Bijlage - antwoord bij vraag m.b.t. pag 39 - Denktanknotitie dorpsontmoetingen.docx

Dorpsontmoetingen Peel en Maas December 2020 Resultaten Denktank De dorpsontmoetingen zijn in Peel en Maas niet meer weg te denken. Bij de dorpsontmoeting staan 'ontmoeten' en de 'mens' centraal. Ontmoeten is het 'samenzijn' in de breedste zin van het woord en dat is primair de gedachte van de dorpsontmoeting. Van gezellig samen eten tot diverse activiteiten en van een gezellig praatje tot erop uit gaan. Iedereen is welkom. Voor elkaar en met elkaar. Het is van belang dat de dorpsontmoetingen toekomstbestendig zijn en blijven. Daarin spelen verschillende factoren een rol zoals veranderende behoeften, een veranderende omgeving en financiële haalbaarheid. Daarnaast heeft de coronacrisis ook inzichten gegeven die van invloed kunnen zijn op de dorpsontmoeting. De besturen van de dorpsontmoetingen hebben gezamenlijk de stip aan de horizon bepaald waarin de volgende aandachtspunten nadrukkelijk aan de orde komen: -

Verbeteren van imago; Creëren open inloop; Vervagen van de grenzen tussen deelnemers en vrijwilligers.

De mate en het tempo waarin deze doelen gehaald kunnen worden, verschillen per dorpsontmoeting en dat is prima. Aanleiding denktank De dorpsontmoetingen staan niet stil en zijn regelmatig aan allerlei (maatschappelijke) ontwikkelingen onderhevig. Het is een continu spel van balanceren tussen inspelen op behoeften, kijken naar mogelijkheden en kansen en een optimale inzet van mensen en middelen. Om de besturen hierin te ondersteunen is een tijdelijke denktank in het leven geroepen. De denktank bestaat uit enkele bestuursleden, enkele beroepskrachten, de gemeente en Vorkmeer. Ze zijn in een drietal sessies aan de slag gegaan met een aantal uitdagingen en vraagstukken die bij veel besturen spelen. Dat heeft geresulteerd in dit document waarin we inzichten, communicatie-afspraken, tips en triggers en tot slot een procesplan delen. Deze notitie is bedoeld ter inspiratie en als input voor de gesprekken die binnen het bestuur en/of met het dorp gevoerd worden. Inzichten Netwerk dorpen -

Uitwisseling tussen besturen op dorpsniveau. Diverse besturen hebben aangegeven dat het niet meer wenselijk is om gezamenlijk te vergaderen in de vorm die we tot nu toe hebben gehanteerd. Het is een groot overleg waarbij het lastig is om een goede discussie te voeren vanwege de grootte van de groep. Toch is er behoefte aan het uitwisselen van goede voorbeelden en om elkaar te inspireren. Naast het feit dat het een mooie ontwikkeling is dat steeds meer op dorpsniveau verbindingen worden gezocht, zal op dorpsoverstijgend niveau met thema’s gewerkt gaan worden. Deze thema’s zijn gebaseerd op de behoeften van de besturen. Vorkmeer brengt deze behoeften in beeld. Besturen kunnen zich bij interesse inschrijven voor deze bijeenkomsten.

-

Uitwisseling in petit comité. Daarnaast is het een mogelijkheid om in een kleinere samenstelling van verschillende besturen/ vrijwilligers/ beroepskracht een thema verder uit te diepen.

-

Efficiëntie. Hoe kunnen mensen en middelen op een zo efficiënt mogelijke manier ingezet worden bij de dorpsontmoetingen? Er zal een benchmark financiële efficiëntie worden uitgevoerd. Er wordt vooral ingezoomd op de cijfers binnen Peel en Maas. Hierdoor kunnen dorpsontmoetingen van elkaar leren en het geeft mogelijk handvatten om zaken anders te organiseren.

-

Ondersteuning opbouwwerk en evt. expertise. De opbouwwerker kan regelmatig(er) aansluiten bij de vergaderingen met de besturen. Deze heeft een toegevoegde waarde omdat hij/ zij weet wat er bij andere dorpsontmoetingen en elders in het dorp speelt. Opbouwwerkers zorgen voor verbinding, maar zijn zelf niet de verbinding. Daarnaast kan expertise (coördinator dorpsontmoetingen) ingeschakeld worden in aanvulling op het opbouwwerk. Afhankelijk van wat speelt zou ook de Dorpsondersteuner aan kunnen sluiten.

-

Eigenaarschap in de gemeenschap. Initiatieven en samenwerkingen zijn veel waardevoller en duurzamer als het uit de gemeenschap zelf komt. Het eigenaarschap moet echt bij het dorp zelf liggen. Een initiatief moet niet afhankelijk zijn van professionals.

Beroepskrachten -

Aansluiting bij beroepskrachten. Om aansluiting te houden bij het werk van de beroepskrachten, zal de gemeente 2x per jaar aansluiten bij het teamoverleg van de beroepskrachten.

-

Beroepskrachten onderling. Het biedt meerwaarde voor zowel de beroepskrachten zelf als de dorpsontmoetingen als de beroepskrachten onderling ervaringen uitwisselen. Het verdient aanbeveling om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om gestructureerd een uitwisseling tussen de beroepskrachten te organiseren.

- Voortgangsgesprekken met beroepskrachten. Het is belangrijk dat de formele werkgevers (Zorggroep/ Vorkmeer/ anders) en het bestuur op één lijn zitten over de verwachtingen naar beroepskrachten toe. Voorkeur is om vanaf 2021 de voortgangsgesprekken met de beroepskrachten samen met bestuur en de formele werkgever plaats te laten vinden. Communicatie -

Gebruik website optimaliseren. Een aantal functionaliteiten van de website wordt nog niet optimaal gebruikt. Denk aan de agenda functie, nieuws actualiseren, gebruik foto’s. Het is interessant om te onderzoeken wat nog meer mogelijk is, zodat de dorpsontmoetingen die hier meer uit willen halen dit middel optimaal kunnen benutten. We onderzoeken de mogelijkheid aan een soort aftersales/ opfris bijeenkomst door Teaminnova. Het is wenselijk dat daar mensen aan deelnemen die ervaring hebben in het werken met de sites of basisvaardigheid hebben in het werken met de computer.

-

Belangrijke mails aankondigen in een whatsappgroep. De mailing naar de algemene mailadressen bereikt vaak de bestuursleden niet of niet op tijd. Er wordt een Whatsappgroep aangemaakt waarin de aankondiging wordt gedaan van belangrijke mails. Aanmelden voor deze groep is uiteraard op vrijwillige basis.

Proces/organisatie -

Bezoekronde. Het is van belang dat zowel de gemeente (ambtelijk) als Vorkmeer/Zorggroep (coördinatie) voeling houden met de afzonderlijke dorpsontmoetingen waar het gaat om de dagelijkse gang van zaken (dus als de Dorpsontmoeting open is, in gesprek met bezoekers, beroepskracht en vrijwilligers). Buiten de gebruikelijke contacten n.a.v. vraagstukken of casussen zullen de dorpsontmoetingen bezocht worden door gewoon eens binnen te lopen.

-

Samenwerking met consulenten Zorg en Ondersteuning. Het is wenselijk dat de contacten met de consulenten Zorg en Ondersteuning verbeterd worden. De gemeente komt hierin met een voorstel. -

Overeenkomsten tussen formele werkgever en Dorpsontmoeting. Zijn de overeenkomsten tussen Vorkmeer/ de Zorggroep en de besturen nog actueel en passend? Het gaat hierbij om de afspraken/ rol/ verwachting tav de beroepskracht Kritisch bekijken of dit nog aansluit op de vraag van vandaag.

Tips en triggers -

Toets regelmatig bij een collega-bestuur of je op de goede weg zit.

-

Experimenteer met tijden: open de dorpsontmoeting al naar gelang de behoefte. Dat kan ook zonder beroepskracht. Inwoners kunnen zelf ook goede afspraken over sleutelbeheer en aanwezigheid BHV.

-

Denk niet alleen in de ruimte van de dorpsontmoeting, maar vooral in de ruimte van het hele gebouw en misschien zelfs naar andere gemeenschappelijke ruimtes in het dorp. Het gaat om ontmoeten! Bekijk ook eens de mogelijkheid om met het bestuur van het gemeenschapshuis in gesprek te gaan over de huurkosten irt het gebruik. (is het nog passend om per dagdeel te betalen of kan er bijvoorbeeld ook gewerkt worden met een soort gebruikersvergoeding?). Dit wordt in 2021 verder besproken, ook in het gezamenlijk overleg met de besturen van de gemeenschapshuizen.

-

Kijk meer naar verbindingen in eigen dorp. Beroepskracht en opbouwwerk kunnen het bestuur hierbij ondersteunen.

-

Kan de inzet van de beroepskracht anders? Als we willen toegroeien naar een dorpsontmoeting van en voor het dorp, verandert de rol van de beroepskracht. Kunnen extra taken ook onder openingstijden plaatsvinden en moet de beroepskracht continu aanwezig zijn? Vrijwilligers leiden de groep en de beroepskrachten zijn op de achtergrond aanwezig. De dorpsontmoeting in Meijel is hier een mooi voorbeeld van.

-

Kan de dorpsontmoeting vrij zijn van registratie- en meldplicht (buiten coronatijd)? Is het registreren van ‘slechts’ aantallen niet voldoende?

-

De dorpsontmoeting kan er als volgt uitzien: er is geen dagstructuur ( behalve dan het gebruik van een warme maaltijd). Het is een plek waar je gewoon naar binnen kan lopen. Je kunt iets afspreken met iemand. Je kunt er iets gaan doen, samen met anderen of zelf iets organiseren ( bv. iemand is goed in haken, faciliteer dan de ruimte en verbind door gebruik van een bestaand netwerk).

-

Activiteiten moeten ontstaan uit vraag. Een activiteit kan soms ook belemmerend werken. Activiteiten zijn niet het doel, maar een middel. Elkaar ontmoeten staat centraal.

-

De beroepskracht loopt bij kwetsbare burgers een eindje mee. Ze kijkt mee en ondersteunt waar nodig. Schakelt met organisaties in het dorp, zowel professionele als vrijwilligersorganisaties. Waar nodig regelt ze de administratieve afhandeling. Maatwerk is het devies.

-

De kosten om de dorpsontmoetingen te financieren, worden besteed aan een relatief kleine groep. Door deuren open te zetten en geen kaders meer te hanteren, maken meer burgers gebruik van hetzelfde budget. De bijvangst is des te groter, niet in kosten, maar wel als het gaat om gezien te worden.

-

Vrijwilligers moeten in beeld blijven. Het zijn actieve burgers die graag iets doen. Deel met hen de verantwoordelijkheden als het gaat om faciliteren van ruimtes, materialen voor de activiteiten en het bieden van hulp aan anderen. Maak gebruik van hun netwerk en luister goed.

-

Is het nog van deze tijd dat activiteiten bij de dorpsontmoeting (gedeeltelijk) gesubsidieerd worden? Past dat bij de dorpsontmoeting van nu? Wat kunnen deelnemers zelf betalen?

-

Neem beheerders van gemeenschapshuizen én dorpsoverleggen mee in de verandering die de omgeving vraagt.

-

Heb oog voor nog meer op gelijkwaardigheid tussen deelnemers en vrijwilligers. Iedereen komt iets brengen en iets halen.

Procesplan Hoe nu verder? Deze notitie bevat veel informatie. Enerzijds geeft het nieuwe inzichten, anderzijds (nieuwe) kansen en uitdagingen. Hoe elke dorpsontmoeting hiermee omgaat, is natuurlijk aan de dorpsontmoeting zelf. We hopen dat we de besturen middels deze notitie kunnen inspireren, zodat het gesprek gevoerd wordt over de mooie kansen die er liggen om door te ontwikkelen naar een toekomstbestendige dorpsontmoeting. De beroepskrachten en het opbouwwerk worden op de hoogte gesteld van deze notitie, zodat zij ondersteuning kunnen bieden daar waar nodig. Het is mooi als deze notitie de komende periode op tafel komt in gesprekken binnen de dorpsontmoeting, in overleg met de opbouwwerkers en andere partijen in het dorp en in gesprekken met de gemeente.

Concrete stappen Wat Delen notitie denktank met besturen Optimaal benutten functionaliteiten website Aanmaken Whatsapp-groep voor belangrijke berichten Ophalen behoeften voor thema-avonden bij besturen Verbetering contacten consulenten zorg en ondersteuning Onderlinge uitwisseling beroepskrachten

Wanneer Dec. Q1 Q1 Q1 Q1 Q1

Informele bezoekronde dorpsontmoetingen Opfrisbijeenkomst website Uitvoeren benchmark

Hele jaar Q2 Q2

Aansluiten gemeente bij teamoverleg beroepskrachten

Q1 en Q3

Gezamenlijke voortgangsgesprekken Inhoud overeenkomsten besturen en Vorkmeer/Zorggroep Evaluatie effect notitie

Hele jaar Q2 Q3

Wie Vorkmeer/gemeente Besturen Gemeente Vorkmeer Gemeente Vorkmeer Gemeente/Vorkmeer/ Zorggroep Gemeente Gemeente Gemeente/Vorkmeer/ Zorggroep Vorkmeer/Zorggroep/ besturen Vorkmeer/Zorggroep en besturen Denktank