Document · PDF

5. Accountantsverslag 2021 Finaal

Raad Oordeelvorming 19 mei 2022, gemeente Pijnacker NootdorpBij agendapunt: Zienswijze ontwerpbegroting 2023 Veiligheidsregio Haaglanden7.999 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Accountantsverslag Veiligheidsregio Haaglanden Boekjaar 2021

Aan het bestuur van de Veiligheidsregio Haaglanden

ONDERWERP: Accountantsverslag 2021

Geacht Bestuur,

In overeenstemming met de opdracht tot de controle van de jaarrekening 2021 van de Veiligheidsregio Haaglanden, zoals overeengekomen in onze opdrachtbevestiging d.d. 24 september 2021, bieden wij u hierbij het accountantsverslag zoals bedoeld in artikel 2:393 BW aan.

Indien en voor zover de jaarrekening niet door het algemeen bestuur wordt goedgekeurd en vastgesteld en leidt tot een aangepaste jaarrekening, dient ook bij deze aangepaste jaarrekening door ons toestemming te worden verleend tot het opnemen van onze controleverklaring.

Het accountantsverslag bevat bevindingen en conclusies die naar aanleiding van onze werkzaamheden naar voren zijn gekomen. Het accountantsverslag is uitsluitend opgesteld voor uw gebruik en mag daarom zonder onze toestemming niet aan derden ter inzage worden verstrekt. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht.

Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten.

Wij zijn voornemens om u op 25 maart 2022 te machtigen om onze goedkeurende controleverklaring op te nemen onder de overige gegevens in uw financieel verslag over boekjaar 2021.

Hoogachtend, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

drs. R. Buitenhuis RA Director

Inhoudsopgave

Management samenvatting

Opdracht, scope en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen interne beheersing

Overige onderwerpen

Bijlagen

Belangrijkste bevindingen

Management samenvatting

Management samenvatting Management samenvatting

OPDRACHT SCOPE EN UITKOMSTEN  De opdracht tot controle van de jaarrekening is uitgevoerd conform de met u gemaakte afspraken en omvat de jaarrekening 2021 van de Veiligheidsregio Haaglanden  De gehanteerde materialiteit bij het uitvoeren van de jaarrekeningcontrole is € 1.000.000. Bij het rapporteren van de afwijkingen is een rapportagedrempel van € 250.000 gehanteerd conform het controleprotocol van de VRH.  Wij zijn voornemens om u op 25 maart 2022 te machtigen om onze goedkeurende controleverklaring op te nemen onder de overige gegevens in uw jaarrekening over boekjaar 2021. FINANCIËLE POSITIE  De FLO uitkeringen zijn ook voor boekjaar 2021 een significante positie in de jaarrekening (zowel baten als lasten). Oorzaak is net als in boekjaar 2020 het versneld sparen. Naar verwachting zal door de aanpassingen in de regeling de positie vanaf boekjaar 2022 normaliseren.  Vanaf 2021 is de nieuwe CAO ingegaan, de eenmalige additionele vergoeding voor de medewerkers is adequaat verantwoord in de jaarrekening.  Een belangrijk deel van de OMS reserve is ten gunste van de gemeenten vrijgevallen in een vorm van de verlaging van de bijdrage over boekjaar 2021.

BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN  Functioneel Leeftijdsontslag (FLO);  Voorziening Groot Onderhoud;  Toets Op Rechtmatigheid;  Controle WNT;

Bij het opstellen van de jaarrekening maakt de directie belangrijke schattingen en licht deze toe in de jaarrekening. Wij hebben de schattingen die het management heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2021 beoordeeld en gecontroleerd. De belangrijkste schattingen in de jaarrekening betreffen;  Voorziening groot onderhoud; Wij hebben geen bijzonderheden geconstateerd in de schattingspost en beoordelen deze als evenwichtig.  Waardering Materiele vaste activa; Wij constateren dat de schattingspost correct in de jaarrekening is verwerkt

Management samenvatting controle 2021 Conclusies jaarrekeningcontrole 2021 Kernpunt

Uitkomst

Goedkeurend oordeel ten aanzien van getrouwheid

Wij zijn voornemens om bij de jaarrekening over boekjaar 2021 een goedkeurende controleverklaring te verstrekken ten aanzien van getrouwheid.

Goedkeurend oordeel ten aanzien van rechtmatigheid

Wij zijn voornemens om bij de jaarrekening over boekjaar 2021 een goedkeurende controleverklaring te verstrekken ten aanzien van rechtmatigheid.

Geen bevindingen ten aanzien van de WNT-verantwoording

Wij hebben de WNT-verantwoording van de VRH gecontroleerd met inachtneming van het controleprotocol WNT. Wij kunnen concluderen dat de opgenomen toelichting in de jaarrekening voldoet aan de daaraan te stellen eisen. In onze controleverklaring is een specifieke alinea opgenomen ter benadrukking van aangelegenheden. Deze bepaling komt terug in alle controleverklaringen met betrekking tot de WNT 2021 omdat de cumulatiebepaling met betrekking tot beloning van topfunctionarissen door accountants niet controleerbaar is.

Geen bevindingen ten aanzien van de SiSa-bijlage

Op grond van ons onderzoek naar de SiSa-bijlage van de jaarrekening hebben wij geen bevindingen geconstateerd. De SiSa verantwoording over boekjaar 2021 bevat een verantwoorde bijdrage inzake de ontvangen gelden voor corona toegangsbewijzen voor een bedrag van € 2.9 miljoen. De VRH heeft dit bedrag uitbetaald aan de aangesloten gemeenten naar rato van omvang. De jaarrekening over boekjaar 2021 bevat een verantwoording van kosten en baten op basis van opgaven van de aangesloten gemeenten inzake de bestedingen in 2021. De finale verantwoording van de kosten die de gemeenten hebben gemaakt in boekjaar 2021 zal tot uitdrukking komen in de jaarrekening van de VRH over boekjaar 2022.

Jaarverslag is opgesteld in overeenstemming met het BBV en bevat geen materiële inconsistenties met de jaarrekening

Impact Corona

Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag overeenkomstig het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenschappelijke regelingen (BBV) is opgesteld en met de jaarrekening verenigbaar is en het jaarverslag in het licht van de tijdens het onderzoek van de jaarrekening verkregen kennis en begrip omtrent de Gemeenschappelijke Regeling en haar omgeving geen materiële onjuistheden bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Wet op de gemeenschappelijke regeling en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. De impact van de wereldwijde corona pandemie heeft ook zijn weerslag gehad op de VRH. De financieel administratieve organisatie van de VRH is met een hoge mate van digitalisering georganiseerd en is hierdoor in staat geweest om de bedrijfsvoering op adequate wijze te voeren. Financieel heeft het beperkter oefenen vanwege het virus geresulteerd in een voordeel van € 0.2 miljoen.

Management samenvatting controle 2021 Conclusies jaarrekeningcontrole 2021 Kernpunt

Uitkomst

Interne beheersing

Wij hebben de processen van interne beheersing in het kader van de verantwoording van de jaarrekening beoordeeld. In z’n algemeenheid zijn wij van mening dat de interne beheersmaatregelen binnen de VRH voldoende zichtbaar zijn vastgelegd en dat deze maatregelen ook als zodanig bestaan en werken.

Automatiseringsomgeving

Wij hebben de automatiseringsomgeving getoetst in het kader van de jaarrekeningcontrole. Hierbij zijn enkele verbetermogelijkheden geïdentificeerd.

Het eigen vermogen bedraagt per ultimo boekjaar € 4.146.000. Het resultaat over het boekjaar 2021 betreft € 1.266.000 incl een vrijval van bestemmingsreserves van € 2.323.000. Financiële positie De financiële positie die je hieruit kan afleiden kwalificeren wij gezien het constante karakter van de bedrijfsvoering en het lastenniveau als voldoende. De weerstandscapaciteit is ultimo 2021 van de gelijke omvang als de algemene reserve.

Voorziening groot onderhoud

Europese aanbestedingen

Wij hebben geconstateerd dat er een gedurende boekjaar 2020 een schouw heeft plaatsgevonden van de onderhoudskosten voor de komende jaren. Belangrijke nieuwe parameter voor het inschatten van de onderhoudskosten betreft de component duurzaamheid. Wij hebben vastgesteld dat het nieuwe onderhoudsplan een duurzaam meerjarig onderhoudsplan betreft (DMJOP). Het DMJOP is vanaf boekjaar 2021 van kracht, de jaarlijkse dotatie aan de voorziening is aangepast op basis van de geüpdatete kostenraming.

Wij hebben vastgesteld dat de beschikbare controle informatie inzake rechtmatigheid ten opzichte van voorgaande controlejaren sterk is verbeterd. Wij concluderen dat de VRH steeds beter in staat is te documenteren en te concluderen op uitgaven op leveranciersniveau in relatie tot de contractuele afspraken. De interne beheersing op dit gebied is ten opzichte van enkele jaren geleden sterk verbeterd, het controleteam complimenteert de VRH voor de doorgemaakte ontwikkeling. Wij hebben geen onrechtmatigheden geconstateerd ten aanzien van onze werkzaamheden op het gebied van Europese aanbestedingen die de materialiteit overstijgen. In dit rapport volgt een nadere uiteenzetting van de uitgevoerde werkzaamheden en conclusies inzake de spendanalyse en bijbehorende toets op rechtmatigheid. Het controleteam kan zich verenigen met de door de VRH geconstateerde onrechtmatigheden over boekjaar 2021. De totale onrechtmatige uitgave over boekjaar 2021 betreft € 0.4 miljoen. 7

Opdracht Scope en uitkomsten

Opdracht, scope en uitkomsten Een goedkeurende verklaring over getrouwheid en rechtmatigheid

Opdracht scope en uitkomsten

De door ons geconstateerde ongecorrigeerde controleverschillen inzake getrouwheid en rechtmatigheid blijven binnen de door u gestelde goedkeuringstoleranties. Daarom geeft onze controleverklaring de volgende oordelen: - Getrouwheid - Rechtmatigheid Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden inzake de jaarrekening hebben wij de goedkeuringstolerantie gehanteerd in overeenstemming met het Besluit Accountscontrole Decentrale Overheden (BADO). U heeft geen lagere marge vastgesteld waardoor wij het wettelijke kader als uitgangspunt hebben gehanteerd. Hieruit volgt dat wij voor de jaarrekening een tolerantie voor fouten van € 1.127.000. (1% van de totale lasten inclusief dotaties in reserves) hebben gehanteerd (In de praktijk zijn we uitgegaan van € 1.000.000) en een voor onzekerheden een tolerantie van € 3.275.000 (3% van de totale lasten inclusief dotaties in reserves). Wij hebben de materialiteit naar beneden afgerond om ze voldoende diepgang in onze werkzaamheden te hebben. In dit accountantsverslag worden fouten en onzekerheden gerapporteerd die de door u vastgestelde rapportagetolerantie van € 250.000 (conform het controleprotocol 25% van de goedkeuringstolerantie) overschrijden en worden overige bijzonderheden die van belang zijn voor de behandeling van de jaarrekening door uw bestuur gerapporteerd.

De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het BBV De directie en het bestuur hebben in de jaarrekening 2021 de voorschriften van het BBV gevolgd. Dit betekent dat geen materiële alternatieve verwerkingswijzen zijn gehanteerd. Daarnaast zijn naar onze mening gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichtingen in de jaarrekening. De VRH heeft gedurende 2021 geen vrijwillige wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van belangrijke verslaggevingsgrondslagen. Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag overeenkomstig de Wet op de gemeenschappelijke regelingen is opgesteld en verenigbaar is met de jaarrekening. Verder hebben wij vastgesteld dat de verplichte paragrafen zijn toegevoegd. WNT Verantwoording Wij hebben de WNT-verantwoording van de VRH gecontroleerd met inachtneming van het controleprotocol WNT. Wij kunnen concluderen dat de opgenomen toelichting in de jaarrekening voldoet aan de daaraan te stellen eisen. In onze controleverklaring is een specifieke alinea opgenomen ter benadrukking van aangelegenheden.

Deze bepaling komt terug in alle controleverklaringen met betrekking tot de WNT 2021 omdat de cumulatiebepaling met betrekking tot beloning van topfunctionarissen door accountants niet controleerbaar is. 9

Opdracht, scope en uitkomsten Opdracht scope en uitkomsten

Administratieve Organisatie en Interne Beheersing In het kader van de controle van de jaarrekening 2021 hebben wij onder meer de Administratieve Organisatie en Interne Beheersing (hierna te noemen: AO/IB) beoordeeld. Hierbij is tevens de geautomatiseerde gegevensverwerking betrokken, voor zover van belang voor de jaarrekeningcontrole. Tijdens de uitvoering hebben wij ons gericht op het onderzoeken, beoordelen en toetsen van de AO/IB. In het hoofdstuk bevindingen interne beheersing hebben wij de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van deze werkzaamheden opgenomen. Geautomatiseerde gegevensverwerking Op grond van artikel 393 lid 4, Titel 9 Boek 2 BW rapporteren wij onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking in dit verslag. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de accountantscontrole van de jaarrekening niet specifiek is gericht op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Wij zijn van mening dat voldoende maatregelen zijn getroffen om de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking en informatievoorziening te waarborgen. Voor een gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden, bevindingen en conclusies inzake de geautomatiseerde omgeving bij de VRH verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘’Bevindingen IT-beheersing’’.

Financiële positie

De financiële positie van de VRH Resultaat nader besproken Het gerealiseerd resultaat over het jaar 2021 bedraagt € 1.266.000 voordelig ten opzichte van het een begroot resultaat van nihil. Hieronder hebben wij de verschillen tussen de herziene begroting en realisatie weergegeven. Tabel resultaat 2021 ten opzichte van de gewijzigde begroting (x € 1.000)

Herziene Begroting

Jaarrekening

Verschil

Totale lasten

103.963

113.780

9.817

Totale baten

101,209

112.723

11.514

Totaal saldo van baten en lasten

-/- 2.754

-/- 1.057

1.697

Mutatie in de reserves

2.754

2.323

431

Gerealiseerd resultaat

1.266

Afwijking (afgerond) (x € 1.000)

Voordelig

1. Voordeel LMS bouwplaats periode 2020-2022

600

2. Voordeel beperkt oefenen

200

3. Voordeel Onvoorzien

200

4. Overig

300

Totaal

1.300

Nadelig

De belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de gewijzigde begroting zijn uitgebreid toegelicht in paragraaf 1.3 van de jaarrekening. De belangrijkste en meest opvallende posten welke leiden tot het gerealiseerde resultaat zijn hiernaast weergegeven. Wij hebben geanalyseerd of de begrotingswijzigingen en het positieve resultaat tijdig aan het bestuur zijn gecommuniceerd. Uit onze analyse blijkt dat de belangrijkste voordelen ten opzichte van de herziene begroting in de bestuurlijke marap van oktober 2021 zijn besproken met het dagelijks bestuur en met het algemeen bestuur.

De financiële positie van de VRH Weerstandsvermogen en risicobeheersing In het jaarverslag is onder andere de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing opgenomen, welke informatie bevat over de weerstandscapaciteit, de risico’s en het beleid dat hieromtrent gedurende 2021 is gevoerd. De gewenste weerstandscapaciteit bedraagt € 1,64 miljoen, de beschikbare weerstandscapaciteit welke gelijk is aan de algemene reserve. De VRH heeft op basis van een risico-inventarisatie berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is. Hieruit volgt een gekwantificeerd bedrag aan benodigde weerstandscapaciteit van € 1,64 miljoen (2020: € 1,49 miljoen). De grootste door uw Gemeenschappelijke Regeling geïdentificeerde risico’s zijn: − Invoering WNRA: € 474K − Instroom vrijwilligers: € 297K Ten opzichte van voorgaand jaar is sprake van een lichte stijging van de gekwantificeerde risico’s met € 147.000. Conform toegelicht in de jaarrekening is het beschikbare weerstandsvermogen per 31-12-2021 te laag en wordt voorgesteld om € 150.000 toe te voegen vanuit het voordelige resultaat over boekjaar 2021.

Belangrijkste bevindingen

Belangrijkste bevindingen Belangrijkste bevindingen

Vanuit onze controle van de jaarrekening van de Veiligheidsregio Haaglanden hebben wij een aantal onderwerpen en/of bevindingen die wij specifiek aan u willen melden. Deze onderwerpen zijn het meest significant geweest voor onze controle.

Onderstaand is een uiteenzetting van deze onderwerpen opgenomen.

Onderwerp Functioneel Leeftijdsontslag (FLO)

In 2021 heeft de Veiligheidsregio net als in boekjaar 2020 hogere lasten gehad in het kader van het FLO. De verzwaring van lasten wordt veroorzaakt door gewijzigde regelgeving aangaande de levensloopregeling waarbij de financiering van de levensloop voor 2020 en 2021 versneld plaatsvindt. Een gevolg hiervan is dat de deelnemende gemeenten een (incidenteel) hogere bijdrage betalen voor deze FLO. In 2022 zal de bijdrage voor FLO eveneens naar verwachting weer normaliseren en zal tevens de administratieve last voor de VRH beperkter zijn. Begin 2018 is het akkoord “Reparatie FLO-overgangsrecht Brandweerpersoneel” door werkgevers en werknemers definitief ondertekend. Een nadere uitwerking van het akkoord betrof nog een tweetal zaken: ”loopbaanbeleid voor de ambtenaar met minder dan 20 dienstjaren op 1 januari 2006” en “verrekening van de door de werkgever opgebouwde levensloop tegoeden”. Het akkoord is in het voorjaar van 2019 definitief afgerond. In juni 2020 zijn de bonden en werkgevers nadere afspraken overeengekomen over de uitwerking. De uitwerking van de nadere afspraken tussen de bonden en de werkgevers bleken een sterk stijgend karakter te hebben. De VRH heeft in boekjaar 2021 net als in boekjaar 2020 actief contact gezocht met de aangesloten gemeenten inzake dit onderwerp. De lasten voor de gemeenten zijn over de boekjaren 2020 en 2021 incidenteel erg hoog.

De VRH heeft tijdig ramingen gedeeld met de gemeenten ten behoeve van de lokale administratievoering. De kosten voor de FLO in boekjaar 2021 voor de gemeente betreffen bijna € 14 miljoen. Van de totale jaarlast heeft ongeveer een bedrag van € 9 miljoen betrekking op de incidentele jaarlast als gevolg van het versneld sparen. Het controleteam concludeert dat de financiële impact van het versneld sparen en de FLO als geheel op adequate wijze is verantwoord in de jaarrekening 2021.

Belangrijkste bevindingen Onderwerp Rechtmatigheid Belangrijkste bevindingen

In het kader van de rechtmatigheid van de jaarrekening 2021 is een controle uitgevoerd op de naleving van de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen. Wij hebben geen onrechtmatigheden geconstateerd ten aanzien van onze werkzaamheden op het gebied van Europese aanbestedingen die de materialiteit overstijgen. Doorgemaakte verbeteringen in documentatie van de spend-analyse Bij het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden op de spend-analyse 2021 hebben wij geconstateerd dat de documentatie in tegenstelling tot voorgaande jaren de gewenste diepgang bevatte. De intern opgestelde bestedingsanalyse is een sterk verantwoordingsdocument waarin de uitgevoerde werkzaamheden, bevindingen en conclusies zijn vastgelegd. De bestedingsanalyse bevat de diepgang die noodzakelijk is om te concluderen dat de werkelijke uitgaven passen binnen de contractueel overeengekomen afspraken met de betreffende leverancier. Door de vastlegging van de relevante financiële contractuele afspraken per leverancier in de analyse van de inkoopuitgaven is het mogelijk de werkelijke inkoopuitgaven binnen aanbestede contracten per leverancier te monitoren. In het kader van de (voorbereiding op) de rechtmatigheidsverantwoording was het van belang dat de VRH deze stappen heeft gezet in haar interne beoordeling van de Europese aanbestedingsrechtmatigheid. Wij complimenteren de VRH met de doorgemaakte ontwikkeling.

Het controleteam kan zich verenigen met de door de VRH geconstateerde onrechtmatigheden over boekjaar 2021. De totale onrechtmatige spend over boekjaar 2021 betreft € 0.4 miljoen. Dit ziet op vier leveranciers. Begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2021, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de gemeentewet en moeten door het algemeen bestuur zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de algemeen bestuur, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de algemeen bestuur van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van het algemeen bestuur. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota van de Commissie BBV.

In de kadernota is opgenomen dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma. In de toelichting op de staat van baten en lasten is een analyse van de overschrijdingen opgenomen. De overschrijdingen zijn toereikend toegelicht en passen binnen het bestaande beleid of worden gecompenseerd door hogere baten binnen het programma. Het dagelijks bestuur stelt uw algemeen bestuur voor genoemde overschrijdingen te autoriseren in het kader van de vaststelling van de jaarrekening 2021. Vooruitlopend hierop zijn wij hiervan reeds uitgegaan bij het vormen van ons oordeel over de (begrotings)rechtmatigheid. 16

Belangrijkste bevindingen Onderwerp

Belangrijkste bevindingen

Voorziening Wij hebben geconstateerd dat ten tijde van de controle van de jaarrekening 2021 een interne analyse beschikbaar was van de Groot Onderhoud verantwoorde groot onderhoudsuitgaven. Wij hebben geconstateerd dat de kwaliteit van de onderbouwing van de onderhoudsvoorziening alsmede de analyse van de onttrekkingen over boekjaar toereikend waren. Net als in voorgaande jaren is er in 2021 significant minder uitgegeven aan groot onderhoud dan gepland in de DMJOP. De jaarschijf over 2021 bevatte op het totale gebudgetteerde plan geen hoge geplande onderhoudsuitgaven, echter stelt het controleteam wel vast dat er over de afgelopen jaren structureel minder wordt uitgegeven dan gepland. Wij stellen vast dat eind 2020 een nieuwe inventarisatie heeft plaatsgevonden voor de toekomstige onderhoudskosten. De schouw is uitgevoerd door een externe deskundige. De dotatie aan de onderhoudsvoorziening is gebaseerd op deze inventarisatie. Ten opzichte van het voorgaande MJOP is een component duurzaamheid toegevoegd. Het controleteam heeft vastgesteld dat het onderscheid tussen investeringen en groot onderhoud voor enkele duurzaamheidsmaatregelen lastig te onderscheiden is. De mogelijke impact is door het controleteam gewogen en binnen de grenzen van de materialiteit ultimo 2021 als toelaatbaar beoordeeld.

Wij verzoeken u om komend jaar de duurzaamheidsuitgaven nader te duiden/ documenteren zodat dit voor komend boekjaar inzichtelijker is. Wij adviseren u de komende jaren de werkelijke uitgaven te blijven monitoren op de aard van de bestedingen, de splitsing tussen investeringen en onderhoud is essentieel voor de wijze van financiële verantwoording. WNT

Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingevoerd. Op basis van deze wet is de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector in dienstverband en bij ontslag wettelijk gemaximeerd. Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering een publicatieverplichting in de jaarrekening. Dit geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen, indien zij de maximale bedragen van topfunctionarissen overschrijden. Wij hebben de juistheid en volledigheid van de WNT toelichting zoals opgenomen in hoofdstuk 9 in de jaarrekening gecontroleerd en hebben vastgesteld dat de toelichting voldoet aan de daaraan te stellen eisen. De naleving van de anticumulatiebepaling maakt geen onderdeel uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden. 17

Belangrijkste bevindingen Onderwerp

Belangrijkste bevindingen

SiSa Op grond van ons onderzoek naar de SiSa-bijlage van de jaarrekening hebben wij geen bevindingen geconstateerd. De SiSa Verantwoording verantwoording over boekjaar 2021 bevat een verantwoorde bijdrage inzake de ontvangen gelden voor corona toegangsbewijzen Corona voor een bedrag van € 2.9 miljoen. De VRH heeft dit bedrag uitbetaald aan de aangesloten gemeenten naar rato van omvang. De Toegangsbewijzen jaarrekening over boekjaar 2021 bevat een verantwoording van kosten en baten op basis van opgaven van de aangesloten gemeenten inzake de bestedingen in 2021. De finale verantwoording van de kosten die de gemeenten hebben gemaakt in boekjaar 2021 zal tot uitdrukking komen in de jaarrekening van de VRH over boekjaar 2022. Het controleteam heeft vastgesteld dat de VRH tussentijds niet heeft gemonitord of en hoeveel gelden de gemeenten besteed hadden. Wij adviseren de VRH om in de toekomst bij dergelijke constructies tussentijdse monitoring te doen zodat tijdig inzichtelijk is wat de bestede subsidiegelden zijn .

Belangrijkste bevindingen Management schattingen Belangrijkste bevindingen

Beoordeling 2021

Beoordeling 2020

Toelichting

Voorziening Groot Onderhoud

De gemaakte schattingen met betrekking tot de voorziening groot onderhoud zijn evenwichtig in de zin dat er een deugdelijke onderbouwing beschikbaar is. De werkelijke uitgaven liggen echter al jaren achter op de geplande uitgaven, de inschatting is hiermee naar verwachting aan de voorzichtige kant.

Waardering materiele vaste activa

Wij zijn van mening dat de schattingen met betrekking tot de materiële vaste activa een evenwichtig beeld geven van de waardering van uw materiële vaste activa.

Bevindingen IT-beheersing

Bevindingen interne beheersing IT- Beheersing: Algemeen

Bevindingen interne beheersing

IT General Controls Veel handelingen die binnen organisaties plaatsvinden, worden geregistreerd door middel van automatisering. Daarbij zijn diverse interne beheersingsmaatregelen steeds vaker geautomatiseerd in softwarepakketten. Wij onderzoeken daarom de beheersing van uw IT omgeving en rapporteren daarover in deze management letter. Op basis van de door ons uitgevoerde werkzaamheden in november 2021 hebben wij onze inschatting van de kwaliteit van uw IT systeem en/of applicaties opgenomen. Hierbij hebben wij de volgende onderverdeling gemaakt om de kwaliteit weer te geven: Benodigd verbetering op (korte) termijn Adviespunt, verdere aanscherping mogelijk

Onderwerp

Toegangsbeveiliging

Wijzigingsbeheer

Bij het toetsen van ‘wijzigingsbeheer’ ofwel change management wordt vastgesteld dat wijzigingen aan de applicatie op gestructureerde en gecontroleerde wijze worden doorgevoerd. Voor uw organisatie heeft wijzigingsbeheer ten doel om te voorkomen dat applicaties zich niet gedragen zoals u verwacht na een wijziging in de software, resulterend in, wellicht niet opgemerkte, (financiële) gevolgen.

Continuiteït en beveiliging

Onder de noemer continuïteit en beveiliging krijgen wij inzicht in uw beheersing van risico’s gericht op continuïteit van uw bedrijfsvoering. Hierbij kan discontinuïteit worden veroorzaakt door menselijk of technisch falen, maar ook door interne of externe kwaadwillenden. Voor continuïteit zijn met name het punt in de tijd aan tot waar u gegevens bij discontinuïteit kunt herstellen en de tijd die het kost om tot een normale bedrijfsvoering te komen bij discontinuïteit van belang.

Op dit moment voldoende

Bij het uitvoeren van onze werkzaamheden hebben wij gekeken naar de algemene onderwerpen rondom de beheersing van uw IT omgeving zoals in de tabel rechts opgenomen. Op de navolgende pagina’s zullen wij onze bevindingen rapporteren.

Bij het toetsen van ‘toegangsbeveiliging’ wordt onderzocht of de inrichting van de ITomgeving de authenticiteit van de gebruiker van een gebruikersaccount borgt. Vervolgens onderzoeken wij de mogelijkheden voor het ‘steunen’ op autorisaties en de processen rondom het verstrekken, muteren en ontnemen van autorisaties binnen de omgeving. Wanneer de randvoorwaarden hiervoor voldoende aanwezig zijn, kunnen wij in de controle gebruik maken van ingerichte functiescheiding in het systeem. Een adequate inrichting kan preventief risico’s voor uw organisaties beperken en tegelijkertijd efficiency voordelen opleveren in de controle.

Adviespunten zonder directe impact

Het is van ons van belang om inzicht te krijgen in de verantwoordelijkheden die binnen de organisatie zijn ingericht – of met andere organisaties overeen zijn gekomen (uitbesteding) – ten aanzien van de beheersing van de IT omgeving. Hierbij kijken wij naar beleidsstukken ten aanzien van IT strategie, beveiliging en functiescheiding. Ook de interne beheersingsmaatregelen die al dan niet zijn ingericht binnen de IT omgevingen zijn onderdeel van onze scope. Indien maatregelen periodiek worden uitgevoerd kunnen wij hier gebruik van maken in de jaarrekeningcontrole. Deze adviespunten hebben niet een directe impact op onze controlewerkzaamheden, maar zijn wel wenselijk.

Bevindingen interne beheersing IT- Beheersing: Toegangsbeveiliging en wijzigingsbeheer De conclusies die wij op basis van onze werkzaamheden trekken over de algemene inrichting van IT bij uw organisatie, delen wij op deze pagina met u. Bevindingen interne beheersing

Authenticatie Door middel van authenticatie wordt geborgd dat een gebruiker zichzelf kan identificeren binnen een geautomatiseerde omgeving. Kort gezegd: de gebruiker toont aan dat hij/zij inlogt met een eigen persoonsgebonden account en daarmee is wie hij/zij claimt te zijn. Wij scharen onder dit onderwerp m.n. de wachtwoordvereisten. Autorisatie Op het gebied van autorisatie zijn verschillende vormen van diepgang te definiëren. Wat wij onderzoeken en aan u rapporteren als het gaat om de randvoorwaarden rondom autorisatie, zijn de rechten die de mogelijkheid bieden om autorisatiestructuren te wijzigen en of deze rechten belegd zijn bij functionarissen met een onafhankelijke positie ten opzichte van de jaarrekening. Dit geldt voor zowel voor rechten op applicatie- als databaseniveau voor applicaties in scope van onze controle. Daarnaast is een effectieve vaste werkwijze voor het toekennen van rechten noodzakelijk om gedurende een periode te kunnen steunen op het feit dat rechten adequaat beperkt zijn. Wijzigingsbeheer Bij het doorvoeren van wijzigingen in softwareomgevingen ontstaan risico’s voor de bedrijfsvoering van uw organisatie. Wij verwachten daarom dat het proces voor wijzigingen een proces doorloopt, waarmee de risico’s die gelopen worden, zijn ingeschat, worden geadresseerd en dat hierop maatregelen genomen worden.

Authenticatie Autorisatie Wijzigingsbeheer

Omgeving

Netwerk

Authenticatie De ingestelde wachtwoordeisen van de KPN werkplekken en UNIT4 zijn van voldoende niveau, op basis van de Baker Tilly best practice. Het verhoogde risico op onrechtmatige toegang via deze accounts is daarmee beperkt.

UNIT4

Autorisatie Er zijn processen en procedures ingericht in het kader van autorisatiebeheer. Binnen UNIT4 zijn administrator rechten weliswaar toegekend aan medewerkers van de financiële afdeling, maar er is een deels geformaliseerde procedure voor gestructureerd wijzigen van toegangsrechten middels een ticketsysteem. In dit ticket worden de gegevens van de gebruiker opgegeven. Vervolgens wordt het account door applicatiebeheer bewerkt. In de toekomst wordt middels workflows bepaald in welke mate gebruikers toegang krijgen tot de applicaties. Daarnaast is het risico op ongeautoriseerde handelingen deels gemitigeerd middels logging van mutaties die zijn doorgevoerd in de inrichting van de rollen en rechten binnen UNIT4. Gezien de afhankelijkheid van IT bij de controlestrategie, is de logging op de autorisatiewijzigingen vastgesteld, om te beoordelen of de autorisaties adequaat zijn ingericht. Tijdens de interim controle zijn geen significante uitzonderingen geconstateerd. Wijzigingsbeheer Op basis van interview is vernomen dat de leverancier van UNIT4 de updates aanlevert. De applicatiebeheerders nemen hiervoor de releasebeschrijving door, als er geen onwenselijke wijzigingen in de release zitten wordt aan de leverancier het akkoord gegeven om de release door te voeren. De resultaten van doorgevoerde updates binnen UNIT4 zijn vastgelegd in releasenotes.

middels de beoordeling van releasenotes hebben wij de impact van wijzigingen bepaald en geconcludeerd dat er geen wijzigingen plaatsgevonden met 22 significante impact op de controle.

Bevindingen interne beheersing IT-beheersing: Regiefunctie, continuiteïtsmaatregelen en beveiliging

Bevindingen interne beheersing

Let op: de onderwerpen volgen uit interviews en hierop zijn door ons over het algemeen geen testwerkzaamheden uitgevoerd om vast te stellen dat de IT-omgeving is ingericht zoals ons voorgesteld is. Dit beperkt de zekerheid die u kunt ontlenen aan de door ons beschreven aandachtspunten.

Verantwoordelijkheden en regiefunctie VRH beschikt over een Koersdocument en een Informatiebeveiligingsplan waarin de strategie en uitgangspunten ten aanzien van de inzet van IT & Security staan beschreven. Daarin hebben wij de opzet van procedures en processen vernomen ten aanzien onder andere management & organisatie, wijzigingsbeheer, configuratiebeheer en informatiebeveiliging. De laatstgenoemde (informatiebeveiliging) is binnen VRH is getoetst door een onafhankelijke auditor M&I Partners.

Continuïteitsmaatregelen Recovery Point objective (RPO): De RPO is het punt in de tijd tot waar men minimaal de gegevens moet kunnen herstellen. Het is dus de acceptabele hoeveelheid aan dataverlies uitgedrukt in tijd. Back-ups: De back-up procedure is vastgelegd in de SLA met KPN werkplekken. Er wordt dagelijks een back-up gemaakt. Gebruikers kunnen zelf verwijderde of aangepaste bestanden terug halen middels de ‘restore procedure’.

Recovery Time Objective (RTO): Een RTO is de tijd waarna een proces/middel na een onderbreking moet teruggebracht zijn op een aanvaardbaar niveau, om een onacceptabele impact op de organisatie te vermijden. Recovery: Er wordt door KPN Werkplek tests uitgevoerd teneinde ook het opnieuw in de lucht brengen van data te testen. Daarnaast is er sprake van een dubbel uitgevoerd datacenter. Uitwijk: Een uitwijklocatie is ingericht en deze wordt periodiek getest, zie hiervoor ook bovenstaand.

Beveiliging Beveiliging De beveiliging van de IT-omgeving delen wij op in verschillende aspecten, welke wij hieronder hebben weergegeven. Fysieke beveiliging: Middels inspectie hebben wij vastgesteld dat fysieke toegangsbeveiliging tot het gebouw van VRH is geborgd doordat enkel geautoriseerde personen toegang krijgen. Onderdelen van het gebouw zijn afgesloten door middel van elektronische authenticatie. Inzake de fysieke toegangsbeveiliging bij KPN is een ISO27001 certificaat beschikbaar. Remote access: Voor het extern inloggen via KPN werkplekken wordt gebruik gemaakt van extra beveiligingsmaatregelen in de vorm van een two-factor authenticatie. Hiermee wordt het risico op het ongeautoriseerd toegang krijgen tot het netwerk verlaagd. Monitoring: Kwetsbaarheidsscans worden uitgevoerd bij KPN, waardoor verschillende cyber risico’s ten aanzien van de applicaties binnen KPN werkplekken worden gemitigeerd.

Bevindingen interne beheersing IT- Beheersing: Zichtbare controle crediteuren stamgegevens

Bevindingen interne beheersing

Het controleteam heeft vastgesteld dat VRH iedere twee maanden een toets uitvoert op wijzigingen in de crediteuren stamgegevens. De toets wordt uitgevoerd op basis van de verkregen logging. De logging bevat een export vanuit Unit-4 naar Excel waarbij zichtbaar is welke crediteuren stamgegevens zijn gemuteerd over de aangegeven periode. De logging wordt per email ontvangen vanuit de software leverancier. Bij het beoordelen van de uitgevoerde werkzaamheden heeft het controleteam vastgesteld dat de controle in veel gevallen zichtbaar wordt gemaakt doordat in het Excel bestand door de VRH getoetste mutaties geel worden gemarkeerd. Het controleteam is van mening dat de kwaliteit van deze vastlegging voor verbetering vatbaar is. Een zichtbare autorisatie na het uitvoeren van de controle op de gewijzigde parameters binnen de crediteuren stamgegevens zou een goede toevoeging zijn aan de set aan interne beheersingsmaatregelen. De criminaliteit op IT is hedendaags enorm, zo ook phising en andere frauduleuze handelingen van criminelen om liquiditeiten aan de organisatie te onttrekken. Het belang van een adequaat ingerichte betaal organisatie en stelsel van beheersmaatregelen en procedures rondom het wijzigen van bankrekening nummers en andere crediteuren stamgegevens is essentieel ter bescherming tegen deze vormen van criminaliteit.

Overige onderwerpen

Overige onderwerpen Fraude en naleving wet- en regelgeving Overige onderwerpen

De directie is primair verantwoordelijk voor het voorkomen van fraude, het naleven van wet- en regelgeving en voor een cultuur van eerlijkheid en integriteit en dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude en overtreding van wet- en regelgeving zo veel mogelijk te beperken. Voor het uitoefenen van deze verantwoordelijkheid maakt het management gebruik van diverse beheersingsmaatregelen, zoals interne richtlijnen en gedragscodes, controle technische functiescheiding en periodieke rapportages over financiën. Ten behoeve van onze jaarrekeningcontrole identificeren wij, in het kader van NV COS 240/250, de risico’s met betrekking tot fraude en overtreding van wet- en regelgeving en beoordelen wij de interne beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het voorkomen en signaleren van (materiële) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. Voor zover relevant voor onze controle voeren wij gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. Onze controle is echter niet specifiek gericht op het signaleren van fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. In het kader van onze controle hebben wij geen bevindingen te melden met betrekking tot fraude.

Bevestiging onafhankelijke positie Op grond van dit verslag zijn wij van mening dat wij in relatie tot uw organisatie, in overeenstemming met de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en artikel 24a van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), onafhankelijk hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming in het afgelopen jaar niet is aangetast.

Kwaliteitsborging Baker Tilly heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om haar onafhankelijkheid en die van haar medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer: • Jaarlijkse bevestiging van onafhankelijkheid door partners, professionals en ondersteunende stafdiensten; • Cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder een beoordeling of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten • In- en extern kwaliteitsonderzoek • Twee registeraccountants betrokken bij wettelijke controleopdrachten • Reviews door partners die niet betrokken zijn bij de opdracht ter waarborging van een deugdelijk / deskundig oordeel.

Overige onderwerpen Naleving wet- en regelgeving en overige Wij informeren het algemeen bestuur over illegale handelingen waarbij het hoger kader is betrokken en over fraude en illegale handelingen (of deze nu door het hoger kader of door andere werknemers zijn veroorzaakt) die een onjuistheid van materieel belang in de jaarrekening tot gevolg hebben. Gedurende de controle zijn geen significante punten gesignaleerd ten aanzien van feitelijke of vermoedelijke nietnakoming van wet- en regelgeving, voor zover deze van belang worden geacht voor de mate waarin de gemeenteraad in staat is haar taken te vervullen.

Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht om eventuele effecten van dit risico ten behoeve van onze controle van de jaarrekening te mitigeren: − Detailcontrole op de vaststellen of voor alle inkopen welke in rekening zijn gebracht aan inkopen en aanbestedingen om vast te stellen dat alle inkopen conform de geldende Europese aanbestedingsregels en de Aanbestedingswet 2012 zijn aanbesteed. − Door middel van een steekproef de VRH ook een prestatie is geleverd door de tegenpartij.

Corruptie en omkopingsrisico’s Uw organisatie maakt onderdeel uit van de publieke sector waarin corruptie vaker dan bij andere sectoren voorkomt. Dit komt onder andere omdat veel transacties met een relatief grote omvang plaatsvinden, de transparantie over marktprijzen niet in alle gevallen voldoende is om te beoordelen en frequent zaken gedaan wordt met andere corruptiegevoelige sectoren (vastgoed, constructie, infrastructuur et cetera). Hierdoor hebben wij dit als aandachtspunt in onze controle meegenomen.

Uit bovenstaande werkzaamheden zijn geen bevindingen voortgekomen.

Corruptie is een wereldwijd probleem waarbij het uw verantwoordelijkheid is om corruptie binnen uw gemeente te voorkomen. Onze beroepsregels zijn in de praktijkhandreiking “Corruptie, werkzaamheden van de accountant” verder aangescherpt, hetgeen tot aanvullende werkzaamheden heeft geleid. De Veiligheidsregio Haaglanden beschikt over beschreven procedures ten aanzien van de samenwerking met derden en een intern inkoop- en aanbestedingsbeleid aangevuld met trainingen voor de juiste mindset van de medewerkers. Zichtbare monitoring op de werking en naleving van dit beleid, is een aandachtspunt voor uw organisatie.

5. Overige onderwerpen Fraude en continuïteit in de controleverklaring Als reactie op de rapporten van de Commissie Toezicht Accountancysector en Monitoring Commissie Accountancy heeft de NBA in de 2e helft van 2020 aangekondigd dat zij het beleid op de gebieden Fraude en Continuïteit meer concreet en meer zichtbaar tot uitdrukking wil brengen. In het voorjaar van 2021 is een pilot uitgevoerd waarbij aan accountantsorganisaties is gevraagd aandacht aan deze onderwerpen te besteden in de controleverklaring. Het gaat niet om een uitbreiding van uit te voeren werkzaamheden maar over het rapporteren over onze werkzaamheden. Inmiddels is de volgende stap gezet en zijn in december 2021 de beroepsregels (vastgelegd in de Nadere Voorschriften Controle en Overige Standaarden) aangepast. De aanvulling in Standaard 700 komt er in hoofdlijnen op neer dat afzonderlijke secties voor de onderwerpen continuïteit en fraude in de controleverklaring worden opgenomen. Hierin wordt uiteengezet hoe de accountant bij de controle-aanpak inspeelt op risico’s ten aanzien van fraude en continuïteit en worden de uitgevoerde werkzaamheden toegelicht. Als aanvulling kan de accountant ook de uitkomsten van deze werkzaamheden of belangrijke waarnemingen met betrekking tot het onderwerp toelichten.

De beide secties worden in alle controleverklaringen (verplicht) opgenomen; ook in situaties waar geen sprake is van ernstige continuïteitsonzekerheid of spraakmakende fraudecasuïstiek. Deze verplichting geldt voor de verklaring bij de jaarrekening 2022. Omdat binnen de publieke sector het begrip continuïteit minder relevant is, zijn de stakeholders nog in overleg hoe de accountant hier voor de publieke sector invulling aan gaat geven. Ten aanzien van de fraudecasuïstiek zou idealiter de nieuwe sectie in de controleverklaring moeten aansluiten op de frauderisico-analyse opgesteld door het bestuur, dan wel de toelichting van het bestuur op eventuele frauderisico’s in de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag.

Rechtmatigheidsverantwoording In de loop van 2022 wordt de Wet versterking decentrale rekenkamers van kracht. In de tweede nota van wijziging is hierin ook de rechtmatigheidsverantwoording meegenomen die het bestuur van de gemeenschappelijke regeling met ingang van 2022 moet afleggen. Deze verantwoording wordt onderdeel van de jaarrekening en daarmee ook object van onderzoek van de accountant ten aanzien van getrouwheid van de jaarrekening. In de Kadernota rechtmatigheid 2022 is door de commissie BBV invulling gegeven aan de rechtmatigheidsverantwoording met betrekking tot het voorwaarden-, begrotings- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Voor u als gemeensschappelijke regeling is het van belang om: de rapporteringsgrens vast te stellen (0-3% van de begrote lasten na dotatie aan de reserves); het normenkader 2022 op te stellen (en dit door het algemeen bestuur te laten vaststellen); het normenkader te vertalen in een toetsingskader (toetspunten financiële rechtmatigheid); beheersdoelstellingen, risico’s en beheersmaatregelen te formuleren; een controleplan opstellen; en de controlewerkzaamheden uitvoeren. Daarbij vragen wij specifieke aandacht voor deugdelijke dossiervorming. Bij de gemeenten die hiertoe in 2021 al een pilot hebben gedraaid is gebleken dat het geen sinecure is om de onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording goed in te richten.

De intentie van de wetswijziging is om de gemeentelijke organisatie beter in control te laten komen. Dat betekent dus ook dat de organisatie, denk aan budgethouders en management, moeten worden meegenomen. Ook gaat de wetswijziging uit van collectieve verantwoordelijkheid van het bestuur. Dat vraagt het creëren van breed draagvlak en betrokkenheid. Wij adviseren u tijdig de werkzaamheden op te starten, niet alleen de controle, maar juist ook de versterking van de interne beheersing. Hoewel alleen financiële rechtmatigheid nu een wettelijke borging kent, is bovenstaand framework ook goed toe te passen bij o.a. doelmatigheid, doeltreffendheid, niet-financiële rechtmatigheid, fiscaliteit en IT. 28

5. Overige onderwerpen Environmental Social and Governance rapportage In april 2021 heeft de Europese Commissie de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) gepubliceerd. Als gevolg van deze richtlijn worden grote bedrijven verplicht om met ingang van het boekjaar 2023 te rapporteren over hun impact op milieu- en sociale zaken. De richtlijn heeft tot doel de kwaliteit van de gerapporteerde informatie met betrekking tot ESG-aangelegenheden te verbeteren, met als uiteindelijk doel de transformatie naar een duurzamere economie te ondersteunen in lijn met de klimaatverbintenis van Parijs. De volgende informatie is o.a. vereist om in de ESG-rapportage op te nemen: −

− − −

welke duurzaamheidstrends en -ontwikkelingen een materiële impact kunnen hebben op de onderneming (bijv. tekort aan middelen, bedrijfsonderbrekingen door slechte weersomstandigheden enz.); welke materiële impact de onderneming heeft op haar omgeving (mens en milieu); informatie over lange termijn doelstellingen van de onderneming met betrekking tot ESG en de geboekte vooruitgang daarin; informatie over immateriële activa (bijv. sociaal kapitaal).

Momenteel is de rapportage over duurzaamheid alleen van toepassing voor grote bedrijven. Maatschappelijk staat duurzaamheid echter hoog op de agenda en dat betekent dat in de toekomst mogelijk ook een rapportageverplichting voor u als gemeente gaat gelden. Wij gaan graag met u in gesprek over hoe ESG binnen de gemeente is vormgegeven en hoe ontwikkelingen hierover worden gemonitord. Wij kunnen u ondersteunen bij de uitwerking van uw duurzaamheidsstrategie, het adviseren omtrent te nemen acties omtrent uw duurzaamheidsstrategie en u te ondersteunen bij de bewaking van de realisatie van de strategie door middel van KPI’s en dashboarding.

Bijlagen

Bijlage A – SiSa-bijlage Het is volgens de Nota verwachtingen accountantscontrole 2021 voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door de VRH samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli 2022 elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Fout of onzekerheid

Financiële omvang in euro’s

Toelichting fout/onzekerheid

Brede doeluitkering Rampenbestrijding (BDuR)

A12

Incidentele bijdrage nalevering op coronatoegangsbewijzen

H11

Corona Bonusregeling Zorg

Nummer

Specifieke uitkering

Strekking controleverklaring rechtmatigheid:

Goedkeurend

Strekking controleverklaring getrouwheid:

Goedkeurend

302

Bijlage B – Reikwijdte van de controlewerkzaamheden Op grond van het Bado stelt het algemeen bestuur de goedkeuringstolerantie vast, die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. De goedkeuringstolerantie is vastgesteld door het algemeen bestuur en vervolgens ter besluitvorming gebracht van het algemeen bestuur en opgenomen in het controleprotocol. Ten opzichte van voorgaand jaar zijn er geen wijzigingen aangebracht in de te hanteren percentages. Op grond van de jaarrekening 2021 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten afgerond € 1.104.000 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 3.311.000 (3% van de lasten). Als de goedkeuringstolerantie niet wordt overschreden, kan een goedkeurende controleverklaring afgegeven worden. Deze goedkeuringstolerantie is een kwantitatief criterium. De uiteindelijke oordeelsvorming is echter altijd een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve afwegingen. Het rapporteringsbedrag, de maatstaf die geldt voor het rapporteren van fouten en onzekerheden, is door het algemeen bestuur bepaald op € 276.000 (25% van de goedkeuringstolerantie). Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

< 1%

> 1 < 3%

> 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

< 3%

> 3 < 10%

> 10%

Verantwoordelijkheid Conform de aan ons verleende opdracht hebben wij de jaarrekening 2021 van de VRH gecontroleerd. Het is de verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur om de jaarrekening op te maken in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenschappelijke regelingen. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening, als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de gemeentewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het door het algemeen bestuur vastgestelde controleprotocol en het controleprotocol Wet normering topinkomens 2021 vallen. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Bevestiging bij de jaarrekening Wij hebben het algemeen bestuur gevraagd om een bevestiging bij de jaarrekening. Er zijn geen aanvullende bevestigingen toegevoegd aan de bevestiging bij de jaarrekening.

Bijlage C – Onafhankelijkheid Wij zijn onafhankelijk van VRH De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de controle speelt de onafhankelijkheid van accountants een belangrijke rol. Vanaf 1 januari 2014 is op alle assurance-opdrachten onder Nederlands recht de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van toepassing. Een aantal belangrijke punten uit de ViO, die wij hieronder hebben opgenomen betreffen: − langdurige betrokkenheid − samenloop van dienstverlening − geschenken en giften Een strikte scheiding tussen controle- en adviesdiensten was al van kracht voor OOB’s (organisaties van openbaar belang) vanaf 1 januari 2014 en kantoorroulatie is verplicht voor financiële jaren van OOB’s vanaf 2016. Daarnaast kent de Europese verordening vanaf controlejaar 2016 striktere onafhankelijkheidseisen, maar ook nadere bevestigingen over onafhankelijkheid ter communicatie aan interne toezichthouders. Op 17 juni 2016 is een gewijzigde ViO van kracht geworden vanwege de implementatie van Verordening (EU) nr. 537/2014 van het Europees Parlement en het algemeen bestuur van 16 april 2014 betreffende specifieke eisen voor de wettelijke controles van financiële overzichten van organisaties van openbaar belang.

Wij bevestigingen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de VRH in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit het afgelopen jaar niet is aangetast.

Langdurige betrokkenheid Om alle schijn van afhankelijkheid te vermijden, kunnen de externe accountant en (senior) managers in het team maximaal zeven achtereenvolgende jaren in het team actief zijn. Daarna zullen zij intern roteren. Onze betrokkenheid in jaren laat het volgende beeld zien: − drs. R. Buitenhuis RA (director) betrokken als verantwoordelijk accountant sinds de controle van de jaarrekening 2018.

Samenloop van dienstverlening Ten aanzien van OOB’s is de combinatie van wettelijke controles en overige dienstverlening volledig verboden, met uitzondering van met name genoemde overige assurancediensten. Voor niet-OOB’s, zoals de VRH, is bepaald dat samenloop is geoorloofd als de non-assurancedienst niet van materiële invloed is op het assuranceobject. Als er wel materiële invloed is geldt in beginsel een verbod, behalve wanneer de non-assurancedienst niet: − subjectief of niet-routinematig is of; − een verwerkingswijze in het assuranceobject ten gevolge heeft waarvan het assuranceteam twijfelt of deze verwerkingswijze passend is; of − leidt tot een bedreiging uit hoofde van belangenbehartiging. Wij verrichten geen non-assurancediensten bij de VRH. Geschenken en giften Zoals met u is overeengekomen, informeren wij u hierbij over de door ons ontvangen respectievelijk verstrekte geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid boven € 100. Wij bevestigen u dat dergelijke geschenken niet door ons verstrekt zijn dan wel ontvangen.

Bijlage D – Geconstateerde controleverschillen Ongecorrigeerde controleverschillen De hieronder opgenomen tabel met ongecorrigeerde controleverschillen is verstrekt aan het bestuur en is als bijlage bij de Bevestiging bij de jaarrekening gevoegd. Geconstateerde verschillen zijn, indien mogelijk, gecorrigeerd in de definitieve versie van de jaarrekening. Positieve bedragen hebben een positief effect op het resultaat, een bedrag tussen haakjes heeft een negatief effect op het resultaat. Rechtmatigheidsfouten kunnen niet gesaldeerd worden. Fouten Aard van de controleverschillen (x € 1.000)

Getrouwheid

Rechtmatigheid

Onrechtmatige contracten in kader Europese aanbesteding

378

Totaal fouten

Onzekerheden Aard van de controleverschillen (x € 1.000)

Getrouwheid

Rechtmatigheid

Totaal onzekerheden

Bijlage E – Controleaanpak Controleaanpak en uitvoering Wij voeren onze controle uit met een mix van systeem- en gegevensgerichte werkzaamheden en een mix van vaste teamleden en ingeschakelde experts. Daarnaast beschikken wij als organisatie over verschillende kwaliteitsborgingsmaatregelen. Dit geheel tezamen leidt tot een kwalitatief goede controle. In ons controleplan en dit verslag is voor elk bijzonder aandachtsgebied in onze controle terug te lezen wat de kernpunten in onze controle zijn geweest die hebben bijgedragen aan de kwaliteit in onze controle. Daarnaast gaan wij in de volgende paragrafen van deze bijlage nog nader in op de samenwerking met de andere accountants en de ingeschakelde experts. Onze controleaanpak is onder andere gericht op het in kaart brengen van de voor de jaarrekening van belang zijnde risico’s. Op basis van onze gesprekken met het management over de belangrijke financiële en operationele ontwikkelingen is een aantal punten met een verhoogd risico voor de jaarrekening 2021 onderkend: − schattingen en toelichtingen in de jaarrekening, met name waar het de voorziening groot onderhoud betreft; − Het niet voldoen aan aanbestedingsregels; − Onrechtmatige betalingen. Significante schattingsposten De belangrijkste schattingsposten binnen de jaarrekening van de VRH betreffen: − −

waardering van uw materiële vaste activa; nauwkeurigheid en volledigheid van de voorzieningen.

Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het maken van schattingen bij het opmaken van de jaarrekening. Als accountant van de VRH beoordelen wij deze door het bestuur gemaakte schattingen. Op basis van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden concluderen wij dat de gemaakte schattingen door het bestuur aanvaardbaar zijn.

Contactgegevens drs. Robert Buitenhuis RA Director r.buitenhuis@bakertilly.nl

Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Scheveningseweg 80-82 Postbus 85745 2517 KZ Den Haag +31 70 358 90 00

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/11463303/1