2021-046 05 Gemeentelijke risicoanalyse van project mbv vernieuwbouw-aanpassing infrastructuur.docx

Bijlage: Risico-analyse behorende bij raadsvoorstel over vernieuwbouw van gemeenschapshuis De Paort in Kessel en aanpassing van de aangrenzende infrastructuur. Risico / gebeurtenis

Gevolgen / Effect

MO/JMU/mei 2021. Mogelijke beheersmaatregelen

1.

Het begrote investeringsbedrag € 2.350.000 exclusief btw blijkt onvoldoende te zijn door o.a. onvoorziene meerkosten.

De investeringen in gebouw en aanverwante voorzieningen kunnen niet geheel gerealiseerd worden of er zullen aanvullende middelen nodig zijn.

1. Als gemeente c.q. subsidieverlener houden we per bouwfase actief toezicht op het kostenverloop van het investeringsplan in relatie tot wat er werkelijk is gerealiseerd. Bij eventuele overschrijdingen en/of calamiteiten kunnen we zodoende meteen hierover in overleg met de bouwheer c.q. stichting MFA Kessel. 2. Een onafhankelijke deskundige houdt als projectbegeleider toezicht op het kostenverloop van de nieuwbouw om het project op deze wijze financieel in control te houden met als doel om het binnen het beschikbare bouwbudget te laten uitvoeren. 3. De investeringsbegroting kent een post onvoorzien die 9,2% bedraagt van de totale investeringskosten (een percentage tussen 5 en 10% is gebruikelijk bij een vergelijkbare investering). 4. De eigen bijdrage vanuit het dorp wordt verhoogd tot een niveau wat haalbaar wordt geacht. 5. Er wordt gekozen voor een bezuiniging / versobering of uitstel / afzien van enkele onderdelen uit het bouwplan en/of voor een meer sobere inventaris. 6. Het niveau van zelfwerkzaamheid bij (aanverwante) sloop- of bouwwerkzaamheden door vrijwilligers uit het dorp wordt daar waar mogelijk en met inachtneming van de ARBO-wetgeving verhoogd. 7. De stichting zoekt nog naar resterende externe financiering via o.a. sponsoring van bedrijven of bij externe fondsen of instellingen.

2.

Het lukt stichting MFA Kessel niet om de beoogde bedragen van subsidies/acties/sponsoring binnen te halen voor de investeringen en/of de btw-teruggave op investeringskosten is minder dan geraamd.

Er zijn onvoldoende middelen om de benodigde investeringen te doen.

1. Pas als duidelijk is dat de beoogde financiering van de vernieuwbouw volledig is afgedekt en het geld werkelijk beschikbaar is, zal men het bouwproject van start laten gaan. 2. Zie verder de inhoud van de punten 1.4 t/m 1.7

3.

De exploitatie blijkt over enkele jaren toch niet sluitend te zijn, onder andere door tegenvallende huur-, gebruiks- en horecainkomsten en hogere (onderhouds)kosten.

De stichting MFA Kessel komt in financiële problemen qua exploitatie en liquiditeit. Men kan hierdoor o.a. de jaarlijkse kosten van aflossing van de bancaire lening niet meer betalen.

1. De gemeente houdt als garantsteller jaarlijks toezicht op de bestaande en toekomstige exploitatie gedurende de termijn van garantstelling, door steeds de jaarbegrotingen en jaarrekeningen te toetsen en te bespreken met de stichting. Zodra hierbij wordt opgemerkt dat de exploitatie verslechtert, begint een gesprek met de stichting hierover. Vertrekpunt hierbij is dat de gemeente volgens het vastgestelde beleid niet overgaat tot het verstrekken van een exploitatiesubsidie. 2. De exploitatielasten zijn door onze gemeente getoetst. Ook de bank heeft deze getoetst en verstrekt op basis hiervan een maximale lening van € 200.000 aan de stichting. De provincie zal bij beschikbaarstelling van een subsidie ook de exploitatiebegroting toetsen. 3. Er zijn voorwaarden gesteld aan de gemeentelijke garantstelling voor de bancaire lening van de stichting. Zo is vooraf gemeentelijke toestemming vereist voor het aangaan van nieuwe financiële verplichtingen door de stichting. 4. De stichting creëert een onderhoudsvoorziening voor onderhoud aan en in het gebouw. Aanverwant wordt een meerjarenonderhoudsplan gemaakt om goed zicht te houden op toekomstige onderhoudskosten. 5. De stichting ziet samen met het dorpsoverleg Kessel toe op een blijvende bewustwording in Kessel dat het gemeenschapshuis vóór en ván Kessel is en afhankelijk is van hun draagvlak, betrokkenheid en het gebruik ervan. 6.

De stichting organiseert binnen de mogelijkheden van de paracommerciële horecavergunning meer activiteiten in het gemeenschapshuis om extra inkomsten te generen en/of gaat over tot verhoging van de huuren horecaprijzen. 7. De stichting organiseert extra acties, meer zelfwerkzaamheid (bijv. bardiensten, onderhoud, toezicht) en meer sponsoring. 8. De bank verleent desgevraagd eventueel uitstel van aflossing, al dan niet met het gedeeltelijk inroepen van de gemeentelijke garantstelling voor de lening. 9. Bij overschotten creëert de stichting een weerstandsreserve om eventueel toekomstige tekorten te kunnen opvangen.

4.

De exploitatiestichting gaat failliet.

Bij géén doorstart sluit het gemeenschapshuis de deuren. In dit geval staat de gemeente garant voor het niet afgeloste deel van de bancaire lening. Het gevestigde erfpacht- en opstalrecht wordt opgeheven.

1. Het dorp gaat in overleg met de gemeente over de optie van een doorstart. Hierbij is aantoonbare betrokkenheid, draagvlak en inzet vanuit het dorp een minimale vereiste voor een mogelijke doorstart. Uitgangspunt is dat de gemeente de exploitatie niét overneemt. 2. Bij definitieve sluiting van het gemeenschapshuis krijgt de gemeente conform het gevestigde recht van erfpacht met opstal de grond en het gebouw weer terug in eigendom . 3. De accommodatie krijgt een nieuwe bestemming. Bij eventuele verkoop van het gebouw kan de opbrengst van verkoop worden ingezet voor de aflossing van de restant schuld van de lening.

5.

De vaste bezetting van de Paort neemt zodanig af dat de exploitatie in gevaar komt.

Vanwege een verminderde bezettingsgraad dalen de huur- en horeca-inkomsten.

1. De stichting gaat op zoek naar mogelijke nieuwe vaste gebruikers. 2. De stichting bekijkt de mogelijkheden van een nieuw exploitatiemodel binnen de mogelijkheden van de gebruiks- en horecavergunning en van het bestemmingsplan.

6.

Er ontstaat een tekort aan vrijwilligers bij het beheer van het gemeenschapshuis.

Het beheer en de exploitatie van het gemeenschapshuis komt in gevaar als gevolg van onvoldoende vrijwilligersinzet. Inzet van betaald personeel is dan noodzakelijk.

1. De vaste gebruikers van het gemeenschapshuis nemen de verantwoordelijkheid op zich om bij hun leden/deelnemers het belang en de benodigde vrijwilligersinzet onder de aandacht te brengen. 2. De stichting gaat over tot huurverhoging als gevolg van onvoldoende vrijwilligersinzet om eventueel daaruit voortvloeiende betaalde ureninzet op te kunnen vangen.

7.

Er worden bezwaren ingediend tegen het bouwplan.

De ingediende bezwaren leiden er mogelijk toe dat de voorgenomen aanbouw aan het MFA vertraagd wordt of geen doorgang kan vinden.

1. De stichting heeft het bouwplan ondanks de corona-beperkingen breed gedeeld met het dorp en de gebruikers en doet hier eventueel nog in de 2e helft van 2021 een schepje bovenop zodra er weer fysieke bijeenkomsten mogelijk met de buurtbewoners, inwoners, verenigingen en groepen. 2. De stichting gaat in gesprek met de bezwaarmakers om samen te bezien of aanpassingen van het bouwplan kunnen leiden tot het terugtrekken van de bezwaren. 3. Zie ook punt 10.1 en 10.2

8.

Het bouwplan of de aanpassing van de infrastructuur kan niet rekenen op voldoende draagvlak van de direct aanwonenden en/of van de nabij gelegen bedrijven.

Het plan kan niet worden uitgevoerd als de gemeente uit nadere beoordeling en belangenafweging concludeert dat de plannen op de door aanwonenden en/of bedrijven aangevoerde punten niet voldoen aan de kwaliteitskaders die voor de plannen gelden.

1. De stichting / gemeente gaat in gesprek met de aanwonenden en/of bedrijven om te bezien of aanpassingen van het plan zodanig mogelijk zijn dat er alsnog sprake is van voldoende draagvlak. 2. Zie ook 10.1 en 10.2

9.

Het uit te werken plan voor aanpassing van de aangrenzende infrastructuur vergt meer tijd dan voorzien.

Dit kan de start van de vernieuwbouw beïnvloeden.

1. De planning wordt door gemeente, de stichting en het Dorpsoverleg Kessel bewaakt vanuit ieders verantwoordelijkheden. 2. Daar waar mogelijk wordt een versnellingsplan ingezet.

10.

Uit nog te houden bodemonderzoek blijkt dart sprake is van bodemverontreiniging.

De (functionele) uitbreiding van De Paort kan in het uiterste geval niet (volgens het huidige bouwplan) worden gerealiseerd.

1. Er wordt extra deskundigheid ingevlogen om te bezien of er toch mogelijkheden zijn om de aanbouw volgens het huidige bouwplan te realiseren, al dan niet via een sanering van de bodem, dan wel een gewijzigd bouwplan of een andere vorm van uitbreiding.

11.

De extra te realiseren parkeerplaatsen als gevolg van de (functie)uitbreiding van het MFA kunnen niet (allen) worden gerealiseerd in de nabijheid van het MFA.

Dit kan ertoe leiden dat de omgevingsvergunning voor de met betrekking tot de aanbouw niet wordt verleend. In dit geval kan de gewenste functieuitbreiding met nieuwe gebruikers niet of maar gedeeltelijk worden gerealiseerd.

1. De stichting MFA en Dorpsoverleg Kessel bekijken vóór de definitieve aanvraag van de omgevingsvergunning samen met de gemeente alle mogelijkheden om al dan niet via een herschikking van parkeerlocaties of het creëren van nieuwe parkeerlocaties de extra parkeerplaatsen toch te kunnen realiseren op aanvaardbare afstand van het MFA.

12.

Er worden archeologische vondsten gedaan, welke als waardevol worden gekwalificeerd

Dit kan leiden tot vertraging van de realisatie van het vernieuwbouwplan van het MFA

1. Tijdig van te voren via een verkennend onderzoek de archeologische situatie duidelijk krijgen. 2. Bij daadwerkelijke vondsten in samenspraak met extern deskundige bezien hoe een eventuele vertraging zo kort mogelijk kan zijn.

13.

Er worden vondsten van (restanten) van explosieven gedaan.

Dit kan leiden tot vertraging van de realisatie van het vernieuwbouwplan van het MFA

1. In samenspraak met E.O.D. bezien hoe deze situatie zo snel en praktisch mogelijk op te lossen.

14.

De kosten van een uitgewerkt infraplan voor de herinrichting en aanpassing van de aangrenzende infrastructuur vallen hoger uit dan het door de raad beschikbaar gestelde budget.

Het uitgewerkte en gewenste infraplan kan niet volledig tot uitvoering worden gebracht.

1. In samenspraak met betrokken partijen en gemeente het infraplan zodanig aan te passen, dat binnen het beschikbare budget wordt gebleven. Dat kan via bezuinigingen of het beperkter maken van te realiseren zaken, zonder dat dit afbreuk doet aan de gevraagde kwaliteit. Inzet van zelfwerkzaamheid kan ook een kostenverlagend effect hebben.