2021-068 04 Handreiking participatie Peel en Maas.pdf

1

Handreiking participatie Peel en Maas ‘Het goede gesprek voeren’ Wil je een garage aan je huis bouwen, een festival organiseren of aan de slag gaan met een speelterrein in de wijk? Of ben je beroepsmatig bezig met een groter plan, zoals de bouw van een appartementencomplex? Weet dan dat de gemeente Peel en Maas het belangrijk vindt dat de omgeving goed en op tijd betrokken wordt bij dit plan. Zelfs als blijkt dat je geen vergunning nodig hebt. Dit wordt ook wel participatie genoemd. In Peel en Maas spreken we liever over ‘het goede gesprek voeren’. Deze handreiking geeft je tips hoe je als initiatiefnemer met je omgeving het goede gesprek kunt voeren. De gemeente Peel en Maas werkt bij haar eigen plannen ook met deze handreiking. Deze handreiking hoort bij de invoering van de Omgevingswet.

Je buren horen graag van jou over je plannen Mensen die iets gaan merken van jouw plan vinden het over het algemeen prettig als je hen zelf informeert over het plan en vraagt hoe het voor hen is. Buren stellen het op prijs om van jou als initiatiefnemer over het plan te horen en het niet in de krant te hoeven lezen op het moment dat de vergunningaanvraag wordt gepubliceerd. Misschien is het mogelijk rekening te houden met hun belangen of wensen. Of is zelfs samenwerking mogelijk. Naast dat het goed is voor een prettige relatie of verstandhouding met de buren, is de kans groot dat het goede gesprek ook formele bezwaren voorkomt. Je bent als initiatiefnemer verantwoordelijk voor het goede gesprek. Wie precies de buren zijn, is niet in algemene zin te zeggen. Het gaat erom dat je je best doet om de mensen en organisaties die een mogelijk belang hebben bij je plan te betrekken.

Anderen kunnen meedenken over je plan Als je in gesprek gaat over je plan, kom je erachter wat je omgeving ervan vindt. En welke belangen, kansen en zorgen er zijn. Misschien kun je op basis hiervan je plan nog aanpassen. Hierdoor wordt je plan beter en heb je minder kans op klachten of bezwaren achteraf. Dat is voor iedereen prettig: je buren voelen zich gehoord en jij kunt verder.

De gemeente wil een zorgvuldig besluit nemen Voor de gemeente Peel en Maas is het belangrijk om zo goed mogelijk inzicht te krijgen in de verschillende belangen die bij je plan spelen en hoe je hiermee denkt om te gaan. Hierdoor kunnen wij een goede afweging maken en zorgvuldig en snel besluiten over je plan.

2

Is ‘het goede gesprek’ altijd verplicht? Participatie is in een aantal gevallen verplicht. Dan is het vastgelegd in gemeentelijk beleid. Kom je bij de gemeente met een plan waarbij participatie verplicht is? Dan wijzen wij je hierop. In de gemeente Peel en Maas wordt het betrekken van buren en/of partijen die belang hebben bij je plan altijd gestimuleerd en geadviseerd, ook als dat niet verplicht is. De praktijk wijst namelijk uit dat dit leidt tot betere plannen en minder klachten en bezwaar. Als de gemeente moet afwegen of ze meewerkt aan je plan, kan participatie een rol spelen. Goede participatie helpt, maar is geen garantie voor het krijgen van een vergunning.

Hoe organiseer ik het gesprek met de omgeving? Hieronder beschrijven we hoe je in een paar stappen het gesprek met de omgeving kunt organiseren. De relatiemanagers van de gemeente Peel en Maas adviseren je hier graag verder over. Eventueel kunnen de relatiemanagers je ook helpen met creatieve manieren voor het voeren van een goed gesprek. Het gesprek aangaan over je plan kun je doen op de manier die jou het beste lijkt. De vragen in het tekstblok ‘Gesprek goed gevoerd?’ in deze handreiking kun je als checklist gebruiken.

1. Breng in beeld wie er iets gaat merken van je plan Bij ieder plan is het belangrijk om voor jezelf na te gaan: wie gaat hier iets van merken en wie heb ik nodig om het te realiseren? Bouw je een nieuwe garage? Dan kan dat effect hebben op je aangrenzende buren. Denk aan geluid tijdens de bouw of aan schaduw in hun tuin. In andere gevallen, bijvoorbeeld als je je bedrijf wilt gaan uitbreiden, gaan meer mensen iets merken van je plan, zoals de nabijgelegen bedrijven of de gebruikers van een gebied. Zorg dan dat alle eigenaren en/of gebruikers in de omgeving kunnen deelnemen aan het gesprek. Hoe groter de impact van je plan, hoe groter de kring direct belanghebbenden. Daarnaast kunnen er nog belanghebbenden zijn die indirect betrokken zijn, zoals bewonersverenigingen, ondernemers, een belangengroep of een maatschappelijke organisatie.

2. Bedenk waarover belanghebbenden kunnen meedenken Voordat het gesprek plaatsvindt is het goed om te bepalen welke rol belanghebbenden hebben. Ga je een oprit vervangen, dan kan het voldoende zijn om dit alleen te laten weten aan je buren. Wil je een buurtfeest organiseren, dan is het handig om je buren mee te laten beslissen over waar, wanneer en hoe. Participatie kan dus verschillende vormen hebben:  Mensen laten weten dat je een plan hebt;  Mensen laten meedenken over je plan;  Mensen laten meewerken aan je plan;  Mensen laten meebeslissen over je plan. Door vooraf aan te geven welke rol belanghebbenden hebben en welke ruimte er in je plan zit om mee te denken of te werken, schep je duidelijkheid voor zowel jezelf als voor anderen.

3. Nodig de belanghebbenden uit Je bent als initiatiefnemer verantwoordelijk voor het organiseren van het gesprek. Afhankelijk van de impact die je plan heeft op de omgeving, nodig je belanghebbenden tenminste twee weken voordat het gesprek plaatsvindt uit. Informeer als eerste de direct omwonenden en zorg dat zij informatie van jou als initiatiefnemer, uit de eerste hand krijgen. Ga vervolgens in gesprek met alle belanghebbenden. Het kan zijn dat er meerdere overlegmomenten nodig zijn, afhankelijk van de omvang en impact van je plan.

4. Voer het gesprek, maak het makkelijk en duidelijk Overleg het liefst met deelnemers van het gesprek op de locatie waar het plan straks komt. Werk ook met tekeningen. Het is makkelijker meedoen als je weet hoe het eruit ziet en op welke plek het komt. Leg aan de hand van de tekeningen uit wat je ideeën zijn. Geef ook aan waar je al rekening mee hebt gehouden als het gaat om je omgeving. De deelnemers krijgen vervolgens de kans om hierop te reageren. Probeer tijdens de gesprekken belangen, bezwaren, zorgen of ideeën boven tafel te krijgen. 3

Achterhaal ook wat deelnemers sámen belangrijk vinden. Geef aan of je wel of niet iets met de opmerkingen kan doen en waarom. Vaak ligt bijvoorbeeld het budget al vast, zijn er al eerdere besluiten genomen of is er regelgeving waar je rekening mee moet houden. Vraag vervolgens aan de deelnemers of ze wel of niet tevreden zijn met je reactie. Maak ook goede afspraken over het vervolg. Blijf communiceren tijdens het proces. Doe dat open, eerlijk en transparant. Niet alleen voorafgaand aan de vergunningaanvraag, maar ook tijdens de uitvoering van je plan.

5. Maak een verslag van elk gesprek Het is belangrijk om als initiatiefnemer een verslag te maken. Vermeld daarin in elk geval:  waar en wanneer het gesprek heeft plaatsgevonden;  wie je daarvoor hebt uitgenodigd;  wie er aanwezig waren als eigenaar/gebruiker van welk object;  wie zich hebben afgemeld;  een samenvatting van wat je als initiatiefnemer hebt gezegd, wat door de deelnemers is ingebracht en wat de uiteindelijke uitkomst was van het gesprek. Geef daarbij een inschatting of er sprake is van groot draagvlak, beperkt draagvlak of geen draagvlak voor je plan;  afspraken die je hebt gemaakt.

6. Stuur het verslag naar de deelnemers van het gesprek Als je je plan naar aanleiding van het gesprek wilt bijstellen, geef dan duidelijk aan wat de wijzigingen zijn ten opzichte van het oorspronkelijke plan. Als je ervoor kiest om het plan niet bij te stellen, beschrijf dan waarom je daarvoor kiest. Stuur het verslag naar alle deelnemers.

7. Dien je vergunningaanvraag in met het gespreksverslag Als het gesprek met de deelnemers goed is afgerond, kun je starten met de werkzaamheden wanneer je geen omgevingsvergunning nodig hebt. Wanneer je wel een vergunning nodig hebt, kun je de aanvraag voor een omgevingsvergunning indienen. Voeg bij je aanvraag de gespreksverslagen en een samenvatting ervan toe. Samen met de overige gegevens heeft de gemeente dit verslag nodig om te komen tot een verantwoord besluit.

4

Hoe beoordeelt de gemeente het gesprek met de omgeving? Wanneer je een omgevingsvergunning aanvraagt, weegt de gemeente ook de participatie mee, rekening houdend met de omvang van je initiatief. De gemeente kijkt naar wie je betrokken hebt, hoe je hen betrokken hebt en wat je gedaan hebt met de resultaten van het gesprek. De gemeente neemt een beslissing op je aanvraag en weegt daarin, naast participatie, allerlei zaken af. Als je het gesprek hebt gevoerd en je kunt dat aan de gemeente laten zien, dan kan je dat helpen bij het krijgen van een vergunning. Goede participatie helpt maar is geen garantie voor het krijgen van een vergunning. Ook blijven de officiële inspraakprocedures en de mogelijkheid voor bezwaar en beroep gewoon bestaan. Maar, zoals al eerder aangegeven, door het voeren van een goed gesprek met je omgeving, kun je je plan beter maken en is er meer kans op draagvlak.

Heb je advies nodig? Zeker bij grote initiatieven is het verstandig om vroegtijdig contact op te nemen met de gemeente. Bij de relatiemanagers van de gemeente kun je terecht met al je vragen over participatie en het betrekken van de omgeving. Maar ook bij kleinere initiatieven kan de gemeente je helpen. Uiteindelijk gaat het erom dat je als initiatiefnemer met belanghebbenden en gemeente het gesprek voert en elkaar goed uitlegt waarom bepaalde keuzes gemaakt worden. Zo blijven we samenwerken en samen zoeken naar de beste oplossing voor jou en de gemeenschappen in Peel en Maas. Kijk voor meer informatie op www.peelenmaas.nl Heb je nog geen relatiemanager? Neem dan contact op via e-mail info@peelenmaas.nl of telefoonnummer 077 - 306 6666.

Gesprek goed gevoerd? Het gesprek met de omgeving is een onderdeel van de ruimtelijke procedure van de gemeente Peel en Maas. In de besluitvorming kijkt de gemeente of het gesprek goed is gevoerd. Om dit te beoordelen, kun je de volgende vragen als leidraad gebruiken: 1. Vormden de deelnemers aan het gesprek een goede afspiegeling van alle belanghebbenden van je plan? 2. Hoe hebben minder mondige/bescheiden deelnemers hun inbreng geleverd? 3. Kon iedereen in vrijheid zijn mening geven? 4. Hoe is er geluisterd naar elkaar? 5. Wat heb je als initiatiefnemer met de wensen en ideeën van de deelnemers gedaan en waarom? 6. Hoe ben je omgegaan met afwijkende standpunten en zorgen van de deelnemers? 7. Hoe heb je alle verschillende belangen afgewogen? 8. Is het voor alle deelnemers duidelijk waarop zij wel en geen invloed hebben en waarom? 9. Zijn alle deelnemers tijdig en duidelijk geïnformeerd? 10. Hoe waarderen de deelnemers de uitkomst en het proces van het gesprek?

Succes met de ontwikkeling van je plan! 5

6