2022-002 01 Raadsvoorstel - Aanwijzen van een Functionaris Gegevensbescherming (FG).docx

Raadsvoorstel Raadsvergadering: 25 januari 2022 Voorstel: 2022-002 Zaaknummer: 1894/2021/2408303 Documentnummer: 1894/2021/2408753 Datum collegebesluit: 13 december 2021 Onderwerp Aanwijzen van een Functionaris Gegevensbescherming (FG). Openbaarheid Alle stukken zijn openbaar. Voorstel 1

mevrouw R.P.G. Simons aan te wijzen als Functionaris Gegevensbescherming (FG) van de raad van gemeente Peel en Maas.

Inleiding Elk bestuursorgaan van de gemeente Peel en Maas dient bij de verwerking van persoonsgegevens in haar processen te voldoen aan de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG schrijft voor dat er maatregelen worden genomen om te kunnen voldoen en te kunnen aantonen dat wordt voldaan aan die regels. Een Functionaris Gegevensbescherming (FG) adviseert hierover en houdt toezicht op de naleving hiervan. Nu er door personele veranderingen momenteel geen FG is aangewezen en dit wel wettelijk verplicht is, is het sterk aan te bevelen dat elk bestuursorgaan een nieuwe FG aanwijst. Beoogd effect Het beoogd effect is te waarborgen dat elk bestuursorgaan in haar processen zorgvuldig omgaat met de persoonsgegevens van inwoners, medewerkers en derden (betrokkenen). Betrokkenen willen erop kunnen vertrouwen dat de aan ons toevertrouwde informatie en gegevens veilig zijn en dat er op de juiste manier mee wordt omgegaan. Kortom: zij willen van ons op aan kunnen. Het is daarom belangrijk zichtbaar te maken hoe we omgaan met privacy, als logisch deel van onze dienstverlening. Zo laten we zien dat we er zijn voor de burger en medewerker. Een FG helpt dit beoogde effect te verwezenlijken. In bijlage 1 is beschreven wat een FG is, welke taken, bevoegdheden en positie een FG heeft en over welke kennis en vaardigheden een FG moet beschikken.

Argumenten 1.1 Door personele veranderingen is er momenteel geen FG aangewezen. De voormalige FG is niet meer werkzaam voor de gemeente Peel en Maas. 1.2 Het aanwijzen van een FG is wettelijk verplicht. Elk gemeentelijk bestuursorgaan dat persoonsgegevens verwerkt, is op grond van de AVG verplicht een FG aan te wijzen (artikel 37 lid 1 onder a AVG). Uw raad is daarom verplicht een FG aan te wijzen en deze te betrekken bij al uw verwerkingen van persoonsgegevens, zodat de FG hier toezicht op kan houden. De raad is verantwoordelijk voor de verwerkingen door de raadscommissies en de griffie, zoals registraties van raadsleden, fractievergoedingen en/of insprekers. 1.3 Met het aanwijzen van een FG wordt voldaan aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De BIO is een gemeenschappelijk normenkader voor de beveiliging van de informatie(systemen) van de overheid, maar concretiseert ook een aantal normen tot verplichte overheidsmaatregelen onder andere op grond van wet- en regelgeving. Eén van deze maatregelen is het aanwijzen van een FG. De gemeente moet deze normen

1.4

1.5

toepassen tenzij er expliciet geformuleerde redenen zijn om dat niet te doen. Mevrouw R.P.G. Simons heeft voldoende kennis en vaardigheden om de rol van FG te vervullen. Mevrouw Simons beschikt over de vereiste kennis en vaardigheden zoals opgesomd in bijlage 1 van dit voorstel. Het aanwijzen van een FG is wettelijk verplicht voor elke gemeentelijke verwerkingsverantwoordelijke. Naast uw raad zijn ook de burgemeester en het college als gemeentelijk bestuursorgaan op grond van de AVG verplicht een FG aan te wijzen. Gelet op de hoge mate van onderlinge verbondenheid in activiteiten, processen en gegevensstromen is het aan te bevelen om voor elk van deze drie bestuursorganen dezelfde FG aan te wijzen.

Kanttekeningen N.v.t. Alternatieven N.v.t. Financiën Dit voorstel heeft geen financiële gevolgen. Juridische afwegingen Met de aanwijzing van een FG wordt opnieuw voldaan aan de wettelijke verplichting op grond van artikel 37 lid 1 onder a AVG. Communicatie Er zijn geen communicatieacties vereist nu de algemene contactgegevens van de FG niet wijzigen en reeds te vinden zijn in de gemeentegids en op de website van de gemeente Peel en Maas. Burgemeester en wethouders van de gemeente Peel en Maas,

de gemeentesecretaris/directeur, L.P.H. Breukers

de burgemeester W.J.G. Delissen-van Tongerlo

Behandelend portefeuillehouder: burgemeester Bijlage(n):

Bijlage 1 Omschrijving Functionaris Gegevensbescherming

Ter inzage: n.v.t.

Gemeente Peel en Maas

1894/2021/2408753

Pagina 2 van 2