2023-093 01 Raadsvoorstel - Aanwijzen accountant controle jaarstukken 2024 en 2025

Raadsvoorstel Raadsvergadering: 21 november 2023 Voorstel: 2023-093 Zaaknummer: 1894/2023/2803130 Documentnummer: 1894/2023/2803133 Datum Audit Committee: 3 oktober 2023 Onderwerp Aanwijzen accountant controle jaarstukken 2024 en 2025 Openbaarheid Alle stukken zijn openbaar. Voorstel 1

Deloitte Accountants B.V. als accountant aan te wijzen die belast is met de controle van de jaarstukken 2024 en 2025.

Inleiding In artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet is opgenomen dat de raad een of meer accountants aanwijst die belast is/zijn met de controle van de jaarstukken, het verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In de raadsvergadering van 22 februari 2022 is, naar aanleiding van de aanstaande wetgeving omtrent de rechtmatigheidsverantwoording, besloten om voor de jaren 2022 en 2023 een nieuwe kortlopende overeenkomst met Deloitte Accountants BV aan te gaan. Dat betekent dat voor 2024 en verder opnieuw een accountant moet worden aangewezen. Daarbij kunnen we kiezen voor een aanbestedingsprocedure om te komen tot een (nieuwe) accountant of we kunnen er voor kiezen om de overeenkomst met de huidige accountant met twee jaar te verlengen. Dat laatste kan alleen als er een goede motivering is waarom gekozen wordt voor verlenging. Die motivering is gelegen in het feit dat de wet- en regelgeving met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording herhaaldelijk uitgesteld is en uiteindelijk pas per 1-1-2023 is ingegaan. Aangezien het hele voortraject m.b.t. de gewijzigde wetgeving met Deloitte is afgestemd en voorbereid is het wenselijk dat ook de doorontwikkeling van de administratieve organisatie en interne controle op basis van de ervaringen in het eerste jaar (2023) met dezelfde accountant wordt opgepakt en uitgevoerd.

Daarom is het wenselijk om het contract met Deloitte Accountants met twee jaar te verlengen. Beoogd effect De Raad een besluit te laten nemen over de accountant die de jaarstukken 2024 en 2025 controleert. Argumenten 1.1 De wet- en regelgeving met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording zal in 2024 en 2025 nog gezamenlijk met de accountant moeten worden doorontwikkeld Samen met Deloitte is een traject opgestart om te komen tot een goed proces van interne beheersing en een sluitend proces om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording door het college. Nu de invoering van de gewijzigde wet- en regelgeving, na herhaaldelijk uitstel, pas op 11-2023 een feit is kunnen we op basis van de huidige overeenkomst de werking van de interne beheersing in relatie tot de rechtmatigheidsverantwoording alleen het jaar van invoering gezamenlijk met Deloitte uitvoeren. In dit traject is het van groot belang om op basis van de ervaringen in het eerste jaar een goede doorontwikkeling te hebben in de volgende jaren.

Praktisch betekent dit dat de controle van de jaarstukken 2023 gebruikt kan worden om te kijken wat er nog verbeterd moet worden voor wat betreft de interne beheersing en de rechtmatigheidsverantwoording. De controle van de jaarstukken 2024 en 2025 wordt dan gebruikt worden voor de evaluatie en doorontwikkeling waarbij de voorbereidingen en ervaringen van de ‘zittende’ accountant optimaal benut kunnen worden. Kanttekeningen 1.1 Met een opdracht voor twee jaar wordt afgeweken van het aanbestedingsbeleid. Volgens het gemeentelijk aanbestedingsbeleid moet deze opdracht (opdrachtwaarde 170.000 EUR) nationaal openbaar worden aanbesteed. Het beleid (en de aanbestedingswetgeving) voorziet echter in een mogelijkheid om hiervan af te wijken als dit voldoende gemotiveerd is en niet in strijd is met de aanbestedingswetgeving. De afwijking wordt in argument 1.1 voldoende gemotiveerd en is binnen de wetgeving toegestaan. Alternatieven Het alternatief is om nu al voor meerdere jaren Europees aan te besteden. Echter om de eerder genoemde redenen wordt dit niet aangeraden. Financiën De kosten voor de jaarrekeningcontrole 2024 en 2025 door Deloitte zullen jaarlijks € 85.000 bedragen. De kosten van de controle voor het jaar 2023 bedroegen € 75.000. Uit navraag bij de accountantskosten bij regiogemeenten blijkt dat de jaarlijkse kosten van € 85.000 marktconform zijn.

De jaarlijkse meerkosten van € 10.000 kunnen gedekt worden binnen de bestaande budgetten in de begroting. Juridische afwegingen De afwijking van het gemeentelijke aanbestedingsbeleid is toegestaan mits voldoende gemotiveerd. Die motivering is opgenomen in de inleiding en bij argument 1.1 van dit raadsvoorstel. Communicatie N.v.t. Namens het Audit Committee,

de voorzitter, P.H. Rooijakkers

Gemeente Peel en Maas

1894/2023/2803133

Pagina 2 van 2