2024-039 01 Raadsvoorstel - Aanwijzen van de Functionaris Gegevensbescherming (FG)

Raadsvoorstel Raadsvergadering: 23 april 2024 Voorstel: 2024-039 Zaaknummer: 1894/2024/2896534 Documentnummer: 1894/2024/2903045 Datum collegebesluit: 4 maart 2024 Onderwerp Aanwijzen van de Functionaris Gegevensbescherming (FG) Openbaarheid Alle stukken zijn openbaar. Voorstel 1. Mevrouw A. van Nieuwenborg per 1 februari 2024 aan te wijzen als Functionaris Gegevensbescherming (FG) van de raad van gemeente Peel en Maas. 2. Een budget van € 25.000 structureel beschikbaar te stellen en dit te dekken uit het positief begrotingsresultaat. Inleiding Elk bestuursorgaan van de gemeente Peel en Maas dient bij de verwerking van persoonsgegevens in haar processen te voldoen aan de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG schrijft voor dat er maatregelen worden genomen om te kunnen voldoen en te kunnen aantonen dat wordt voldaan aan die regels. Een Functionaris Gegevensbescherming (FG) adviseert hierover en houdt toezicht op de naleving hiervan. Op basis van de brief die de Autoriteit Persoonsgegevens eind oktober 2023 stuurde over de invulling van de rol en positie van de FG waarbij zij een mogelijk risico zag in de wijze waarop de functie van FG werd ingericht is er besloten om de rollen van FG en Privacy Adviseur uit elkaar te halen.

De medewerker die voorheen beide rollen vervulde is nu enkel nog Senior Privacy Adviseur en er wordt per 1 februari 2024 een nieuwe Functionaris Gegevensbescherming aangewezen. Hiermee worden beide rollen gescheiden Beoogd effect Het beoogde effect is te waarborgen dat elk bestuursorgaan in haar processen zorgvuldig omgaat met de persoonsgegevens van inwoners, medewerkers en derden (betrokkenen). In bijlage 1 is beschreven wat een FG is, welke taken, bevoegdheden en positie een FG heeft en over welke kennis en vaardigheden een FG moet beschikken. Argumenten 1.1. Door het aanwijzen van een aparte FG is er geen rolvermenging meer van de rollen van privacy adviseur en FG. Op basis van de brief die de Autoriteit Persoonsgegevens eind oktober 2023 stuurde over de invulling van de rol en positie van de FG waarbij zij een mogelijk risico zag in de wijze waarop de functie van FG werd ingericht is er besloten om de rollen van Functionaris Gegevensbescherming en Senior Privacy Adviseur uit elkaar te halen. 1.2. Het aanwijzen van een FG is wettelijk verplicht. Elk gemeentelijk bestuursorgaan dat persoonsgegevens verwerkt, is op grond van de AVG verplicht een FG aan te wijzen (artikel 37 lid 1 onder a AVG). Uw raad is daarom verplicht een FG aan te wijzen en deze te betrekken bij al uw verwerkingen van persoonsgegevens, zodat de FG hier toezicht op kan houden. De raad is

verantwoordelijk voor de verwerkingen door de raadscommissies en de griffie, zoals registraties van raadsleden, fractievergoedingen en/of insprekers. 1.3. Met het aanwijzen van een FG wordt voldaan aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De BIO is een gemeenschappelijk normenkader voor de beveiliging van de informatie(systemen) van de overheid, maar concretiseert ook een aantal normen tot verplichte overheidsmaatregelen onder andere op grond van wet- en regelgeving. Eén van deze maatregelen is het aanwijzen van een FG. De gemeente moet deze normen toepassen tenzij er expliciet geformuleerde redenen zijn om dat niet te doen. 1.4. Mevrouw A. van Nieuwenborg heeft voldoende kennis en vaardigheden om de rol van FG te vervullen. Zij beschikt over de vereiste kennis en vaardigheden zoals opgesomd in bijlage 1 van dit voorstel. 2.1. De kosten van een Functionaris Gegevensbescherming. Door het scheiden van de rollen en de extra kosten van een Functionaris Gegevensbescherming.structureel een budget van €25.000 beschikbaar te stellen. Kanttekeningen N.v.t. Alternatieven N.v.t. Financiën De structurele financiële gevolgen van dit voorstel zijn € 25.000. Voorgesteld wordt om dit te dekken uit het positief begrotingsresultaat. Juridische afwegingen Met de aanwijzing van een FG wordt voldaan aan de wettelijke verplichting op grond van artikel 37 lid 1 onder a AVG.

Communicatie De gemeenteraad is geïnformeerd over de brief die de Autoriteit Persoonsgegevens eind oktober 2023 stuurde en over het feit dat wij voornemens waren de 2 rollen uit elkaar te halen. Met dit besluit wordt daar uitvoering aan gegeven. De Autoriteit Persoonsgegevens wordt over dit besluit geïnformeerd. Er zijn verder geen communicatieacties vereist nu de algemene contactgegevens van de FG niet wijzigen en reeds te vinden zijn op de website van gemeente Peel en Maas. De FG krijgt het aanwijzingsbesluit toegestuurd en kan zich daarmee aanmelden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De huidige FG zal zich bij De Autoriteit Persoonsgegevens afmelden. Burgemeester en wethouders van de gemeente Peel en Maas, de gemeentesecretaris/directeur,

de burgemeester

K.H. Werps-Aerts

W.J.G. Delissen-van Tongerlo

Behandelend portefeuillehouder: burgemeester Bijlage(n): - Omschrijving Functionaris Gegevensbescherming Ter inzage: --

Gemeente Peel en Maas

1894/2024/2903045

Pagina 2 van 2