwoording wordt onderdeel van de jaarrekening en daarmee ook object van onderzoek van de accountant ten aanzien van getrouwheid van de jaarrekening. In de Kadernota rechtmatigheid 2023 is door de commissie BBV invulling gegeven aan de rechtmatigheidsverantwoording met betrekking tot het voorwaarden-, begrotings- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Voor u als gemeenschappelijke-regeling is het van belang om: de rapporteringsgrens vast te stellen (0-3% van de begrote lasten na dotatie aan de reserves); het normenkader 2023 op te stellen (en dit door het algemeen bestuur te laten vaststellen); het normenkader te vertalen in een toetsingskader (toetspunten financiële rechtmatigheid); beheersdoelstellingen, risico’s en beheersmaatregelen te formuleren; een controleplan opstellen; en de controlewerkzaamheden uitvoeren. Daarbij vragen wij specifieke aandacht voor deugdelijke dossiervorming.

Bij de gemeenten die hiertoe in 2021 een pilot hebben gedraaid is gebleken dat het geen sinecure is om de onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording goed in te richten. De intentie van de wetswijziging is om de gemeentelijke organisatie beter in control te laten komen. Dat betekent dus ook dat de organisatie, denk aan budgethouders en management, moeten worden meegenomen. Ook gaat de wetswijziging uit van collectieve verantwoordelijkheid van het bestuur. Dat vraagt het creëren van breed draagvlak en betrokkenheid. Wij hebben vastgesteld dat u tijdig heeft geanticipeerd en de interne beheersing op dit onderdeel onder de aandacht heeft gebracht, het niveau van bewustzijn binnen de organisatie is hoog.

Horizontaal toezicht Eind boekjaar 2022 heeft de VRH een nieuwe overeenkomst gesloten met de Belastingdienst inzake het horizontaal toezicht. Om te komen tot het nieuwe convenant heeft de VRH een strategische fiscale strategie uitgewerkt alsmede een risico matrix opgemaakt. Het controleteam heeft de VRH gedurende dit proces voorzien van feedback en adviezen als het gaat om de benodigde dossier vastlegging. Tijdens de interim controle over boekjaar 2022 heeft het controleteam vastgesteld dat de VRH gestart is met een standaard vastlegging van interne controle procedures. De vastlegging van deze controles was nog niet op alle onderdelen zichtbaar en tijdig. Hoewel de VRH flinke stappen gezet heeft is de documentatie van interne controles voor verbetering vatbaar. Het controleteam adviseert de VRH voor boekjaar 2023 te monitoren op de vastlegging van interne controlemaatregelen. Vanaf boekjaar 2023 is in overleg met de Belastingdienst besloten een Tax specialist aan het team toe te voegen van Baker Tilly. Deze specialist zal de komende jaren de volgende werkzaamheden oppakken: − 2023: toets op werking en de beoordeling van de set met beheersingsmaatregelen − November 2023: update fiscale actualiteiten, inclusief beoordeling van de mogelijke impact wijzigingen op het TCF (tax control framework) en bespreken monitoring TCF.

− Q1/Q2 2024: Steekproef om daarmee te beoordelen of de BTW en Loonheffing daadwerkelijk in control is bij VRH. Hieruit formuleren wij bepaalde conclusies/actiepunten. Wij complimenteren de VRH met het doorlopen traject om te komen tot een vastgesteld convenant horizontaal toezicht.

Het controleteam heeft eind 2022 het interne controleplan en het controleprotocol zoals opgesteld door de VRH beoordeeld en voorzien van commentaar en aanbevelingen. Op basis van de gezamenlijke inspanningen is er een update gemaakt van de plannen en zijn deze definitief gemaakt. In de bestedingen rapportage over boekjaar 2022 zijn diverse leveranciers met een verhoogd risico op de rechtmatigheid voor bestedingen 2023 uiteengezet. Het controleteam adviseert het bestuur deze leveranciers goed te monitoren in boekjaar 2023. Tevens adviseert het controleteam om het belang van de interne beheersing op dit onderwerp onder de aandacht te blijven brengen bij de verantwoordelijke functionarissen in de organisatie.

27

5. Overige onderwerpen Environmental Social and Governance rapportage In april 2021 heeft de Europese Commissie de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) gepubliceerd. Als gevolg van deze richtlijn worden grote bedrijven verplicht om met ingang van het boekjaar 2024 te rapporteren over hun impact op milieu- en sociale zaken. De richtlijn heeft tot doel de kwaliteit van de gerapporteerde informatie met betrekking tot ESG-aangelegenheden te verbeteren, met als uiteindelijk doel de transformatie naar een duurzamere economie te ondersteunen in lijn met de klimaatverbintenis van Parijs. De volgende informatie is o.a. vereist om in de ESG-rapportage op te nemen: −

welke duurzaamheidstrends en -ontwikkelingen een materiële impact kunnen hebben op de onderneming (bijv. tekort aan middelen, bedrijfsonderbrekingen door slechte weersomstandigheden enz.); − welke materiële impact de onderneming heeft op haar omgeving (mens en milieu); − informatie over lange termijn doelstellingen van de onderneming met betrekking tot ESG en de geboekte vooruitgang daarin; − informatie over immateriële activa (bijv. sociaal kapitaal). Momenteel is de rapportage over duurzaamheid alleen van toepassing voor grote bedrijven. Maatschappelijk staat duurzaamheid echter hoog op de agenda en dat betekent dat in de toekomst mogelijk ook een rapportageverplichting voor u als gemeenschappelijke regeling gaat gelden. Wij gaan graag met u in gesprek over hoe ESG binnen de gemeenschappelijke regeling is vormgegeven en hoe ontwikkelingen hierover worden gemonitord. Wij kunnen u ondersteunen bij de uitwerking van uw duurzaamheidsstrategie, het adviseren omtrent te nemen acties omtrent uw duurzaamheidsstrategie en u te ondersteunen bij de bewaking van de realisatie van de strategie door middel van KPI’s en dashboarding.

28

Bijlagen

Bijlage A – SiSa-bijlage Het is volgens de Nota verwachtingen accountantscontrole 2022 voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door de VRH samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli 2023 elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Fout of onzekerheid

Financiële omvang in euro’s

Toelichting fout/onzekerheid

Brede doeluitkering Rampenbestrijding (BDuR)

-

-

-

A12

Incidentele bijdrage nalevering op coronatoegangsbewijzen

-

-

-

A18

Bekostiging eerste opvang ontheemden Oekraïne door Veiligheidsregio`s

-

-

-

Nummer

Specifieke uitkering

A2

Strekking controleverklaring rechtmatigheid:

Goedkeurend

Strekking controleverklaring getrouwheid:

Goedkeurend

302

Bijlage B – Reikwijdte van de controlewerkzaamheden Op grond van het Bado stelt het algemeen bestuur de goedkeuringstolerantie vast, die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. De goedkeuringstolerantie is vastgesteld door het algemeen bestuur en vervolgens ter besluitvorming gebracht van het algemeen bestuur en opgenomen in het controleprotocol. Ten opzichte van voorgaand jaar zijn er geen wijzigingen aangebracht in de te hanteren percentages. Op grond van de jaarrekening 2022 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten afgerond € 1.111.000 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 3.333.000 (3% van de lasten). Als de goedkeuringstolerantie niet wordt overschreden, kan een goedkeurende controleverklaring afgegeven worden. Deze goedkeuringstolerantie is een kwantitatief criterium. De uiteindelijke oordeelsvorming is echter altijd een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve afwegingen. Het rapporteringsbedrag, de maatstaf die geldt voor het rapporteren van fouten en onzekerheden, is door het algemeen bestuur bepaald op € 277.750 (25% van de goedkeuringstolerantie). Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

< 1%

> 1 < 3%

-

> 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

< 3%

> 3 < 10%

> 10%

-

Verantwoordelijkheid Conform de aan ons verleende opdracht hebben wij de jaarrekening 2022 van de VRH gecontroleerd. Het is de verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur om de jaarrekening op te maken in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenschappelijke regelingen. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening, als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de gemeentewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het door het algemeen bestuur vastgestelde controleprotocol en het controleprotocol Wet normering topinkomens 2022 vallen. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Bevestiging bij de jaarrekening Wij hebben het algemeen bestuur gevraagd om een bevestiging bij de jaarrekening. Er zijn geen aanvullende bevestigingen toegevoegd aan de bevestiging bij de jaarrekening.

31

Bijlage C – Onafhankelijkheid Wij zijn onafhankelijk van VRH De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de controle speelt de onafhankelijkheid van accountants een belangrijke rol. Vanaf 1 januari 2014 is op alle assurance-opdrachten onder Nederlands recht de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van toepassing. Een aantal belangrijke punten uit de ViO, die wij hieronder hebben opgenomen betreffen: − langdurige betrokkenheid − samenloop van dienstverlening − geschenken en giften

Een strikte scheiding tussen controle- en adviesdiensten was al van kracht voor OOB’s (organisaties van openbaar belang) vanaf 1 januari 2014 en kantoorroulatie is verplicht voor financiële jaren van OOB’s vanaf 2016. Daarnaast kent de Europese verordening vanaf controlejaar 2016 striktere onafhankelijkheidseisen, maar ook nadere bevestigingen over onafhankelijkheid ter communicatie aan interne toezichthouders. Op 17 juni 2016 is een gewijzigde ViO van kracht geworden vanwege de implementatie van Verordening (EU) nr. 537/2014 van het Europees Parlement en het algemeen bestuur van 16 april 2014 betreffende specifieke eisen voor de wettelijke controles van financiële overzichten van organisaties van openbaar belang. Wij bevestigingen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de VRH in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit het afgelopen jaar niet is aangetast.

Langdurige betrokkenheid Om alle schijn van afhankelijkheid te vermijden, kunnen de externe accountant en (senior) managers in het team maximaal zeven achtereenvolgende jaren in het team actief zijn. Daarna zullen zij intern roteren. Onze betrokkenheid in jaren laat het volgende beeld zien: − drs. R. Buitenhuis RA (partner) betrokken als verantwoordelijk accountant sinds de controle van de jaarrekening 2018.

Samenloop van dienstverlening Ten aanzien van OOB’s is de combinatie van wettelijke controles en overige dienstverlening volledig verboden, met uitzondering van met name genoemde overige assurancediensten. Voor niet-OOB’s, zoals de VRH, is bepaald dat samenloop is geoorloofd als de non-assurancedienst niet van materiële invloed is op het assuranceobject. Als er wel materiële invloed is geldt in beginsel een verbod, behalve wanneer de non-assurancedienst niet: − subjectief of niet-routinematig is of; − een verwerkingswijze in het assuranceobject ten gevolge heeft waarvan het assuranceteam twijfelt of deze verwerkingswijze passend is; of − leidt tot een bedreiging uit hoofde van belangenbehartiging. Wij verrichten geen non-assurancediensten bij de VRH. Geschenken en giften Zoals met u is overeengekomen, informeren wij u hierbij over de door ons ontvangen respectievelijk verstrekte geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid boven € 100. Wij bevestigen u dat dergelijke geschenken niet door ons verstrekt zijn dan wel ontvangen.

32

Bijlage D – Geconstateerde controleverschillen Ongecorrigeerde controleverschillen De hieronder opgenomen tabel met ongecorrigeerde controleverschillen is verstrekt aan het bestuur en is als bijlage bij de Bevestiging bij de jaarrekening gevoegd. Geconstateerde verschillen zijn, indien mogelijk, gecorrigeerd in de definitieve versie van de jaarrekening. Positieve bedragen hebben een positief effect op het resultaat, een bedrag tussen haakjes heeft een negatief effect op het resultaat. Rechtmatigheidsfouten kunnen niet gesaldeerd worden. Fouten Aard van de controleverschillen (x € 1.000)

Getrouwheid

Totaal fouten

Rechtmatigheid

-

-

-

-

Onzekerheden

Aard van de controleverschillen (x € 1.000)

Getrouwheid

Rechtmatigheid

-

-

-

Totaal onzekerheden

-

-

33

Bijlage E – Controleaanpak Controleaanpak en uitvoering Wij voeren onze controle uit met een mix van systeem- en gegevensgerichte werkzaamheden en een mix van vaste teamleden en ingeschakelde experts. Daarnaast beschikken wij als organisatie over verschillende kwaliteitsborgingsmaatregelen. Dit geheel tezamen leidt tot een kwalitatief goede controle. In ons controleplan en dit verslag is voor elk bijzonder aandachtsgebied in onze controle terug te lezen wat de kernpunten in onze controle zijn geweest die hebben bijgedragen aan de kwaliteit in onze controle. Daarnaast gaan wij in de volgende paragrafen van deze bijlage nog nader in op de samenwerking met de andere accountants en de ingeschakelde experts.

Onze controleaanpak is onder andere gericht op het in kaart brengen van de voor de jaarrekening van belang zijnde risico’s. Op basis van onze gesprekken met het management over de belangrijke financiële en operationele ontwikkelingen is een aantal punten met een verhoogd risico voor de jaarrekening 2022 onderkend: − schattingen en toelichtingen in de jaarrekening, met name waar het de voorziening groot onderhoud betreft; − Het niet voldoen aan aanbestedingsregels; − Onrechtmatige betalingen. Significante schattingsposten De belangrijkste schattingsposten binnen de jaarrekening van de VRH betreffen: − −

waardering van uw materiële vaste activa; nauwkeurigheid en volledigheid van de voorzieningen.

Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het maken van schattingen bij het opmaken van de jaarrekening. Als accountant van de VRH beoordelen wij deze door het bestuur gemaakte schattingen. Op basis van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden concluderen wij dat de gemaakte schattingen door het bestuur aanvaardbaar zijn.

34

Contactgegevens drs. Robert Buitenhuis RA

Partner r.buitenhuis@bakertilly.nl

Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Churchillplein 5D Postbus 85745 2517 JW Den Haag +31 70 358 90 00