OUD 2025-030 01 Raadsvoorstel - Kredietaanvraag herinrichting raadzaal

Raadsvoorstel Raadsvergadering: 15 april 2025 Voorstel: 2025-030 Zaaknummer: 1894/2024/2933561 Documentnummer: 1894/2025/3132244 Onderwerp Kredietaanvraag herinrichting raadzaal Openbaarheid Alle stukken zijn openbaar. Voorstel 1 2

Een krediet à € 440.063,- beschikbaar te stellen voor de fysieke herinrichting van de raadzaal en de meerjarige kapitaallasten à € 37.728 te dekken uit het positief begrotingssaldo 2025 en vanaf 2026 structureel te verwerken in de begroting. Een aanvullend krediet à € 25.080,- beschikbaar te stellen voor de vervanging van de audiovisuele middelen in de raadzaal en de meerjarige kapitaallasten à € 6.213 te dekken uit het positief begrotingssaldo 2025 en vanaf 2026 structureel te verwerken in de begroting.

3

De projectgroep opdracht te geven om uitvoering te geven aan het bovenstaande en een budget van € 40.000,- ter beschikking te stellen voor advisering en het uitwerken van het ontwerp, met dien verstande dat het presidium blijft fungeren als begeleidingscommissie vanuit de raad.

Inleiding Artikel 8 van de Gemeentewet geeft aan dat het aantal raadsleden in een gemeente afhankelijk is van het aantal inwoners. De peildatum voor de vaststelling van het aantal inwoners is 1 januari van het jaar voorafgaand aan het jaar van de verkiezing van de raad (artikel 8 van de Gemeentewet). Door de vastgestelde groei van het aantal inwoners in onze gemeente tellen we meer dan 45.001 inwoners op de peildatum 1 januari 2025. Daarom telt Peel en Maas vanaf de eerstvolgende gemeenteraadsverkiezing -in plaats van 27- 29 raadsleden, waardoor er twee extra zitplekken nodig zijn. Daarnaast zijn de audiovisuele (AV) middelen (waaronder het huidige discussiesysteem) ter ondersteuning van de raadsvergaderingen in de raadzaal afgeschreven en moeten deze worden vervangen. Met het oog op deze ontwikkelingen zal de raadzaal heringericht worden. Voor de aanvang van de nieuwe raadsperiode moet het discussiesysteem worden vervangen en moet de raadzaal toekomstbestendig heringericht zijn. Om de mogelijkheden te onderzoeken is er in opdracht van de griffier en teammanager facilitair en informatietechnologie (FIT) een projectgroep ingesteld. De projectgroep heeft de wensen geïnventariseerd bij de raad, het college, de directie en de bibliotheek (als partner in het Huis).

Vervolgens is er samen met architectenbureau De Twee Snoeken en AV-adviseur FOXX AV een haalbaarheidsstudie uitgevoerd. In het ontwerp van de haalbaarheidsstudie is er rekening gehouden met de eerder opgehaalde wensen (vanuit de raad, college, directie en bibliotheek). Het ontwerp van de haalbaarheidsstudie voorziet onder andere in een uitbreiding van de zitplekken voor raadsleden, werkplekken voor college en griffie, een vergrote afstand tussen raadstafel en publiek, een verbeterd zitcomfort op de publieksbank en aanvullende AV-middelen voor presentaties. Het ontwerp inclusief een kostenraming is gepresenteerd tijdens de raadsbijeenkomst van 12 februari 2025. Het voorstel dat nu voorligt voorziet in de opdrachtverstrekking om op basis van het ontwerp uit de haalbaarheidsstudie te komen tot een definitief ontwerp. De attentiepunten volgend uit de raadsbijeenkomst van de raad van 12 februari 2025 zijn aanvullend verwerkt in het raadsvoorstel (1.5a t/m1.5f). Daarnaast wordt er een kredietaanvraag gedaan voor de uitvoering van de

voorgestelde werkzaamheden. De realisatie van de nieuwe toekomstbestendige raadsomgeving is voorzien eind 2025. Beoogd effect Het realiseren van een toekomstbestendige raadzaal die voldoet aan het aantal benodigde zitplekken voor de raadsleden van Peel en Maas, verbeterd gebruik van de ruimte en een toekomstbestendig AV-systeem ter ondersteuning van de vergaderingen van de gemeenteraad. Argumenten 1.1 Er is krediet nodig voor de fysieke aanpassingen van de raadzaal Op basis van het advies wat voor ligt ten behoeve van de fysieke aanpassingen van de raadzaal is een krediet benodigd à € 440.063, -. De meerjarige kapitaallasten zijn € 37.728,-. Dit krediet is nodig voor de uitvoering van de werkzaamheden inclusief sloopwerk en de aanschaf van benodigde materialen waaronder nieuw meubilair. 1.2 Toekomstige ontwerp waarbij rekening is gehouden met een toename van 2 raadsleden In het huidige voorstel is voorzien in voldoende zitplekken bij een toename van 2 raadsleden, zodat 29 raadsleden inclusief griffier, voorzitter en inspreker om tafel kunnen zitten. Bij toename van het aantal inwoners naar 50.001 zou de raad groeien naar 31 zetels. Binnen het voorgesteld ontwerp kunnen twee additionele zitplekken voor raadsleden worden toegevoegd, waarbij geen grootschalige verbouwing nodig is.

1.3 Er worden volwaardige werkplekken gecreëerd voor het college en de griffie In het ontwerp worden volwaardige werkplekken gecreëerd voor het college en de griffie waardoor ze niet meer op de publieksbank plaats hoeven te nemen. Het is een vaste plek met tafel en bureaustoel. Hierbij is ook voorzien in een werkplek voor de pers. 1.4 De publieke tribune wordt aangepast op basis van de opgehaalde wensen De publieksbank wordt aangepast waarbij oog is voor het vergroten van de fysieke afstand tussen raadsleden en publiek en het vergroten van het zitcomfort van de bank. 1.5 De opgehaalde attentiepunten uit de raadsbijeenkomst 12-02-2025 zijn verwerkt in dit voorstel De door de raad aangedragen attentiepunten en de financiële gevolgen van deze zijn verwerkt in het krediet. De kostenposten van de afzonderlijke attentiepunten zijn terug te vinden in de paragraaf Financiën. 1.5.a Er wordt rekening gehouden met het aspect duurzaamheid In het ontwerp worden aanpassingen gedaan aan zowel de fysieke ruimte als de meubels. Hierbij houden we rekening met hergebruik van materialen waar mogelijk. Indien hergebruik niet mogelijk is zullen we de materialen herbestemmen. 1.5.b Verwerking van de Peel en Maas identiteit in het tapijt In het ontwerp van de raadzaal wordt de verbeelding van de gemeente verwerkt in het tapijt in de binnenring. De meerkosten hiervan zijn € 11.000, -.

De meerjarige kapitaallasten zijn € 1.210,-. 1.5.c Er is aandacht voor het beperkt houden van eventuele overlast tijdens realisatie van de fysieke en audiovisuele aanpassingen In de planning wordt rekening gehouden met de commissie- en raadsvergaderingen die gepland staan, waarbij uitgangspunt is dat de “winkel openblijft”. Dit betekent dat de raadsvergaderingen tijdens de verbouwing doorgang kunnen vinden in de raadzaal; indien nodig wordt er voor de commissievergaderingen uitgeweken naar een andere vergaderlocatie. Daarnaast proberen we de overlast van de verbouwing zo beperkt mogelijk te houden, zodat partijen als de bibliotheek zo min mogelijk last ondervinden. 1.5.d Verbeelding van tekst artikel 1 grondwet in de raadzaal De tekst van artikel 1 van de grondwet wordt verwerkt in het definitief ontwerp voor de hernieuwde raadzaal. Hiervoor een budget nodig van € 2.500, -. De meerjarige kapitaallasten zijn € 275,-. 1.5.e Vervangen van de huidige stoelen aan de ring Met het oog op de herinrichting van de raadzaal en uitbreiding van het aantal raadsleden worden er nieuwe stoelen aangeschaft. We vernieuwen de 30 huidige stoelen. De huidige stoelen krijgen bij vervanging een nieuwe bestemming. Hiervoor is een budget nodig van € 87.000,- De meerjarige kapitaallasten zijn € 9.570,-.

Gemeente Peel en Maas

1894/2025/3132244

Pagina 2 van 5

1.5f

Toevoeging van de zitbank in de binnenring Vanwege de vervanging van de raadstafels is de huidige bank op de binnenring niet meer inpasbaar in het nieuwe ontwerp. In het ontwerp van de haalbaarheidsstudie is geen rekening gehouden met de plaatsing van een nieuwe bank in de binnenring. Hiervoor is een budget nodig van €15.000,-. De meerjarige kapitaallasten zijn €1.650,-.

2.1

Er is krediet benodigd voor de vervanging van de audiovisuele middelen in de raadzaal Op basis van het voorstel wat voorligt is een aanvullend krediet benodigd van € 25.080,voor de aanschaf en uitbreiding van de huidige audiovisuele middelen ter ondersteuning van de raadsvergadering. De meerjarige kapitaallasten zijn € 6.213,-. Dit krediet is nodig voor de uitvoering van de werkzaamheden inclusief de aanschaf van materialen. Het discussiesysteem moet worden vervangen. Het huidige discussiesysteem is afgeschreven en moet vervangen worden. Daarnaast moeten er gezien de uitbreiding met twee raadsleden, twee discussieposten worden toegevoegd. Dit biedt de kans om te vernieuwen en hiermee een verbeterde integratie van AV met RIS (raadsinformatiesysteem) te bewerkstellingen door onder andere de identificatie van deelnemers op het discussiesysteem met een pasje en een scherm met stemknoppen. De huidige presentatiemogelijkheden in de raadzaal worden verbeterd en uitgebreid. Zowel voor de deelnemers aan vergaderingen als het publiek in de raadzaal wordt de manier waarop presentaties gevolg kunnen worden verbeterd. Er wordt een groot presentatiescherm buiten de ring geplaatst en een 5-tal schermen binnen de ring toegevoegd. De camera’s ten behoeve van de digitale verslaglegging van vergaderingen worden vervangen.

De huidige camera’s in de raadzaal die de uitzendingen (livestream) verzorgen zijn in 2027 afgeschreven en moeten vervangen worden. Uit efficiëntieoverwegingen wordt de vervanging van de camera’s vervroegd. Ook dit leidt tot een verbetering van de kijkervaring van de livestream. Uitbreiding van het aantal zitplaatsen van de publieke tribune door middel van permanente AV-oplossing. Om te voldoen aan de wens om meer bezoekers te kunnen plaatsen op de publieke tribune is een aantal varianten onderzocht. Het handhaven van de publieke tribune in de raadzaal -waardoor het publieke karakter van de raadsvergadering gewaarborgd blijft- is onderdeel van dit voorstel. Daarnaast wordt er een permanente (AV-)oplossing gecreëerd voor uitbreiding van de publieke tribune buiten de raadzaal, om zo de gewenste capaciteit te creëren bij drukbezochte vergaderingen.

2.2

2.3

2.4

2.5

3.0

3.1

Er is aanvullend krediet nodig om de advieskosten te dekken Wanneer het krediet voor de herinrichting van de raadzaal beschikbaar gesteld wordt, wordt het definitief-ontwerp opgesteld. Er is € 40.000,- begroot voor de advieskosten voor extern advies (ontwerp, constructie, installatie, AV en akoestiek). Begeleidingscommissie vanuit de raad Het presidium blijft voor het verloop van het project fungeren als begeleidingscommissie vanuit de raad.

Kanttekeningen N.v.t. Alternatieven De fysieke aanpassingen van de raadzaal en de vervanging van de audiovisuele middelen op uit de haalbaarheidsstudie zijn noodzakelijk voor het realiseren van een toekomstbestendige raadzaal. Er kan per “attentiepunt” (argumenten 1.5a t/m 1.5f) de afweging gemaakt worden om deze al dan niet op te nemen in het definitief-ontwerp. Wanneer één of meerdere attentiepunten niet uitgevoerd worden, kan het benodigd krediet bijgesteld worden.

Gemeente Peel en Maas

1894/2025/3132244

Pagina 3 van 5

Financiën Voor de herinrichting van de raadzaal is een krediet van € 440.063,- benodigd dat leidt tot €37.728,- aan jaarlijkse kapitaallasten (vanaf 2026) bij afschrijvingstermijnen van 10 tot 25 jaar. Voor de AV-middelen zijn de verwachte kosten € 164.080,-. Als dekking kunnen een tweetal eerder verstrekte kredieten (vervanging AV-middelen € 100.000,- en vervanging geluidsinstallatie € 35.000,-) worden ingezet zodat per saldo nog een aanvullend krediet van €29.080,- benodigd is. De jaarlijkse kapitaallasten van dit aanvullend krediet bedragen € 7.053,- bij afschrijvingstermijnen van 5 tot 10 jaar. Daarnaast worden er projectkosten gemaakt van € 40.000,- voor advisering en de uitwerking van het ontwerp. Het voorstel is om deze kosten als volgt te dekken uit de begrotingsoverschotten van 2025 en vanaf 2026 structureel te verwerken in de begroting. 2025: € 40.000 projectkosten, eenmalig ten laste van begrotingssaldo 2026 en verder: € 37.728 kapitaallasten ten behoeve van fysieke aanpassingen raadszaal (afschrijvingstermijnen tussen 10 en 25 jaar) € 6.213 kapitaallasten ten behoeve van aanvullend krediet AV-middelen raadszaal (afschrijvingstermijnen tussen 5 en 10 jaar) Overzicht kosten per onderdeel Onderdeel

Kosten

1. Fysieke herinrichting Uitvoering op basis van haalbaarheidsstudie (waaronder; verwijderen bestaande publieksbank en stenen balustrade, volledig nieuwe raadstafels incl. collegetafels + nieuw AV-meubel + nieuwe balustrade + nieuwe vloerbedekking + 12 stoelen (ten behoeve van college, griffie en extra raadsleden) + gemeentelogo + maatregelen akoestiek (lichtkoepel). 1.5 Attentiepunten: Meerkosten verwerking van de Peel en Maas identiteit in tapijt (grafisch ontwerp en uitvoering). Verbeelding van tekst artikel 1 grondwet in de raadzaal

Meerjarige kapitaallasten

€ 301.901,-

€ 23.890,-

€ 11.000,-

€ 1.210,-

€ 2.500,-

€ 275,-

Vervanging van huidige stoelen aan de ring a 30 stuks

€ 87.000,-

€ 9.570,-

Bank in de binnenring

€ 15.000,-

€ 1.650,-

Totaal fysieke herinrichting

€ 440.063,-

€ 37.728,-

€ 98.703,-

€18 174,-

€ 61.377,-

€ 12.889,-

2. Audiovisuele middelen Vervanging audiovisuele middelen (camerasysteem, centrale apparatuur en aansturing, beeldschermen binnenring en presentatiescherm, ringleiding) Vervanging en uitbreiding posten discussiesysteem (34 posten, waaronder 2 reserveposten) Dekking via bestaande kredieten

-/- € 135.000,-

Totaal audiovisuele middelen

€ 25.080,-

3. Aanvullende advieskosten ten behoeve van realisatie

Gemeente Peel en Maas

1894/2025/3132244

€ 6.213,-

€ 40.000,-

Pagina 4 van 5

Juridische afwegingen n.v.t. Communicatie Tijdens het proces om tot het ontwerp te komen, is afstemming geweest met de betrokken partijen (gemeenteraad, de bibliotheek en andere belanghebbenden). Ook in de verdere voorbereiding en tijdens de werkzaamheden communiceren we met hen en stemmen we af over proces en planning. Het presidium fungeert als begeleidingscommissie namens de raad gedurende de verdere looptijd van dit project. Het presidium van de gemeente Peel en Maas,

De raadsgriffier, drs. E.J.C. Apeldoorn-Feijts

De burgemeester B.C.M. Vostermans

Behandelend portefeuillehouder: burgemeester Bijlage(n): - Visualisatie voorgesteld ontwerp op basis van haalbaarheidsstudie Ter inzage: n.v.t.

Gemeente Peel en Maas

1894/2025/3132244

Pagina 5 van 5